Головбух

Резерв отпусков

  • 1 квітня 2019
  • 152
Бухгалтер-експерт, кандидат економічних наук, м. Чернігів

Всё о начислении резерва отпусков, о том, как отразить резерв отпусков в бухгалтерском учёте, как его корректировать и облагать налогом.

Резерв отпусков в бухгалтерском учёте

Обеспечение оплаты отпусков - это обязательство по оплате отпусков, неопределённое во времени и сумме. Такое определение ему можно дать на основе п. 4 П(С)БУ 11 "Обязательства". Неопределённость заключается в том, что работник может воспользоваться своим правом на отпуск практически в любой период года и точная сумма отпускных заранее неизвестна, так как определяется его прошлым заработком.

Резерв отпусков в бухгалтерском учёте имеет следующий вид:

  • ежемесячно начисляются затраты на создание обеспечения как определённый процент от общих расходов на оплату труда предприятия в данном месяце;
  • начисление отпускных перед уходом работника в отпуск осуществляется уже за счёт обеспечения, таким образом, расходов по данной операции предприятие уже не несёт.

Конечно, определённый порядок вносит составленный график ухода в отпуск, но этого недостаточно и в нём могут быть изменения.

Для чего требуется обеспечение на оплату отпусков

Обеспечение на выплату отпусков работникам выполняет следующие функции:

  • распределяет расходы предприятия равномерно в течение года. Это является проявлением принципа соответствия доходов и расходов по ст. 4 Закона Украины "О бухгалтерском учёте и финансовой отчётности в Украине" от 16.07.1999 г. (далее Закон о бухучёте).  Как известно, пик отпусков приходится на лето, а значит, в случае отсутствия обеспечения, происходит и рост расходов в месяце начисления отпускных . Особенно это важно при переходящих отпусках, например, когда работник уходит в отпуск в конце мая, а выходит в середине июня или даже июля. Начисление и выплата отпускных тогда происходит в мае (а следовательно и рост расходов, если нет обеспечения). В июне же, наоборот, за дни отпуска работник не получает зарплату и расходов за этот промежуток времени нет. Это и есть несоответствие расходов по периодам, которое устраняет обеспечение ("Как начисляются отпускные");
  • резервирует прибыль для оплаты отпускных. В общем случае право на отпуск возникает после 6 месяцев непрерывной работы и работник или воспользуется таким правом, или получит компенсацию оплаты отпуска при увольнении. Таким образом, данные расходы являются неизбежными и при отсутствии обеспечения завышается реальная нераспределённая прибыль предприятия, что может привести к выводу избыточных средств, например, при выплате дивидендов. Именно поэтому данное обеспечение иногда называют резервом оплаты отпусков. Создание обеспечения является проявлением принципа осмотрительности ст. 4 Закона о бухучёте.

Если же говорить о расходах за год в целом, то как при создании обеспечения отпускных, так и при его отсутствии они должны быть практически одинаковыми.

Обязательность обеспечения отпусков

Начисление обеспечения в общем случае является обязательным. Его требуют сразу 2 стандарта: п. 13 П(С)БУ 11 и п. 7 П(С)БУ 26 «Выплаты работникам». Последний отмечает, что "выплаты за неотработанное время, подлежащие накоплению, признаются обязательством через создание обеспечения в отчётном периоде." К таким расходам относятся расходы, право на получение которых работником может быть использовано в будущих периодах, чем и являются отпускные. Об обязательности создания обеспечения неоднократно напоминали также в Минфине:

И всё же есть исключения.

Расчет отпускных:

Кто может не начислять обеспечение оплаты отпусков

П(С)БУ 25 "Финансовый отчёт субъекта малого предпринимательства" даёт возможность не начислять обеспечение оплаты отпуска таким предприятиям (п. 8 раздела I)

  • субъектам малого предпринимательства (то есть малым и микропредприятиям), которым разрешено вести упрощённый бухучёт доходов и расходов в соответствии с налоговым законодательством. Ими сегодня являются только юрлица плательщики единого налога 3 группы (ч. 3 п. 44.2 НКУ). Напоминаем, что малое предприятие - это соответствие не менее 2-м критериям: балансовая стоимость активов - до 4 млн евро; чистый доход от реализации продукции (товаров, работ, услуг) - до 8 млн евро; среднее количество работников - до 50 человек (ч. 2 статьи 2 Закона о бухучёте);
  • всем микропредприятиям (независимо от системы налогообложения).  К ним, напомним, относятся предприятия, показатели которых соответствуют не менее 2-м из следующих критериев: балансовая стоимость активов - до 350 тыс. евро; чистый доход от реализации продукции (товаров, работ, услуг) - до 700 тыс. евро; среднее количество работников - до 10 человек (ч. 2 статьи 2 Закона о бухучёте).

