Головбух

Отчет об использовании средств, выданных на командировку

  • 24 липня 2018
  • 300

Отчет об использовании средств, выданных на командировку, еще неофициально называют авансовый отчет. Он является необходимым документом для окончательного оформления хозяйственных операций с подотчетными лицами. Ошибки при составлении Отчета могут иметь штрафные последствия, поэтому бухгалтеру необходимо детально изучить все нюансы связанные с его оформлением. О них сегодня в консультации.

Форма авансового отчета

Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (далее - Отчет) утверджено наказом Минфина от 28.09.2015 г. № 841 (в редакции приказа Минфина от 10.03.2016 г. № 350). Этим же приказом утвержден Порядок составления Отчета (далее - Порядок № 841).

Сразу отметим, что никаких других форм этого Отчета использовать нельзя, так как пп. 170.9.2 НКУ прямо указывает, что Отчет подается по форме, установленной ДФС. Если форма Отчета, которая представлена ​​работником при содействии бухгалтера отличается от формы, официально утверждена, в т.ч. устарела, то ДФС имеет все права не признать данный документ на основании пп. 170.9.2 НКУ, имеет такие же последствия как непредставление отчета. Поэтому советуем быть внимательными с бланком этого документа.

Отчет об использовании средств или отчет о командировке

Отчет обязательно складывается, если работник (пп. 170.9.2 НКУ):

  • получал средства в качестве аванса на командировку;
  • получал средства на хозяйственные (производственные) цели, на расходы, связанные с выполнением некоторых гражданско-правовых действий.

Таким образом, Отчет о командировке является основанием для списания выданных средств с подотчетного лица. Кроме того, Отчет является основанием для возмещения работнику предприятия расходов, которые он понес в командировке или закупки товарно-материальных ценностей для целей предприятия за счет собственных средств.

Отчет об использовании средств, выданных на командировку: сроки подачи

Отчет должен быть составлен до истечения 5 банковского дня, следующего за днем, в котором плательщик налога завершил командировку или завершил выполнение отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет лица, выдавшего ему денежные средства (пп. 170.9.2 НКУ).

Отчет о командировке бланк скачать  Отчет об использовании средств, выданных на командировку

Исключения из этого правила существуют в случае если работник в командировке:

  • получает наличные с применением платежной карточки - срок сокращается до 3-х банковских дней после окончания командировки (пп. 170.9.3 НКУ);
  • расчеты проводит с использованием платежных карт в безналичной форме - срок отчетности увеличивается до 10 банковских дней после окончания командировки. Разрешается при наличии существенных причин даже еще увеличить его до 20 банковских дней (например, наличие разногласий между платежными документами (пп. 170.9.3 НКУ).

Обращаем внимание, что эти исключения касаются только командировок и не распространяются на выполнение отдельных гражданско-правовых действий. По ним, то независимо от того, расчеты осуществляются с применением или без применения платежных карт, в наличной или безналичной форме, но термин используется единственный - 5 банковских дней (пп. 170.9.3 НКУ).


Последствия несвоевременного представления Отчета об использовании средств

Если работник подал Отчет не вовремя, то:

  • происходит нарушение кассовой дисциплины и, как следствие, начисляется штраф в размере 25% выданных под отчет сумм (ст. 1 Указа Президента от 12.06.1995 г.. № 436);
  • должностным лицам предприятия грозит административный штраф (ст. 164-2 КоАП): от 136 грн до 255 грн (от 170 грн до 340 грн при повторном совершении нарушения в течение года);
  • происходит начисление и удержание налога на доходы физических лиц (НДФЛ) на основе натурального коэффициента и военного сбора (ВЗ) (см. ниже о непредставлении отчета).

В случае несвоевременного представления Отчета при условии предоставления необходимых кассовых чеков и счетов отеля в предприятия право на налоговый кредит по НДС и признания таких расходов в налоговом учете.

Если завтра в командировку ...

Отчет об использовании средств, выданных на командировку
Рассказывает Елена Ткаченко, эксперт по вопросам бухгалтерского учета и налогообложения, Киев
Почти на каждом предприятии время от времени возникает потребность направить работника в служебную командировку. Действующее законодательство Украины содержит гарантии командированным работникам, в том числе и по выплатам за время выполнения таких служебных обязанностей. На практике бухгалтеру приходится принимать во внимание множество нюансов их расчета и налогообложения. Рассмотрим их подробно

Последствия непредставления отчета об использовании средств

Если работник вообще не подал Отчет, то это имеет следующие последствия для предприятия:

  • нарушение кассовой дисциплины. В этом случае начисляется штраф в размере 25% выданных под отчет и не возвращенных сумм;
  • на должностных лиц предприятия налагается админштраф (уже упомянутая ст. 164-2 КоАП)
  • нельзя признать расходы на такую ​​командировку (или совершение гражданско-правовых действий) в налоговом учете, так как отсутствуют подтверждающий документ, которым является Отчет, что является нарушением п. 44.1 НКУ (см. также письмо ДФС от 09.06.2016 г.. № 12672/6/99-99-15-02-02-15)
  • невозможно признать налоговый кредит по НДС даже при наличии таких документов, как чеки, счета гостиницы и др., так как налоговый кредит в таких случаях признается на дату утверждения Отчета.

