Головбух

Командировочные за границу 2019

27 вересня 2019
666
Середній бал: 5 із 5

Безвизового процессы и новый Закон о валюте, увеличивает важность знаний об учете загранкомандировки. В такого рода командировках есть определенные нюансы по сравнению с командировками в пределах Украины. В консультации о суточных за границу 2019, об учете зарубежных расходов, нюансы учета из-за различных курсов валют, подтверждающие документы загранкомандировки.

Ідеальні зразки розрахункових документів

Особенности командировки за границу

Начнем с различий между командировкой в пределах Украины и командировкой за границу. Главными из них являются:

  • различные нормы суточных расходов. По заграничной командировке НКУ устанавливает суточные расходы на уровне не более 80 евро за каждый день командировки. Для учета используется курс НБУ, который действовал на каждый из дней командировки;
  • суточные расходы есть как по Украине, так и за рубежом. Работник не сразу же оказывается за границей, а находится в пути определенное время в Украине. Напоминаем, что по таким суточным налоговая норма 417,30 грн в 2019 году. Но когда именно включается "заграничный" режим суточных, а когда "украинский"?;
  • наличие разницы между курсами валют. Разница между курсами обмена валюты в банках и курсом НБУ, разница между курсом валюты на моменты выдачи аванса на командировку и окончательного расчета по возвращении из командировки. Ситуацию для учета может усложнить использование гривневой корпоративной карточки в загранкомандировке (появление комиссий, больше операций для учета);
  • большее разнообразие подтверждающих документов и расходов под компенсацию. Бухгалтер при оформлении загранкомандировки может столкнуться с большим количеством необычных по форме документов, подтверждающих и необычные расходы по сравнению с украинскими командировками. Например, авиабилеты (по Украине авиасообщение большинством предприятий не используется), чаевые в счетах гостиницы или ресторана, платные залы ожидания, платные дороги, расходы на страхование и тому подобное.

Эти и другие нюансы с примерами и рассмотрим теперь более подробно.

Предварительное документальное оформление командировки за границу

Среди названных особенностей мы не упомянули этап предварительного оформления. По командировке в Украине издается приказ о командировке, с которым под роспись знакомится работник. В загранкомандировке для обычных коммерческих предприятий и неприбыльных организаций сделать можно таким же образом - просто выдать обычный приказ о командировке, где обязательно указать страну, маршрут, место командировки. Желательно указать основание (приглашение, договор-заявку и т.д.). Все это оформляется в произвольной форме. Если предприятие не имеет Положение о командировках или ранее не имело дело с командировками за границу, то обязательно в приказе следует указать сумму суточных (можно в валюте командировки).

Нюансы здесь будут только для бюджетных учреждений, которых мы в данной консультации касаться не будем. Понятно, что для них больше ограничений и бюрократической документации, определены Инструкцией о служебных командировках в пределах Украины и за границу (приказ Минфина от 13.03.1998 г.. № 59, далее - Инструкция 59). Касается этот документ только бюджетников и предприятий, получающих финансирование от государства. Однако, на Инструкцию и другие нормативные документы для бюджетников по командировке часто ссылаются и ГФС и другие госорганы (об этом позже). Для бюджетников в частности ограничения по сумме суточных и стоимости отеля (для разных стран). Однако, некоторые идеи этого документа могут быть использованы и коммерческими предприятиями, например, по смете.

Внимание: Обязательным является только приказ о командировке. Смета - рекомендован, но полезный документ

Обычные предприятия тоже могут составить смету расходов на командировку, если планируют предварительно выдать работнику аванс в иностранной валюте. Функция этого документа - обосновать сумму аванса, включая размер суточных. Также данный расчет понадобится и при использовании корпоративной платежной карточки - какую именно сумму перевести на карточный счет. В любом случае такой документ очень полезен и для управленческих целей. Кроме того, если предприятие будет выдавать аванс наличными в иностранной валюте, то для снятия средств нужно будет подать в банк письмо-расчет расходов - как раз и понадобится уже составленная смета. Аванс на командировку должен покрывать как суточные, транспортные расходы, расходы на проживание, так и другие возможные расходы командированного работника.

