Головбух

Заява на звільнення працівника

17 жовтня 2019
16554
Середній бал: 5 із 5
Бухгалтер-експерт, кандидат економічних наук, м. Чернігів

Звільнення працівника – це не тільки кадрове питання, але й бухгалтерське. Адже бухгалтер бере активну участь в оформленні звільнення працівника й має теж долучитися до кадрових документів й, можливо, дещо порадити, проконтролювати та внести свої корективи. Отже, сьогодні в консультації про бухгалтерський погляд на звільнення, заяву на звільнення та наказ на звільнення працівника.

Що має робити бухгалтер при звільненні працівника?

Документальним оформленням звільнення, в першу чергу, має займається кадровик. На малих підприємствах дана справа може бути доручена й бухгалтеру.  Однак, навіть якщо це буде робити кадровик, то для бухгалтера все одно залишиться робота – виплати нараховує він і бухгалтер має проконтролювати наявність у документах певних записів, щоб вчасно сказати “стоп” й побажати належного оформлення процедури звільнення працівника.

Штраф розміром в 1 мільйон. За що загрожує?

В таблиці нижче наведено перелік дій бухгалтера при звільненні працівника та нормативне забезпечення під дане питання, а також – необхідні документи, який дає підстави для здійснення даних нарахувань.

Робота бухгалтера

Нормативне забезпечення

Документ-підстава

Дії, які мають відбутися до дати звільнення включно

1

Нарахувати заробітну плату за останній місяць роботи, включаючи і день звільнення

КзПП, Закон про оплату праці, Закон про відпустки, ПКУ

Табель обліку робочого часу

2

Нарахувати компенсацію невикористаних днів відпустки, у т.ч. й відпустки “на дітей”. Попередньо ці дні треба розрахувати.  Оплачуються дні невикористаних відпусток як за поточний, так і за минулі роки

Закон про відпустки, КЗпП, ПКУ

Заява працівника на звільнення та наказ керівника на звільнення, де вказано про компенсацію

3

Утримати зайве нараховані відпускні, якщо працівник використовував до звільнення щорічну відпустку та йому були оплачені дні відпустки, які він ще “не відпрацював”. Попередньо треба розрахувати ці “зайві” дні. 

Закон про відпустки

Заява працівника на звільнення та наказ керівника на звільнення, де вказано про утримання зайве нарахованих сум

4

Нарахувати відпускні, якщо працівник вирішив перед звільнення піти у відпустку. Попередньо треба розрахувати можливу кількість днів відпустки, яку використовує працівник

Закон про відпустки

Заява працівника на звільнення, наказ керівника на звільнення або окремий наказ керівника про надання відпустки

5

Нарахувати у певних випадках вихідну допомогу

Підставами є п. 6 ст. 36, п. 2 ст. 40, п. 6 ст. 40, ст. 38 і ст. 39, п. 5 ч. 1 ст. 41 КЗпП

Про нарахування вихідної допомоги має бути зазначено у наказі на звільнення.

6

Утримати з працівника певні борги, які він має перед підприємством. Це можуть бути:

  • недоплата ПДФО, якщо вона має місце (чи військового збору);
  • борг по аліментам, якщо він виник;
  • використані, але не повернуті працівником предмети, які видавалися працівнику, наприклад, спецодяг, інструмент*.

ПКУ, ст. 163 КЗпП

Для підтвердження факту неповернення певних предметів – необхідний протокол інвентаризації або заява самого ж працівника, де він визнає цей факт і просить вирахувати з зарплати вартість таких речей, якщо він не може їх повернути. По аліментам та іншим утриманням документи стандартні: заяви отримувачів, лист виконавчої служби

7

Розрахувати та оплатити перші 5 днів лікарняних, якщо вони мале місце. Подати заяву-розрахунок на отримання лікарняних по решті днях непрацездатності, якщо працівником наданий відповідний листок непрацездатності

Наказ Мінсоцполітики вiд 21.10.2015 р. №1022

Листок непрацездатності

8

Розрахувати та оплатити за середнім заробітком проміжок часу між старим і новим наказом про звільнення, якщо працівнику вчасно не була видана трудова книжка

ст. 117 КЗпП

Новий наказ на звільнення

9

Нарахувати інші виплати, якщо вони передбачені колективним договором

КЗпП

Колективний договір

Дії, які можуть/мають бути виконані після звільнення

10

Виплатити лікарняні, якщо надійшло фінансування з ФСС, якщо працівник звільнився до надходження цих грошей. Оплатити перші 5 днів до звільнення.

