Головбух

Заява на відпустку

  • 27 листопада 2018
  • 16256
бухгалтер, кандидат економічних наук, м. Чернігів

Заява на відпустку є кроком до бажаного відпочинку чи вирішення особистих справ. Як же правильно та в яких випадках скласти заяву на відпустку, що в ній бажано проконтролювати кадровику та бухгалтеру – про все це в сьогоднішній консультації.

Коли необхідна заява на відпустку?

Почнемо з головного – коли взагалі треба складати заяву на відпустку? Все залежить від графіку відпусток: чи є він на підприємстві та чи відповідає відпустка працівника даному графіку. Зазначимо тільки що відсутність графіка відпусток – це порушення ст. 79 КЗпП.  Він може бути складений тільки по щорічним і додатковим відпусткам. Отже, виходить наступне:

Заява на відпустку

НІ

ТАК

На підприємстві складається графік відпусток та відпустка, в яку виходить працівник відповідає даному графіку. Працівник за 2 тижні до відпустки отримує повідомлення й заяви від нього не потрібні.

Працівник хоче вийти у відпустку, що не відповідає графіку або графік відпусток на підприємстві взагалі не складається.

Відпустка за власний рахунок

Відпустка на навчання, творча відпустка, соціальні відпустки.

Абсолютно НОВИЙ бухгалтерський ЗВІТ

Зміни у неподатковій звітності підприємств у нашому бухобліку відбуваються нечасто. А щоб з’явився абсолютно новий звіт, то уже й не пам’ятаємо, коли це було. Але він з’явився, завітавши до нас з Європи. Він не входить до складу фінансової звітності, але містить фінансову інформацію. І може містити нефінансову. Мова йде про Звіт про управління, який уже вперше треба буде подати за 2018 рік. Хто має складати Звіт про управління? Кому його подавати? Що має містити Звіт про управління? Як скласти Звіт про управління? Чи є хоча б якісь методрекомендації з його складання?

Коли заява на відпустку підлягає обов’язковому задоволенню?

Щорічні і додаткові відпустки. По-перше, існують категорії працівників, яким законодавчо встановлена така преференція як можливість вийти у щорічну відпустку тоді, коли їм хочеться. Такі працівники визначені ст. 10 Закону “Про відпустки” від 15.11.1996 р. № 504 (далі – Закон про відпустки). До таких осіб належать:

  • працівники віком до 18 років;
  • працівники-інваліди;
  • вагітні жінки перед відпусткою по вагітності та пологам або після неї;
  • жінки, що мають 2-х і більше дітей віком до 15 років;
  • жінки, що мають дитину-інваліда;
  • одинока мати (батько), якщо вони виховують дитину;
  • опікуни, що виховують дитину (одну чи більше) віком до 15 років;
  • дружини (чоловіки) військовослужбовців;
  • ветерани праці;
  • ветерани війни;
  • батьки-вихователі дитячих будинків сімейного типу.

По-друге, у разі якщо у вас є працівники, які навчаються у навчальних закладах, то вони можуть брати щорічні відпустки у час екзаменаційних сесій чи занять у цих закладах за умови наявності довідки про успішне навчання.

У чому різниця між вищеперерахованими категоріями працівників та звичайними? У тому, що:

  • їх потреби підлягають першочерговому задоволенню при складанні графіка відпусток;
  • їх заяви на відпустку підлягають обов’язковому задоволенню, в той час як по іншим працівникам дозволити відпустку поза графіком – це право, а не обов’язок роботодавця.

Виходить, що по всім іншим працівникам питання позапланової відпустки має вирішуватися на основі згоди 2-х сторін: працівника та роботодавця. І подати заяву на відпустку працівник має право будь-коли. Питання тільки в тому, чи буде його прохання задоволене, якщо він не потрапляє в пільгову категорії ст. 10 Закону про відпустки.

Існують категорії працівників, заява на відпустку яких має бути задоволена обов’язково

Готові відповіді працівникам: усе про виплати

Заява на відпустку
Підготували експертижурналу "Головбух"
Скачайте пам’ятку і розішліть у підрозділи. Вас менше смикатимуть постійними запитаннями.

Відпустка за власний рахунок та заява. Тут заява складається завжди, так як графіку таких відпусток законодавчо немає. Але тут теж можливі 2 варіанти:

  • працівник потрапляє під ситуації ст. 25 Закону про відпустки, коли його прохання про відпустку має бути задоволене обов’язково. Наприклад, це ситуація, коли дружина народила дитину, працівник-пенсіонер, працівник-інвалід ІІІ групи, у разі одруження, смерті близьких, працівник-сумісник іде у відпустку по основному місцю роботи та інші визначені цією статтею. У заяві на відпустку має вказуватися причина та додаватися документи, які підтверджують її;
  • працівник не потрапляє під ст. 25 і хоче піти по ст. 26 Закону про відпустки, вважаючи свої підстави серйозними. Тут все вирішує роботодавець: визнати підстави серйозними та відпустити працівника або ні, й відмовити йому. Але в будь-якому разі заява має бути попередньо складена. У такій заяві точну причину вказувати не обов’язково, можна обмежитися фразою “за сімейними обставинами”, так як визнання серйозності підстави на відпустку – це суб’єктивне рішення керівника. У разі відмови на заяві буде записана резолюція працівника “Відмовити” з указанням причини такої відмови.