Рекомендуем в смете расходов предусмотреть следующие колонки:

№ п/п

Статьи

Сумма в валюте расчетов:

Эквивалент в грн по курсу НБУ

евро

грн

1

Суточные расходы за рубежом (50 евро/сутки*)

150 евро

4365,00

2

Суточные расходы в пределах Украины (250 грн/сутки)

250,00

250,00

Всего

..

* Если сумма не в евро, то рекомендуем в смете привести перерасчет суммы суточных из валюты командировки в евро по курсу НБУ. Это нужно, чтобы было видно соблюдения налоговой нормы 80 евро. Однако, затем контроль происходит именно по курсу НБУ действовавшему на каждый из дней командировки.

Со сметой под подпись можно ознакомить и работника.

Внимание: Загранпаспорта и визы оформляем только после издания приказа о командировке, если хотим без налогов компенсировать их стоимость

Кстати, оформлять визы и загранпаспорта надо именно после издания приказа о командировке, чтобы была взаимосвязь между ними и хозяйственной деятельностью и можно было их компенсировать командированному работнику и это не считалось дополнительным благом. В случае же если так подойти к вопросу технически невозможно, то просто сумму компенсации этих расходов надо обложить НДФЛ, военным сбором и начислить ЕСВ.

Выдача аванса на командировку за границу

Аванс на командировку должен покрывать суточные расходы, расходы на проезд, проживание и другие расходы и может подтверждаться сметой, о котором речь шла выше. Выдать аванс можно (письмо Минфина от 21.05.2014 г.. № 31-07250-06-25 / 12181):

  • в национальной валюте (гривне) - для покрытия расходов во время проезда и проживания на территории Украины;
  • в иностранной валюте - для осуществления необходимых расходов за рубежом.

Данные суммы можно выдать наличными, перечислить за личную или зарплатную карточку работника, перечислить на корпоративную карту и ее выдать. Возможно использование как гривневых, так и валютных карточек.

Для выдачи аванса иностранной валютой необходимо:

  • снять ее с валютного счета, если таковой имеется у предприятия (для этого заполняется заявление на выдачу наличных, подается письмо-расчет расходов в произвольной форме);
  • если валюты на счете нет, то ее предварительно можно приобрести через уполномоченный банк на межбанковском валютном рынке. Другого варианта нет, так как покупать валюту в обменниках юрлица не могут. Конечно, если у предприятия нет валютного счета, то его предварительно надо открыть;
  • оприходовать наличные в иностранной валюте в кассе предприятия;

Внимание: Иностранную валюту на командировки предприятие может получить только через банк.

Использовать валюту на другие цели вне командировки строго запрещено.

Суточные при командировке за границу

Размер суточных для коммерческих предприятий имеет следующие ограничения:

  • минимальное - по каждой стране из таблицы постановления для бюджетных учреждений (постановление КМУ от 02.02.2011 г. № 98). Об ограничении и его использование не бюджетников говорится в письме Минсоцполитики от 21.12.2016 г. № 1732/0/101-16/28. Получается, что установление меньшего размера суточных является нарушением трудового законодательства;
  • максимальное - по факту его нет. Предприятие может устанавливать суточные больше налоговой нормы 80 евро, но сумма превышения должна облагаться налогом НДФЛ и военным сбором как дополнительное благо.

Упомянутое постановление КМУ, например, для командировки в Польшу устанавливает сумму суточных в размере 38 $. Это и будет минимальная сумма суточных по командировке в эту страну (или ее эквивалент в другой валюте, - злотых, евро, гривны).

Уменьшать суточные в связи с наличием отдельных расходов на питание в гостиничном счете обычное предприятие не обязано (в отличие от бюджетников).

Обращаем также внимание, что если на командировки были установлены суточные 80 евро, то это не гарантирует их не налогообложение. Дело, в том, что перерасчет происходит по курсу НБУ за каждый день командировки и в случае изменения курса НБУ может возникнуть сумма превышения.

