Головбух

Утримання відпускних при звільненні

  • 25 квітня 2019
  • 4179
Бухгалтер-експерт, кандидат економічних наук, м. Чернігів

Оформлення звільнення працівника може бути чималим клопотом для бухгалтера. І остаточний розрахунок може передбачати не тільки останні виплати працівнику, але й певні утримання. Сьогодні в консультації про утримання відпускних при звільненні 2019, як розрахувати їх суму та існуючі обмеження.

Відпускні при звільненні

Право на щорічну відпустку працівник “заробляє” з першого дня роботи на підприємстві. З цього дня починає свій відлік так званий “робочий” рік. За законодавством стандартна тривалість щорічної відпустки – 24 календарних днів, куди не входять святкові і неробочі дні. Виходить, що повні “24” працівник “заробляє” лише відпрацювавши повний рік, тобто 365 днів. Однак, протягом цього часу він може:

  • піти у щорічну відпустку повної тривалості – якщо відпрацював 6 місяців;
  • звільнитися.

Звільнитися працівник може, скориставшись правом на щорічну відпустку, так і ні. Через це при звільненні може виникнути 2 ситуації:

Відпускні та звільнення:

Компенсація відпускних

Утримання відпускних

фактично використані дні щорічної відпустки  < норми

(є невикористані дні щорічної відпустки)

фактично використані дні щорічної відпустки  > норми

(є незароблені дні щорічної відпустки)

Працівник не повною мірою чи взагалі не скористався правом на щорічну відпустку

Працівник використав дні відпустки понад зароблену норму

 Норма:

“Зароблені” дні відпустки  =  кількість днів, що дає право на відпустку ×24 / (365 – 11), де 11 – кількість святкових і неробочих днів за робочий рік 

Необхідність компенсації невикористаних днів щорічної відпустки

Необхідність утримати оплату незароблених днів щорічної відпустки, тобто суму надміру виплачених відпускних

Ситуація, коли “все співпало” і фактично використані дні щорічної відпустки відповідали відпрацьованим трапляється не часто, тому завжди є відхилення в ту чи іншу сторону.

При звільненні завжди виникає ситуація або необхідності компенсації, або утримання відпускних

Додамо, що правило “6 місяців” – це для звичайних працівників. Але ж є ще пільгові категорії, які можуть скористатися невідмовним правом на щорічну відпустку до закінчення 6-місячного терміну, які визначені ч. 7 ст. 10 Закону “Про відпустки” від 15.11.1996 р. № 504 (далі – Закон про відпустки). До них, наприклад, належать працівники, яким не виповнилося 18 років, інваліди, жінки з двома та більше дітьми віком до 15 років, а також жінки перед/після відпустки по вагітності і пологам та ін. випадки.

Розглянемо повернення відпускних при звільненні працівника.

Як розрахувати суму утримання відпускних?

Першим кроком нам треба розрахувати “зароблені” дні відпустки. Якщо по факту працівник був у відпустці більше, то:

  • знаходимо норму – “зароблені” дні відпустки;
  • находимо різницю в днях (“незароблені” дні відпустки = фактична кількість днів відпустки – “зароблені” дні відпустки);
  • знаходимо оплату по “незаробленим” дням: множимо “незароблені” дні відпустки на  середньоденну суму відпускних. Береться саме та середньоденна зарплата, яка використовувалися для розрахунку цих переплачених відпускних;
  • перевіряємо виконання обмеження щодо максимального розміру утримань з заробітної плати за ч. 1 ст. 128 КЗпП: 20% заробітної плати, яка належить до виплати працівнику (в особливих випадках – 50%).

В усіх розрахунках у кількості днів не враховуємо святкові і неробочі дні (див. приклад нижче).

Якщо працівник був у відпустці декілька разів, і таке можливо, то використовуємо середню саме по тій відпустці, коли виникло використання “незароблених” днів.

Приклад 1. Працівника було прийнято на роботу бухгалтером 23.07.2018 р. Відпрацювавши півроку він пішов у щорічну відпустку на 24 дні у лютому 2019 р. Середньоденна зарплата при виході у відпустку становила 327,45 грн. Нарахована сума відпускних 7858,80 грн (= 327,45×24).

24.04.2019 р. працівник звільнився. Сума нарахованої зарплати за квітень – 10500 грн.