Заява на відпустку від руки чи надрукована?

Більшість тут дадуть відповідь: звичайно, від руки. З таким підходом не можна не погодитися, так як це перевірений давно варіант, до якого не буде ніяких претензій з боку перевірок Держпраці. Однак, що робити, якщо працівник приніс надруковану заяву зі своїм підписом. Або уже на підприємстві  була заведена така практика раніше. Заставити переписати від руки? Чи можна все ж таки в наш час електронних технологій прийняти її у такому вигляді?

Рукописний варіант – найпоширеніший спосіб оформлення зави на відпустку

Відповідь дамо таку: можна надруковану. По-перше, ні КЗпП, ні Закон про відпустки не врегульовують дане питання. По-друге, є такий у нас державний орган – Державна архівна служба України. Саме вона встановлює вимоги до різної управлінсько-розпорядчої та іншої документації підприємств і держорганів та терміни її зберігання. І ось що ми маємо від цього органу:

  • є Методичні рекомендації Держархіву щодо застосування ДСТУ 4163-2003 від 07.11.2003 р. № 7, які рекомендують застосування цього ДСТУ підприємствами. Цей стандарт стосується організаційно-розпорядчої документації, до якої і належить заява на відпустку;
  • згаданий ДСТУ 4163-2003 в п. 7 чітко зазначає, що документи виготовляють за допомогою комп’ютерної техніки (!). І це основний варіант! Однак, окремі внутрішні документи, наприклад, заяви і посадові записки, які складаються посадовими особами цим ДСТУ дозволено оформляти рукописним способом;
  • є ще Збірник уніфікованих організаційно-розпорядчих документів, теж від Укрдержархіву, де вказано, що заяву найчастіше оформляють рукописним способом на аркуші паперу формату А4 або на бланку з трафаретним текстом (далі – Збірник Держархіву).

Друкований варіант – можливий для заяви про відпустку і це не є порушенням законодавства

З вищенаведених документів виходить, що рукописний варіант є як дозволений, але не основний. Основним саме вважається в документації друкований варіант. Виходить, що штрафувати за надруковані заяви органи Держпраці не мають права. Це не можна вважати порушенням оформлення  трудових відносин з працівниками. Також можна використовувати трафарет (шаблон), коли основна частина заяви (шапка, заголовок тощо) надруковані, а працівник лише вписує в нього свої прізвище, ім’я, по-батькові, дату початку відпустки та кількість днів (для щорічної відпустки)  і ставить дату й підпис.

Не вскочте в грошову халепу, рахуючи зарплату!

Заява на відпустку
Ірина Чигирголовний редактор комерційних видань MCFR: Головбух
Не помиляється той, хто нічого не робить. Позаяк бухгалтери не належать до когорти лінивців, то й помилки для них — не рідкість. Як бути, якщо працівнику помилково виплатили зайву суму відпускних —

Форма (бланк) заяви на відпустку

Затвердженої певної конкретної форми (бланку) заяви на відпустку немає. Однак, згаданий Збірник Держархіву містить стандартизовану форму заяви працівника, то орієнтуватися будемо саме на неї.

Загальні правила складання заяви на відпустку

В таблиці нижче дамо загальні рекомендації щодо окремих елементів заяви про відпустку.

Елемент заяви

Що треба врахувати й перевірити

Звернення до керівника у верхній частині

Посада, прізвище та лише ініціали керівника (у давальному відмінку)

Інформація про працівника у верхній частині

Найменування посади, прізвище, ім’я, по-батькові повністю працівника (родовий відмінок)

Дата подання

Ставиться внизу – дата підписана автором заяви – працівником.

В тексті заяви дата початку та тривалість бажаної відпустки

Зазвичай у заяві на надання щорічної відпустки вказується дата початку та загальна кількість календарних днів відпустки. Нагадуємо, що тривалість щорічної відпустки – це 24 кал. дні. Їх можна дробити, однак безперервна частина щорічної відпустки має становити мінімум 14 кал. днів. При цьому дані 14 днів не обов’язково мають бути першими, тобто відпустка може дробитися в році, наприклад, 5+5+14, 5+14+5 і т.д. Визначаючи тривалість щорічної і додаткової відпустки, святкові і неробочі дні не враховуємо. Наприклад, заява на відпустку з 01 березня на 14 кал. днів означає вихід на роботу не 15 березня, а 16 березня, так як 8 березня не рахується.

У заявах на начальні відпустки та відпустки за власний рахунок вказують часовий інтервал (з … по …). Визначаючи тривалість навчальних, творчих відпусток святкові і неробочі дні тут уже слід враховувати.

