Головбух

Інструкція з інвентаризації матеріальних цінностей

  • 24 травня 2019
  • 275
Бухгалтер-експерт, кандидат економічних наук, м. Чернігів

Інвентаризація – це контрольний захід, який дає можливість виявити відхилення між даними бухобліку та фактичною наявністю активів. Яка ж послідовність проведення інвентаризації матеріальних цінностей? Це тема сьогоднішньої консультації.

Призначення інвентаризації ТМЦ

Інвентаризація кожного з виду активів (виробничих запасів, незавершене виробництво, основні засоби), має свої особливості, хоча загальні правила співпадають. В даній консультації увага приділена інструкції інвентаризації товарно-матеріальних цінностей (запасів). Саме тут інвентаризація розкриває свої корисні функції:

  • засіб контролю матеріально-відповідальних осіб;
  • дієва можливість навести лад в складському обліку та інших місцях зберігання ТМЦ;
  • можливість здійснити переоцінку ТМЦ;
  • поставити на облік певні ТМЦ, які з’явилися у підприємства, наприклад, через руйнування інших об’єктів;
  • здійснити оцінку стану ТМЦ (їх псування, руйнування, непридатність до подальшого використання, фізичний знос);
  • оформити факт нестачі.

Найкраще всі ці функції розкриваються саме в обліку ТМЦ, так як саме тут виникає найбільша ймовірність зловживань, нестач, пересорту та й просто потреба навести лад в обліку значних за кількістю активів.

Ключовий нормативний документ тут – це Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, наказ Мінфіну від 02.09.2014 р. № 879 (далі – Положення № 879).

Інвентаризація – попередній етап

Перш ніж проводити безпосередньо саму інвентаризацію необхідно переконатися, що ви належним чином до неї підготовлені. Це, в першу чергу, належним чином підготовлена внутрішня нормативна база та заготовлені форми первинних документів, якими будуть оформлені наслідки проведеної інвентаризації.

Частота проведення інвентаризацій регулюється внутрішніми нормативними документами підприємства (ч. 2 ст. 10 Закону про бухоблік). Єдине, що п. 7 Положення № 879 вимагає обов’язкового проведення інвентаризації:

  • при складанні річної фінансової звітності – 3 місяці до дати балансу для запасів;
  • зміні матеріально-відповідальних осіб;
  • виявленні факту крадіжки, псування ТМЦ.

Як правило у внутрішній нормативці підприємства прописується частота проведення інвентаризацій ТМЦ раз на квартал (місяць).

Підготовчий етап – це ознайомлення з внутрішніми документами

Послідовність дій на попередньому етапі може бути наступною:

  • ознайомитися з внутрішніми нормативними документами, які регулюють питання частоти та порядку проведення інвентаризації, роботи інвентаризаційних комісій. Це може бути окреме Положення про інвентаризацію або присвячені інвентаризації розділи (пункти) Положення про організацію бухобліку, а інколи й наказу про облікову політику, посадові інструкції працівників відповідальних за здійснення інвентаризації;
  • перевірити чи призначений склад інвентаризаційної комісії. На великих підприємствах можуть бути ще й декілька робочих комісій по різних відділах і філіалах. Також доцільно оглянути сам склад комісії. Там можуть бути й керівник, бухгалтер, економіст, товарознавець, інші особи. Головне, щоб там не було матеріально-відповідальних осіб, у яких планується провести інвентаризацію. Не можна призначати головою робочої інвентаризаційної комісії одну й ту саму особу 2 роки поспіль;
  • ознайомитися з формами первинних документів, за допомогою яких будуть оформлятися результати інвентаризації. В першу чергу, це інвентаризаційний опис  та звіряльна відомість результатів інвентаризації запасів та протокол інвентаризаційної комісії;
  • ознайомитися з нормами природного убутку. Такий убуток ТМЦ не вважається нестачею (усушка, утруска, вивітрювання). Здебільшого діють ще радянські норми. Якщо норми скасовані чи взагалі відсутні, то підприємство може їх розробити самостійно. Бажано за даним питанням звернутися з індивідуальною податковою консультацією до ДФС, якщо така проблема є. Якщо норми взагалі відсутні, то будь-яка нестача вважається понаднормовою.

