Головбух

Розмір добових на відрядження

  • 4 квітня 2019
  • 1443
бухгалтер-експерт, кандидат економічних наук, м. Чернігів

Добові є тією виплатою, яка завжди асоціюється з відрядженням. Що це і як їх розрахувати? Розмір добових 2019, розрахунок добових на відрядження в Україні та за кордон – про все в сьогоднішній консультації.

Що таке добові

Добові витрати – це витрати, які відшкодовуються працівнику за дні відрядження та не потребують спеціального документального підтвердження. Вважається, що вони спрямовуються на його харчування та фінансування інших особистих потреб відрядженого працівника.

Звертаємо увагу, що добові ≠ зарплата за день відрядження. Добові не входять до складу фонду оплати праці (Інструкція № 5). Це впливає на наступне:

  • добові не оподатковуються як зарплата;
  • по ним не нараховується ЄСВ як на зарплату;
  • працівник окрім добових за дні відрядження ще й отримує зарплату, щоправда вона розраховується за дещо іншими правилами, ніж у звичайні робочі дні;
  • добові не підлягають індексації.

Це значить, що при складанні статистичної звітності, в якій є показник фонду оплати праці, наприклад, у Звіті з оплати праці (форма 1ПВ), добові до такої суми не включаються. Це ж саме стосується витрат на оплату праці у Звіті про фінансові результати. Добові в ньому – це рядок “Інші операційні витрати”.

Додамо, що дана консультація орієнтована на комерційні підприємства, ФОП та неприбуткові організації, крім бюджетних установ і тих підприємств, які утримуються з державного бюджету (повністю або частково). Для таких діють особливі правила, які виписані в Інструкції про службові відрядження…, наказ Мінфіну від 13.03.98 р. № 59 (далі – Інструкція № 59).

Скачати Посадову інструкцію головного бухгалтера

Коли добові не нараховуються?

Виплачувати добові – це обов’язок роботодавця. І виплачуються вони тільки в тому випадку, коли є трудові відносини. Нараховувати та виплачувати добові фізособам, які перебувають на договорах цивільно-правового характеру (ЦПХ), не можна. Взагалі в цих договорах слід уникати слова “добові”, “відрядження”, інакше такі відносини можуть бути визнані трудовими з відповідними штрафними санкціями з боку Держпраці.

Але є ще 2 випадки, коли добові не нараховуються й працівникам підприємства, тобто особам, які перебувають у трудових відносинах:

  • це працівники, робота яких носить роз’їзний характер;
  • працівники, які працюють на основі вахтового методу.

Вони не є відрядженими. Без сумніву, перші з них – роз’їзні працівники – несуть більші особисті витрати, ніж ті, які працюють “на місці”. Якщо роботодавець хоче врегулювати дане питання, то він має вдатися до інших форм компенсації, наприклад:

  • нарахування премії;
  • оплати праці за більшим окладом по таким посадам;
  • надбавки за роз’їзний характер роботи.

Такі питання вирішуються на рівні трудового договору з працівником.

Також відряджати найнятих працівників у відрядження мають право фізособи-підприємці. І зобов’язані тоді платити добові. Але відрядити “сам себе” підприємець не може, а тому і виплачувати добові також.

Відрядження працівників: як діяти у нетипових ситуаціях

Розмір добових на відрядження
Тетяна Нижник Експерт МСFR Головбух
Як діяти якщо все пішло не за планом: відрядження скасовують або подовжують, у поїздку направляють не лише своїх працівників… У бухгалтера голова піде обертом. Ми розклали по поличках усі правила документального оформлення нетипових відряджень - у консультації

Добові та харчування

Також добові ≠ харчування у день відрядження. Якщо працівник оплатив обід у вартості рахунку готелю, то віднімати цей обід з суми призначених йому добових не потрібно. Витрати на харчування в готелі не зменшують суму добових – це для звичайних підприємств (не бюджетників). Заспокійливим аргументом тут є абзац 2 пп. “а” пп. 170.9.1 ПКУ.

Якщо ж харчування було не в готелі, то воно взагалі не має оплачуватися працівнику. Якщо за наказом керівника воно було все ж таки оплачено, то, по-перше, його треба оподаткувати як додаткове благо, по-друге, добові знову залишаються без змін.

За загальним правилом сума добових залишається без змін при окремій оплаті харчування

Однак, все це тільки для загального випадку, тобто коли підприємство своїми внутрішніми правилами не прописало іншого – зменшення суми добових при оплаті харчування в готелі. Про дану ситуацію нижче.