Это именно право не начислять, а не запрет. Данные предприятия могут создавать обеспечение, если считают это необходимым. Обязательно надо только указать об этом в приказе об учётной политике.

Под какие отпуска создаётся обеспечения

В общем случае обеспечение создаётся под:

  • основной ежегодный отпуск;
  • дополнительный отпуск за работу с вредными и тяжёлыми условиями труда;
  • дополнительный отпуск за особый характер труда;
  • другие ежегодные дополнительные отпуска, предусмотренные законодательством;
  • отпуска работникам, имеющим детей или совершеннолетнего ребёнка - инвалида с детства подгруппы А І группы.

Все данные отпуска являются выплатами за неотработанное время, право по которым накапливается.

Обеспечение не создаётся под такие отпуска:

  • дополнительный учебный отпуск;
  • творческий отпуск;
  • отпуск в связи с беременностью и родами (декретный отпуск)
  • отпуск в связи с усыновлением ребёнка;
  • отпуск для подготовки и участия в соревнованиях.

Данные отпуска подпадают под такие, право на которые не накапливается, право на них не распространяется на будущие периоды (п. 3 П(С)БУ 26). Трудно предусмотреть необходимость предоставления таких отпусков, например, в связи с беременностью и родами или усыновлением. Право на них не накапливается, так как после прохождения соревнований, сдачи сессии или защиты дипломной работы оно теряется. Согласно п. 7 П(С)БУ 26 такие выплаты признаются обязательством в том периоде, в котором время отсутствия работника на работе подлежит оплате. Одновременно признаются и расходы.

Резерв отпусков - расчёт

Резерв на оплату отпусков рассчитывается по следующему алгоритму:

1. На начало года определяем плановый фонд оплаты труда (ФОТ) и плановые отпускные на год.

Плановый ФОТ определяем на основе выплат, относящихся к фонду оплаты труда, других поощрительных и компенсационных выплат. Также считаем, что его надо рассчитывать без учёта отпускных, так как при определении месячного обеспечения мы используем расходы на оплату труда без суммы отпускных. Плановый ФОТ определяется на основе количества работников предприятия, их должностных окладов, данных по увеличению производства и т.п. Также можно взять прошлогодний с корректировкой на рост окладов, минимальной зарплаты и т. п. Всё зависит от конкретного предприятия и специфики его деятельности.

Плановые отпускные рассчитать можно на основе формулы:

Плановые отпускные

=

Плановая средняя зарплата за 1 кал. день

×

Плановое среднее количество кал. дней ,

отпуска


Плановая средняя зарплата за 1 кал. день определяется на основе планового ФОТ и количества календарных дней в году (365) и количества праздничных и нерабочих дней согласно КЗоТ (11):

Плановая средняя зарплата за 1 кал. день

=

Плановый ФОТ

(365 – 11)


Относительно планового среднего количества кал. дней отпуска, то помним, что ежегодный основной отпуск имеет продолжительность не более 24 кал. дней (ст. 6 Закона Украины "Об отпусках" от 15.11.1996 г. № 504). Отдельные группы работников определённых отраслей имеют отпуск большей продолжительности. Работники, имеющие детей получают дополнительный отпуск продолжительностью 10 кал. дней. Например, если предприятие имеет 15 работников с общей продолжительностью отпуска 24 кал. дня и 9 работников с продолжительностью 34 кал. дня, то средняя будет: (24×15+34×9)/(15+9) = 27,75 кал. дней.

2. В начале года определяем коэффициент резервирования. Он рассчитывается один раз и используется весь год. Им должно быть отношение годовой плановой суммы оплаты отпусков к общему запланированному фонду оплаты труда ФОТ:

Коэффициент резервирования

=

Плановые отпускные

Плановый ФОТ


3. В конце месяца после начисления заработной платы определяем сумму обеспечения отпускных по формуле:

Обеспечение отпусков за месяц

=

Заработная плата за месяц

×

Коэффициент резервирования

×

Коэффициент ЕСВ


Заработная плата за месяц берём только суммы заработной платы. Относительно коэффициента ЕСВ, то он равен:

  • 1.22 - в общем случае;
  • 1.0841 - по фонду оплаты труда инвалидов.

