Відрядження за кордон і в Україні

1 січня 2016

Користуватися електронними платіжними засобами для безготівкових розрахунків зручно, а замовляти для відрядження проїзні документи онлайн — і поготів. Нікого вже не здивуєш квитком на екрані мобільного.

Однак що робити бухгалтеру, коли немає звичних підтвердних документів, а працівник витрачає підзвітні кошти? Дати лад фінансовій звітності стосовно відряджeнь і правильно оплатити роботу допоможе ця консультація.

Електронні проїзні квитки, використання корпоративних платіжних карток, оплата праці відряджених працівників із урахуванням вихідних днів, звітність за використання коштів і відшкодування витрат, скасування відряджень тощо — все це тут і зараз, із прикладами та поясненнями.

Фірма зареєстрована в Києві та не має філіалів і відокремлених підрозділів. Але декілька працівників орендують офіс в іншому місті, де й працюють. Чи буде вважатися відрядженням поїздка таких працівників до головного офісу?

Ні, така поїздка не вважатиметься відрядженням.

Відрядженням вважається поїздка працівника за наказом (розпорядженням) керівника підприємства на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи.

У даному випадку місцем постійної роботи буде саме головний офіс у м. Києві. Адже оскільки в організаційній структурі підприємства немає філіалів, представництв та інших відокремлених підрозділів, то працівників зараховували на посади до головного офісу. Про це свідчитиме і наказ про прийняття на роботу, і запис у трудовій книжці. Значить, і місцем їх роботи вважається місто Київ.

Отже, поїздку до місця їх фактичної роботи до м. Києва не можна вважати відрядженням. Проте керівник може відшкодувати витрати на проїзд за рахунок прибутку підприємства.

Підготовлено членами Експертної ради системи «Expertus: Головбух»

Підприємство (м. Одеса) бажає направити працівників у вихідний день для участі у марафоні «Wizz Air Kyiv City Marathon 2017». Для цього підприємство планує укласти договір з організаторами марафону. Участь у марафоні — платна. Мета — підтримка працівників у прагненні до здорового способу життя. Згідно з договором можливе використання під час марафону фірмової символіки на одязі, прапорцях, привітальних банерах з метою сприяння впізнаваності бренду компанії, підкреслення значущості спорту та здорового способу життя, як частини корпоративної культури компанії. Чи можна вважати направлення працівників підприємства на марафон (як учасників та групу підтримки) службовим відрядженням та придбати за рахунок компанії квитки, виплатити добові тощо? Чи потрібно в такому випадку оплачувати відрядженим середню зарплату в подвійному розмірі за цей день? Як відобразити у бухгалтерському обліку витрати? Чи не виникнуть для працівників будь-які додаткові блага?

Поїздку працівників підприємства для участі у марафоні «Wizz Air Kyiv City Marathon 2017» досить ризиковано вважати службовим відрядженням. Адже відповідно до програми цього заходу «кожен учасник Змагання добровільно бере участь у Змаганні, визнаючи всі ймовірні ризики для власного здоров’я під час і після його закінчення». Тоді як службовим відрядженням вважають поїздку працівника за розпорядженням керівника підприємства, на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи (за наявності документів, що підтверджують зв’язок службового відрядження з основною діяльністю підприємства) (п. 1 розд. І Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженій  наказом Мінфіну від 13.03.1998 № 59). Тож навряд чи фізична особа, яка у позаробочий час вирішила взяти участь у відповідному заході або підтримати учасників заходу, може виконувати службове доручення керівництва. Відповідно, працівників, які виявили бажання взяти участь у марафоні «Wizz Air Kyiv City Marathon 2017» та підтримати учасників заходу, не можна відрядити у відрядження з оплатою праці у подвійному розмірі середньої зарплати та виплатою добових, а витрати на поїздку (витрати на проїзд) визнати витратами на відрядження.

Профінансовані підприємством витрати на проїзд, харчування тощо з точки зору податкового законодавства є додатковим благом (пп. 164.2.17 Податкового кодексу України).

До того ж на суми такого доходу доведеться включити до бази нарахування ЄСВ. На цьому наполягають фіскали (лист ДФС від 05.09.2017 № 1801/6/99-99-13-02-03-15/ІПК).

Витрати, пов’язані з фінансування поїздки працівників, в бухобліку слід віднести на субрахунок 949 «Інші витрати операційної діяльності»

Чи вважатимуться службовими відрядженнями поїздки працівників з Києва на об’єкт будівництва у Київську область (їхати годину від офісу фірми до об’єкта)?