Директор самостійно проводить інвентаризацію

Інструкція з інвентаризації матеріальних цінностей
Олена Сердюкексперт МСFR Головбух, канд. екон. наук
У штаті підприємства оформлені директор та один працівник — матеріально відповідальна особа. Кого включати до інвентаризаційної комісії?

Подальші дії залежать від наслідків 3-х попередніх:

  • якщо відсутня внутрішня нормативна база, що вказує строки проведення інвентаризації та склад інвентаризаційної комісії, то необхідно видати наказ про проведення інвентаризації. В подальшому краще розробити відповідні документи;
  • заготовити (розробити) форми первинних документів для здійснення інвентаризації. Зазвичай використовують документи з наказу Мінфіну від 17.06.2015 № 572 (далі – Наказ № 572) або давнього наказу Мінстату від 21.06.1996 р. № 193. Перший з цих документів, хоча й стосується в назві бюджетних установ, використовуватися може всіма підприємствами. Враховуючи його “свіжість”, рекомендуємо зупинитися саме на ньому, а ідеально взагалі підредагувати форми бланків “під себе”. Це цілком дозволено. Головне, щоб виконувалися вимоги щодо обов’язкових реквізитів з ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік. 

Усім підприємствам можна використовувати “бюджетні” форми з Наказу № 572 – вони універсальні

Додамо, що плани можуть зазнати коригувань, якщо відсутня матеріально-відповідальна особа, наприклад, на лікарняному. Тут треба буде провести інвентаризацію в інший час. Якщо дана ситуація не врегульована у внутрішній нормативці, то доведеться видавати наказ про проведення інвентаризації, який повинен містити дату інвентаризації, причини перенесення, склад комісії.

Починаємо інвентаризацію товарно матеріальних цінностей

Порядок проведення інвентаризації матеріальних цінностей: інвентаризацію проводять по місцям зберігання та окремо по матеріально відповідальним особам. Отже, все підготовлено й комісія зайшла до приміщення з ТМЦ. Послідовність дій має бути наступна:

  • розписка до. З матеріально-відповідальної особи необхідно отримати розписку про те, що до початку інвентаризації вона здала всі прибуткові та видаткові документи на ТМЦ в бухгалтерію та оприбуткувала всі цінності, які надійшли, й списала ті цінності, які вибули (ч. 2 п. 6 розд. ІІ Положення № 879). Дана розписка здійснюється прямо в бланку інвентаризаційного опису;
  • перерахунок, обміри, переважування ТМЦ слід здійснювати у приміщенні, де цінності зберігаються, у порядку їх розміщення. Переходити від одних цінностей до інших необхідно послідовно, наприклад, рухатися по полицям, стелажам в приміщенні по колу, а не хаотично, щоб не пропустити певну полицю, стелаж. Якщо приміщень у матеріально відповідальної особи декілька, то їх теж треба обходити послідовно;
  • опломбувати приміщення, якщо з інвентаризацією за день не встигли або треба покинути на певний час приміщення. Там же треба залишити й інвентаризаційні описи, а не брати їх  з собою, так як усі записи й сам процес інвентаризації мають здійснюватися виключно у присутності матеріально відповідальної особи. При опломбуванні та знятті пломб вона також має бути присутня;
  • якщо виявляються зіпсовані ТМЦ, то їх треба заносити до окремого інвентаризаційного опису (п. 4.4 розділу ІІІ Положення № 879). Там має бути вказано про ступінь псування, кількість, причини;
  • інвентаризаційний опис мають підписати усі члени комісії та матеріально відповідальна особа. Порожні рядки прокреслюємо. Помилки виправляти можна, але тільки коректурним способом (закреслити, щоб було видно закреслений текст; підписати всіма членами комісії “Виправленому вірити”);
  • розписка після. Матеріально відповідальна особа пише розписку, що інвентаризація відбулася в її присутності й претензій до комісії немає та що вона приймає на відповідальне зберігання перераховані ТМЦ.

Відпуск та надходження цінностей можуть під час інвентаризації не зупинятися. У такому разі на всіх прибуткових і видаткових документах треба здійснювати позначку “Після інвентаризації” (п. 9 розд. ІІ Положення № 879).

