Головбух

Типові помилки у розрахунку відпускних, які шукатиме інспектор

  • 5 грудня 2018
  • 9603

Суми відпускних бухгалтери розраховують на основі середнього заробітну працівника. У таких розрахунках дуже легко можна помилитися. Як цьому запобігти і як виправити помилку до того, як її знайде інспектор?

Виплати, що ми називаємо відпускними, формально є заробітною платою за час відпустки. Розраховуйте їх відповідно до Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою КМУ від 08.02.1995 № 100 (далі — Порядок № 100).

Обчислюйте відпускні за формулою: загальну суму заробітку за розрахунковий період поділіть на відповідну кількість календарних днів розрахункового періоду (за винятком святкових і неробочих днів). Результат помножте на число календарних днів відпустки (п. 7 розд. ІV Порядку № 100).

Під час перевірки інспектор насамперед звертає увагу на тривалість безперервної частини відпустки. Вона має бути не менше ніж 14 календарних днів (ст. 12 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР; далі — Закон про відпустки). Перевіряють не лише документи, можуть і усно опитати працівників чи надавали їм за їх бажанням додаткові відпустки на дітей, відпустку без збереження зарплати в обов’язкових випадках, передбачених законодавством, тощо.

Перевіряють також, чи правильно обчислили середню заробітну плату і визначили розрахунковий період. Тож читайте далі, на що потрібно звернути увагу і що виправити до візиту інспектора.

Абсолютно НОВИЙ бухгалтерський ЗВІТ

Зміни у неподатковій звітності підприємств у нашому бухобліку відбуваються нечасто. А щоб з’явився абсолютно новий звіт, то уже й не пам’ятаємо, коли це було. Але він з’явився, завітавши до нас з Європи. Він не входить до складу фінансової звітності, але містить фінансову інформацію. І може містити нефінансову. Мова йде про Звіт про управління, який уже вперше треба буде подати за 2018 рік. Хто має складати Звіт про управління? Кому його подавати? Що має містити Звіт про управління? Як скласти Звіт про управління? Чи є хоча б якісь методрекомендації з його складання?

Неправильно визначили розрахунковий період

Розрахунковий період у працівника, який відпрацював:

  • більше ніж рік, дорівнює останнім 12 календарним місяцям роботи, що передують місяцю відпустки (абз. 1 п. 2 Порядку № 100);
  • менше ніж рік, — фактичному часу роботи з першого числа місяця після оформлення на роботу до першого числа місяця відпустки.

Коли працівник відпрацював менше ніж повний місяць (із першого до першого числа), середню зарплату обчислюйте на основі встановлених йому у трудовому договорі тарифної ставки, посадового (місячного) окладу.

Якщо працівника прийняли на роботу не в перший календарний день місяця, але цей день є першим робочим днем місяця за графіком роботи підприємства, враховуйте цей місяць повністю, коли обчислюєте середню зарплату для працівників, що відпрацювали на підприємстві менше ніж рік (лист Мінсоцполітики від 06.10.2014 № 493/18/99-14).

До розрахункового періоду включили неробочі дні

Із розрахункового періоду вилучайте час, протягом якого працівники згідно з чинним законодавством або з інших поважних причин не працювали і за ними не зберігали заробітку або зберігали частково.

Порядок № 100 не містить чіткого переліку таких поважних причин. Тож звернемося до роз’яснень посадовців. Вони вважають поважними причинами відпустку без збереження зарплати (лист Мінсоцполітики від 26.11.2012 № 1203/13/84-12), період, коли працівник із не залежних від нього причин працював у режимі неповного робочого тижня (лист Мінсоцполітики від 25.05.2009 № 294/13/84-09), час простою не з вини працівника, період відпустки по догляду за дитиною до трьох років або, за наявності медичного висновку, до шести років.

Окрім того, не враховуйте святкові та неробочі дні (ст. 73 Кодексу законів про працю України; КЗпП).

   

До суми заробітку за розрахунковий період включили одноразову матеріальну допомогу

Перелік виплат, що їх включають до розрахунку середньої зарплати, визначає пункт 3 розділу ІІІ Порядку № 100. Це:

  • основна заробітна плата;
  • доплати і надбавки (за надурочну роботу і роботу в нічний час; суміщення професій і посад; розширення зон обслуговування або виконання підвищених обсягів робіт робітниками-почасовиками; високі досягнення у праці; умови та інтенсивність праці; керівництво бригадою, вислугу років тощо);
  • виробничі премії та премії за економію конкретних видів палива, електро- і теплової енергії;
  • винагорода за підсумками річної роботи і вислугу років тощо;
  • виплати за час, протягом якого працівникові зберігали середній заробіток (попередня щорічна відпустка, виконання державних і громадських обов’язків, службові відрядження тощо);
  • допомога у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю.

