text
Головбух

Заява на звільнення працівника: погляд бухгалтера

  • 31 жовтня 2018
  • 4153
бухгалтер, кандидат економічних наук, м. Чернігів

Звільнення працівника – це не тільки кадрове питання, але й бухгалтерське. Адже бухгалтер бере активну участь в оформленні звільнення працівника й має теж долучитися до кадрових документів й, можливо, дещо порадити, проконтролювати та внести свої корективи. Отже, сьогодні в консультації про бухгалтерський погляд на звільнення, заяву на звільнення та наказ на звільнення працівника.

Що має робити бухгалтер при звільненні працівника?

Звичайно, при звільненні, в першу чергу, документальним оформленням займається кадровик. Ми не будемо розглядати ситуації, коли бухгалтер на малих підприємствах одночасно є й кадровиком. Що робити кадровику, які записи здійснювати в трудовій, якими можуть бути причини звільнення й дотримання трудового законодавства, якщо це все знадобиться бухгалтеру-кадровику, – існує безліч консультацій. Зупинимося на суто на суто функції бухгалтера в процесі звільнення й не скільки в проведенні виплат, а саме в документальному оформленню. Коли бухгалтер має сказати “стоп”, тут обов’язково має бути наступний запис, так як це необхідно для належного оформлення остаточного розрахунку при звільненні. Отже, про все по черзі.

Що робить бухгалтер при звільненні працівника? В таблиці нижче наведено перелік його дій та нормативне забезпечення даного питання, а також – необхідний документ, який дає підстави для здійснення даних нарахувань.

Робота бухгалтера

Нормативне забезпечення

Документ-підстава

Дії, які мають відбутися до дати звільнення включно

1

Нарахувати заробітну плату за останній місяць роботи, включаючи і день звільнення

КзПП, Закон про оплату праці, Закон про відпустки, ПКУ

Табель обліку робочого часу

2

Нарахувати компенсацію невикористаних днів відпустки, у т.ч. й відпустки “на дітей”. Попередньо треба розрахувати ці невикористані дні відпустки. Оплачуються дні невикористаних відпусток як за поточний, так і за минулі роки

Закон про відпустки, КзПП, ПКУ

Заява працівника на звільнення та наказ керівника на звільнення, де вказано про компенсацію

3

Утримати зайве нараховані відпускні, якщо працівник використовував до звільнення щорічну відпустку та йому були оплачені дні відпустки, які він ще “не відпрацював”. Попередньо треба розрахувати ці надміру оплачені дні відпустки, по яким слід утримати

Закон про відпустки

Заява працівника на звільнення та наказ керівника на звільнення, де вказано про утримання зайве нарахованих сум

4

Нарахувати відпускні, якщо працівник вирішив перед звільнення піти у відпустку. Попередньо треба розрахувати можливу кількість днів відпустки, яку використовує працівник

Закон про відпустки

Заява працівника на звільнення, наказ керівника на звільнення або окремий наказ керівника про надання відпустки

5

Нарахувати у певних випадках вихідну допомогу

Підставами є п. 6 ст. 36, п. 2 ст. 40, п. 6 ст. 40, ст. 38 і ст. 39, п. 5 ч. 1 ст. 41 КЗпП

Про нарахування вихідної допомоги має бути зазначено у наказі на звільнення.

6

Утримати з працівника певні борги, які він має перед підприємством. Це можуть бути:

  • недоплата ПДФО, якщо вона має місце (чи військового збору);
  • борг по аліментам, якщо він виник;
  • використані, але не повернуті працівником предмети, які видавалися працівнику, наприклад, спецодяг, інструмент**.

ПКУ, ст. 163 КЗпП

Для підтвердження факту неповернення певних предметів – необхідний протокол інвентаризації або заява самого ж працівника, де він визнає цей факт. По аліментам та іншим утриманням – усе стандартно (заяви отримувачів, лист виконавчої служби)

7

Розрахувати та оплатити перші 5 днів лікарняних, якщо вони мале місце. Подати заяву-розрахунок на отримання лікарняних по решті днях непрацездатності, якщо працівником наданий відповідний листок непрацездатності

Наказ Мінсоцполітики вiд 21.10.2015 р. №1022

Листок непрацездатності

8

Розрахувати та оплатити за середнім заробітком проміжок часу між старим і новим наказом про звільнення, якщо працівнику вчасно не була видана трудова книжка

ст. 117 КЗпП

Новий наказ на звільнення

9

Нарахувати інші виплати, якщо вони передбачені колективним договором

КзПП

Колективний договір

Дії, які можуть/мають бути виконані після звільнення

10

Виплатити лікарняні, якщо надійшло фінансування з ФСС. Наприклад, працівник звільняється, але ще не отримав лікарняні з ФСС. Оплата перших 5 днів