Наказ Мінсоцполітики вiд 21.10.2015 р. №1022

Листок непрацездатності

11

Розрахувати, подати до ФСС, отримати на спецрахунок та оплатити декретні (допомогу по вагітності та пологам) за 14 днів, якщо відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами подовжується та уже непрацююча працівниця звернулася на підприємство з відповідним листком непрацездатності

Лист ФСС від 15.05.2018 р. № 2.4-15-1677**

Другий листок непрацездатності по відпустці та пологам

*зверніть увагу: 1) сума утримань має не порушувати норми ст. 128 КЗпП; (2) якщо працівник не визнав шкоду і її розмір перевищує середньомісячний заробіток працівника, то утримати з нього можна тільки на основі рішення суду. У такій ситуації, можливо, простіше “простити” даний борг, якщо сума незначна, оподаткувавши його як додаткове благо. Рішення тут має бути за керівником;

** при звільненні працівниця декретні не повертає. Взагалі працівниць у декреті звільняти не можна, але вона може зробити це за власним бажанням. Лист від ФСС свідчить про існування таких випадків.

Звичайно, що дані дії мають виконуватися в ідеалі на основі наказу на звільнення. Однак, якщо очікувати остаточне підписання даного наказу та ознайомлення з ним працівника, то можна просто не встигнути вчасно провести виплати. А це уже штрафонебезпечно. На яку дату все має встигнути бухгалтер?

Звільнення працівника – день “Х” для бухгалтера

А це уже штрафонебезпечно. На яку дату все має встигнути бухгалтер?

Умови і дата звільнення:

День “Х” – день проведення виплат та остаточного розрахунку з працівником

(ст. 116 КЗпП)

Умови звільнення

Дата звільнення

Якщо без відпустки

Останній день роботи

День звільнення

Якщо працівник пішов у відпустку

Останній день відпустки

Якщо роботодавець вчасно не видав трудову книжку (це порушення)

День видачі трудової книжки

Якщо працівник був відсутній (не працював) на день звільнення

День звільнення за наказом*

Не пізніше наступного  дня після пред’явлення працівником вимоги про розрахунок (у випадку перерахування виплат на платіжну картку такої проблеми немає)

Якщо контракт (трудовий договір) закінчилися у вихідний

Останній робочий день**

Фактичний день звільнення, тобто останній робочий день

* в цей же день надсилається рекомендований лист на адресу працівника з вимогою забрати трудову книжку;

** див. лист Мінсоцполітики від 05.01.2018 р. № 9/0/22-18/134

Отже, вважаємо, що бажано всі чорнові розрахунки виконати зарані. Більше того, деякі з розрахунків необхідні для включення в наказ про звільнення:

  • кількість днів відпустки, які слід компенсувати;
  • кількість днів надміру витраченої відпустки, по яким слід зробити утримання.

Саме цю інформацію буде вимагати кадровик і керівник при складанні наказу на звільнення працівника. Така інформація рекомендується в роз’ясненнях Держпраці.

Та навіть, якщо робити все зарані – часу може бути обмаль. Його достатньо лише коли: 

  • працівник звільняється за власним бажанням без поважної причини та відпрацьовує 2 тижні (роботодавець має право й не вимагати відпрацювання цих тижнів);
  • звільнення відбувається по закінченню контракту – тоді до звільнення можна підготуватися.

Увага: Бухгалтер має завчасно подбати про наявність коштів на виплату працівникам у день їх звільнення, щоб провести з ними повний розрахунок

В інших випадках, можливо, все доведеться швидко робити на завтра чи навіть насьогодні, так як, наприклад, при звільненні за згодою сторін працівник може бути звільнений у будь-який день погоджений з роботодавцем. І виплата має бути саме в цей день, а не звичайний день виплати зарплати. При чому незалежно від причини звільнення. Навіть, якщо це є звільнення за прогул і є видом дисциплінарного покарання працівника.

Увага:  Причини звільнення не впливають на день остаточного розрахунку за працівником.

