Головбух

Підзвітні кошти: видача, облік та оподаткування

2 липня 2019
733
Середній бал: 0 із 5
Бухгалтер-експерт, кандидат економічних наук, м. Чернігів

Видача коштів фізичній особі призводить до появи дебіторської заборгованості та супроводжується дотриманням правил звітування по таким коштам. Як документально оформити видачу, подальший облік таких коштів, коли необхідно оподаткувати підзвітні кошти? Дамо відповідь на всі ці питання в цьому огляді.

Коли виникає потреба у видачі підзвітних коштів?

Потреба видати кошти фізичній особі для здійснення певних дій на користь підприємства виникає у ситуаціях:

  • службове відрядження – існує обов’язок роботодавця виплачувати аванс на відрядження (ч. 2 ст. 121 КЗпП). Хоча дану норму роботодавці часто ігнорують, але направлення працівнику у відрядження без авансу можна кваліфікувати як порушення трудового законодавства зі штрафом у 4173 грн, тому бажано підзвітні кошти все ж таки видавати;
  • закупівля сільськогосподарської продукції – даний випадок виділяється окремо, так як має особливі строки звітування та свої нюанси документального оформлення;
  • закупівля брухту чорних і кольорових металів – також є свої строки звітування;
  • інші виробничі потреби – це може бути закупівля товарно-матеріальних цінностей, придбання послуги для підприємства. Дана потреба може виникнути, коли неможливо розрахуватися у безготівковій формі, наприклад, придбання відбувається на ринку, у фізичної особи, яка не має банківського рахунку тощо.

Кому можна видати кошти?

З самого початку мова йшла про видачу коштів фізичній особі і нею є не обов’язково працівник підприємства. Отже, підзвітною особою, яка отримала гроші може бути:

  • працівник. Тобто особа з якою є трудові відносини. Бажано, щоб мета, з якою особі видаються кошти відповідала трудовим обов’язкам такого працівника, які визначаються посадовою інструкцією. Наприклад, видача коштів бухгалтеру для закупівлі сільськогосподарської продукції при перевірці неодмінно викличе питання, так як така закупівля не є посадовими обов’язками бухгалтера, він не є товарознавцем чи зоотехніком, хоча й можливо здійснює облік закупленої продукції. Якщо ж все-таки треба здійснити операцію через конкретного працівника, то тоді бажано укласти договір доручення, щоб зняти всі питання;
  • не працівник підприємства. Це може бути будь-яка особа (фізособа без місця роботи, ФОП, працівник іншого підприємства, власник підприємства), але відносини з підприємством мають бути певним чином посвідчені, наприклад, тим же договором доручення (ст. 1100 ЦКУ). Без оформлення видавати такі гроші не рекомендуємо, так як така операція може потім розглядатися як позика чи дарування. Наявність конкретного цивільно-правового договору знімає всі питання. По строкам звітування рекомендуємо дотримуватися стандартних строків, як і зі працівниками підприємства.

В останньому випадку є ще один ризик видачі коштів без доручення – визнання відносин трудовими. Наприклад, особа надає послуги підприємству за договорами ЦПХ, а потім отримує під звіт кошти з формулюванням “на відрядження”. Тут одразу дві проблеми:

  • доручення відсутнє;
  • поняття “відрядження” можливе тільки за наявності трудових відносин. При перевірці Держпраці може кваліфікувати відносини з такою особою як трудові та нарахувати штраф у розмірі 125190 грн.

При перерахуванні коштів юрособам для вчинення певних дій такий термін як “підзвітні кошти” не вживається. Хоча у такому випадку теж все можна оформити через договір доручення.

Увага: підзвітна особа не обов’язково має працювати на підприємстві, однак, у такому разі необхідний договір доручення.

У більшості випадків підзвітні кошти видаються працівникам підприємства. По ним є один нюанс: перед видачею коштів необхідно переконатися, що працівник відзвітувався за попередньо виданий аванс. При видачі готівкового авансу це буде порушенням правил обігу готівки.