Наказ Мінсоцполітики вiд 21.10.2015 р. №1022

Листок непрацездатності

11

Розрахувати, подати до ФСС, отримати на спецрахунок та оплатити декретні (допомогу по вагітності та пологам) за 14 днів, якщо відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами подовжується та уже непрацююча працівниця звернулася на підприємство з відповідним листком непрацездатності (Розрахунок декретних 2018 приклад)

Лист ФСС від 15.05.2018 р. № 2.4-15-1677**

Другий листок непрацездатності по відпустці та пологам

* за цим документом перерахування декретних при звільненні працівниці не відбувається. Вона не повинна нічого повертати.

** дані суми не можуть перевищувати обмежень установлених в  ст. 128 КЗпП. У випадках, коли розмір шкоди перевищує середньомісячний заробіток працівника та він заперечує заподіяну шкоду, утримувати можна тільки на основі рішення суду. В цілому буває простіше просто “простити” даний борг працівнику, якщо суми незначні.

Звичайно, що дані дії мають виконуватися в ідеалі на основі наказу на звільнення. Однак, якщо очікувати остаточне підписання даного наказу та ознайомлення з ним працівника, то можна просто не встигнути вчасно провести виплати. А це уже штрафонебезпечно. На яку дату все має встигнути бухгалтер?

За що покарають головбуха

Головбух — особа відповідальна. Це той, хто поряд з керівником у «разі чого» відповідає перед законом. Щоб у вас не було огріхів, за які доведеться розплачуватися, вчіться на чужих помилках

Звільнення працівника – день “Х” для бухгалтера

А це уже штрафонебезпечно. На яку дату все має встигнути бухгалтер?

Дата звільнення:

День “Х” – день проведення виплат та остаточного розрахунку з працівником

(ст. 116 КЗпП)

Якщо без відпустки

Останній день роботи

День звільнення

Якщо працівник пішов у відпустку

Останній день відпустки

Якщо роботодавець вчасно не видав трудову книжку (це порушення)

День видачі трудової книжки

Якщо працівник був відсутній (не працював) на день звільнення

День звільнення за наказом*

Не пізніше наступного  дня після пред’явлення працівником вимоги про розрахунок

Якщо контракт (трудовий договір) закінчилися у вихідний

Останній робочий день**

Фактичний день звільнення, тобто останній робочий день

* в цей же день надсилається рекомендований лист на адресу працівника з вимогою забрати трудову книжку;

** див. лист Мінсоцполітики від 05.01.2018 р. № 9/0/22-18/134

Отже, вважаємо, що бажано зробити всі чорнові розрахунки задалегідь. Більше того, деякі з розрахунків необхідні для включення в наказ про звільнення:

  • кількість днів відпустки, які слід компенсувати;
  • кількість днів надміру витраченої відпустки, по яким слід зробити утримання.

Саме цю інформацію буде вимагати кадровик і керівник при складанні наказу на звільнення працівника. Така інформація рекомендується в роз’ясненнях Держпраці. Для зручності стане в пригоді калькулятор компенсації відпустки.

Та навіть, якщо робити все заздалегідь – на завжди буде безмірне море часу, так як вдосталь часу є тільки, коли:

  • працівник звільняється за власним бажанням без поважної причини та відпрацьовує 2 тижні (роботодавець має право й не вимагати відпрацювання цих тижнів);
  • звільнення відбувається по закінченню контракту – тоді до звільнення можна підготуватися.

Бухгалтер має завчасно подбати про наявність коштів на виплату працівникам у день їх звільнення, щоб провести з ними повний розрахунок

В інших випадках, можливо, все доведеться швидко робити на завтра чи навіть насьогодні, так як, наприклад, при звільненні за згодою сторін працівник може бути звільнений у будь-який день погоджений з роботодавцем. І виплата має бути саме в цей день, а не звичайний день виплати зарплати. При чому незалежно від причини звільнення. Навіть, якщо це є звільнення за прогул і є видом дисциплінарного покарання працівника.