Пример 1 (выдали 80 евро, но все равно облагаем)

Работнику выдали наличными 240 евро на 3 дня командировки (то есть по 80 евро / день). Курс евро в первый день (он же и день выдачи аванса) - 30,57 грн / евро. Если курс в следующие 2 дня будет 30,50 грн / евро, то:

  • 2 × 80 × 30,5 = 4880 грн - это будет та сумма, не облагается согласно пп. 170.9.1 НКУ;
  • 2 × 80 × 30,57 = 4891,20 - это сумма суточных на дату возникновения его дебиторской задолженности, то есть на дату аванса (для пересчета используется именно курс на дату выдачи аванса - п. 5 П (С) БУ 21). Считаем, что сумма издержек = сумме аванса (какой курс брать в других случаях - см. Ниже).

Таким образом, возникла сумма превышения, несмотря на то, что работник пользовался наличными евро: 11,20 грн (= 4891,20 - 4880). Эта сумма и подпадает под налогообложение:

  • НДФЛ: 11,20 × 1 / 0,82 × 0,18 = 2,46 грн, где 1 / 0,82 - натуральный коэффициент;
  • военный сбор: 11,20 × 0,015 = 0,17 грн (при расчете военного сбора натуральный коэффициент не применяется).

Кроме валютных суточных работник может получить и гривневые, так как он часть командировки находится в Украине. Также проблема здесь в расчете необлагаемой суточной нормы (80 евро или 417,30 грн). Налоговое законодательство по этому поводу "молчит". Однако, это не означает, что при заграничной командировке можно смело использовать для всех дней норму 80 евро. ГФС ссылается на правила Инструкции 59, требуя использовать ее всем. Правило следующее: следим за пересадкой командированного работника по дороге в иностранное государство и его остановками в гостинице или другом помещении на территории Украины. Это и есть разрешающая точка. Норма "80 евро" работает с момента последней посадки на транспортное средство, ввозит работника в иностранное государство и до момента первой пересадки на транспортное средство (или остановки в отеле) не территория Украины. Если убытия (прибытия) и пересадка происходит в один день, то также используется зарубежная норма 80 евро. Получается, что если пересадок или остановок на территории Украины не было, то полностью все командировки оплачивается по заграничным нормам.

Внимание: Если не пересаживаться и не останавливаться в гостиницах на территории Украины, то полностью все дни командировки считаются за "зарубежным" режимом суточных.

Пример 2 (пересадок не было)

Работник был направлен из г. Чернигова в г. Кошице (Словакия). Он выбыл 12.07.2019 г.. Из г. Чернигова и в этот же день пересел на автобус в г. Киеве, который доставил его на территорию Словакии 14.06.2019. Все 3 дня (12.07 - 14.07) считаем по заграничным суточными.

Пример 3 (пересадка была в Украине)

Работник был направлен из г. Чернигова в г. Кошице (Словакия). Он выбыл 12.07.2019 г. Из г. Чернигова и в этот же день пересел на поезд в г. Киеве, который доставил его в г. Львов 13.07.2019 г. Во Львове работник совершил пересадку на автобус, следовавший на территорию Словакии, куда он прибыл 14.06.2019 г. В такой ситуации:

  • 1 день (12.07.2019 г.) Считаем, как командировки по украинским нормам (417,30 грн);
  • 2 дня (13.07-14.07) считаем по зарубежной норме (80 евро).

Если командировка осуществляется за счет принимающей стороны, оплачивает транспортные расходы, проживание, питание, то суточные работнику все равно начисляются. Это обязанность работодателя.

Командировка за границу: подтверждающие документы

Рассмотрим теперь нюансы подтверждающих документов, используемых в зарубежных командировках.

Документ или реквизит

Нюансы использования

Отметка в загранпаспорте о пересечении границы

Необходима только в случае въезда в страны, с которыми существует визовый режим. Данная отметка вместе с приказом о командировке и другими подтверждающими документами являются подтверждением суточных.