Поїздка працівника в межах населеного пункту, де знаходиться місце його роботи, з метою виконання службового доручення не є відрядженням.

Відповідно до пункту 2 розділу І Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.1998 № 59 службові поїздки працівників, постійна робота яких проходить у дорозі або має роз’їзний (пересувний) характер, не вважається відрядженням, якщо інше не передбачено законодавством, колективним договором, трудовим договором (контрактом) між працівником та власником (чи уповноваженою ним особою).

Службові поїздки працівників не вважаються відрядженням, якщо колективним договором визначено перелік посад та професій, робота за якими постійно виконується в дорозі і має роз’їзний (пересувний) характер.

Отже, нормами колективного договору підприємство регламентує порядок визначення роботи працівників підприємства на об’єктах будівництва: або як робота, що має роз’їзний (пересувний) характер, або як службове відрядження, а також відображає порядок оплати такої роботи.

Підготовлено членами Експертної ради системи «Expertus: Головбух»

Відповідно до Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.1998 № 59, сума добових визначається згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами. Під первинними документами розуміють документи, що підтверджують перебування працівника в місці відрядження: транспортні квитки, рахунки, отримані з готелів (мотелів) або від інших осіб, які надають послуги з розміщення та проживання відрядженого працівника тощо.

У випадку якщо працівник під час перебування у відрядженні не здійснював ніяких витрат, пов’язаних з таким відрядженням, і як наслідок — відсутні зазначені первинні документи, сума добових у цьому випадку визначатиметься лише згідно з наказом.

Службові поїздки працівників, постійна робота яких проходить в дорозі або має роз’їзний (пересувний) характер, не вважаються відрядженнями, якщо інше не передбачено законодавством, колективним договором, трудовим договором (контрактом). Крім того, згідно з пунктом 1.1 Основного положення про вахтовий метод організації робіт, затвердженого постановою Державного комітету СРСР з праці та соціальних питань, Секретаріату ВЦРПС і Міністерства охорони здоров’я СРСР від 31.12.1987 № 794/33-82, вахтовий метод — це особлива форма організації робіт, заснована на використанні трудових ресурсів поза місцем їх постійного проживання за умови, коли не може бути забезпечено щоденне повернення працівників до місця постійного проживання.

Робота організовується за спеціальним режимом праці, як правило, при підсумованому обліку робочого часу, а міжвахтовий відпочинок надається у місцях постійного проживання. Місцем роботи при вахтовому методі вважаються об’єкти (ділянки), на яких здійснюється безпосередня трудова діяльність.

Переміщення працівників у зв’язку зі зміною місця роботи не вимагає згоди працівників.

Підготовлено членами Експертної ради системи «Expertus: Головбух»

Проїзні документи

Не все в діяльності підприємства складається, як гадається. Інколи виникають нестандартні ситуації, як-от: відправили працівника у відрядження, а воно так і не відбулося. Причинами можуть бути різні виробничі та життєві обставини. До прикладу, підприємство може скасувати відрядження через те, що контрагент останньої миті попередив про неможливість провести ділову зустріч. Або відряджений працівник напередодні захворів тощо.

Підприємство забезпечує авансом відрядженого працівника для здійснення витрат під час службового відрядження ( п. 4 Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.1998 № 59; далі — Інструкція № 59). А після завершення відрядження на підставі підтвердних документів відшкодовує працівникові понесені ним під час відрядження витрати, зокрема й на проїзд ( п. 6. Інструкції № 59).

Традиційно підприємства надають працівникам грошовий аванс для витрат у відрядженні. Але можуть оплачувати витрати на відрядження безпосередньо контрагентам з розрахункового рахунку. До прикладу, надавати працівнику не кошти на проїзд, а залізничні квитки, придбані підприємством у залізниці.

Розглянемо обліково-податкові варіації за темою «Видали відрядженому працівнику залізничні квитки, а відрядження не відбулося».

Як облікувати придбані квитки

Залізничні квитки, які підприємство придбаває та видає працівникам для службових відряджень, обліковують на субрахунку 331 «Грошові документи в національній валюті». Зауважимо, що субрахунок 331 використовують тоді, коли для службового відрядження підприємство працівнику на проїзд видає не аванс (кошти), а придбаває та видає залізничні квитки.

Придбання квитків оподатковують ПДВ в усіх змодельованих ситуаціях однаково.