Причини звільнення не впливають на день остаточного розрахунку за працівником

Заява-розрахунок лікарняних СКАЧАТИ

Штрафи – порушення дня “Х” по розрахункам з працівником

Чим же обертається нездійснення виплат в день “Х“ звільнення працівника? Невиконання вимоги ст. 116 КЗпП обертається штрафами:

  • на посадових осіб – адмінштраф (його цілком може отримати й бухгалтер, якщо це була його провина) за ст. 41 КЗпАП від 510 до 1700 грн;
  • на підприємство – фінансовий штраф за порушення законодавство про працю в розмірі 1 мінзарплати за ст. 265 КЗпП. У 2018 році це складає 3723 грн. Якщо таке прострочення більше місяця, то можна застосувати і 3-кратний штраф передбачений за порушення строків виплати зарплати – 11169 грн для 2018 року.

Крім того, існує уже згадувана виплата при затримці видачі трудової книжки на основі середньоденного заробітку (рахується за останні 2 місяці) по кожному дню прострочення.

Абсолютно НОВИЙ бухгалтерський ЗВІТ

Зміни у неподатковій звітності підприємств у нашому бухобліку відбуваються нечасто. А щоб з’явився абсолютно новий звіт, то уже й не пам’ятаємо, коли це було. Але він з’явився, завітавши до нас з Європи. Він не входить до складу фінансової звітності, але містить фінансову інформацію. І може містити нефінансову. Мова йде про Звіт про управління, який уже вперше треба буде подати за 2018 рік. Хто має складати Звіт про управління? Кому його подавати? Що має містити Звіт про управління? Як скласти Звіт про управління? Чи є хоча б якісь методрекомендації з його складання?

Як оформляється звільнення: коли заява про звільнення працівника потрібна/непотрібна

В цілому звільнення може бути добровільне (за власним бажанням), за згодою сторін, за ініціативою роботодавця та інших причин, наприклад, закінчення контракту. Не завжди при цьому необхідна заява самого працівника (див. таблицю нижче). Однак, наказ про звільнення – це обов’язковий елемент документального оформлення, без якого бухгалтер формально не може нарахувати виплати та щось виплачувати працівнику, який звільняється.

Причина звільнення

Підстава за КЗпП

Заява про звільнення

1

За власним бажанням з поважної причини чи без такої

ст. 38

Так

2

За згодою сторін

п. 1 ч. 1 ст. 36

Не обов’язкова*

Інші причини:

3

Закінчення строку дії контракту (трудового договору)

п. 2 ч. 1 ст. 36

Ні

4

Прогул

п. 4 ч. 1 ст. 40

Ні

5

Систематичне невиконання без поважних причин трудових обов’язків

п. 3 ч. 1 ст. 40

Ні

6

У зв’язку з переведенням на інше підприємство

п. 5 ч. 1 ст. 36

Так**

* угода, по-перше, може бути усною; по-друге, свою згоду та бажання звільнитися працівник підтверджує, коли підписується в наказі про своє звільнення, тому заява з його боку не обов’язкова і як правило не складається (лист Мінсоцполітики від 04.04.2014 р. № 60/06/186-14);

** складаються 2 заяви – на звільнення та на прийняття на нове місце роботи

В таблиці наведений далеко невичерпний перелік  інших причин.

Дізнайтеся також про:

Бухгалтер та обхідні листки після написання заяви на звільнення

Ще одна робота бухгалтера, про яку ми вище не зазначили – це підписання обхідних листків. Обхідний листок виконує контрольну функцію та повинен посвідчити, що працівник нічого підприємству не винен, наприклад, той же спецодяг. Однак, зазначимо, що затримати звільнення працівника чи не здійснити таке звільнення, чи не виплатити йому частину виплат, які йому належать на законодавством на день звільнення, чи затримати такі виплати через непідписання працівником обхідного листка підприємство не має права. Бухгалтеру також треба про це знати й підписав чи не підписав обхідний листок працівник, – все одно треба нарахувати йому виплати та провести розрахунок повною мірою. Про це прямо вказує уже згадуване роз’яснення Держпраці.

Працівник не підписав обхідний листок – все одно всі виплати мають відбутися в день звільнення

Заява про звільнення з роботи працівника та бухгалтер

І тепер ми підійшли до документальної основи звільнення – заява на звільнення працівника. Вона завжди має подаватися на ознайомлення бухгалтеру. На що слід звернути увагу? Що з неї бухгалтеру. Бухгалтер має звернути увагу, чи зазначив працівник про своє бажання:

  • отримати відпустку перед звільненням (якщо так, то скільки днів? Можливо, в цьому питанні треба проконсультувати працівника, скільки днів у нього є невикористаних);
  • отримати компенсацію відпустки (знову ж скільки днів? І знову треба консультація щодо кількості невикористаних днів);
  • поєднання частини відпустки та компенсації (знову ж скільки днів).