Дата реєстрації та реєстраційний номер

Номер ведеться за реєстраційним журналом (картотекою) документів підприємства. Дата реєстрації ставиться у лівому верхньому кутку.

Додаткові документи

Документи, що додаються, вказуються у тексті заяви, якщо вони забезпечують працівнику правом на відпустку або, на його думку, є підтвердженням серйозності причини виходу у відпустку за власний рахунок.

Підпис працівника

Підпис обов’язковий. Однак, розшифровка не потрібна, так як ПІБ працівника згадуються вгорі (рекомендації до заповнення заяви працівника зі Збірника Держархіву).

Віза керівника (керівників)

Начальник відділу може поставити в лівому нижньому кутку надпис “Не заперечую”. Якщо директор погоджується надати відпустку, то в лівому нижньому кутку здійснюється резолюція: “Підготувати наказ про надання відпустки”. У разі відмови – “Відмовити” чи “Заперечую” з указанням причин.

Чи можна у заяві починати відпустку з вихідного чи святкового дня?

Заборони вказувати в початку відпустки першим святковий (неробочий) день в законодавстві немає. Єдине тільки, що у щорічних і додаткових відпустках у тривалості святкові (неробочі) дні за ст. 73 КЗпП не рахуються. Це значить, що тривалість такої відпустки продовжується на ці святкові (неробочі) дні.

Заява на відпустку зі святкового чи вихідного дня – можна

Розпочати ж відпустку з вихідного дня може бути обумовлено наявністю значної частини невикористаних днів щорічної відпустки або просто бажанням отримати оплату (відпускні) за ці дні. Ситуації бувають різні і відмовляти працівнику законодавчих підстав також немає.

Бухгалтерська довідка — добра помічниця

Заява на відпустку
Тетяна Нижникексперт MCFR Головбух
БУХГАЛТЕРСЬКА ДОВІДКА ДОПОМОЖЕ: 1. Виправити помилки 2. Розрахувати середню зарплату 3.Замінити відсутній документ 4. Отримати податковий кредит

Бухгалтер не встигає оплатити відпустку

Що ще треба проконтролювати: чи встигає бухгалтерія оплатити відпустку за 3 дні до її початку, як цього вимагає законодавство (ч. 4 ст. 115 КЗпП, ст. 21 Закону про відпустки). А якщо не встигає? Що ж тоді робити, щоб не порушити законодавство?

При раптових відпустках у заяві слід передбачити інші строки виплати відпускних, щоб не порушити правило 3-х днів

Необхідно у заяві прописати прохання працівника: “Прошу оплатити надану відпустку в найближчий строк виплати зарплати (авансу)”. Що це дає? Справа в тому, що існує ратифікована Україною Конвенція про оплачувані відпустки від 24.06.1970 р. № 132 і в ній у п. 2 ст. 7 передбачена можливість наявності угоди між працівником та роботодавцем щодо інших строків оплати відпустки. Прохання працівника у заяві та підписана керівником заява формально й стають підтвердженням наявності такої угоди. Таким чином, юридично підприємство убезпечує себе від порушення законодавства про працю та може виплатити відпускні такому працівнику пізніше.

Приклад заяви на відпустку

Розглянемо тепер приклади оформлення заяв на відпустку в різних ситуаціях.

Приклад заяви на щорічну відпустку

Заява на відпустку

Збільшити зображення

Варіант “терміновий”, коли правило 3-х днів щодо оплати відпустки виконати неможливо:

Заява на відпустку

Збільшити зображення

Приклад заяви на відпустку за свій рахунок

Заява на відпустку

Збільшити зображення

Заява на начальну відпустку

Заява на відпустку

Збільшити зображення

Як отримати лікарняні від Фонду соцстраху

Заява на відпустку
Шарий Тараскерівник експертної групи MCFR Головбух
Розрахунок лікарняних та декретних здійснюйте за новими правилами. Також зважте, що з 01.10.2018 почала діяти нова форма заяви розрахунку для лікарняних. Покроково і з прикладами про те: • що нового в порядку отримання фінансування; • як рахувати страховий стаж: за довідками ОК-5 та ОК-7 чи за новим додатком 9; • хто приймає рішення про призначення лікарняних та декретних підприємцям, членам фермерських господарств, особам, які провадять незалежну профдіяльність; • як заповнити заяву-розрахунок; • в які строки виплатити кошти; • що Фонд соцстраху перевірить у заявці на фінансування; • як звітувати за отримані кошти

Підписка на статті

Підпишіться на розсилку, аби не пропустити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. Ми триматимемо вас в курсі всіх податкових подій!

Освітні заходи
Перевірте свої знання та здобудьте нові
Взяти участь
Інтернет-магазин
Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями щодо передплатиі станьте нашим читачем просто зараз
Ми в соцмережах
Потрібен цей файл?

 зареєєструйтеся та скачуйте будь-які файли на порталі:

 ✔ бланки документів

 ✔ зразки заповнення бухгалтерських форм

 ✔ приклади наказів, положень, інструкцій, довідок

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
І отримати доступ на сайт Знадобиться лише хвилина!
Скачати файл