Так, підприємство — платник ПДВ під час придбання квитків формує податковий кредит із ПДВ на підставі зареєстрованої в Єдиному реєстрі податкових накладних (ЄРПН) податкової накладної. Незалежно від того, чи використає підприємство в подальшому придбані квитки в оподатковуваних або неоподаткованих операціях, у господарській або не господарській діяльності ( п. 198.3 ПК). Тобто не важливо, що потім, до прикладу, працівник за таким квитком поїде в особистих, а не службових справах.

Як облікувати видачу та повернення квитків

Видачу квитків відрядженому працівнику обліковують проведенням: дебет субрахунку 331 з кредитом субрахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами».

Порядок повернення платежів встановлюють розділи 19, 20 та 21 Правил перевезення пасажирів, багажу, вантажобагажу та пошти залізничним транспортом України, затверджених наказом Мінтрансу від 27.12.2006 № 1196 (далі — Правила № 1196).

Зокрема, платежі за залізничні квитки, оплачені юрособами у безготівковій формі, управління залізниці повертають у претензійному порядку ( п. 19.6 Правил № 1196).

Щоб повернути гроші, представник юрособи пред’являє квитки до залізничної каси для їх погашення та повернення у продаж. Після цього юрособа направляє заяву та квитки до управління залізниці. Управління залізниці протягом 30 днів має розглянути заяву і перерахувати платежі юрособі-заявнику ( п. 20.2 Правил № 1196).

Отож, підприємство видало працівнику залізничні квитки, а відрядження скасували. Подальші операції з квитками обліковують і оподатковують залежно від того, з чиєї вини скасували відрядження, чи повернув працівник квитки підприємству (а підприємство — залізниці) та чи відшкодували підприємству вартість квитків залізниця або працівник.

За повернення квитка залізниці/повернення частини коштів за квиток залізницею платник — покупець квитка має зменшити податковий кредит на усю суму вхідного ПДВ:

Оскільки розрахунок коригування від залізниці зменшує податкове зобов’язання, у ЄРПН його реєструє підприємство (платник ПДВ) — покупець квитка.

Невідшкодовану частину вартості квитка списують на субрахунок 949 «Інші витрати операційної діяльності».

Варіант 2

Відрядження скасоване з вини працівника, працівник повернув квиток

Якщо відрядження скасували з вини працівника, то підприємство і працівник мають вирішити питання щодо відшкодування працівником частини, яку залізниця не відшкодовує. Відшкодовану працівником частину вартості квитка підприємство не визнає витратами, а списує на відповідний субрахунок погашення заборгованості працівника перед підприємством:

Платник зменшує податковий кредит із ПДВ за схемою, аналогічною до попереднього варіанта.

Тобто платник має скласти дві податкові накладні на виконання вимог підпункту «в» пункту 14.1.191, пункту 188.1 ПК та пункту 15 Порядку заповнення податкової накладної, затвердженого наказом Мінфіну від 31.12.2015 № 1307:

Такої думки й податківці ( лист ДФС від 18.05.2017 № 268/6/99-99-15-03-02-15/ІПК та відповідь у ЗІР, категорія 101.17).

Зазначені податкові накладні реєструють у загальному порядку в ЄРПН.

На суму негрошового додаткового блага (квитка) підприємство нараховує ПДФО за ставкою 18% із застосуванням натурального коефіцієнта 1,2195 ( п. 164.5 ПК). А от військовий збір (1,5%) розраховує без урахування такого коефіцієнта, адже це не передбачено ПК. Згодні з цим і податківці (ЗІР, категорія 132.05). ПДФО і військовий збір утримують із зарплати працівника.

Неповернений квиток, наданий працівнику на відрядження, яке скасували, є формальним приводом нарахувати ЄСВ. Адже відшкодування працівнику вартості проїзду не у відрядженні, у т. ч. у натуральній формі, є виплатою соціального характеру (пп. 2.3.4 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держкомстату від 13.01.2004 № 5). А отже, вартість такого квитка підпадає під базу нарахування ЄСВ (22%).

Розглянемо можливі ситуації на Прикладі.

