Головбух

Акт звірки взаєморозрахунків з контрагентом

  • 15 лютого 2019
  • 2154
бухгалтер, кандидат економічних наук, м. Чернігів

Довіряй, але перевіряй. Дана приказка як ніколи актуальна в обліку розрахунків з покупцями та постачальниками. Як складається акт звірки розрахунків з контрагентом, призначення та правовий статус даного документа – тема сьогоднішньої консультації.

Коли складати акт звірки взаєморозрахунків

Акт звірки взаєморозрахунків – це документ, який відображає стан залишків по розрахунках між двома партнерами (яких ще називають контрагентами), тобто хто кому і скільки винен та чи є розбіжності між двома сторонами.

Акт звірки розрахунків може складатися:

Основний випадок складання акта звірки заборгованості – перед річною інвентаризацією

СКАЧАТИ ЗРАЗОК Акту звірки взаєморозрахунківдопоможе у складанні документу

Скачати Посадову інструкцію головного бухгалтера

Хто складає акт звірки взаєморозрахунків?

Акт звірки складає кредитор, наприклад, продавець, який відвантажував ТМЦ без попередньої оплати (ч. 1 Положення № 879). Саме він має підготувати виписку по розрахунках та відправити її своїм дебіторам перед інвентаризацією заборгованості. Дебітор має або підтвердити заборгованість або оформити заперечення. Якогось конкретного строку щодо відповіді дебітора законодавством не передбачено. В минулих і уже недіючих нормативних документах мова йшла про 10 днів. Тому можна вважати такий строк оптимальним для відповіді та просити дати відповідь саме протягом 10 днів. Також строк відповіді на надісланий акт звірки можна вказати у договорі купівлі-продажу.

Акт звірки складає кредитор і відсилає дебітору

Це якщо про формальний бік справи. Взагалі першим скласти акт звірки може будь-яка зі сторін.

Чи може інша сторона відмовити у підписанні акту?

Так, може. Формально змусити іншу сторону дати відповідь немає ніяких правових інструментів. Виключення становлять ситуації:

А так, партнер може просто проігнорувати підписання даного акта (“вірте на слово”, “ми його взагалі не отримували і не бачили”, “немає часу”). Для перестрахування, щоб були потім певні докази про ухилення дебітора від сплати заборгованості підготовлений акт звірки краще відправляти рекомендованим листом, щоб надійшла назад поштою квитанція про вручення.

Акт звірки краще направити дебітору рекомендованим листом

Чи можна взагалі не складати акт звірки?

Теж можна. Однак, тоді формально порушується Положення № 879 (про його вимоги – нижче). І це все. Сказати, що залишки по рахунках при інвентаризації від відсутності процедури звірки є необґрунтованими теж не можна, так як доказом наявності заборгованості й джерелом щодо її суми є первинні документи. Акт таким не є. Він складається на основі первинних документів і не містить сам по собі інформацію про певну господарську операцію, як цього вимагає до первинних документів ст. 1 Закону “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” від 16.07.1999 р. № 996.

Акт звірки є необов’язковим, але бажаним документом при інвентаризації  

Крім того саме ж інвентаризаційне Положення № 879 вказує на те, що можна при інвентаризації обійтися лише даними бухобліку, якщо розбіжності залишились нез’ясованими та вважати їх правильними (ч. 2 п. 7.2 Положення № 879). Інша справа, що відсутність такого акта знижує достовірність залишків по взаємних розрахунках. Особливо, доцільним він є при значних сумах  заборгованості.

З вищеописаних міркувань постає цілком логічне питання: а який взагалі статус цього документа?

Який правовий статус акта звірки розрахунків?

Правовий статус даного документа насправді невизначений. Чому так?

По-перше, саме Положення № 879 напряму складання й підписання акта звірки не передбачає. В ньому мова йде лише про передачу виписок з аналітичних рахунків для встановлення реальності заборгованості та її підтвердження або заперечення (ч. 1 п. 7.2 Положення № 879). Нічого не сказано ні про форму передачі таких виписок, ні про форму, в якій вони мають бути підтверджені. І все, ніякий “акт звірки” у документі Мінфіну напряму не згадується.

По-друге, немає ніякої відповідальності за його відсутність для кожної зі сторін.

По-третє, залишки заборгованості підтверджують виключно первинні документи.

По-четверте, не визначилися з його статусом і суди в ході розгляду справ про стягнення заборгованості.

Про останній, судовий, бік справи детальніше. Нижче наведено протилежні думки з постанов суду.

Акт звірки – це документ з невизначеним статусом, однак, в ході судового розгляду справи може зіграти певну роль

Чи є акт звірки формою визнання стороною свого боргу?

Відповіді суду:

“Ні”

“Так”

Постанова ВГСУ від 14.04.2014 р. у справі № 908/3427/13.

Це доказ визнання боргу і підстава для переривання строку позовної давності.