Если со страной установлен безвизовый режим, то достаточно приказа о командировке и подтверждающих документов для суточных. Транспортные билеты в этом случае являются достаточным подтверждением пересечения границы

Загранпаспорта и визы

Для того, чтобы расходы на их оформление могли быть компенсированы, они должны быть оформлены после издания приказа о командировке работника. Аванс на их оформление можно представить отдельно от аванса на командировку

Страховой полис

Проверяем факт обязательности такого страхования для въезда в страну или проживание в гостинице. Согласно пп. "А" п. 170.9.1 НКУ не облагается для командированного только обязательные расходы на страхование.

Должны быть документы по оплате страхового полиса.

Если в государстве существует бесплатная неотложная медицинская помощь, то тогда возмещения страхования рассматривается как дополнительное благо и подпадает под налогообложение. Проверить страны на предмет этого можно на сайте МИД. Заходим по ссылке, находим страну и переходим на страницу с советами по данной стране.

Авиабилет + расчетный документ

Большинство билетов сейчас электронные. Поэтому к электронному билету должен быть добавлен расчетный документ - кассовый чек РРО, подтверждающий его приобретения. Данное требование существует от ГФС. Контролирующие органы требуют чек РРО, так как форма авиабилета не имеет установленной формы.

Кроме того, должно быть:

  • распечатка авиабилета с указанием маршрута;
  • оригинал отрывной части посадочного талона пассажира или распечатанный электронный посадочный талон, если регистрация на рейс была онлайн.

Билет на поезд

Билет на поезд является одновременно расчетным документом, поэтому дополнительно чек РРО не нужен (письмо ГФС от 13.06.2016 г. № 12975/10 / 28-10-01-03-11).

Авансовый отчет (отчет об использовании средств выданных на командировку или под отчет)

Если средства выдавались в нескольких валютах, например евро и гривна, то суммы выданных средств отражаются отдельно по каждой из валют (письмо Миндоходов от 30.09.2013 г.. № 12251/6 / 99-99-22-02-04-18). Расходы в иностранной валюте в авансовом отчете отражаются в иностранной валюте, а также дублируйте в гривне по соответствующему курсу (правила определения курсов - ниже).

Также может возникнуть ситуация необходимости перевода документов по зарубежной командировке. Однако, сразу его осуществлять можно не спешить, так как он обязателен только по запросу представителя контролирующего органа (пп. 170.9.1 НКУ).

Командировка за границу: компенсация отдельных расходов

Нюансы компенсации отдельных расходов, свойственных для командировки за границу приведены ниже.

Расходы

Нюансы возмещения

Пользование камерами хранения, платным залом ожидания, сервисными центрами по приобретению билетов

ГФС не имеет возражений относительно возмещения таких расходов (письмо Миндоходив от 24.12.2013 г.. № 18173/6 / 99-99-19-03-02-15.)

Чаевые

Подпадают под налогообложение, если возмещаются предприятием. Исключение, если они обязательны по законодательству страны.

Расходы на питание

Для коммерческих предприятий ограничений нет при условии, что они включены в счет отеля. Уменьшать суточные не нужно (письмо ГФС от 31.03.2012 г.. № 5742/6 / 15-1415).

Приобретение товарно-материальных ценностей

Запрещено. Командированный работник не может покупать за наличные средства ТМЦ для нужд предприятия за рубежом. На сегодняшний день это считается нарушением норм валютного законодательства. Ситуация может измениться по принятию нового закона о валюте и подзаконных актов под него со стороны НБУ.

Однако, работник может купить их за свой счет, ввезти их на территорию Украины. Затем предприятие может у него данные товары приобрести. Однако, с его дохода надо будет удержать 5% НДФЛ и военный сбор за продажу движимого имущества.

Командировка за границу бухгалтерский учет

Главная сложность учета командировки за границу - это правильное применение валютных курсов. Для того, чтобы понять несколько запутанные правила посмотрим на их первопричины:

  • требования П (С) БУ 21 по определению курсовых разниц по монетарным активам. Монетарная статья, напоминаем - это деньги или задолженность, будет погашена денежными средствами;
  • дополнительное возмещение суммы расходов работнику производится в гривне по курсу НБУ на день выплаты.

