Головбух

Списання палива на підприємстві

  • 8 квітня 2019
  • 10651
  • Середній бал: 0 із 5
Бухгалтер-експерт, кандидат економічних наук, м. Чернігів

Паливо та його списання є складною ділянкою бухгалтерського обліку, до якої завжди проявляє цікавість податкова, так як знає, що тут майже завжди можна “щось” знайти. В даному огляді мова піде про норми витрат пального, їх застосування, документальне оформлення, подорожні листи, акт на списання палива, проводки.

Норми витрат пального та їх необхідність

Акт на списання паливаСКАЧАТИ Зразок

Одразу відкинемо позицію тих, хто вважає, що норми витрат пального, які затверджені Мінтрансом, це не обов’язковий документ з рекомендаційним характером. Відштовхуватися будемо від позиції податкової. ДФС просто хоче, щоб підприємства застосовували ці мінтрансівські норми (див. хоча лист ДФС від 09.06.2015 р. № 11999/6/99-99-19-01-01-15). Вам цього не хочеться? Але тоді зверніть увагу на те, що:

  • взагалі без затверджених внутрішніх норм обійтися не вийде. На основі чого ви будете розробляти свої і як ви можете покластися на них як 100%-ковий документ перед ДФС?
  • якщо ДФС під час перевірки поставить під сумнів ваші власні норми і перерахує вам все по Наказу № 43, донарахувавши ПДВ та ще зв’язку “штраф + пеня”, то чи захочеться проходити досудове оскарження та/або подавати справу до суду? Так, судова практика свідчить про те, що суди в цьому питання ставали на сторону підприємств, але чи окупляться вам судові витрати й час у питанні судового визнання ваших норм у суперечці з ДФС?

Отже, Норми № 43 обов’язкові і треба їх дотримуватися. І стосуються вони не тільки підприємств, але й ФОП, в першу чергу, загальносистемникам, яким теж треба підтверджувати свої витрати.

Норми № 43 щодо витрат ПММ – обов’язкові для виконання всіма підприємствами і ФОП

Для довідки: Норми № 43, вони ж – мінтрансівські норми, – це документ виданий Мінтранспорту наказом від 10.02.1998 р. № 43. Він містить норми витрат ПММ на автотранспорті. Час від часу піднімаються питання про його обов’язковість через відсутність його реєстрації в Мін’юсті. Однак, сам Мін’юст офіційно відхрестився через  те, що він не реєструє технічні норми, а Норми № 43 саме такими і є. Крім того, Мінінфраструктури (колишній Мінтранс), що є держорганом і на який орієнтується й ДФС, заступався за свій документ – див. лист Мінінфраструктури від 17.02.2014 р. № 1545/25/10-14.

На що впливають норми витрат пального в оподаткуванні?

Одразу до суті справи: якщо підприємство витратило пальне понад норму, то навіть за наявності первинних документів щодо придбання і списання такого палива ці понаднормові витрати вважаються такими, що не стосуються господарської діяльності. Паливо було використано для власних потреб (звичайно, що довести факт того, що воно було “злито” іншим способом не вийде, тільки через норми). Отже, тоді:

  • треба нарахувати “компенсуюче” податкове зобов’язання з ПДВ у звітному періоді, в якому виникла понаднормова витрата (пп “г” п. 198.5 ПКУ). Сума такого зобов’язання = сумі податкового кредиту, що виник при придбання такого понаднормово витраченого палива, тобто базою нарахування ПДВ є вартість придбання понаднормового палива без ПДВ (п. 189.1 ПКУ);
  • зареєструвати відповідну податкову накладну.

Звіт про використання та запаси палива (місячна) БЛАНК

Понаднормові витрати пального викликають необхідність нарахування компенсуючого зобов’язання з ПДВ

Однак, понаднормові виплати палива не впливають на:

  • визнання витрат в обліку податку на прибуток. Справа в тому, податок на прибуток розраховується за правилами бухобліку, а там понаднормові витрати – це все одно витрати й ніяких податкових різниць теж з цього приводу не придумали. Отже, як у підприємства-малодоходника, так великодоходника загальної системи оподаткування нічого коригувати не потрібно. Дана позиція підтверджуються листом ДФС від 20.01.2017 р. № 20.01.2017 р. № 1186/6/99-99-02-02-15;
  • облік ПДФО та військового збору у працівників, що користуються транспортом підприємства. Справа в тому що вину водія (те, що він “злив” паливо) тут важко довести й податкова цим не займається (хіба що при значному перевищенні норм). Хіба що водій сам визнає свою вину у заяві й тоді можна визнати це паливо як додаткове благо, що підлягає оподаткуванню (код “126” у формі 1ДФ).

Понаднормові витрати палива не впливають на податок на прибуток

А от у ФОП-загальносистемника податкова може ще й просто не визнати його витрати, а через це збільшити чистий оподатковуваний дохід на суму понаднормових витрат пального, якщо він раніше такі визнавав. Відповідно зростають ПДФО та військовий збір, які має сплатити підприємець загальної системи оподаткування.

Виходячи з вищенаведеного логічно поставити наступне питання:

Чи треба норми неплатникам ПДВ та єдинникам?

За логікою, то ніби й ні, так як ПДВ їм не нарахуєш, а витрати у спрощенців 1-2 груп і 3 групи (5%) не враховуються. А сільськогосподарська 4 група – взагалі нараховуються податок з вартості землі. Так робити не треба. Поясним чому: норми № 43 виконують, в першу чергу, контрольну функцію, щоб водії не “зливали” паливо та інші ПММ. Якщо їх узагалі немає, то у ДФС розв’язуються руки вважати всі витрати пального понаднормативними. Особливо, ще  й при відсутності первинних документів з обліку та списання ПММ. На ваше оподаткування це не вплине, але оподаткувати усе паливо як додаткове благо для працівників з утриманням з їх зарплат ПДФО і військового збору тут уже буде можна.

Норми № 43 неплатникам ПДВ потрібні також, якщо вони найманих працівників-водіїв

Єдиний виняток – фізособи 1 група єдиного податку та спрощенці 2-3 групи, які не мають найнятих працівників. Тут уже облік ПММ їм не потрібен, так як податківцям донарахувати “щось” їм просто ні з чого. І за неведення бухобліку покарати теж не вийде, так як вони не підпадають під дію Закону про бухоблік.

Облік пального за талонами і картками

Списання палива на підприємстві
СІЧ Олегкерівник Об’єднаної редакції MCFR Головбух
Суть придбання талонів на пальне і так званих паливних карток одна — підприємство наперед сплачує продавцеві готівкові або безготівкові кошти, а фактично отримує пальне, коли заправляє автомобіль.

Коли все ж таки треба затвердити “свої” норми витрат пального?

Це все було про загальний випадок. Але у повсякденному житті бувають випадки, коли Норми № 43 просто не містять вашої господарської ситуації, а тому їх не застосуєш. Це наступні випадки:

  • придбали дуже новий автомобіль, інший транспортний засіб, який просто відсутній у мінтрансівських нормах;
  • переобладнали уже існуючий автомобіль, що є в мінтрансівських нормах, на ГБО (газобалонне обладнання). Норми № 43 витрати газу містять тільки по уже обладнаних з заводу на газ автомобілях, а так там треба користуватися спеціальним переведенням, наприклад бензин-зріджений нафтогаз рахується у пропорції 1:1,25 (лінійна норма 10 л бензину = 12,5 л газу/100 км);
  • провели певну модифікацію автомобіля і перейшли на якість більш екзотичні види палива чи почали використовували певні суміші палива з іншими горючими речовинами (наприклад, суміш “бензин + водень”, біопаливо, якимось чином змогли поставити електродвигун та інша екзотика);
  • автомобіль взагалі індивідуально виготовлений (переобладнаний з іншого транспортного засобу). Такого в принципі не може навіть бути в Нормах № 43.

Тимчасові норми списання ПММ затверджуємо внутрішнім наказом

Наголошуємо, що списувати пальне взагалі без норм тут можна. Виходи тільки три:

  • вводимо тимчасові норми на основі схожого технічно транспортного засобу з існуючих Норм № 43;
  • вводимо тимчасові норми на основі власних замірів витрачання пального. Для цього треба призначити комісію фахівців (водій, механік, інженер і т.д.) та провести заміри витрачання пального. Заміри – це коли заливають повний бак та їздять з певною швидкістю й дивляться, на скільки вистачить такого палива. Далі простою арифметикою можна порахувати лінійну норму витрачання пального. Наприклад, залили 5 л пального, якого вистачило на 50 км. Отже лінійна норма = 5/50×100 = 10 л/100 км. Звичайно, що по результатам таких експериментів треба оформити Акт у довільній формі (в основу можна взяти Додатки Е, Ж з Норм № 43);
  • звертаємося до науково-дослідного інституту Мінінфраструктури (це нова назва Мінтрансу) – ДержавтотрансНДІпроект. Вони розроблять вам індивідуальні норми витрат пального. Щоправда, за ваші гроші. Цей варіант єдиний при екзотичних автомобілях чи екзотичних видах пального та його сумішей. Якщо такий захід використовується для дуже нового автомобіля, то такі індивідуальні норми будуть діяти до появи офіційних в Нормах № 43.

До речі, любителям “всього свого”, хто вважає, що їх автомобілі “їдять” більше, ніж прописано в Нормах № 43: ви теж можете звернутися до ДержавтотрансНДІпроект. Можливо, для вас розроблять індивідуальні норми, якщо ви зможете обґрунтувати причини технічні причини таких перевитрат. Для ДФС такі органи, що розробив держорган – аргумент 100%. Наприклад, нові моделі авто більш економні, ніж їх попередники, а в Нормах № 43, наприклад, є тільки Ford Focus без указання покоління випуску.

Розробка індивідуальних норм НДІ Мінінфраструктури – легальний спосіб створити власні норми витрат палива

Для довідки: Норми № 43 враховують базовий лінійний пробіг автомобіля по різним маркам і різним видам палива (бензин, ДП, газ) та різні підвищуючі коефіцієнти: робота в холодних умовах, робота в міських умовах, використання причепа, маса вантажу тощо.

Документальне оформлення списання пального

І тепер до теж не менш головного, ніж норми витрат пального – це документи на списання палива. Немає документа – немає проводки. Це правило ніхто не відміняв. Але офіційні первинні документи на списання пального років 5 назад взяли та й відмінили. Але податкова все одно їх хоче. Ось такий жарт. У цьому можна переконатися у листі ДФС від 02.11.2015 р. № 23178/6/99-99-02-02-15.

Підприємствам не залишається нічого, як впроваджувати “свої” форми первинних документів, але роблять це знову ж на основі колишніх подорожніх листів. Подорожній лист – це єдиний документ, який може підвередити роботу автомобіля і такі технічні нюанси, як робочий пробіг, кількість палива до та після поїздки та кількість залитого палива. Заповнення здійснюється водієм на основі показників одометра та датчика рівня палива в автомобілі. Взяти його форму можна уже готову з “недіючих” нормативних документів:

  • наказ Мінтрансу від 29.12.1995 р. № 488/346 (вантажні автомобілі);
  • наказ Держкомстату від 17.02.1998 р. № 74 (легкові автівки).

Дані подорожні листи цілком можна модернізувати: прибрати зайві та ввести потрібні реквізити. Такі розроблені документи мають відповідати ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік. Єдине, що – перестаратися тут не варто, так як деякі реквізити можуть бути й потрібні. Наприклад, для пасажирських автобусів обов’язковим є медобстеження з відміткою у подорожній лист (за його наявності) і прибирати реквізит про лікаря таким підприємствам не треба (п. 4.6 Положення з наказу МОЗ від 31.01.2013  № 65).