Штрафи за день “Х” 

Чим же обертається нездійснення виплат в день “Х“ звільнення працівника? Невиконання вимоги ст. 116 КЗпП має наслідком штрафи: 

  • на посадових осіб – адмінштраф (його цілком може отримати й бухгалтер, якщо це була його провина) за ст. 41 КЗпАП від 510 до 1700 грн;
  • на підприємство – фінансовий штраф за порушення законодавство про працю в розмірі 1 мінзарплати за ст. 265 КЗпП. У 2019 році це складає 4173 грн. Якщо таке прострочення більше місяця, то можна застосувати і 3-кратний штраф передбачений за порушення строків виплати зарплати – 12519 грн для 2019 року.

За затримку видачі трудової книжки – працівникові виплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу (до дня видачі трудової книжки). У такому разі краще переписати наказ про звільнення, якщо працівник не заперечує.

Коли заява на звільнення обов’язкова?

В цілому звільнення може бути добровільне (за власним бажанням), за згодою сторін, за ініціативою роботодавця та інших причин, наприклад, закінчення контракту. Не завжди при цьому необхідна заява самого працівника (див. таблицю нижче). Однак, наказ про звільнення – це обов’язковий елемент документального оформлення, без якого бухгалтер формально не може нарахувати виплати та щось виплачувати працівнику, який звільняється.

Причина звільнення

Підстава за КЗпП

Заява про звільнення

1

За власним бажанням з поважної причини чи без такої

ст. 38

Так

2

За згодою сторін

п. 1 ч. 1 ст. 36

Не обов’язкова*

Інші причини:

3

Закінчення строку дії контракту (трудового договору)

п. 2 ч. 1 ст. 36

Ні

4

Прогул

п. 4 ч. 1 ст. 40

Ні

5

Систематичне невиконання без поважних причин трудових обов’язків

п. 3 ч. 1 ст. 40

Ні

6

У зв’язку з переведенням на інше підприємство

п. 5 ч. 1 ст. 36

Так**

* угода, по-перше, може бути усною; по-друге, свою згоду та бажання звільнитися працівник підтверджує, коли підписується в наказі про своє звільнення, тому заява з його боку не обов’язкова і як правило не складається (лист Мінсоцполітики від 04.04.2014 р. № 60/06/186-14);

** складаються 2 заяви – на звільнення та на прийняття на нове місце роботи. Переведення може бути тільки за згоди працівника, тому треба заява

В таблиці був наведений далеко невичерпний перелік інших причин. Якщо сумніваєтеся, то краще взяти заяву з працівника, якщо він погоджується її написати.

Чи чекати бухгалтеру обхідний листок?

Ще одна робота бухгалтера – це підписання обхідних листків. Обхідний листок виконує контрольну функцію та повинен посвідчити, що працівник нічого підприємству не винен, наприклад, той же спецодяг. Однак, зверніть увагу, що обхідний листок необов’язковий документ і підприємство не може затримувати звільнення працівника чи не виплатити йому належні суми через непідписання ним обхідного листка.  Бухгалтер починає все нараховувати не чекаючи обхідного листка, про це прямо вказує Держпраці у своєму роз’ясненні.

Увага:  Працівник має отримати трудову книжку та всі виплати незалежно від того, чи підписав він обхідний листок

Що робити бухгалтеру з заявою на звільнення?

І тепер ми підійшли до документальної основи звільнення – заява на звільнення працівника. Перед складанням наказу її треба подати. Бухгалтер має звернути увагу, чи зазначив працівник про своє бажання:

  • отримати відпустку перед звільненням (якщо так, то скільки днів? Можливо, в цьому питанні треба проконсультувати працівника, скільки днів у нього є невикористаних та взагалі що в нього є такі дні);
  • отримати компенсацію відпустки (знову ж скільки днів? І знову треба консультація щодо кількості невикористаних днів);
  • поєднання частини відпустки та компенсації (знову ж скільки днів).

Також у заяві може зазначатися про бажання працівника утримати при його остаточному розрахунку певні борги по підприємству, наприклад, вартість спецодягу. Ми уже зазначали вище, що краще досягти згоди працівника або простити йому подібний борг. Можуть бути певні добровільні внески в фонди підприємства.  

У разі відсутності даної інформації у заяви треба просити працівника дописати необхідні пункти або переписати заяву. Таким чином, функція бухгалтера – проконтролювати та допомогти працівнику правильно скласти текст заяви. Працівник взагалі може не знати про відпускні й компенсації при звільненні і йому потрібна допомога.  