Кошти підзвітні, але видачі не було

Дана ситуація цілком можлива, коли підзвітна особа витрачає свої власні гроші. Виникає у наступних випадках:

  • працівник поїхав у відрядження без авансу. Нагадуємо, що бажано таких ситуацій уникати. Бажано зробити хоча б мінімальний аванс;
  • працівнику не вистачило коштів у відрядженні. Цілком можливо, що відрядження продовжили, готель виявився дорожчим, довелося їхати іншим маршрутом чи транспортом тощо. Всі ці дії вчиняються в інтересах юрособи, але відряджений має повідомляти свого роботодавця про такі ситуації, щоб він вніс зміни до наказу про відрядження  або видав новий (про продовження тощо);
  • не вистачило коштів на придбання ТМЦ. Ситуація аналогічна попередній. У будь-якому випадку закупівля має відповідати попередньому наказу.

Додамо, що працівник має право відмовитися від здійснення операції на користь підприємства, якщо в нього не вистачило виданих грошей. Його ніщо не зобов’язує витрачати власні кошти. Так, можна законно відмовитися від службового відрядження у разі невидачі авансу, пославшись на ст. 121 КЗпП.

Увага: допускати придбання працівниками ТМЦ за власні кошти не радимо, в першу чергу, через новації податківців.

Однак, проблема даної ситуації не у відносинах з працівником та наявністю у нього грошей, а з податківцями. Чомусь ДФС з недавніх пір вирішила, що у працівника, який купив ТМЦ за власні гроші для підприємства, виникає дохід (!). У чому логіка? Та в тому, що при придбанні у фізосіб продукції підприємство має виступати як податковий агент і утримувати ПДФО та військовий збір (ВЗ). Так, наприклад, відбувається при закупівлі у населення сільськогосподарської продукції: купили молоко, утримали ПДФО та ВЗ з суми, що виплачується власнику. Дану ситуацію податківці прагнуть поширити й на підзвітних осіб:

Податківцям ще й треба довести, що працівник дійсно мав право в межах своїх трудових функцій придбавати ТМЦ для підприємства.

Звертаємо увагу на головний нюанс аргументів ДФС: податківці ловлять на тому, що придбання ТМЦ не входило до трудової функції, трудових обов’язків працівника. Отже, виходить, що працівник купив ТМЦ “для себе”, а потім продав їх підприємству. Таким чином, як уже зазначалося, необхідно перевірити посадові інструкції працівників і, можливо, додатково укласти договори доручення, якщо у посадових інструкціях прямо така функція не визначена чи не може бути визначена. Або ж дописати посадові інструкції й їх виконувати.

Увага: питання відмови у допуску інспектора з праці до перевірки цілком.

Як оформити видачу коштів?

Видача коштів можлива у декількох варіантах:

Спосіб видачі (використання) коштів

Документ, який посвідчує видачу (використання) коштів

Готівкою з каси

Видатковий касовий ордер з підписом підзвітної особи

Корпоративна картка

Виписка по рахунку. Видача вважається здійсненою на момент платежу з корпоративної картки або зняття з нею коштів готівкою.

Платіжна картка

Виписка по рахунку. Платіжне доручення на переказ коштів на картку працівника (відрядженої особи). З даної дати кошти вважаються виданими.

У подальшому спосіб видачі підзвітних коштів впливає на строки звітування по їх використанню.

В усіх випадках радимо попередньо скласти внутрішній наказ:

  • наказ про направлення працівника у службове відрядження з видачою авансу та указанням мети такого відрядження, місця призначення;
  • наказ про направлення працівника на закупівлю ТМЦ з указанням виду ТМЦ, мети придбання тощо.

Мета цих наказів – пов’язати дії працівника з господарською метою підприємства. Інакше всі ці кошти можна розглядати як додаткове благо, яке отримав працівник. 