До розрахунку середньої зарплати включайте всі виплати в тому розмірі, в якому їх нарахували. Тобто без вирахування сум утриманих податків, аліментів тощо.

Не включайте до розрахунку середньої зарплати одноразові виплати (компенсація за невикористану відпустку, матеріальна допомога, допомога працівникам, які виходять на пенсію, вихідна допомога тощо), добові, вартість путівок до санаторіїв, що оплатило підприємство, тощо (п. 4 розд. ІІІ Порядку № 100).

Не вскочте в грошову халепу, рахуючи зарплату!

Типові помилки у розрахунку відпускних, які шукатиме інспектор
Ірина Чигирголовний редактор комерційних видань MCFR: Головбух
Не помиляється той, хто нічого не робить. Позаяк бухгалтери не належать до когорти лінивців, то й помилки для них — не рідкість. Як бути, якщо працівнику помилково виплатили зайву суму відпускних —

Не відкоригували середню заробітну плату, коли підвищили оклад

Якщо у розрахунковому періоді посадові оклади (тарифні ставки) підвищували всім працівникам, маєте відкоригувати середній заробіток на коефіцієнт підвищення. Так приписує пункт 10 Порядку № 100. Щоб розрахувати цей коефіцієнт, поділіть посадовий оклад працівника після підвищення на оклад, що був раніше (лист Мінпраці від 24.10.2008 № 696/13/84-08).

Відкоригувати маєте всі виплати, що враховуєте під час обчислення середньої зарплати.

Коефіцієнт підвищення посадових окладів розраховуйте окремо для кожного працівника, якщо оклади (ставки) підвищили:

Не коригуйте зарплату:

Якщо ви комерційне підприємство і маєте скруту з фінансами, можете зменшити коефіцієнт коригування. Для цього потрібно видати наказ (розпорядження) по підприємству.

Неправильно розрахували середню зарплату внутрішньому суміснику

Робочий рік і стаж для відпустки, розрахунковий період і середню зарплату, а також суму відпускних для внутрішніх сумісників визначайте за тією посадою (професією), яку вони обіймають за сумісництвом.

Увага! Внутрішнім сумісникам присвоюйте інший табельний номер. Відкривайте для них окрему особову картку (за типовою формою № П-2), у якій обліковуйте відпустки, надані саме на роботі за сумісництвом.

Готові відповіді працівникам: усе про виплати

Типові помилки у розрахунку відпускних, які шукатиме інспектор
Підготували експертижурналу "Головбух"
Скачайте пам’ятку і розішліть у підрозділи. Вас менше смикатимуть постійними запитаннями.

Неправильно визначили місячну норму робочого часу в разі неповної зайнятості

Зі статей 50 і 51 КЗпП випливає, що:

  • місячну норму і річний фонд робочого часу розраховують на підставі тижневої норми робочого часу: нормальної (40 годин) або скороченої (39; 38,5; 36; 33; 30; 25; 24; 20; 18 годин);
  • під час обчислення місячних норм тривалості робочого часу враховують п’ятиденний чи шестиденний тиждень, встановлений на підприємстві, а також тривалість щоденної роботи.

Для працівників із неповним робочим часом не потрібно розраховувати індивідуальні (зменшені) норми місячної тривалості робочого часу залежно від зайнятості протягом тижня, кількості робочих днів на тиждень і тривалості щоденної роботи. Адже неповний робочий час передбачає індивідуальний графік роботи. Тож розраховувати норми для кожного працівника недоцільно.

Отже, місячні норми і річний фонд робочого часу визначайте залежно від тижневої тривалості і режиму роботи підприємства. Для неповного робочого часу таких показників не розраховують.

Якщо працівник, що працює у режимі неповного робочого часу, не мав заробітку в розрахунковому періоді, обчислюйте його середню зарплату на основі посадового окладу (тарифної ставки). Застосовуйте частину тарифної ставки (посадового окладу), що відповідає зайнятості працівника.

Не вручили працівникові повідомлення про дату початку відпустки

Роботодавець зобов’язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки. Зробити це треба не пізніше ніж за два тижні до встановленого графіком терміну (ч. 5 ст. 79 КЗпП; ч. 11 ст. 10 Закону про відпустки).