Після інвентаризації

Після закінчення інвентаризації необхідно:

  • передати інвентаризаційний опис до бухгалтерії;
  • оформити звіряльну відомість, якщо були виявлені розбіжності між даними інвентаризації та бухгалтерського обліку. Така відомість має відображати надлишок, нестачу, пересортицю по кожному виду ТМЦ та містити загальні суми. Оцінка відбувається за обліковою вартістю;
  • оформити протокол інвентаризаційної комісії. Протокол має містити загальні результати інвентаризації (надлишок, нестача, відповідність факту та облікових даних), пропозиції з урегулювання пересортиці, причини виникнення нестач і надлишків. На оформлення протоколу відводиться 5 робочих днів після завершення інвентаризації (п. 2 розділу IV Положення № 879).

Усі матеріали інвентаризації (описи, відомості, протоколи) оформляються не менш, ніж у 2-х примірниках

Відображення в обліку інвентаризаційних різниць

Відображення інвентаризаційних різниць здійснюється наступним чином:

  • нестачі списуються через Дт рахунку 947;
  • у разі, якщо нестача перевищує норму природного убутку також нараховується ПДВ на підставі п. 189.1 ПКУ на суму такого перевищення.
  • надлишки вносяться в Кт рахунку 719;
  • якщо нестача пов’язана з винною особою, то вона обліковується ще й також на позабалансовому рахунку 072.

Господарська операція

Дт

Кт

Сума

Оприбуткування надлишків ТМЦ

Оприбутковано надлишкову сировину і матеріали

201

719

1000,00

Списання нестач ТМЦ

Списання нестачі сировини і матеріалів понад межі природних втрат

947

201

1000,00

Нараховано ПДВ за п. 189.1 ПКУ

947

641

200,00

Віднесено збиток на винну особу

375

719

1200,00

072

 

1200,00

Винна особа відшкодувала суму збитків, зарахувавши гроші на поточний рахунок підприємства

311

375

1200,00

 

072

1200,00

Списано сировину і матеріали у межах норм природних втрат

947

201

50,00

Особливості інвентаризації деяких видів ТМЦ

МШП (рахунок 22). Складати інвентаризаційні описи не потрібно (п. 4.1 розділу ІІІ Положення № 879). Зіставляється лише МШП, що фактично є у матеріально відповідальних осіб та відомість оперативного обліку. Якщо є нестача, то складається акт.

Тара. Якщо тара знаходиться під товаром, то її інвентаризація здійснюються одночасно з інвентаризацією товару. В інвентаризаційному описі вона має бути відображена окремо за її видами.

ТМЦ у дорозі. Такі цінності вносяться до окремого інвентаризаційного опису. Однак, мають бути певні документи, які підтверджують вартість таких ТМЦ, наприклад, акти приймання, накладні і т.д.

Інвентаризація цінностей, що не належать підприємству

Якщо ТМЦ знаходяться у підприємства лише на відповідальному зберіганні, тобто не належать йому, то правила інвентаризації (порядок, строки, комісія) ті ж самі, що й для його власних ТМЦ. Однак, інвентаризаційний опис таких цінностей складається окремо. Вартість має бути з договорів, актів приймання. Облік таких цінностей ведеться на позабалансовому рахунку.

Наостанок наводимо як зразок Інвентаризаційний опис матеріальних цінностей, прийнятих на відповідальне зберігання (за основу взято бланк з Наказу № 572).

Інвентаризаційний опис матеріальних цінностей

Підписка на статті

Підпишіться на розсилку, аби не пропустити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. Ми триматимемо вас в курсі всіх податкових подій!

Освітні заходи
Перевірте свої знання та здобудьте нові
Взяти участь
Інтернет-магазин
Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями щодо передплатиі станьте нашим читачем просто зараз
Ми в соцмережах
Потрібен цей файл?

 зареєєструйтеся та скачуйте будь-які файли на порталі:

 ✔ бланки документів

 ✔ зразки заповнення бухгалтерських форм

 ✔ приклади наказів, положень, інструкцій, довідок

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
І отримати доступ на сайт Знадобиться лише хвилина!
Скачати файл
Навіть якщо вже знайшли відповідь на своє запитання...

...рекомендуємо дочитати статтю повністю, аби не впустити важливих нюансів саме для вас :)

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
Зайти через соцмережі
Зареєструватися і дочитати
×

Отримуйте найсвіжіші новини бухгалтерії у Messenger

 

Ми готуємо для вас найсвіжіші новини бухгалтерії. Отримуйте їх першими!

Підписатися на новини