Головбух

Електронна розрахунково-платіжна відомість: чи зберігати паперову копію

  • 7 лютого 2019
  • 617
експерт МЦФЕР: Головбух

Під час виплати заробітної плати та плати за паями підприємство надсилає банкові в електронному вигляді розрахунково-платіжні відомості. Чи потрібно роздруковувати і засвідчувати підписами такі документи?

Нарахування заробітної плати працівникам підприємства та орендної плати за паї проводять у розрахунково-платіжній відомості. Такий документ має статус первинного. Порядок складання та зберігання первинних документів регулює Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.1995 № 88 (далі — Положення № 88).

Відповідно до пункту 2.1 Положення № 88 первинні документи можуть бути створені як у письмовій формі, так і в електронній. При цьому створені в електронній формі первинні документи застосовують у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг (п. 2.3 Положення № 88 ).

Електронний документ має містити всі обов’язкові реквізити, зокрема й електронний підпис (ст. 7 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 № 851-IV ). Як роз’яснили фахівці ДФС у листі від 04.05.2016 № 9985/6/99-95-42-01-16-01-15 , електронний цифровий підпис (далі — ЕЦП) прирівнюється до власноручного підпису, якщо:

  • ЕЦП підтверджено з використанням посиленого сертифіката ключа за допомогою надійних засобів цифрового підпису;
  • під час перевірки використовувався посилений сертифікат ключа, чинний на момент накладення ЕЦП;
  • особистий ключ підписувача відповідає відкритому ключу, зазначеному у сертифікаті.

Зверніть увагу!

Електронні документи мають зберігатись на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях, та протягом строку, що не повинен бути меншим від строку, встановленого для відповідних документів на папері (п. 6.4 Порядку № 88 ).

Отже, підприємство має право зберігати електронну розрахунково-платіжну відомість про нарахування зарплати та орендної плати в електронному вигляді. Але на вимогу податківців під час перевірки підприємство має надати копію документів, що належать до об’єкта перевірки (п. 85.8 Податкового кодексу України ).

Проте розрахунково-платіжна відомість, що її надсилають до банку, не має статусу первинного документа. Вона є допоміжним документом, який дає змогу банку розподілити загальну суму, зазначену у платіжному дорученні на виплату зарплати, між працівниками. Первинним документом, що свідчить про виплату заробітної плати, є саме платіжне доручення. Тому підприємство не зобов’язане зберігати паперові копії таких розрахунково-платіжних відомостей.

Не вскочте в грошову халепу, рахуючи зарплату!

Електронна розрахунково-платіжна відомість: чи зберігати паперову копію
Ірина Чигирголовний редактор комерційних видань MCFR: Головбух
Іноді, щоб зберегти зарплату чи відпускні, працівники просять перенести виплату грошей на потім. Або навпаки, маючи потребу у грошах, просять видати зарплату раніше за встановлений термін. Виручати працівника чи ні — справа компанії. Але перш ніж прийняти рішення, з’ясуйте, чим ризикує компанія, погоджуючись на такі забаганки. А ми підкажемо вам відповіді

Підписка на статті

Підпишіться на розсилку, аби не пропустити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. Ми триматимемо вас в курсі всіх податкових подій!

Освітні заходи
Перевірте свої знання та здобудьте нові
Взяти участь
Інтернет-магазин
Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями щодо передплатиі станьте нашим читачем просто зараз
Ми в соцмережах
Потрібен цей файл?

 зареєєструйтеся та скачуйте будь-які файли на порталі:

 ✔ бланки документів

 ✔ зразки заповнення бухгалтерських форм

 ✔ приклади наказів, положень, інструкцій, довідок

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
І отримати доступ на сайт Знадобиться лише хвилина!
Скачати файл