Заява про звільнення працівника з роботи зразок

Заява про звільнення працівника за власним бажанням наведена нижче. Як бачимо, в ній вказано бажання отримати компенсацію днів відпустки, а не “відгуляти” їх.

Заява на звільнення працівника

СКАЧАТИ

В заяві про звільнення за власним бажанням обов’язково мають бути підстава для розірвання трудового договору (це ст. 38 КЗпП), бажана дата звільнення (якщо без причини – 2-тижневий термін з дня повідомлення роботодавця), підпис працівника і дата складання заяви. Підпис і дату заяви вимагає Мінпраці у листі від 29.05.2007 р. № 134/06/187-07.

Наказ про звільнення з роботи працівника та бухгалтер

Краще за все одразу залучити бухгалтера до складання наказу. Коли наказ про звільнення лягає на стіл бухгалтера, то теж треба проконтролювати ті ж пункти, що й у заяві на звільнення:

  • кількість днів відпустки, якщо вона надається працівнику;
  • кількість днів, за які наказано нарахувати компенсації відпусток.

Однак, є ще один пункт, якого не може бути у заяві: кількість днів надміру оплаченої відпустки, оплата по яким підлягає утриманню. Звичайно, якщо така ситуація мала місце.

І ще один момент, який варто пам’ятати. При звільненні матеріально відповідальної особи необхідно в наказі вказати проведення обов’язкової інвентаризації.

Зразок наказу про звільнення наведено нижче.

Заява на звільнення працівника

СКАЧАТИ

Увага:  Бухгалтер має брати активну участь у складанні заяви та наказу на звільнення працівника й проконтролювати включення до них необхідних даних для нарахування відпустки та її компенсації

Наказ про звільнення складається:

  • у 2-х екземплярах – якщо звільнення за ініціативою працівника (один – у відділ кадрів для запису у трудову книжку і у справу; другий – бухгалтеру, як підстава для здійснення всіх нарахувань та утримань);
  • у 3-х екземплярах – якщо звільнення за ініціативою роботодавця (один – у відділ кадрів, другий – бухгалтеру, третій – видати співробітнику).

Звільнення з роботи директора та головного бухгалтера

Особливості має звільнення цих 2-х посадових осіб, які мають права підпису. При звільненні головного бухгалтера бажано уже в наказі про звільнення зазначити:

  • проведення обов’язкової інвентаризації, якщо головний бухгалтер був матеріально відповідальною особою. Навіть якщо не був таким – все одно краще провести інвентаризацію, так як він відповідав за достовірність і повноту бухгалтерського обліку;
  • зміну сертифікатів ключів електронного цифрового підпису;
  • подача до обслуговуючого банку нового переліку осіб, які можуть здійснювати операції по рахунку;
  • повідомити ДПС у 10-денний термін про звільнення головного бухгалтера за формою № 1-ОПП.

У разі зміни директора, крім зміни ключів цифрового підпису (токенів) та подачі документі до обслуговуючого банку про зміну переліку розпорядників рахунку, ще й необхідно внести зміни у ЄДР через держреєстратора (ЦНАП) або нотаріуса. Звільнення головного бухгалтера це не стосується, так як даних по ньому в ЄДР немає.

logo
Потрібен цей файл?

 Зареєєструйтеся та скачуйте будь-які файли на порталі:

 ✔ бланки документів

 ✔ зразки заповнення бухгалтерських форм

 ✔ приклади наказів, положень, інструкцій, довідок

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
або зайти через соцмережі
Зареєструватися і скачати файл
Потрібен цей файл?

 Зареєєструйтеся та скачуйте будь-які файли на порталі:

 ✔ бланки документів

 ✔ зразки заповнення бухгалтерських форм

 ✔ приклади наказів, положень, інструкцій, довідок

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
або зайти через соцмережі
Зареєструватися і скачати файл
Найцікавіше — далі!

Дочитайте до кінця, щоб не випустити нюансів, які важливі саме для Вас

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
Реєстрація за хвилину!
Зареєструватися і дочитати
×

Отримуйте найсвіжіші новини бухгалтерії у Messenger

 

Ми готуємо для вас найсвіжіші новини бухгалтерії. Отримуйте їх першими!

Підписатися на новини