Головбух

Коли подорожній лист не обов’язковий

  • 22 березня 2019
  • 1248
Експерт МСFR Головбух

Підприємства не зобов’язані виписувати водіям подорожні листи за типовою формою. Та чи можна взагалі не підтверджувати робочий час водія, списання палива й амортизацію авто? Відповідь знає експерт

На вимогу поліцейського водій має пред’явити для перевірки:

Отже, водія як легкового, так і вантажного автомобіля не оштрафують за те, що у нього немає подорожнього листа (ст. 126 Кодексу України про адміністративні правопорушення; КпАП). Утім, не все так однозначно.

Для чого складати

Первинний документ, що фіксує факт проведення господарської операції, — це підстава відобразити її в бухобліку (ч. 1 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIVдалі — Закон про бухоблік). Тож документувати маршрут автомобіля все-таки доведеться. Наразі для цього є чотири причини.

Перша. Щоб не нараховувати умовний ПДВ на пальне.

Подорожній лист підтвердить, що пальне використали у господарській діяльності. Але за умови, що правильно сформулюєте в ньому мету поїздки — вона має бути пов’язана з господарською діяльністю підприємства.

Господарська діяльність має бути пов’язана з виробництвом та/або реалізацією товарів, виконанням робіт, наданням послуг і спрямована на отримання доходу (пп. 14.1.36 Податкового кодексу України; ПК).

Мета і маршрут поїздки, зазначені у подорожньому листі, — єдині докази, що підтвердять право підприємства не нараховувати умовний ПДВ на використане пальне за пунктом 198.5 ПК.

Друга. Щоб не нараховувати додаткове благо.

Якщо не підтвердите зв’язок поїздки з господарською діяльністю, не зможете довести, що водій використав його не для власних потреб. Тобто використане пальне буде для нього додатковим благом.

Третя. Щоб підтвердити зарплату водія.

Зарплату водіям нараховують за годинними тарифними ставками за відпрацьований час. Подорожній лист — доказ того, що водій працював на маршруті.

Четверта. Щоб амортизувати авто у податковому обліку.

З метою оподаткування податком на прибуток під час розрахунку амортизації на автомобіль також маєте підтвердити, що використовували його у господарській діяльності. Податківці зауважили: якщо основні засоби чи нематеріальні активи не призначені для використання у господарській діяльності, у податковому обліку амортизацію на них не нараховуйте (ЗІР, категорія 102.05).

Покроковий алгоритм дій у журналі "Головбух"
Коли подорожній лист не обов’язковий

За якою формою складати подорожній лист 2019

На підставі подорожніх листів бухгалтери відображають в обліку витрати на авто. Але типова форма подорожнього листа давно скасована. За якою ж формою його складати? Розглянемо, що кажуть з цього приводу Мінінфраструктури та ДФС.

позиція Мінінфраструктури

Мінінфраструктури наголосило: подорожній лист вантажного автомобіля застосовують:

  • для обліку роботи автомобіля і водія та складання статистичних звітів. Саме у подорожньому листі ставлять позначки про технічний стан авто і стан здоров’я водія. За випуск на лінію транспортних засобів без медогляду водія та контролю технічного стану автомобіля посадових осіб підприємства оштрафують за статтею 128 КпАП;
  • як первинний документ для бухгалтерського та податкового обліку господарських операцій, пов’язаних з перевезенням вантажів. Він підтвердить, зокрема, витрати на пально-мастильні матеріали.
Мінінфраструктури радить оптимізувати типову форму подорожнього листа.

Міністерство дійшло висновку: скасовувати типову форму № 2 «Подорожній лист вантажного автомобіля», затверджену наказом Мінтрансу та Мінстату від 29.12.1995 № 488/346, недоцільно. Позаяк її використовують для обліку робочого часу водія, витрат та списання палива. Однак типову форму подорожнього листа доцільно оптимізувати (лист Мінінфраструктури від 20.11.2012 № 25/3717-12).