Постанова ВГСУ від 05.06.2014 р. (реєстр № 39146444), також пп. 4.4.1 постанови Пленуму ВГСУ від 29.05.2013 р. № 10 (стосується практики застосування строків позовної давності).

Аргумент: акт звірки не є первинним документом і складається на основі інших первинних документів. Тому він не може бути доказом заборгованості.

Аргумент: перебіг строку позовної давності переривається дією що свідчить про визнання боргу чи іншого обов’язку (ч. 1 ст. 364 ЦКУ).

Окрім рішень суду можна ще й згадати лист Держаудитслужби від 20.02.2017 р. № 25-16/104: акт звірки є доказом тільки за умови наявності підтверджувальних документів під операції, які в ньому відображені. Тобто сам по собі він нічого не доводить.

Отже, акт звірки здебільшого виконує функцію інформаційного документа для вчасного виявлення розбіжностей між сторонами.

Як складати якщо є розбіжності

У разі виникнення розбіжностей слід звернути увагу, щоб в акті по колонці “Розбіжності” були проставлені суми, а також загальна сума розбіжностей (бажано прописом) містилася в кінці акту.

Якщо ви дебітор і є розбіжності, то рекомендуємо повертати підписаний акт з приписом, що з сумою заборгованості ви незгодні й просите надати копії підтвержувальних документів (хоча можна просто не підписати акт, про що мова йшла вище).

Підпис керівника надає акту звіряння заборгованості більшої ваги, особливо на це слід звертати увагу, якщо справа йде до суду

І ще один нюанс: хто підписує акт? Якщо його підписує не тільки головний бухгалтер, а керівник установи, то вага акта зростає. Це надає йому юридичної сили, так як керівник уповноважений представляти інтереси сторін, а акт підписаний тільки головним бухгалтером є не більше ніж звірянням залишків (постанова ВГСУ від 05.06.2014 р. № 39146444 у справі № 913/2988/13).

Бланк акту звірки

Затверджена форма бланку акта звірки відсутня. Однак, очевидно, що форма має містити:

  • реквізити й дати документів, на основі яких проводилися розрахунки та виникла заборгованість;
  • суми за даними обох сторін (при чому як оборотів між контрагентами);
  • виведені сальдо (залишки) заборгованості на дату звіряння;
  • виявлені розбіжності;
  • підписи представників сторін.

Можна також додати й біль детальні реквізити підприємств, наприклад, ЄДРПОУ. Але якщо використовується печатка, то вони зайві. Подібну форму можна знайти у прикладі нижче.

Звіряємося з контрагентом

Для звірки необхідно вивести обороти та сальдо розрахунків з контрагентом. Зазвичай це рахунки:

Акт надсилаємо та підписуємо у 2-х екземплярах: один залишається у дебітора, інший дебітор надсилає назад кредитору.

Як спростити зустрічну звірку

Акт звірки взаєморозрахунків з контрагентом
Наталія Васильченкоголовний редактор системи «Expertus: Головбух»
Кожні дві з трьох компаній щонайменше раз на квартал відповідають на запити податківців у межах зустрічної звірки. Ми підкажемо, що робити бухгалтерові, аби витрачати менше часу і зусиль на цю процедуру. Зокрема, нагадаємо, що замість паперових можна надавати електронні копії. І це не єдиний спосіб спростити зустрічну звірку.

Зразок заповнення акту звірки

Нижче наведений приклад заповнення акта звірки заборгованості сторін. За прикладом у вересні 2019 року між підприємствами відбулися наступні операції:

  • 3 вересня – ТОВ “Едельвейс” від ТОВ “Орхідея” отримало оплату в рахунок уже існуючої заборгованості 10000 грн (для ТОВ “Едельвейс” це буде Кт 361 рахунку, а ТОВ “Орхідея”– Дт 631);
  • 5 вересня – ТОВ “Едельвейс” відвантажило ТМЦ на суму 28000 грн (для ТОВ “Едельвейс” це буде Дт 361 рахунку, а ТОВ “Орхідея” – Кт 631);
  • 10 вересня – ТОВ “Едельвейс” отримало оплату на суму 20000 грн (рахунки аналогічні);
  • 25 вересня – ТОВ “Едельвейс” відвантажило ще ТМЦ на суму 5000 грн (рахунки аналогічні).

Акт звірки взаєморозрахунків з контрагентом

СКАЧАТИ ЗРАЗОК АКТУ

Підписка на статті

Підпишіться на розсилку, аби не пропустити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. Ми триматимемо вас в курсі всіх податкових подій!

Освітні заходи
Перевірте свої знання та здобудьте нові
Взяти участь
Інтернет-магазин
Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями щодо передплатиі станьте нашим читачем просто зараз
Ми в соцмережах
Потрібен цей файл?

 зареєєструйтеся та скачуйте будь-які файли на порталі:

 ✔ бланки документів

 ✔ зразки заповнення бухгалтерських форм

 ✔ приклади наказів, положень, інструкцій, довідок

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
І отримати доступ на сайт Знадобиться лише хвилина!
Скачати файл