СКАЧАТИ Зразок наказу про відрядження

Граничні норми добових на відрядження

Добові для звичайних підприємств законодавчо не мають мінімального/максимального рівня. Але не все так просто. Вони можуть бути будь-якими, але не нараховувати їх не можна і робити їх в 1 гривню теж. Чому? Занизький рівень добових означатиме, що порушуються трудові права працівника, так як сума має давати йому можливість покрити свої особисті потреби в харчуванні та іншому. Держпраці добові в 1 гривню можуть і не сподобатися.

Виходить, що  де ж та мінімальна сума, яка не викликатиме ні в кого претензій? Рекомендуємо її взяти з уже згаданого нами обліку добових для бюджетників. У бюджетників мінімальний розмір добових – 60 грн (Україна) та 25-50 євро (за кордон, в залежності від країни) (постанова КМУ від 02.02.2011 р. № 98, далі – Інструкція № 98). Встановлення суми добових менше цієї “бюджетної” норми вважається порушенням трудового законодавства у листі Мінсоцполітики від 21.12.2016 р. № 1732/0/101-16/28, тому не радимо з цим сперечатися.

Щодо високої оплати добових, то тут теж не все просто: є норма добових, яка визнається ПКУ. Це 10% мінімалки на 1 січня (Україна) та 80 євро (за кордон) (пп. “а” п. 170.9.1 ПКУ).  Підприємство може нараховувати більше, але тоді все що “зверху” підпадає під оподаткування як додаткове благо працівнику. Виходить наступна ситуація:

Визначаємо розмір добових 2019

Відрядження

Добові, що не оподатковуються

Добові з частковим оподаткування*** (теж можна, якщо потрібно)

Рекомендована мінімальна сума добових

Сума добових в межах податкових норм

Неоподатковувана норма за ПКУ

(2019 рік)

по Україні

60 грн

більше 60 до 417,30 грн

417,30 грн

понад 417,30 грн

за кордон

25-50 євро*

більше 25до 80 євро

80 євро**

понад 80 євро

* за переліком країн з Інструкції № 98;

** рахується за курсом НБУ за кожний день відрядження (лист ДФС від 30.07.2018 р. № 3313/6/99-99-15-02-02-15/ІПК);

*** оподатковуються у понаднормовому розмірі.

Як встановити розмір добових підприємству?

Враховуючи таку свободу визначення розміру добових, яку нам дає законодавство, слід подбати про належне документальне оформлення їх розміру. Якихось конкретних законодавчих вимог тут немає, але й не зробити цього теж не можна. Щоб ДФС не мала ніяких претензій щодо обґрунтованості розміру добових за день відрядження можна:

  • затвердити внутрішнім наказом по підприємству Положення по відрядження;
  • або видати окремий наказ про встановлення розміру добових.

Перший варіант кращий тим, що можна врегулювати й інші питання відряджень та використовувати його у ролі інструкції для працівників, які відряджаються. Вони тоді будуть ставити підписи про те, що ознайомлені/проінструктовані. Другий же варіант простіший.

Радимо розробити та затвердити внутрішнє Положення про відрядження з зазначеною в ньому сумою добових чи навіть різних варіантів їх призначення

Але це ще не всі можливі варіанти. В цілому можливим є затверджувати суми добових в самому наказі про відрядження. Однак, по-перше, це доведеться робити щоразу в індивідуальному порядку. По-друге, цей крок, хоча й не заборонений, але не може бути рекомендований на постійній основі. Чому? Якщо щоразу суми будуть різними, то у перевіряючих цілком може постати питання обґрунтованості їх розмірів. Чому в одному випадку працівнику вистачає цих грошей, а в іншому ні. Однак, не варто взагалі відкидати такий підхід, адже можна ним скористатися для відряджень за кордон, коли вони не носять систематичний характер й до деяких відряджень треба підійти індивідуально, враховуючи особливості країни чи певні нюанси середовища, в якому буде перебувати відряджений працівник.

Визначати суму добових в самому наказі про відрядження рекомендується тільки для відряджень за кордон, які не носять систематичний характер 

Добові у внутрішньому Положення про відрядження

Розберемо те, які можливості відкриває розробка внутрішнього Положення про відрядження щодо встановлення сум добових. Ідеальне положення має враховувати специфіку діяльності підприємства та куди та з якою метою найчастіше їздять його працівники. Можна затвердити як одну єдину, “середню” суму добових за один день у відрядженні по Україні (наприклад, 100 грн), так і створити цілу систему, “сітку” добових. Якщо з першим варіантом все зрозуміло, то можливості другого покажемо в таблиці:

Можливі ідеї для внутрішнього Положення про відрядження і добових

Можливі варіанти

Як реалізувати

Наприклад, сума добових

Базовий розмір

Розмір добових для “далеких” відряджень в межах області та інші області України.