Проводимо розрахунок:

  • кількість днів у періоді роботи на підприємстві (23.07.2018 – 24.04.2019) = 276 кал. днів. Кількість святкових і неробочих днів за даний період: 6 днів. Кількість днів, що дає право на відпустку = 276 – 6 = 270;
  • “зароблені” дні відпустки = 24×270/(365 – 11) = 24×270/354 = 18,31 ≈18 кал. днів;
  • “незароблені” дні відпустки = 24 – 18 = 6 кал. днів;
  • оплата “незароблених” днів відпустки –  327,45×6 = 1964,70 грн;
  • оплата “незароблених” днів відпустки за мінусом податків: 1964,70 – 1964,70×0,18 – 1964,70×0,015 = 1964,70 × 0,805 = 1581,58 грн;
  • перевіряємо обмеження (нарахована зарплата зменшена на суму податків): 10500×0,805×0,2= 1690,50 > 1581,58. Обмеження виконується.

Отже, сума відпускних, які необхідно утримати, – 1964,70 грн.

Типові помилки під час обчислення відпускних

Утримання відпускних при звільненні
Ірина Петрусенкоексперт MCFR Головбух
Аби розрахувати суму відпускних, спочатку треба обчислити середню заробітну плату працівника. До таких розрахунків дуже легко може закрастися помилка. Як цьому запобігти і як виправити помилку до приходу інспектора?

Документальне оформлення утримання відпускних

Законодавчою підставою проведення утримання відпускних з зарплати працівника є ст. пп. 2 ст. 127 КЗпП і ч. 1 ст. 22 Закону про відпустки. Для проведення утримання:

  • оформляємо розрахунок у вигляді бухгалтерської довідки;
  • оформляємо у керівника наказ про утримання відпускних при звільненні (зразок наведено нижче);
  • ознайомлюємо працівника письмово з розрахунком суми, яка належить йому до виплати при звільненні, у т.ч. й з самим утриманням відпускних (ч. 1 ст. 116 КЗпП).

Зразок наказу про утримання відпускних при звільненні

Зразок наказу про повернення коштів за відпустку може бути наступним:

Коли утримувати відпускні не можна?

Є працівники, по яким законодавчо заборонено проводити утримання відпускних (ст. 22 Закону про відпустку). Це звільнення працівника з таких причин:

  • призив на військову службу;
  • переведення на інше підприємство;
  • відмова від переведення на роботу в іншу місцевість;
  • ліквідація, реорганізація, скорочення штату;
  • невідповідність посаді через бракування кваліфікації чи невідповідний стан здоров’я;
  • 4-місячна тимчасова непрацездатність. Виняток – відпустка через вагітність і пологи (декрет);
  • поновлення на роботі іншого працівника, який обіймав дану посаду;
  • направленням на навчання;
  • вихід на пенсію;
  • смерть.

Наперед використана відпустка при звільненні таких працівників вважається законно оплаченою й не підлягає поверненню.

Відпустка з наступним звільненням і звільнення під час відпустки

Утримання відпускних при звільненні
Ірина Житкова, головний редактор MCFR Кадри
Приклади та відповіді на найголовніші запитання

Які відпускні та пов’язані виплати не утримуються при звільненні?

При звільнення не підлягають утриманню:

  • сума нарахованої допомоги на оздоровлення, яка виплачується при виході у відпустку (лист Мінсоцполітики від 31.12.2015 р. № 618/014/91-15);
  • суми інших відпускних, які не належать що щорічної відпустки (відпустка на навчання, соціальні відпустки, наприклад, жінкам, які мають 2-х і більше дітей віком до 15 років тощо). 

Складні ситуації з утримання відпускних

Звичайно, що описана у вищенаведеному прикладі ситуація є ідеальною. На практиці можливі ж випадки:

  • сума утримання відпускних перевищує загальну суму виплати зарплати та інших виплат при звільненні;
  • сума утримання відпускних перевищує 20% зарплати нарахованої працівнику.

Що робити бухгалтеру? У першому варіанті нічого не залишається як вмовляти працівника повернути суму надміру нарахованих відпускних в касу або на банківський рахунок підприємства. Якщо працівник відмовляється, то можна подавати справу до суду або ж “простити” працівнику даний борг.

У другому випадку, щоб не порушувати КЗпП доведеться:

  • утримати відпускні в межах обмеження;
  • різницю вмовити працівника повернути до каси підприємства чи на банківський рахунок.

У такому випадку формально ч. 1 ст. 128 КЗпП дотримана.

Приклад 2. Та сама ситуація, що й у прикладі 1. Однак, Зарплата працівника у квітні – 9500 грн. Обмеження – 9500×0,805×0,2 = 1529,50 грн < 1581,58 грн.

У такому разі 1529,50  грн утримуємо з зарплати працівника (з податками це 1529,50/0,805 = 1900 грн), а різницю 52,08 грн (=1581,58 – 1529,50) нараховуємо як борг і просимо працівника внести в касу (на рахунок) підприємства.

Податкові наслідки утримання відпускних

ПДФО і форма № 1ДФ.  Якщо зарплати вистачає, то нічого не змінюється й остаточні суми ПДФО включаються до форми № 1ДФ того кварталу, в якому звільняється працівник. Подавати уточнюючий розрахунок за період, у якому було нарахування відпускних не потрібно, так як дана ситуація не розглядається як помилка.

У випадку, коли працівник вносить суму надміру виплачених відпускних у касу (на рахунок) підприємства, то вона відображається у формі № 1ДФ зі знаком “–”.

Скачати Форму №1ДФ

ЄСВ. У таблиці 6 Звіту з ЄСВ сума утриманих відпускних відображається в одному рядку з зарплатою, якщо її вистачило.

Якщо було внесення надміру виплачених коштів працівником в касу підприємства, то заповнюються:

  • графа 10 – код “10”;
  • графа 11 – місяць, у якому нараховані відпускні;
  • графа 17 – сума відпускних зі знаком “–”.

Бухгалтерські проведення з утримання відпускних

По вищенаведеним прикладам 1 і 2 наведемо бухгалтерські проведення

До прикладу 1 (повне утримання відпускних з зарплати працівника):

Господарська операція

Дт

Кт

Сума

1

Нарахована зарплата за квітень 2019 року

92

661

10500,00

2

Утримана сума відпускних методом сторно*

[471]

[661]

-1964,70

 

або замість проведення 1 і 2, якщо підприємство не використовує забезпечення нарахування відпускних, рахунок 471:

нарахована зарплата за квітень 2019 року за мінусом суми утриманих відпускних (8535,30 = 10500 – 1964,70)

92

661

8535,30

 

 

 

 

 

3

Нарахована сума ЄСВ (= 8535,30×0,22)

92

651

1877,77

4

Утриманий ПДФО (= 8535,30×0,18)

661

641

1536,35

5

Утриманий військовий збір (= 8535,30×0,015)

661

642

128,03

Виплата зарплати:

6

Виплачена зарплата працівнику (=6870,92 = 8535,30–1536,35-128,03)

661

311

6870,92

7

Сплачений ЄСВ

651

311

1877,77

8

Сплачений ПДФО

641

311

1536,35

9

Сплачений військовий збір

642

311

128,03

До прикладу 2 (працівник вносить надміру виплачену суму в касу):

Господарська операція

Дт

Кт

Сума

1

Нарахована зарплата за квітень 2019 року

92

661

9500,00

2

Утримана сума відпускних методом сторно*

[471]

[661]

-1964,70

 

або замість проведення 1 і 2, якщо підприємство не використовує забезпечення нарахування відпускних, рахунок 471:

нарахована зарплата за квітень 2019 року за мінусом суми утриманих відпускних (7600 = 9500 – 1900)

92

661

7535,30

 

 

 

 

 

3

Нарахована сума ЄСВ (1657,77 = 7535,30×0,22)

92

651

1657,77

4

Утриманий ПДФО (1356,35 = 7535,30×0,18)

661

641

1356,35

5

Утриманий військовий збір (113,03 = 7535,30×0,015)

661

642

113,03

6

Працівник вніс різницю по відпускним в касу підприємства до виплати зарплати

301

661

52,08

Виплата зарплати:

7

Виплачена зарплата працівнику (= 7535,30 – 1356,35 – 113,03 + 52,08)

661

311

6118,00

8

Сплачений ЄСВ

651

311

1657,77

9

Сплачений ПДФО

641

311

1356,35

10

Сплачений військовий збір

642

311

113,03

logo
Потрібен цей файл?

 Зареєєструйтеся та скачуйте будь-які файли на порталі:

 ✔ бланки документів

 ✔ зразки заповнення бухгалтерських форм

 ✔ приклади наказів, положень, інструкцій, довідок

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
або зайти через соцмережі
Зареєструватися і скачати файл
Потрібен цей файл?

 Зареєєструйтеся та скачуйте будь-які файли на порталі:

 ✔ бланки документів

 ✔ зразки заповнення бухгалтерських форм

 ✔ приклади наказів, положень, інструкцій, довідок

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
або зайти через соцмережі
Зареєструватися і скачати файл
Навіть якщо вже знайшли відповідь на своє запитання...

...рекомендуємо дочитати статтю повністю, аби не впустити важливих нюансів саме для вас :)

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
або зайти через соцмережі
Зареєструватися і дочитати
×

Отримуйте найсвіжіші новини бухгалтерії у Messenger

 

Ми готуємо для вас найсвіжіші новини бухгалтерії. Отримуйте їх першими!

Підписатися на новини