Если на предприятии работают инвалиды рекомендуем обеспечение и сам коэффициент резервирования считать по ним отдельно.

Теперь подкрепим приведённые формулы примером.

Пример расчёта резерва отпусков 1. Предприятие имеет 24 работника, для которых средняя продолжительность отпуска 27,75 кал. дней (см. расчёт выше). Плановый ФОТ в 2018 г. составляет 2880000 грн. Расходы на оплату труда в мае 2018 г. составили:

  • административный персонал - 70000 грн;
  • сбытовой персонал - 160000 грн.

Тогда, плановая средняя зарплата в 2018 году составляет: 2880000/(365-11) = 8135,59 грн.

Плановые отпускные: 8135,59×27,75 = 225763 грн.

Коэффициент резервирования = 225763/2880000 = 0,0784.

Обеспечение отпусков в мае:

  • административный персонал: 70000×0,0784×1,22 = 6695,36 грн;
  • сбытовой персонал: 160000×0,0784×1,22 = 15303,68.

В виде бухгалтерских проводок ситуация в мае имеет следующий вид:

Содержание операции

Дт

Кт

Сумма

1

Начислена зарплата административному персоналу

92

661

70000,00

2

Начислена зарплата сбытовому персоналу

93

661

160000,00

3

Начислен ЕСВ по административному персоналу (=70000×0,22)

92

651

15400,00

4

Начислен ЕСВ по сбытовому персоналу (=160000×0,22)

93

651

35200,00

5

Начислено обеспечение оплаты отпусков административного персонала

92

471

6695,36

6

Начислено обеспечение оплаты отпусков сбытового персонала

93

471

15303,68


Если в июне директор уйдет в отпуск и ему будет насчитано 20000 грн отпускных, то проводки будут иметь вид:

Содержание операции

Дт

Кт

Сумма

1

Начислены отпускные директору за счёт обеспечения

471*

661

20000,00

2

Начислен ЕСВ на отпускные директора (=20000×0,22)

471*

651

4400,00

3

Удержан НДФЛ отпускных  (20000×0,18)

661

641

3600,00

4

Удержан ВС с отпускных  (20000×0,015)

661

642

300,00

5

Выплата отпускных директору (=20000-3600–300)

661

311

16100,00

* Если бы обеспечения не было, был бы 92 счёт. Также 92 счёт используется в случае, если суммы обеспечения не хватает.

Резерв отпусков в балансе

Предприятия также должны своевременно корректировать обеспечение выплат отпусков в балансе, в частности:

  • в конце квартала при составлении квартального баланса. Пересматриваются только условия расчёта коэффициента резервирования. Например, могла измениться внеплановая минимальная зарплата и пересчитаны оклады работников. Остаток обеспечения в таком случае не изменяется;

  • в конце года, когда проведена инвентаризация резерва отпусков, как того требует п. 8.2 раздела III Положения об инвентаризации активов и обязательств (приказ Минфина от 02.09.2014 г. № 879). По результатам возможен пересмотр остатка обеспечения и его корректировка.

Согласно уже упомянутому Положению об инвентаризации остаток обеспечения на выплату отпусков по состоянию на конец отчётного года должен определяться по расчёту, основанному на количестве дней неиспользованного ежегодного отпуска и среднедневной оплате труда работников. Проводится инвентаризация резерва отпусков в период до 2-х месяцев до даты составления годового баланса (п. 10 раздела I Положения об инвентаризации).

Расчёт необходимого остатка обеспечения в таком случае можно осуществить по формуле:

Остаток обеспечения отпусков

=

Зарплата за 12 месяцев

×

Неиспользованные дни отпуска

×

Коэффициент ЕСВ

365 – 11 – Кн


В формуле Кн - это количество неотработанных работниками в течение 12 месяцев дней по уважительным причинам, в течение которых за ними не сохранялся заработок, например, дни отпуска за свой счёт.

Пример расчёта резерва отпусков 2. Предприятие проводит инвентаризацию обеспечения в октябре 2018 г. 2 работника из админперсонала не полностью использовали ежегодный отпуск - всего по ним 20 дней. Зарплата работников за период ноябрь 2017 г. - октябрь 2018 г. составляет 240000 грн. Октябрь 2018 г. включено в расчёт, так как данное обеспечение должно действовать для периода ноябрь-декабрь 2018 г. Один из сотрудников за данный период был в отпуске за свой счёт 15 кал. дней.

