Подорожній лист в обігу підприємства

Хоча підприємства, які експлуатують автотранспортні засоби, отримали право не виписувати водіям подорожні листи, але за потреби вони можуть і надалі їх використовувати у своїй господарській діяльності. Зокрема, для підтвердження обліку робочого часу водія, витрат і списання палива тощо. Причому можна використовувати як скасовані, так і самостійно розроблені форми (з усіма обов’язковими реквізитами первинних документів) згідно з пунктом 2.7 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 № 88.

Частиною 2 статті 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV визначено такі обов’язкові реквізити первинних та зведених облікових документів:

• назва документа (форми);
• дата складання;
• назва підприємства, від імені якого складено документ;
• зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
  посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
• особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Про це свого часу, вже після скасування типової форми подорожнього листа, говорило й Держпідприємництво: «роль податково-бухгалтерського підтверджуючого документа в операціях, пов’язаних з використанням легкових автомобілів, може виконувати саморобна форма, намальована за зразком скасованого подорожнього листа і узгоджена з загальними вимогами до первинних документів, передбачених Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку».

Податківці також не проти, аби списання паливно-мастильних матеріалів (ПММ) проводилось за скасованою формою подорожнього листа. Так у листі від 19.06.2013 № 1244/10/11-009 ще Головне управління Міндоходів у Сумській області відзначало, що нехай типова форма № 3 «Подорожній лист службового легкового автомобіля» і втратила чинність та не є обов’язковою для списання фактично витрачених пально-мастильних матеріалів, але використання цієї форми не заборонено чинним законодавством і не суперечить загальним вимогам до первинних документів. А з урахуванням того, що типова форма № 3 всебічно характеризує роботу автомобіля і водія з моменту їх виїзду з підприємства і до повернення, подорожній лист і надалі можна використовувати як первинний документ для списання фактично використаних пально-мастильних матеріалів. Адже для цілей бухгалтерського обліку він цілком підходить.

Тобто, підприємства, вимогам яких задовольняють скасовані типові форми подорожніх листів для легкового чи вантажного авто, можуть продовжувати їх використовувати і після їх скасування. Водночас подорожній лист уже не обов’язково виписувати на кожен день, а можна один раз на тиждень або місяць (позаяк скасовано у тому числі й вимоги щодо оформлення подорожнього листа тільки на один робочий день (зміну)).

Утім, зважте, що норми податкового законодавства не передбачали і не передбачають обов’язок вести облік витрат на ПММ на підставі лише подорожніх листів. Законодавство містить тільки вимогу щодо відображення витрат на ПММ на підставі первинних документів.

Та й з позиції самої ДФС ( лист від 02.11.2015 № 23178/6/99-99-19-02-02-15), оскільки законодавством України не визначено форму бланка подорожнього листа легкового автомобіля, платник податку може використовувати зручну для обліку форму первинного документа, затверджену наказом про облікову політику підприємства, за умови наявності всіх ознак первинного документа, відомостей у ньому про господарську операцію та підтвердження її здійснення.

Отже, можна й надалі продовжувати користуватися звичною формою подорожнього листа. Або ж розробити власну форму, взявши за основу скасовану типову. Це означає, що право обирати між типовими формами первинних документів і розробленими самостійно формами законодавство надає самому підприємству. Головне, щоб у власно розробленій формі були всі обов’язкові реквізити первинного документа. Форму подорожнього листа службових чи вантажних автомобілів, який можна буде використовувати для списання пально-мастильних матеріалів авто й обліку роботи водія варто затвердити внутрішнім наказом по підприємству.