Если командированный работник получил аванс, то его задолженность по 372 счету есть немонетарной статьей, так как изначально ожидается, что аванса хватит на командировки и никаких денежных средств он возвращать не будет. С этого вывод такой: к учету таких средств курсовые разницы не рассчитывают (п. 7 П (С) БУ 21) и при составлении отчета о командировке все расходы списываются по курсу, действовавшему на дату выдачи аванса.

Сложнее становится, когда по авансу остается сумма неизрасходованных средств. Тогда задолженность работника по авансу по 372 счету становится монетарной статьей и должны быть начислены курсовые разницы с использованием счетов 714 или 945. Кроме того, авансовый отчет тогда составляют по курсу НБУ, действующему в день подачи авансового отчета, так как сумма задолженности уже должно быть полностью по 372 счету пересчитана по новому курсу.

Еще сложнее, когда суммы аванса не хватило, и предприятие должно средства работнику. В такой ситуации задолженность по 372 счету остается немонетарной, поэтому курсовую разницу определять не надо и авансовый отчет составляется по курсу НБУ на дату выдачи аванса. Однако, на дату выдачи долга работнику необходимо откорректировать его сумму с учетом курса НБУ на день выдачи. Такая разница не считается курсовой, так как обусловлена требованиями П (С) БУ 21, поэтому ее следует отражать по счетам 719 или 949.

Эти правила приведены ниже в виде компактной таблицы.

Ситуация

Курс НБУ, применяется для составления авансового отчета

Курсовые разницы на дату подачи авансового отчета

Выдача долга работнику

Расходы = Аванс на командировку

На дату выдачи аванса

Нет

×

Расходы < Аванс на командировку

На дату подачи авансового отчета

Да

×

Расходы > Аванс на командировку

На дату выдачи аванса

Нет

По курсу НБУ на день выдачи

В случае, если командировка за границу произошла с использованием корпоративной платежной карточки, то правила заполнения авансового отчета аналогичны. Однако, каждое использование платежной карточки рассматривается как дата выдачи аванса. Если остатка средств нет, то отчетности по использованным средствам происходит по курсам НБУ, действовавшим на момент снятия средств с карты.

Налоговый учет командировок за границу

Учет командировок не вызывает налоговых разниц и все расходы полностью зачисляются в учете плательщиков налога на прибыль и единоналожников.

Что касается НДС, то получение услуг командированными за границу работниками происходит за пределами таможенной территории Украины, поэтому не возникает налогового обязательства по импортному НДС. Если работник лично ввозит ТМЦ, то он уплачивает пошлину и НДС по общим правилам.

В случае возмещения расходов, которые рассматриваются как дополнительные блага (например, документально не подтверждены), то удерживается НДФЛ, военный сбор, и начисляется ЕСВ. Такие возмещения по своей сути приравниваются к зарплате.

Командировка за границу проводки

Рассмотрим теперь учет загранкомандировки на типичном примере.

Пример 4. Менеджер по продажам предприятия в г. Чернигове направлен в командировку в Германию в Мюнхен на промышленную выставку. Суточные установлено 70 евро/сутки. Произошли следующие события:

  • 01.07.2019 - выдан аванс на командировку в сумме 2000 евро и 26500 грн (курс НБУ 29,7643 грн / евро);
  • 09.07.2019 – выбывает в командировку и прибывает в аэропорт Борисполь, стоимость билета 160 грн, в этот же день состоялся вылет и прибытие в Мюнхен. Стоимость авиабилета 12500 грн;
  • 09.07.2019 - 11.07.2019 - пребывание в Мюнхене. Отель 2 суток с завтраком 750 евро / сутки. Оплата услуг состоялась 10.07 (курс НБУ 28.5606 грн / евро);
  • 11.07.2019 - вылет из Мюнхена и прибытия в Борисполь. Стоимость авиабилета 13500 грн (билет был куплен еще в Украине). Прибытие в г. Чернигов, стоимость билета 160 грн.
  • 15.07.2019 - представлен авансовый отчет (курс НБУ 30,9721 грн / евро).

Бухгалтерские проводки будут иметь следующий вид.