Подорожні листи оформляються щодня. В кінці дні водії мають здавати їх на підприємство. Виняток, це тільки водії, робота яких носить роз’їзний характер. Вони уже здають подорожні листи, коли повернуться.

Чи треба ще щось? Подорожніх листів цілком достатньо. Нічого іншого можна уже не придумувати. Однак, як варіант, що можна провести узагальнення інформації подорожніх листів і скласти за місяць (тиждень) акт на списання палива. Такий зведений документ цілком доречний і полегшить бухгалтеру систематизувати існуючі подорожні листи. Але якщо автотранспорт підприємством використовується не часто, то ніякої потреби в актах на списання пального просто немає.

Акт на списання палива зразок:

Акт на списання палива

Встановлена Нормами № 43 лінійна норма списання бензину на легковий автомобіль Ford Focus (обсяг двигуна: 1 596 см3, бензин, 5 дв.-хетчбек) – 6,8 л / 100 км. Є наступні підвищувальні коефіцієнти:

  • робота в міських умовах – 15%;
  • робота в холодну пору року – 6%.

Автомобіль проїхав в січні 2019 р 180 км.

Сумарний підвищувальний коефіцієнт: 6 + 15 = 21%.

Норми витрати для такого автомобіля будуть: 0,01 × 6,8 × 180 км × (1 + 0,01 × 21) = 12,24 × 1,21 = 14,81 л.

Загальні формули до розрахунку витрати пального можна знайти в розділі 4 Норм № 43. 

Списання пального проводки

Типові бухгалтерські проведення зі списання палива будуть наступними:

Господарська операція

Дт

Кт

Сума

Звичайна витрат палива

Списання палива в межах Норм № 43 та затверджених підприємством тимчасових норм

23, 91, 92, 93

203

600,00

Списано понаднормову втрати ПММ

947

203

60,00

Нарахування компенсуючого зобов’язання з ПДВ за п. 198.5 ПКУ

947

641

12,00

Списання палива з визнанням вини водія та відшкодуванням ним втрати палива

Списана втрата палива

947

203

100,00

Нарахований дохід від компенсації збитків

375

746

120,00

Нараховано податкове зобов’язання з ПДВ ( = умовний продаж)

746

641

20,00

Утримана сума нестачі з зарплати працівника

661

375

120,00

Водій визнав “злив” палива, але не відмовився його компенсувати

Списано понаднормову витрату палива

947

203

100,00

Нараховано компенсуюче зобов’язання з ПДВ за п. 198.5 ПКУ

947

641

20,00

Утриманий ПДФО з використанням натурального коефіцієнта (=120×0,18×1,21951))

661

641

26,34

Утриманий військовий збір (= 60×0,015)

661

642

1,80

logo
Потрібен цей файл?

 Зареєєструйтеся та скачуйте будь-які файли на порталі:

 ✔ бланки документів

 ✔ зразки заповнення бухгалтерських форм

 ✔ приклади наказів, положень, інструкцій, довідок

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
або зайти через соцмережі
Зареєструватися і скачати файл
Потрібен цей файл?

 Зареєєструйтеся та скачуйте будь-які файли на порталі:

 ✔ бланки документів

 ✔ зразки заповнення бухгалтерських форм

 ✔ приклади наказів, положень, інструкцій, довідок

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
або зайти через соцмережі
Зареєструватися і скачати файл
Найцікавіше — далі!

Дочитайте до кінця, щоб не випустити нюансів, які важливі саме для Вас

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
Реєстрація за хвилину!
Зареєструватися і дочитати
×

Отримуйте найсвіжіші новини бухгалтерії у Messenger

 

Ми готуємо для вас найсвіжіші новини бухгалтерії. Отримуйте їх першими!

Підписатися на новини