Форму повідомлення про дату початку відпустки законодавство не встановлює. Тож розробіть таку форму на свій розсуд. Включіть до неї обов’язковий реквізит — місце для підпису працівника про ознайомлення.

Отже, повідомити працівника про відпустку можете у два способи:

  • вручіть повідомлення про дату початку відпустки; або
  • ознайомте працівника під підпис із наказом про надання йому відпустки. Наказ видайте щонайменше за два тижні до початку відпустки.

Якщо працівник іде у відпустку за графіком, він може не подавати заяву про надання відпустки. Якщо він хоче скористатися відпусткою в інший час, нехай напише заяву про надання відпустки, зазначивши в ній конкретний строк.

Строку подання заяви законодавство також не встановлює. Але відпускні працівникові потрібно виплатити не пізніше як за три календарних дні до початку відпустки. Тому і заяву працівник має написати не пізніше ніж за чотири календарних дні до початку відпустки (лист Мінпраці від 26.06.2009 № 155/13/116-09). Заяву працівник пише у довільній формі.

Отже, якщо на підприємстві відпустки надають на підставі наказів, ознайомте працівника з таким наказом під підпис за два тижні до початку відпустки. Тоді вручати йому повідомлення про дату початку відпустки не обов’язково.

Незаконно відкликали працівника з відпустки

Відкликати працівника із відпустки можна лише для:

  • відвернення стихійного лиха, виробничої аварії або негайного усунення їх наслідків;
  • відвернення нещасних випадків, простою, загибелі або псування майна підприємства, установи, організації.

Є також обов’язкові умови, яких маєте дотримати. А саме:

  • працівник погодився вийти з відпустки достроково;
  • основна безперервна частина відпустки (до відкликання чи після нього) не менша за 14 календарних днів.

Подбайте також про належні документи, якщо відкликаєте працівника із відпустки. Оформте відповідний наказ на підставі доповідної або службової записки керівника підрозділу. У записці потрібно обгрунтувати відкликання працівника. У наказі обов’язково зазначте підстави відкликання: норму закону і документ (доповідна чи службова записка).

Наказ видайте після того, як отримали згоду працівника перервати відпустку. Ознайомте працівника з наказом під підпис. Законодавство про працю не визначає способу, як і коли повідомити працівника про відкликання з відпустки. Не визначає також, у якій формі працівник має висловити свою згоду на відкликання з відпустки. Звісно, лише письмова згода має вагоме доказове значення. Тож зафіксуйте згоду працівника на відкликання з відпустки або його письмовою заявою, або окремим записом у наказі.

Відкликання із щорічної відпустки оформлюйте наказами з особового складу. Строк зберігання таких наказів — 75 років.

Працівника вважають відкликаним із відпустки із дня, коли він вийшов на роботу, незалежно від дати ознайомлення з наказом. Його працю оплачуйте з урахуванням суми, яку нарахували в оплату невикористаної частини відпустки. Отже, обчислюйте зарплату працівника з урахуванням суми відпускних, що припадає на невикористану частину відпустки.

Як отримати лікарняні від Фонду соцстраху

Типові помилки у розрахунку відпускних, які шукатиме інспектор
Шарий Тараскерівник експертної групи MCFR Головбух
Розрахунок лікарняних та декретних здійснюйте за новими правилами. Також зважте, що з 01.10.2018 почала діяти нова форма заяви розрахунку для лікарняних. Покроково і з прикладами про те: • що нового в порядку отримання фінансування; • як рахувати страховий стаж: за довідками ОК-5 та ОК-7 чи за новим додатком 9; • хто приймає рішення про призначення лікарняних та декретних підприємцям, членам фермерських господарств, особам, які провадять незалежну профдіяльність; • як заповнити заяву-розрахунок; • в які строки виплатити кошти; • що Фонд соцстраху перевірить у заявці на фінансування; • як звітувати за отримані кошти

Підписка на статті

Підпишіться на розсилку, аби не пропустити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. Ми триматимемо вас в курсі всіх податкових подій!

Освітні заходи
Перевірте свої знання та здобудьте нові
Взяти участь
Інтернет-магазин
Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями щодо передплатиі станьте нашим читачем просто зараз
Ми в соцмережах
Потрібен цей файл?

 зареєєструйтеся та скачуйте будь-які файли на порталі:

 ✔ бланки документів

 ✔ зразки заповнення бухгалтерських форм

 ✔ приклади наказів, положень, інструкцій, довідок

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
І отримати доступ на сайт Знадобиться лише хвилина!
Скачати файл