100 грн

Різні суми добових, що залежать від регіону чи міста відрядження

Наприклад, встановити більші суми добових для відряджень у міста Київ, Львів, Одеса, Дніпропетровськ, Харків чи прикурортні міста, так як особисті витрати працівника в них будуть вищими (наприклад, 130% від базової суми).

Менші добові витрати встановити для відряджень в межах району (70% базової суми).

130 грн – міста мільйонники;

70 грн – в межах району

50% базового розміру за неповний день відрядження

Якщо працівник перебуває у відрядженні лише півдня, то чому б не зменшити суму відрядження?

50 грн якщо працівник вирушає у відрядження після 14:00.

50 грн, якщо працівник прибуває з відрядження до 14:00.

Зменшити добові, якщо було оплачено харчування в рахунку готелю

 

Схожу норму містить Інструкція № 59, то чому б її не запозичити у бюджетників? Можна:

  • 80% від розрахованої суми добових, для одноразового харчування;
  • 55% від розрахованої суми добових, для одноразового харчування;
  • 35% від розрахованої суми добових, для одноразового харчування.

Для відрядження в іншу область це буде:

  • 80 грн – якщо було одноразове харчування
  • 55 грн – якщо будо дворазове харчування;
  • 35 грн – якщо було триразове харчування в готелі.

Для працівників, які несуть представницькі витрати

Для працівників, які мають понести певні представницькі витрати, наприклад, харчування в дорогих ресторанах при укладанні господарського договору тощо, чому б легально не збільшити неоподатковувану суму добових? Наприклад, встановити їм добові:

  • 200% базового розміру при відрядженні в іншу область;
  • 300% базового розміру при відрядженні в м. Київ та інші міста-мільйонники.

Добові для “представницьких” працівників: 200 грн (область) і 300 грн (м. Київ) за один день.

Щодо відряджень за кордон, то можна застосувати щось схоже, – тут все залежить від специфіки країн, до яких відряджаються працівники.

Ще один нюанс: встановлювати різні суми добових в залежності від посад працівників не рекомендуємо, так як базові потреби у харчуванні в усіх людей однакові незалежно від посади. Краще скористатися ідеєю про “представницькі” витрати.

Якщо підвищили розмір добових в ПКУ, то норми Положення можна переглянути.

При складання наказу про відрядження працівника надалі можна посилатися на Положення про відрядження (“виплатити добові згідно п. 2 Положення про відрядження” і т.п.).

Добові та документальне підтвердження

Те, що добові є витратами, які не потребують документального підтвердження, – не зовсім правда. Однак, у визначенні на початку статті було додано: спеціального документального підтвердження. А це значить, що відсутній спеціальний документ, який підтверджував би добові. Якщо по інших витратах на відрядження все зрозуміло, є спеціальні документи: готель – рахунок готелю, проїзд – транспортний квиток, то тут такого одного документа немає. Але на практиці вони все ж таки є і не один. Нарахування добових підтверджують:

  • наказ керівника про відрядження, в якому визначаються період відрядження, з якого дня по який;
  • квитки на проїзд, надані працівником, які непрямо свідчать про те, в який день він фактично вибув у відрядження та повернувся з відрядження;
  • документи, які підтверджують виконання працівником певного завдання, яке пов’язане з господарською діяльністю підприємства, наприклад, укладений договір, привезений товар тощо.

У законодавстві для “не для бюджетників” про це ні слова. Але, у бюджетників це словосполучення – спеціальне документальне підтвердження – можна зустріти аж у двох документах: п. 15 розділу І Інструкції № 59 та в Інструкції по відрядженнях для військовослужбовців та СБУ (наказ СБУ від 03.10.2017 № 548). І, як і у випадку мінімального розміру добових, рекомендуємо звернути увагу на це всім, адже саме такої думки дотримується й ДФС, їм тут байдуже “бюджетник” ви чи ні (наприклад, лист податкової від 18.06.2011 р. № 11327/6/15-0516).