Пример: 

Облік придбання, видачі та повернення квитків

Підприємство (платник ПДВ) придбало залізничний квиток для службового відрядження працівника вартістю 195,51 грн, у т. ч. ПДВ — 30,25 грн. Квиток залізниці підприємство оплатило у безготівковій формі на умовах попередньої оплати. Відрядження скасували. Подальші варіанти операцій на підприємстві:


з/п
Зміст господарської операції Бухгалтерський облік Сума,
грн
Д-т К-т
Придбання та видача квитка працівнику:
1 Перераховано передоплату за квиток 371 311 195,51
2 Відображено право на податковий кредит із ПДВ 644/2 644/1 30,25
3 Нараховано податковий кредит із ПДВ на підставі податкової накладної 641/пдв 644/2 30,25
4 Отримано квиток 331 631 195,51
5 Відображено взаємозалік заборгованостей 631 371 195,51
6 Видано квиток працівнику 372 331 195,51
Варіант 1. Відрядження скасували не з вини працівника, працівник повернув квиток:
7.1 Працівник повернув квиток підприємству 331 372 173,51
8.1 Підприємство повернуло квиток залізниці 631 331 173,51
9.1 Залізниця повернула частину вартості квитка 311 631 173,51
10.1 Відкориговано суму податкового кредиту з ПДВ 641/пдв 644 –30,25
11.1 Списано на витрати невідшкодовану частину вартості квитка 949 372 22,00
Варіант 2. Відрядження скасували з вини працівника, працівник повернув квиток:
7.2 Працівник повернув квиток підприємству 331 372 173,51
8.2 Не відшкодовану залізницею частину квитка за згодою працівника утримали із його зарплати/працівник уніс на поточний рахунок/до каси підприємства
(195,51 – 173,51)
661, 311, 301 372 22,00
9.2 Підприємство повернуло квиток залізниці 631 331 173,51
10.2 Залізниця повернула частину вартості квитка 311 631 173,51
11.2 Відкориговано суму податкового кредиту з ПДВ 641/пдв 644 –30,25
Варіант 3. Працівник не повернув квитка, вартість квитка утримали з працівника:
7.3 Вартість квитка утримали за згодою працівника із його зарплати/працівник уніс на поточний рахунок/до каси підприємства 661, 311, 301 372 195,51
8.3 Нараховано податкові зобов’язання з ПДВ (звичайне постачання) 949 641/пдв 30,25
Варіант 4. Працівник не повернув квитка і не відшкодував його вартості:
7.4 Списана заборгованість працівника 949 372 195,51
8.4 Нараховано податкові зобов’язання з ПДВ (безоплатне постачання) 661 641/пдв 30,25
9.4 Утримано ПДФО з додаткового блага
(195,51 × 1,2195 × 18%)
661 641/пдфо 42,92
10.4 Утримано військовий збір із додаткового блага
(195,51 × 1,5%)
661 642/вз 2,93
11.4 Нараховано ЄСВ на виплату соцхарактеру (195,51 × 22%) 949 651 43,01

Операції з квитками не мають особливих нюансів стосовно оподаткування податком на прибуток. Так, об’єктом оподаткування податком на прибуток є фінансовий результат до оподаткування, визначений за правилами бухобліку і скоригований на різниці відповідно до положень ПК ( пп. 134.1.1 ПК). При цьому ПК не передбачає різниць щодо безоплатного надання працівникам квитків.

І насамкінець, навіть якщо відрядження не склалося, облікові поради «Головбуха» допоможуть своєчасно прийняти рішення і вжити заходів, щоб уберегти підприємство від неприємностей.

Відрядження особи за ЦПД

Відрядження сумісника

Звітування про відрядження

Оплата праці та витрат відрядженого

Відрядження працівника на автомобілі

Відшкодування витрат, понесених у відрядженні

Відрядження із корпоративною карткою

Відрядження у вихідний день

Скасування відрядження

Освітні заходи

Освітні заходи

Перевірте свої знання та здобудьте нові

Взяти участь

Інтернет-магазин

Інтернет-магазин

Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями щодо передплати і станьте нашим читачем просто зараз

Живе спілкування з редакцією
Безплатно в Expertus:Головбух
Демодоступ
Демодоступ
Демодоступ



© Головбух, 2017. Усі права захищено

Повне або часткове копіювання будь-яких матеріалів сайту, цитування, публікація їх анотованих оглядів допускаються лише з письмового дозволу редакції сайту

Тижневик «Головбух», свідоцтво про державну реєстрацію друкованого засобу масової інформації КВ № 11678-549 ПР від 30.08.2006

Журнал «Головбух: праця та зарплата», свідоцтво про державну реєстрацію друкованого засобу масової інформації КВ № 14961-3933 ПР від 05.03.2009


  • Ми в соцмережах
Коте теж здивований, але…


він знає, що зареєструється і скачає файли.
57 секунд на реєстрацію – і Ви теж зможете скачувати необхідні документи, форми, зразки тощо



У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
на реєстрацію знадобиться лише 57 секунд
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль