Головбух

Утримання відпускних при звільненні

25 квітня 2019
7986
Середній бал: 0 із 5
Бухгалтер-експерт, кандидат економічних наук, м. Чернігів

Оформлення звільнення працівника може бути чималим клопотом для бухгалтера. І остаточний розрахунок може передбачати не тільки останні виплати працівнику, але й певні утримання. Сьогодні в консультації про утримання відпускних при звільненні 2019, як розрахувати їх суму та існуючі обмеження.

Відпускні при звільненні

Право на щорічну відпустку працівник “заробляє” з першого дня роботи на підприємстві. З цього дня починає свій відлік так званий “робочий” рік. За законодавством стандартна тривалість щорічної відпустки – 24 календарних днів, куди не входять святкові і неробочі дні. Виходить, що повні “24” працівник “заробляє” лише відпрацювавши повний рік, тобто 365 днів. Однак, протягом цього часу він може:

  • піти у щорічну відпустку повної тривалості – якщо відпрацював 6 місяців;
  • звільнитися.

Звільнитися працівник може, скориставшись правом на щорічну відпустку, так і ні. Через це при звільненні може виникнути 2 ситуації:

Відпускні та звільнення:

Компенсація відпускних

Утримання відпускних

фактично використані дні щорічної відпустки  < норми

(є невикористані дні щорічної відпустки)

фактично використані дні щорічної відпустки  > норми

(є незароблені дні щорічної відпустки)

Працівник не повною мірою чи взагалі не скористався правом на щорічну відпустку

Працівник використав дні відпустки понад зароблену норму

 Норма:

“Зароблені” дні відпустки  =  кількість днів, що дає право на відпустку ×24 / (365 – 11), де 11 – кількість святкових і неробочих днів за робочий рік 

Необхідність компенсації невикористаних днів щорічної відпустки

Необхідність утримати оплату незароблених днів щорічної відпустки, тобто суму надміру виплачених відпускних

Ситуація, коли “все співпало” і фактично використані дні щорічної відпустки відповідали відпрацьованим трапляється не часто, тому завжди є відхилення в ту чи іншу сторону.

При звільненні завжди виникає ситуація або необхідності компенсації, або утримання відпускних

Додамо, що правило “6 місяців” – це для звичайних працівників. Але ж є ще пільгові категорії, які можуть скористатися невідмовним правом на щорічну відпустку до закінчення 6-місячного терміну, які визначені ч. 7 ст. 10 Закону “Про відпустки” від 15.11.1996 р. № 504 (далі – Закон про відпустки). До них, наприклад, належать працівники, яким не виповнилося 18 років, інваліди, жінки з двома та більше дітьми віком до 15 років, а також жінки перед/після відпустки по вагітності і пологам та ін. випадки.

Розглянемо повернення відпускних при звільненні працівника.

Як розрахувати суму утримання відпускних?

Першим кроком нам треба розрахувати “зароблені” дні відпустки. Якщо по факту працівник був у відпустці більше, то:

  • знаходимо норму – “зароблені” дні відпустки;
  • находимо різницю в днях (“незароблені” дні відпустки = фактична кількість днів відпустки – “зароблені” дні відпустки);
  • знаходимо оплату по “незаробленим” дням: множимо “незароблені” дні відпустки на  середньоденну суму відпускних. Береться саме та середньоденна зарплата, яка використовувалися для розрахунку цих переплачених відпускних;
  • перевіряємо виконання обмеження щодо максимального розміру утримань з заробітної плати за ч. 1 ст. 128 КЗпП: 20% заробітної плати, яка належить до виплати працівнику (в особливих випадках – 50%).

В усіх розрахунках у кількості днів не враховуємо святкові і неробочі дні (див. приклад нижче).

Якщо працівник був у відпустці декілька разів, і таке можливо, то використовуємо середню саме по тій відпустці, коли виникло використання “незароблених” днів.

Приклад 1. Працівника було прийнято на роботу бухгалтером 23.07.2018 р. Відпрацювавши півроку він пішов у щорічну відпустку на 24 дні у лютому 2019 р. Середньоденна зарплата при виході у відпустку становила 327,45 грн. Нарахована сума відпускних 7858,80 грн (= 327,45×24).

24.04.2019 р. працівник звільнився. Сума нарахованої зарплати за квітень – 10500 грн.

Проводимо розрахунок:

  • кількість днів у періоді роботи на підприємстві (23.07.2018 – 24.04.2019) = 276 кал. днів. Кількість святкових і неробочих днів за даний період: 6 днів. Кількість днів, що дає право на відпустку = 276 – 6 = 270;
  • “зароблені” дні відпустки = 24×270/(365 – 11) = 24×270/354 = 18,31 ≈18 кал. днів;
  • “незароблені” дні відпустки = 24 – 18 = 6 кал. днів;
  • оплата “незароблених” днів відпустки –  327,45×6 = 1964,70 грн;
  • оплата “незароблених” днів відпустки за мінусом податків: 1964,70 – 1964,70×0,18 – 1964,70×0,015 = 1964,70 × 0,805 = 1581,58 грн;
  • перевіряємо обмеження (нарахована зарплата зменшена на суму податків): 10500×0,805×0,2= 1690,50 > 1581,58. Обмеження виконується.

Отже, сума відпускних, які необхідно утримати, – 1964,70 грн.

Документальне оформлення утримання відпускних

Законодавчою підставою проведення утримання відпускних з зарплати працівника є ст. пп. 2 ст. 127 КЗпП і ч. 1 ст. 22 Закону про відпустки. Для проведення утримання:

  • оформляємо розрахунок у вигляді бухгалтерської довідки;
  • оформляємо у керівника наказ про утримання відпускних при звільненні (зразок наведено нижче);
  • ознайомлюємо працівника письмово з розрахунком суми, яка належить йому до виплати при звільненні, у т.ч. й з самим утриманням відпускних (ч. 1 ст. 116 КЗпП).

Зразок наказу про утримання відпускних при звільненні

Зразок наказу про повернення коштів за відпустку може бути наступним:

Коли утримувати відпускні не можна?

Є працівники, по яким законодавчо заборонено проводити утримання відпускних (ст. 22 Закону про відпустку). Це звільнення працівника з таких причин:

  • призив на військову службу;
  • переведення на інше підприємство;
  • відмова від переведення на роботу в іншу місцевість;
  • ліквідація, реорганізація, скорочення штату;
  • невідповідність посаді через бракування кваліфікації чи невідповідний стан здоров’я;
  • 4-місячна тимчасова непрацездатність. Виняток – відпустка через вагітність і пологи (декрет);
  • поновлення на роботі іншого працівника, який обіймав дану посаду;
  • направленням на навчання;
  • вихід на пенсію;
  • смерть.

Наперед використана відпустка при звільненні таких працівників вважається законно оплаченою й не підлягає поверненню.

Які відпускні та пов’язані виплати не утримуються при звільненні?

При звільнення не підлягають утриманню:

  • сума нарахованої допомоги на оздоровлення, яка виплачується при виході у відпустку (лист Мінсоцполітики від 31.12.2015 р. № 618/014/91-15);
  • суми інших відпускних, які не належать що щорічної відпустки (відпустка на навчання, соціальні відпустки, наприклад, жінкам, які мають 2-х і більше дітей віком до 15 років тощо). 

Складні ситуації з утримання відпускних

Звичайно, що описана у вищенаведеному прикладі ситуація є ідеальною. На практиці можливі ж випадки:

  • сума утримання відпускних перевищує загальну суму виплати зарплати та інших виплат при звільненні;
  • сума утримання відпускних перевищує 20% зарплати нарахованої працівнику.

Що робити бухгалтеру? У першому варіанті нічого не залишається як вмовляти працівника повернути суму надміру нарахованих відпускних в касу або на банківський рахунок підприємства. Якщо працівник відмовляється, то можна подавати справу до суду або ж “простити” працівнику даний борг.

У другому випадку, щоб не порушувати КЗпП доведеться:

  • утримати відпускні в межах обмеження;
  • різницю вмовити працівника повернути до каси підприємства чи на банківський рахунок.

У такому випадку формально ч. 1 ст. 128 КЗпП дотримана.

Приклад 2. Та сама ситуація, що й у прикладі 1. Однак, Зарплата працівника у квітні – 9500 грн. Обмеження – 9500×0,805×0,2 = 1529,50 грн < 1581,58 грн.

У такому разі 1529,50  грн утримуємо з зарплати працівника (з податками це 1529,50/0,805 = 1900 грн), а різницю 52,08 грн (=1581,58 – 1529,50) нараховуємо як борг і просимо працівника внести в касу (на рахунок) підприємства.

Податкові наслідки утримання відпускних

ПДФО і форма № 1ДФ.  Якщо зарплати вистачає, то нічого не змінюється й остаточні суми ПДФО включаються до форми № 1ДФ того кварталу, в якому звільняється працівник. Подавати уточнюючий розрахунок за період, у якому було нарахування відпускних не потрібно, так як дана ситуація не розглядається як помилка.

У випадку, коли працівник вносить суму надміру виплачених відпускних у касу (на рахунок) підприємства, то вона відображається у формі № 1ДФ зі знаком “–”.

Скачати Форму №1ДФ

ЄСВ. У таблиці 6 Звіту з ЄСВ сума утриманих відпускних відображається в одному рядку з зарплатою, якщо її вистачило.

Якщо було внесення надміру виплачених коштів працівником в касу підприємства, то заповнюються:

  • графа 10 – код “10”;
  • графа 11 – місяць, у якому нараховані відпускні;
  • графа 17 – сума відпускних зі знаком “–”.

Бухгалтерські проведення з утримання відпускних

По вищенаведеним прикладам 1 і 2 наведемо бухгалтерські проведення

До прикладу 1 (повне утримання відпускних з зарплати працівника):

Господарська операція

Дт

Кт

Сума

1

Нарахована зарплата за квітень 2019 року

92

661

10500,00

2

Утримана сума відпускних методом сторно*

[471]

[661]

-1964,70

 

або замість проведення 1 і 2, якщо підприємство не використовує забезпечення нарахування відпускних, рахунок 471:

нарахована зарплата за квітень 2019 року за мінусом суми утриманих відпускних (8535,30 = 10500 – 1964,70)

92

661

8535,30

 

 

 

 

 

3

Нарахована сума ЄСВ (= 8535,30×0,22)

92

651

1877,77

4

Утриманий ПДФО (= 8535,30×0,18)

661

641

1536,35

5

Утриманий військовий збір (= 8535,30×0,015)

661

642

128,03

Виплата зарплати:

6

Виплачена зарплата працівнику (=6870,92 = 8535,30–1536,35-128,03)

661

311

6870,92

7

Сплачений ЄСВ

651

311

1877,77

8

Сплачений ПДФО

641

311

1536,35

9

Сплачений військовий збір

642

311

128,03

До прикладу 2 (працівник вносить надміру виплачену суму в касу):

Господарська операція

Дт

Кт

Сума

1

Нарахована зарплата за квітень 2019 року

92

661

9500,00

2

Утримана сума відпускних методом сторно*

[471]

[661]

-1964,70

 

або замість проведення 1 і 2, якщо підприємство не використовує забезпечення нарахування відпускних, рахунок 471:

нарахована зарплата за квітень 2019 року за мінусом суми утриманих відпускних (7600 = 9500 – 1900)

92

661

7535,30

 

 

 

 

 

3

Нарахована сума ЄСВ (1657,77 = 7535,30×0,22)

92

651

1657,77

4

Утриманий ПДФО (1356,35 = 7535,30×0,18)

661

641

1356,35

5

Утриманий військовий збір (113,03 = 7535,30×0,015)

661

642

113,03

6

Працівник вніс різницю по відпускним в касу підприємства до виплати зарплати

301

661

52,08

Виплата зарплати:

7

Виплачена зарплата працівнику (= 7535,30 – 1356,35 – 113,03 + 52,08)

661

311

6118,00

8

Сплачений ЄСВ

651

311

1657,77

9

Сплачений ПДФО

641

311

1356,35

10

Сплачений військовий збір

642

311

113,03

logo
Потрібен цей файл?

 Зареєєструйтеся та скачуйте будь-які файли на порталі:

 ✔ бланки документів

 ✔ зразки заповнення бухгалтерських форм

 ✔ приклади наказів, положень, інструкцій, довідок

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
або зайти через соцмережі
Зареєструватися і скачати файл
Потрібен цей файл?

 Зареєєструйтеся та скачуйте будь-які файли на порталі:

 ✔ бланки документів

 ✔ зразки заповнення бухгалтерських форм

 ✔ приклади наказів, положень, інструкцій, довідок

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
або зайти через соцмережі
Зареєструватися і скачати файл
Найцікавіше — далі!

Дочитайте до кінця, щоб не випустити нюансів, які важливі саме для Вас

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
Реєстрація за хвилину!
Зареєструватися і дочитати
×

Отримуйте найсвіжіші новини бухгалтерії у Messenger

 

Ми готуємо для вас найсвіжіші новини бухгалтерії. Отримуйте їх першими!

Підписатися на новини