Расчёт остатка обеспечения имеет вид: 240000/(365-11-15)×20×1,22 = 17274,34. Однако, остаток обеспечения составляет 18500 грн. Необходимо уменьшить обеспечение на сумму: 1225,66 грн (=18500-17274,34).

Содержание операции

Дт

Кт

Сумма

1

Уменьшение обеспечения методом “красное сторно”

[92]

[471]

-1225,66

Альтернативный вариант:

2

Уменьшение обеспечения через увеличение другого операционного дохода*

471

719

1225,66

* Субсчёт 719 также используется при корректировке резерва сомнительных долгов.

Если же надо было бы наоборот, доначислить обеспечение, то это осуществляется стандартными бухгалтерскими проводками по начислению резерва отпусков 2018 типа Дт 92 Кт 471.

Налогообложение обеспечения оплаты отпусков

Относительно налогообложения начисления обеспечения выплат отпусков, то здесь всем налогоплательщикам повезло - оно признаётся в налоговом учёте:

у плательщиков налога на прибыль, которые являются "малодоходниками" - финрезультат формируется по данным бухучёта;

  • у плательщиков налога на прибыль, которые учитывают налоговые разницы - согласно п. 139.1 НКУ корректировки по обеспечениям (резервам) расходов на выплату отпускных и других выплат, связанных с оплатой труда, и уплату ЕСВ, начисленный на такие выплаты, не используется;
  • у плательщиков единого налога - вообще не влияет на объект налогообложения.

Ответственность за несоздание обеспечения

Из вышеприведённого можно сделать выводы,  что не создавая обеспечение оплаты отпусков предприятие нарушает правила бухучёта. Но ответственность здесь только административная (ст. 1642 КУоАП):

  • обнаружение нарушения впервые - штраф от 136 до 255 грн;
  • повторное обнаружение в течение года - штраф от 170 до 340 грн.

Как видим, суммы незначительны. Кроме того, наложить данный штраф может только Государственная аудиторская служба, которая проверяет только бюджетные организации и коммерческие предприятия, которые получают средства из бюджета или сотрудничают с бюджетными учреждениями.

В отношении представителей ГФС, то существует определённый риск, что они могут указать на то, что начисление отпускных без обеспечения увеличивает в данном месяце расходы. Однако, данный факт ещё нужно доказать, так как сумма отпускных, которые были отнесены на расходы напрямую, может оказаться не более суммы, которая туда бы попала через начисление обеспечения, если бы оно было создано, как этого требуют П(С)БУ. Поэтому штраф здесь вряд ли грозит.

Обеспечение оплаты отпусков в финансовой и налоговой отчётности

В налоговой отчётности начисление обеспечения не отображается никак, так как оно "растворяется" в общем финрезультате до налогообложения.

Относительно финансовой отчётности, то его остаток следует приводить в стр. 1660 "Текущие обеспечения" Отчёта о финансовом состоянии за НП(С)БУ 1 и стр. 1595 "Раздел II" в упрощённом балансе по П(С)БУ 25 (формы 1-м, 1-мс).

Підписка на статті

Підпишіться на розсилку, аби не пропустити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. Ми триматимемо вас в курсі всіх податкових подій!

Освітні заходи
Перевірте свої знання та здобудьте нові
Взяти участь
Інтернет-магазин
Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями щодо передплатиі станьте нашим читачем просто зараз
Ми в соцмережах
Потрібен цей файл?

 зареєєструйтеся та скачуйте будь-які файли на порталі:

 ✔ бланки документів

 ✔ зразки заповнення бухгалтерських форм

 ✔ приклади наказів, положень, інструкцій, довідок

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
І отримати доступ на сайт Знадобиться лише хвилина!
Скачати файл
Навіть якщо вже знайшли відповідь на своє запитання...

...рекомендуємо дочитати статтю повністю, аби не впустити важливих нюансів саме для вас :)

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
Зайти через соцмережі
Зареєструватися і дочитати
×

Отримуйте найсвіжіші новини бухгалтерії у Messenger

 

Ми готуємо для вас найсвіжіші новини бухгалтерії. Отримуйте їх першими!

Підписатися на новини