text
Головбух

Бухгалтер тимчасово відсутній: чи можна передати ЕЦП іншій особі

  • 9 серпня 2018
  • 2885
головний редактор системи «Expertus: Головбух»

Чи може бухгалтер, перебуваючи у відпустці, вийти на один чи два дні для того, щоб подати звітність? Чи потрібно це оформлювати як відкликання з відпустки? Чи може бухгалтер тимчасово передати директорові право користування своїм ЕЦП? Ні, не може. Пояснимо чому.

Відкликання з відпустки

Відкликати працівника допускається винятково із щорічної відпустки за його згоди і лише у випадках, передбачених законодавством. А саме, для:

Тобто, якщо в описаній ситуації достроковий вихід працівника з відпустки пов’язаний із переліченими випадками, тоді, дійсно, оформлюють відкликання з відпустки. При цьому обов’язково потрібно дотримати таких умов:
  • на відкликання має бути згода працівника;
  • основна безперервна частина відпустки (до відкликання чи після нього) має бути не менше ніж 14 календарних днів;
  • невикористану частину щорічної відпустки необхідно надати працівникові після закінчення дії причин, через які працівника відкликали з відпустки, або за угодою сторін перенести на інший період.

Увага: відкликання працівника, навіть за його згоди, з інших видів відпусток, у т. ч. із відпустки без збереження заробітної плати, законодавство не передбачає (лист Мінсоцполітики від 17.10.2016 № 576/13/116-16)


Необхідність скласти й подати звіт чи нарахувати й виплатити зарплату не може слугувати підставою для відкликання бухгалтера з відпустки. Тобто відкликання із щорічної відпустки, не пов’язане із запобіганням стихійному лиху, виробничій аварії, нещасним випадкам та іншими подібними обставинами, є порушенням трудового законодавства. У таких випадках на підставі статті 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення до керівника підприємства можуть застосувати адміністративну відповідальність у вигляді накладення штрафу у розмірі від 15 до 50 нмдг (від 255 до 850 грн).

Можливість використання ЕЦП третьою особою

Згідно з пунктом 48.5 Податкового кодексу України (ПК) податкову декларацію має підписати керівник платника податків або уповноважена особа, а також особа, яка відповідає за ведення бухгалтерського обліку та подання податкової декларації до органу контролю.

Якщо розпорядчі документи платника податків не передбачають покладання на іншу особу організаційно-розпорядчих або адміністративно-господарських обов’язків на випадок відсутності бухгалтера з об’єктивних причин (відпустка, відрядження, лікарняний тощо), то шляхом видання відповідного організаційно-розпорядчого документа підприємства тимчасово призначають особу, уповноважену виконувати такі функції.

Отже, для виконання функцій бухгалтера на час його відпустки можна призначити виконувача обов’язків бухгалтера, який користується усіма повноваженнями бухгалтера, в т. ч. правом підпису. Але передати іншій особі носій із сертифікатом ключа електронного підпису не можна. Під час передачі такого носія іншій особі порушується конфіденційність ключа електронного підпису.

Увага: Законом України «Про електронний цифровий підпис» визначено термін «підписувач» як особу, що на законних підставах володіє особистим ключем та від свого імені або за дорученням особи, яку вона представляє, накладає електронний цифровий підпис під час створення електронного документа. Закон не припускає передачі особистого ключа іншим особам. Поняття «за дорученням» слід розуміти як передачу повноважень, а не передачу власного підпису. Якщо провести аналогію до паперового документообігу, не можна доручити будь-кому накладати власноручний підпис іншої особи.


Тобто для випадків, коли власник ключа відсутній з поважної причини, слід використовувати ЕЦП іншої особи, яка має свій власний ключ. Відповідно, передати повноваження щодо накладання електронного цифрового підпису можна лише особі, яка має свій особистий ключ електронного цифрового підпису, засвідчений у встановленому порядку.

Процедура тимчасової заміни бухгалтера

Тож у разі відсутності на роботі бухгалтера юридичної особи з поважних причин (відпустка, відрядження, лікарняний тощо) податкову звітність можуть підписати інші особи, які уповноважені виконувати обов’язки бухгалтера на час його відсутності. Однак спершу роботодавець має вчинити низку необхідних дій.

Оформити наказ

Повноваження виконувача обов’язків бухгалтера мають бути підтверджені відповідними документами (наказом чи розпорядженням тощо), які подають до органу контролю разом із податковою звітністю.