Добові все ж таки на практиці повинні мати певне документальне підтвердження, адже цього хочуть податківці

6 умов для визнання податківцями витрат ФОП на загальній системі

Розмір добових на відрядження
Віктор Онищенкобухгалтер, кандидат економічних наук, м. Чернігів
Визнання витрат підприємців відрізняється від звичайного бухгалтерського обліку підприємств. Це зумовлено тим, що доходи визнають на основі отриманої оплати. Податківці вимагають, аби при цьому одночасно дотримували шістьох умов, яких саме - у консультації

Оподаткування добових витрат

Добові витрати у звичайній ситуації, коли вони нараховані в межах податкової норми, не вважаються доходом працівника, а тому не оподатковуються. Ні ПДФО, ні військового збору, ні ЄСВ. Не відображаються вони взагалі і у формі 1ДФ.

Понаднормові добові. Але добові потрапляють під оподаткування у ситуаціях, коли:

  • добові нараховані понад добову норму пп. “а” п. 170.9.1 ПКУ, тобто для 2019 року склали більше 417,30 грн/день (Україна) чи 80 євро (за кордон);
  • добові нараховані за день, коли відрядження працівника за податковими правилами не визнається. Наприклад, у ситуації, коли працівник затримався на день-два чи більше у відрядженні без погодження цього з керівником, тобто це дні, які не покриваються наказом про відрядження і на них не було видано наказ про продовження відрядження. Сюди ж належить випадок, коли день початку відрядження та дата “виїзного” квитка не співали (те ж саме по завершенню відрядження);
  • працівник не подав авансовий звіт після повернення з відрядження у визначені терміни. Тоді вся сума добових стає понаднормовою;
  • відрядження не можна пов’язати з господарською діяльністю підприємства. Це уже випадок “прискіпливої” перевірки ДФС (про документальне оформлення добових див. вище).

У таких ситуаціях добові розглядаються як додаткове благо, що отримав працівник і в такій понаднормовій сумі підлягають оподаткуванню. Наприклад, добові були призначені 500 грн для поїздки в Київ. Тоді 417,30 грн не оподатковуються, а 82,70 грн за кожний  день мають бути оподатковані та відображені у формі 1ДФ. Це ж саме стосується оплати “самовільних” чи не відзвітованих днів відрядження.

Як же тоді оподатковуються добові? Так як і для будь-якого додаткового блага:

  • визначаємо базу нарахування ПДФО шляхом множення на  натуральний коефіцієнт (=1/(1–0,18) = 1,21951);
  • ПДФО рахуємо з попередньо визначеної бази за ставкою 18%;
  • військовий збір рахуємо з самої суми понаднормових добових за ставкою 1,5%.

Однак, у формі 1 ДФ, звертаємо увагу, такі понаднормові витрати по відрядженню йдуть не під кодом додаткового блага “126”, а під кодом “118”. ДФС формально їх не розглядає як “додаткове благо”, так як так як оподаткування базується на п. 170.9 ПКУ, а не п. 164.2 ПКУ, як усіх додаткових благ. Однак, суть та оподаткування в них однакові.

118 – код понаднормових добових у формі № 1ДФ

Сплатити такий ПДФО і ВЗ треба в день погашення заборгованості перед працівником за відрядженням, але не пізніше 30-го числа місяця, який наступає за останнім днем місяця, в якому були такі понаднормові добові і затверджений авансовий звіт (пп. 168.1.2 ПКУ, пп. 168.1.5 ПКУ).

Оподаткування понаднормових добових:

  • ПДФО = понаднормові добові ×1,21951×0,18.
  • ВЗ = понаднормові добові ×1,5%;
  • ЄСВ відсутній

ЄСВ на понаднормативні добові не нараховується на відміну від інших додаткових благ. Причина тут не в тому, що вони не входять до фонду оплати праці, а більше через те, що добові (у повному обсязі) згадуються у Переліку видів виплат, які не обкладаються ЄСВ з постанови КМУ від 22.12.2010 р. № 1170. Останнім документом і керується ДФС.

Більше корисного читайте в системі "EXPERTUS: Головбух"
Розмір добових на відрядження

Розрахунок добових витрат

Для розрахунку добових користуємося наступними правилами:

  • кількість днів відрядження рахуємо по наказу по відрядженню. Однак, перевіряємо, щоб дні початку та закінчення відрядження співпадали з датами відповідних транспортних квитків. Пріоритет мають саме транспортні квитки. Якщо відрядження відбувається на службовому автомобілі, то дана проблема знімається;
  • для розділення днів відрядження користуємося правилом “24:00”. Якщо за транспортним квитком вибуття у відрядження сталося о 23:57 28 березня, то саме 28 березня вважається початком відрядження, хоча всього на цей день припало 3 хвилини. Так саме і при прибутті;
  • мінімальна кількість днів відрядження – один день. Навіть якщо працівник був у ньому всього лише годину, зараховується вся доба;
  • вихідні, святкові, неробочі дні, якщо вони припали на дня відрядження за наказом – теж рахуються і по ним нараховуються добові;
  • якщо працівник затримався у відрядженні поза термін визначений наказом, то або видається наказ на продовження відрядження або по таким дням добові не нараховуються;
  • якщо день прибуття з відрядження співпадає з днем вибуття в нове відрядження (накладка), то такий день рахується тільки один раз і добові нараховуються один раз, а не двічі. До якого з відряджень – минулого чи нового – віднести такий день уже справа бухгалтера. Якщо до минулого, то тривалість нового відрядження треба зменшити на один день і навпаки. Роз’яснення у листі Мінфіну від 20.01.2007 р. № 31-18030-07-10/854.

Розрахунок добових на відрядження за кордон

Розрахунок добових по закордонних відрядженнях має наступні особливості:

  • час проїзду по території України рахується за нормами внутрішньоукраїнських добових;
  • час проїзду по території за кордоном – за нормами перебування на території країни;
  • при закордонному відрядженні внаслідок коливань курсу валюти сума авансу виявилася більшою, ніж сума добових витрат за кожний день за курсом НБУ.

Наприклад, працівник отримав 800 євро на 10 днів перед виїздом як добові (курс 33 грн/євро). Однак, курс євро впав на 2 грн з 7-го дня відрядження до 31 грн/долар. За 4 дні це буде 2×80×4 = 640 грн. Цю суму треба або отримати від нього назад у гривні при складанні авансового звіту, або оподаткувати як додаткове благо.

Однак, що вважати цим часом і з якого моменту включаються “закордонні” добові витрати? ДФС у своєму роз’ясненні в 103.17 ЗІР знову згадує “бюджетну” Інструкцію № 59, вимагаючи користуватися нею всім. Правила тут такі:

  • “закордонний” розмір добових включається з моменту посадки на транспортний засіб, який ввіз працівника до іноземної держави;
  • “внутрішньоукраїнський” розмір добових включається, коли відбувається перша пересадка на транспортний засіб (або зупинка в готелі) на території України;
  • якщо пересадка та вибуття (прибуття) відбуваються в один день, то теж працює “закордонний” розмір добових.

Отже, якщо пересадок (зупинок) на території України не було, то повністю все відрядження оплачується за закордонними нормами.

Приклад 1 (пересадка і вибуття в один день). Працівник їде з м. Чернігова до м. Варшава (Польща). Він вибув 12.07.2019 р. з м. Чернігова і у цей же день пересів на автобус у м. Києві, який доставив його на територію Польщі 14.07.2019 р. Усі 3 дні (12.07 – 14.07) рахуються за закордонними добовими.

Приклад 2 (день пересадки і день вибуття різні). Працівник був направлений з м. Чернігова до м. Варшава (Польща). Він вибув 12.07.2018 р. з м. Чернігова і у цей же день пересів на поїзд у м. Києві, який доставив його до м. Львова уже на наступний день – 13.07.2018 р. У Львові – пересадка на автобус, що прямував на територію Польщі, куди він прибув 14.06.2018 р. У такій ситуації:

  • 1 день (12.07.2018 р.) рахується за українською нормою (417,30 грн);
  • 2 дні (13.07–14.07) рахується за закордонною нормою (80 євро).

Підписка на статті

Підпишіться на розсилку, аби не пропустити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. Ми триматимемо вас в курсі всіх податкових подій!

Освітні заходи
Перевірте свої знання та здобудьте нові
Взяти участь
Інтернет-магазин
Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями щодо передплатиі станьте нашим читачем просто зараз
Ми в соцмережах
Потрібен цей файл?

 зареєєструйтеся та скачуйте будь-які файли на порталі:

 ✔ бланки документів

 ✔ зразки заповнення бухгалтерських форм

 ✔ приклади наказів, положень, інструкцій, довідок

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
І отримати доступ на сайт Знадобиться лише хвилина!
Скачати файл
Можливо ви вже отримали відповідь на своє запитання...

...але ми рекомендуємо дочитати статтю повністю, аби не впустити важливих нюансів саме для вас :)

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
І отримати доступ на сайт Знадобиться лише хвилина!
Зареєструватися
×

Отримуйте найсвіжіші новини бухгалтерії у Messenger

 

Ми готуємо для вас найсвіжіщі новини бухгалтерії у випусках відеоновин. Отримуйте їх першими!

Підписатися на новини