Подальший облік підзвітних коштів

Подальший облік підзвітних коштів – це правильно відзвітуватися по ним. Працівник (підзвітна особа) має:

  • вчасно скласти й подати авансовий звіт (повна назва – Звіт про використання коштів виданих на відрядження або під звіт);
  • докласти до авансового звіту підтверджувальні документи. По службовим відрядженням це будуть транспортні квитки, рахунки готелю. По закупівлі ТМЦ це мають бути фіскальні чеки касових апаратів, товарні чеки (якщо закупівля була у ФОП, які не використовують РРО), розрахункова квитанція (закупівля у осіб, яким дозволено використовувати РК замість касових апаратів), акт закупівлі сільськогосподарської сировини, акт закупівлі ТМЦ (форма може бути довільна);
  • документ про повернення невикористаних грошей. Якщо аванс видавався готівкою, то це буде прибутковий касовий ордер або квитанція банку про зарахування готівки на рахунок підприємства.

Що значить вчасно подати авансовий звіт? Тут треба бути обережним, так як дане питання регулюють одразу 2 нормативні акти, які треба враховувати комплексно, так як вони дещо по строкам суперечать один одному:

Через суперечності цих документів радимо використовувати мінімальний, тобто найбільш жорсткий термін звітування. Їх наведено у таблиці:

Строки звітування по виданим підзвітним коштам

Мета видачі підзвітних коштів

Спосіб видачі підзвітних коштів

Готівка

Розрахунки готівкою з корпоративної або платіжної картки*

Безготівковий розрахунок, у т.ч. з корпоративної картки

Відрядження

5 банківських днів

(пп. “а” пп. 170.9.2 ПКУ)

3 банківські дні**

(пп. 170.9.3 ПКУ)

10 банківських днів

(пп. “б” пп. 170.9.3 ПКУ)

Закупівля сільськогосподарської продукції,

5 банківських днів**

(пп. “б” пп. 170.9.2 ПКУ)

5 банківських днів**

(пп. “б” пп. 170.9.2 ПКУ)

Закупівля

брухту чорних і кольорових металів

Інші виробничі потреби

2 дні***

*ДФС до використання корпоративної та особистої картки ставляться однаково (лист ДПСУ від 06.02.2012 р. № 2292/6/23-50.0214);

** взагалі п. 19 Положення № 148 дає 10 днів (сільськогосподарська продукція) та 30 днів (брухт чорних і кольорових металів). Однак, ДФС при закупівлі ТМЦ з використанням платіжних карток наполягає на строках з пп. 170.9.3 ПКУ (роз’яснення 103.17 ЗІР).

*** такий строк встановлений п. 19 Положення № 148.

Увага: зважайте на думку податківців та краще використайте менший строк щодо звітування. 

Оподаткування підзвітних коштів

Під оподаткування підзвітні кошти потрапляють, якщо по ним вчасно не відзвітувати. Так, необхідно утримати:

  • ПДФО 18%. Сума розраховується з використанням натурального коефіцієнта. Наприклад, працівник не повернув 1000 грн. Отже, база оподаткування буде 1000/0,82 = 1219,51 грн. ПДФО до утримання – 219,51 грн (=1219,51×0,18). У формі 1ДФ ознака доходу – “118”;
  • ВЗ 1,5%. Утримується без використання натурального коефіцієнта. Наприклад, працівник не повернув 1000 грн. Отже, ВЗ до утримання – 15 грн (=1000×0,015).

ЄСВ не нараховується, так як дані кошти не входять до фонду оплати праці.

logo
Потрібен цей файл?

 Зареєєструйтеся та скачуйте будь-які файли на порталі:

 ✔ бланки документів

 ✔ зразки заповнення бухгалтерських форм

 ✔ приклади наказів, положень, інструкцій, довідок

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
або зайти через соцмережі
Зареєструватися і скачати файл
Потрібен цей файл?

 Зареєєструйтеся та скачуйте будь-які файли на порталі:

 ✔ бланки документів

 ✔ зразки заповнення бухгалтерських форм

 ✔ приклади наказів, положень, інструкцій, довідок

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
або зайти через соцмережі
Зареєструватися і скачати файл
Найцікавіше — далі!

Дочитайте до кінця, щоб не випустити нюансів, які важливі саме для Вас

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
Реєстрація за хвилину!
Зареєструватися і дочитати
×

Отримуйте найсвіжіші новини бухгалтерії у Messenger

 

Ми готуємо для вас найсвіжіші новини бухгалтерії. Отримуйте їх першими!

Підписатися на новини