Також у заяві може зазначатися про бажання працівника утримати при його остаточному розрахунку певні борги по підприємству, наприклад, вартість спецодягу. Ми уже зазначали вище, що краще досягти згоди працівника або простити йому подібний борг. Можуть бути певні добровільні внески в фонди підприємства.

У разі відсутності даної інформації у заяви треба просити працівника дописати необхідні пункти або переписати заяву.

Заява про звільнення працівника з роботи зразок

Заява про звільнення працівника за власним бажанням наведена нижче. Як бачимо, в ній вказано бажання отримати компенсацію днів відпустки, а не “відгуляти” їх.

Заява на звільнення працівника: погляд бухгалтера

СКАЧАТИ ЗРАЗОК

В заяві про звільнення за власним бажанням обов’язково мають бути підстава для розірвання трудового договору (це ст. 38 КЗпП), бажана дату звільнення (якщо без причини –2-тижневий термі з дня повідомлення роботодавця), підпис працівника і дата складання заяви. Підпис і дата заяви вимагає Мінпраці у листі від 29.05.2007 р. № 134/06/187-07. 

Наказ про звільнення з роботи працівника та бухгалтер

Коли наказ про звільнення лягає на стіл бухгалтера, то теж треба проконтролювати ті ж пункти, що й у заяві на звільнення:

  • кількість днів відпустки, якщо вона надається працівнику;
  • кількість днів, за які наказано нарахувати компенсації відпусток.

Однак, є ще один пункт: кількість днів надміру оплаченої відпустки, оплата по яким підлягає утриманню. Звичайно, якщо така ситуація мала місце.

І ще один момент, який варто пам’ятати. При звільненні матеріально відповідальної особи необхідно в наказі вказати проведення обов’язкової інвентаризації.

Зразок наказу про звільнення наведено нижче.

Заява на звільнення працівника: погляд бухгалтера

СКАЧАТИ ЗРАЗОК

Бухгалтер має брати активну участь у складанні заяви та наказу на звільнення працівника й проконтролювати включення до них необхідних даних для нарахування відпустки та її компенсації

Звільнення з роботи директора та головного бухгалтера

Особливості має звільнення цих 2-х посадових осіб, які мають права підпису. При звільненні головного бухгалтера бажано уже в наказі про звільнення зазначити:

  • проведення обов’язкової інвентаризації, якщо головний бухгалтер був матеріально відповідальною особою. Навіть якщо не був таким – все одно краще провести інвентаризацію, так як він відповідав за достовірність і повноту бухгалтерського обліку;
  • зміну сертифікатів електронного цифрового підпису;
  • подача до обслуговуючого банку нових зразків підпису. Головний бухгалтер має право другого підпису;
  • повідомити ДФС у 10-денний термін про звільнення головного бухгалтера за формою № 1-ОПП.

У разі зміни директора, крім зміни сертифікатів цифрового підпису та подачі документі до обслуговуючого банку про зміну першого підпису, ще й необхідно реєструвати зміни у держреєстратора. Звільнення головного бухгалтера це не стосується, так як даних по ньому в ЄДР немає.

Як отримати лікарняні від Фонду соцстраху

Заява на звільнення працівника: погляд бухгалтера
Шарий Тараскерівник експертної групи MCFR Головбух
Розрахунок лікарняних та декретних здійснюйте за новими правилами. Також зважте, що з 01.10.2018 почала діяти нова форма заяви розрахунку для лікарняних. Покроково і з прикладами про те: • що нового в порядку отримання фінансування; • як рахувати страховий стаж: за довідками ОК-5 та ОК-7 чи за новим додатком 9; • хто приймає рішення про призначення лікарняних та декретних підприємцям, членам фермерських господарств, особам, які провадять незалежну профдіяльність; • як заповнити заяву-розрахунок; • в які строки виплатити кошти; • що Фонд соцстраху перевірить у заявці на фінансування; • як звітувати за отримані кошти
Читайте гарячу публікацію
EXPERTUS:ГОЛОВБУХ

➤ Як провести річну інвентаризацію швидко: поради колег

Підписка на статті

Підпишіться на розсилку, аби не пропустити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. Ми триматимемо вас в курсі всіх податкових подій!

Освітні заходи
Перевірте свої знання та здобудьте нові
Взяти участь
Інтернет-магазин
Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями щодо передплатиі станьте нашим читачем просто зараз
Ми в соцмережах
Потрібен цей файл?

 зареєєструйтеся та скачуйте будь-які файли на порталі:

 ✔ бланки документів

 ✔ зразки заповнення бухгалтерських форм

 ✔ приклади наказів, положень, інструкцій, довідок

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
І отримати доступ на сайт Знадобиться лише хвилина!
Скачати файл