Хозяйственная операция

Дт

Кт

Сумма,

грн

Сумма,

евро

Выдача аванса на командировку 01.07.2019

1

Выдача аванса в гривне на зарплатную карточку работника

372

311

26500,00

2

Выдача аванса в евро наличными из кассы (= 29,7643 × 2000 €)

372

302

59528,60

2000,00

На дату подачи авансового отчета 15.07.2019

3

Переценено задолженность из-за изменения курса НБУ и отражена курсовая разница, так как сумма расходов <сумма аванса (= (30,9721 - 29,7643) × 2000 €)

372

714

2415,60

4

Списана стоимость проезда в пределах Украины (= 2 × 160)

93

372

320,00

5

Отражены расходы на гостиницу (= 30,9721 × 1500 €)

93

372

46458,15

1500,00

6

Списана стоимость авиаперелета (= 12500 + 13500)

93

372

26000,00

7

Списана сумма суточных (= 3 × 30,9721 × 70 €)

93

372

6504,14

210,00

8

Возвращение работником денег в гривне в кассу (= 26500 - 26000 - 320)

301

372

180,00

9

Возвращение работником денег в евро в кассу (290 € = 2000 € - 1500 € - 210 €; 30,9721 × 290 €)

302

372

8981,91

290,00

Если выдача аванса происходит с использованием корпоративной платежной карточки, то тогда бухгалтерские проводки будут иметь вид:

Хозяйственная операция

Дт

Кт

Сумма,

грн

Сумма,

евро

5.1

Оплата командированным работником услуг гостиницы корпоративной валютной картой (= 1500 × 29,7643 €)

372

333

44646,45

1500,00

5.2

Средства списаны с валютного карточного счета

333

314

44646,45

1500,00

В ситуации, если валютного аванса не хватило, то бухгалтерские проводки будут иметь вид (аванса выдали только 1700 евро; не хватает 1700 € -210 € -1500 € = -10 €):

Хозяйственная операция

Дт

Кт

Сумма,

грн

Сумма,

евро

Выдача аванса на командировку 01.07.2019

1

Выдача аванса в гривне на зарплатную карточку работника

372

311

26500,00

2

Выдача аванса в евро наличными из кассы (= 29,7643 × 1700 €)

372

302

50599,31

1700,00

На дату подачи авансового отчета 15.07.2019 (сумма расходов> суммы аванса)

3

Списана стоимость авиаперелета (= 12500 + 13500)

93

372

320,00

4

Отражены расходы на гостиницу (= 29,7643 × 1500 €)

93

372

44646,45

1500,00

5

Списана стоимость проезда в пределах Украины (= 2 × 160)

93

372

26000,00

6

Списана сумма суточных (= 3 × 29,7643 × 70 €)

93

372

6250,50

210,00

7

Возвращение работником денег в гривне в кассу (= 26500 - 26000 - 320)

301

372

180,00

Выплата долга работнику 16.07.2019 (после утверждения отчета), курс НБУ 30,98 грн / евро

8

Отражен убыток от переоценки суммы задолженности (= (30,98-29,7643) × 10 €)

949

372

12,16

9

Перечислена сумма долга в гривнах на зарплатную карточку работника (= 30,98 × 10 €)

372

311

309,80

 

logo
Потрібен цей файл?

 Зареєєструйтеся та скачуйте будь-які файли на порталі:

 ✔ бланки документів

 ✔ зразки заповнення бухгалтерських форм

 ✔ приклади наказів, положень, інструкцій, довідок

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
або зайти через соцмережі
Зареєструватися і скачати файл
Потрібен цей файл?

 Зареєєструйтеся та скачуйте будь-які файли на порталі:

 ✔ бланки документів

 ✔ зразки заповнення бухгалтерських форм

 ✔ приклади наказів, положень, інструкцій, довідок

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
або зайти через соцмережі
Зареєструватися і скачати файл
Найцікавіше — далі!

Дочитайте до кінця, щоб не випустити нюансів, які важливі саме для Вас

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
Реєстрація за хвилину!
Зареєструватися і дочитати
×

Отримуйте найсвіжіші новини бухгалтерії у Messenger

 

Ми готуємо для вас найсвіжіші новини бухгалтерії. Отримуйте їх першими!

Підписатися на новини