Про тимчасову заміну бухгалтера можна оформити окремий наказ керівника підприємства або внести розпорядження про таку заміну до наказу про відпуску бухгалтера.

Бухгалтер тимчасово відсутній: чи можна передати ЕЦП іншій особі

Повідомити ДФС

Повідомити про в. о. бухгалтера підприємство — платник ПДВ має за формою № 1-ПДВ. Додатково повідомляти про зміну відомостей про бухгалтера як особу, на яку покладено обов’язки з ведення бухобліку, за формою № 1-ОПП уже немає потреби (п. 9.3 розділу IX Порядку обліку платників податків і зборів, затвердженого наказом Мінфіну від 09.12.2011 № 1588). Відомості стосовно осіб, відповідальних за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку юрособи, оновлять самі органи контролю в Єдиному банку даних юросіб.

Заяву за формою № 1-ПДВ слід подати в один із способів, визначених пунктом 183.9 ПК, щоб її задовольнив відповідний орган контролю.

Якщо підприємство не є платником ПДВ, воно подає до органу контролю реєстраційну заяву за формою № 1-ОПП із позначкою «Зміни» з відомостями стосовно осіб, відповідальних за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку юридичної особи. Строк подання такої форми — 10 днів із дня виникнення змін в облікових даних.

Повідомити банк

Про тимчасову заміну бухгалтера та зміну підпису в банківських документах слід обов’язково повідомити й банк. Для цього до обслуговуючого банку подають тимчасову картку із зразком підпису лише особи, яка тимчасово виконує обов’язки бухгалтера (п. 18.15, 18.16 Інструкції про порядок відкриття, використання і закриття рахунків у національній та іноземних валютах, затвердженої постановою Правління НБУ від 12.11.2003 № 492). Цю тимчасову картку із зазначенням строку її дії засвідчують підписом першого керівника та бухгалтера, відбитком печатки (за наявності). Додаткового засвідчення вона не потребує. Але до тимчасової картки додають копію відповідного документа (наказу тощо), що підтверджує ці повноваження.

Змінити ЕЦП

Позаяк особа, яка заміщує бухгалтера, складатиме й підписуватиме електронну звітність підприємства, треба оформити на неї також ключ і сертифікат ЕЦП. Для цього слід звернутися до сертифікованого центру, з яким співпрацює підприємство, і подати пакет документів згідно з його вимогами.

При цьому ключ, раніше створений для бухгалтера, не втрачає дії (до закінчення дії сертифіката або знищення такого ключа), але інша людина не може користуватися ним для підпису документів, складених під час відсутності бухгалтера на роботі.

Увага: підписувач (бухгалтер) має право за власним бажанням заблокувати посилений сертифікат. Під таким блокуванням розуміють тимчасове призупинення чинності посиленого сертифіката строком до 30 календарних днів. Клієнт може протягом 30 календарних днів поновити строк чинності заблокованого посиленого сертифіката. Якщо протягом зазначеного строку клієнт не поновить чинність заблокованого посиленого сертифіката, центр сертифікації автоматично його скасовує.


Крім цього, до моменту подання наступної електронної звітності потрібно переукласти договори, які дають можливість подавати звітність в електронній формі до ДФС, органів статистики, Фондів тощо.

Щоб уникнути описаних вище процедур, надавайте бухгалтерові відпустку (відправляйте його у відрядження тощо) на такий період і в такі строки, щоб він встигав і звітність подати, і документи оформити. Звісно, що датувати такі документи і звітність необхідно тими датами, коли бухгалтер має працювати, а не бути відсутнім на робочому місці за кадровим наказом.

 
Підписка на статті

Підпишіться на розсилку, аби не пропустити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. Ми триматимемо вас в курсі всіх податкових подій!

Освітні заходи
Перевірте свої знання та здобудьте нові
Взяти участь
Інтернет-магазин
Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями щодо передплатиі станьте нашим читачем просто зараз
Ми в соцмережах
Потрібен цей файл?

 зареєєструйтеся та скачуйте будь-які файли на порталі:

 ✔ бланки документів

 ✔ зразки заповнення бухгалтерських форм

 ✔ приклади наказів, положень, інструкцій, довідок

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
І отримати доступ на сайт Знадобиться лише хвилина!