СКАЧАТИ БЛАНК Типової форми № 2-ТН "Подорожній лист вантажного автомобіля"затверджено наказом Мінтрансу та Мінстату від 29.12.1995 № 488/346

позиція ДФС

Податківці підтверджують, що закон не передбачає типової форми подорожнього листа легкового автомобіля. Тому радять використовувати зручну для обліку форму первинного документа.

Затвердьте її наказом про облікову політику підприємства. Зважайте, що подорожній лист має містити всі ознаки первинного документа. У ньому мають бути відомості про господарську операцію та підтвердження, що її провели (листи ДФС від 09.06.2015 № 11999/6/99-99-19-01-01-15, від 02.11.2015 № 23178/6/99-99-19-02-02-15).

Якщо форму подорожнього листа розробили самі, затвердьте його наказом про облікову політику підприємства.

Як оптимізувати бланк подорожнього листа

Щоб підтвердити зв’язок використання авто чи витрат на пальне з господарською діяльністю, недостатньо формальної наявності подорожніх листів (постанова ВГСУ від 23.08.2017 у справі № 903/165/17). Щоб подорожні листи мали юридичну силу та доказовість, їх реквізити мають відповідати вимогам, встановленим для первинних документів.

Документувати господарські операції можна за допомогою самостійно виготовлених бланків, але вони мають містити обов’язкові реквізити (п. 2.7 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 № 88).

Нагадаємо перелік обов’язкових реквізитів первинних документів:

  • назва, дата і місце складання;
  • назва підприємства, від імені якого його склали;
  • зміст господарської операції;
  • одиниця виміру господарської операції;
  • посади осіб, відповідальних за проведення і правильність оформлення господарської операції;
  • особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у господарській операції (ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік).

Отже, від типової форми подорожнього листа можна відійти. Головне, маршрутний лист містив всі обов’язкові реквізити первинного документа. Інакше для обліку він не підійде.

Передрейсовий медогляд водіїв обов’язковий лише для перевізників (п. 1.4 Положення про медичний огляд кандидатів у водії та водіїв транспортних засобів, затвердженого наказом МОЗ та МВС від 31.01.2013 № 65/80). Тож якщо ви не перевізник, вилучіть графу для підпису та печатки лікаря. Для обліку вона не потрібна.

Автомобільний перевізник — фізична або юридична особа, яка здійснює на комерційній основі чи за власний кошт перевезення пасажирів або вантажів транспортними засобами (ст. 1 Закону про автомобільний транспорт).

Додайте у формі подорожнього листа додаткові рядки для записів про мету поїздки та детальний опис маршруту автомобіля. У подорожньому листі типової форми їх записати важко — замало місця.

Подорожні листи можна вести в електронній формі. Але для цього усі посадові особи, залучені до їх створення, мають засвідчувати їх своїми цифровими підписами (ст. 6 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 № 851-IV).

Підписка на статті

Підпишіться на розсилку, аби не пропустити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. Ми триматимемо вас в курсі всіх податкових подій!

Освітні заходи
Перевірте свої знання та здобудьте нові
Взяти участь
Інтернет-магазин
Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями щодо передплатиі станьте нашим читачем просто зараз
Ми в соцмережах
Потрібен цей файл?

 зареєєструйтеся та скачуйте будь-які файли на порталі:

 ✔ бланки документів

 ✔ зразки заповнення бухгалтерських форм

 ✔ приклади наказів, положень, інструкцій, довідок

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
І отримати доступ на сайт Знадобиться лише хвилина!
Скачати файл
Можливо ви вже отримали відповідь на своє запитання...

...але ми рекомендуємо дочитати статтю повністю, аби не впустити важливих нюансів саме для вас :)

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
І отримати доступ на сайт Знадобиться лише хвилина!
Зареєструватися
×

Отримуйте найсвіжіші новини бухгалтерії у Messenger

 

Ми готуємо для вас найсвіжіщі новини бухгалтерії у випусках відеоновин. Отримуйте їх першими!

Підписатися на новини