Последствия такой ситуации для работника:

  • необходимо уплатить НДФЛ по ставке 18% с излишне израсходованных средств, невозвратные в срок (пп. 164.2.11 НКУ, п. 4 Порядка № 841). Для определения базы налогообложения в таком случае по сумме не поданых в Отчете средств используется так называемый натуральный коэффициент (п. 164.5 НКУ). Он составляет 1 / (1-0,18) = 1,21951;
  • необходимо оплатить ВЗ по ставке 1,5% (п. 16 подразд. 10 разд. ХХ НКУ). Базой налогообложения для него же сумма средств, по которым было не отчитались. Натуральный коэффициент для начисления ВЗ не применяется (см. Письмо ДФС от 27.11.2015 г. № 25405/6/99-99-17-02-01-15).

С работника НДФЛ и ВЗ необходимо удержать и уплатить не позднее 30-го числа следующего месяца (пп. 168.1.5 НКУ). Их надо удержать за счет любого налогооблагаемого дохода (после его налогообложения) за соответствующий месяц, а в случае недостаточности суммы - осуществить это надо за счет налогооблагаемых доходов следующих отчетных месяцев до полного погашения (пп. “б” пп. "Б" пп. 170.9.1 НКУ).


Ошибки при составлении отчета и штрафоопасных реквизиты

При обнаружении ошибок исправления должно быть произведено корректурным способом (неправильные данные зачеркиваются, осуществляется надпись "Исправленному верить" и ставятся подписи должностных лиц, ответственные за составление документа). Также если в результате ошибки у работника осталась невозвратимая сумма аванса, то осуществляются такие же действия, как и при несвоевременной подачи Отчета.

К наиболее штрафоопасных реквизитов отчета относятся:

  • сумма внесенного остатка аванса по данным Отчета и дату ее внесения;
  • дата представления отчета;
  • наличие подписей должностных лиц;
  • правильность расчета НДФЛ и ВЗ, а также сумм Отчета.

Как составить Отчет об использовании средств

Рассмотрим теперь порядок заполнения некоторых реквизитов отчета:

Название (код) реквизита

Заполнение

Обратная сторона

№ п / п (1)

Эти реквизиты заполняются работником. Правильность заполнения граф и имеющиеся первичные документы проверяются лицом, выдавшим средства работнику.

Общие рекомендации:

  • указывать номера гостиничных счетов, название отеля и города
  • указывать назначение чеков (например, чек на топливо)
  • при указании суммы суточных указывать количество дней командировки и сумму суточных за 1 день (быв. 3) с соответствующим контролем дат (быв. 2);
  • если счет содержит НДС, то в кол. 4 указываем сумму с НДС (тогда в кол. 5 обязательно должен быть указан счет 641 и через запятую счет, на который относятся затраты, например, 92);
  • указывать маршрут проезда, если добавляются билеты на проезд;
  • суммы обязательно с копейками (в формате 100,00 и т.д.).

Дата документа (2)

Кому, за что и на основании какого документа заплачено (3)

Сумма (грн, коп.) (4)

Дебет счета (5)

Заполняется лицом, выдавшим средства подотчетному лицу.

Дата, подпись подотчетного лица

Заполняются подотчетным лицом.

Лицевая часть

Отдел, должность, ФИО, налоговый номер, остаток предыдущего аванса, получено, израсходовано, остаток, перерасход, количество поданных документов

Заполняется лицом, выдавшим средства подотчетному лицу.

Отчет утвержден в сумме, дебет, кредит, сумма, отчет проверено

Заполняется лицом, выдавшим средства подотчетному лицу. Сумма, в которой утверждается Отчет, должна совпадать с суммой на обратной части, которая была заполнена работником, а также суммой по бухгалтерской проводке ниже. Перерасход в эту сумму не входит и должен быть возвращен к оформлению лицевой части Отчета.

Нижняя часть

Заполняются в случае нарушения сроков представления Отчета. Бланк Отчета содержит только расчет НДФЛ (не забываем об использовании натурального коэффициента). Однако, рекомендуем здесь же дописать от руки расчет ВС. Эта  информация под подпись доводится до подотчетного лица.

Руководитель (подпись)

Ставит подпись руководитель предприятия.

Отрывная часть

Эту часть заполняет и подписывает должностное лицо предприятия, которому подотчетное лицо подает Отчет. Для подотчетного лица эта часть является подтверждением своевременности представления Отчета.

Пример заполнения основных частей Отчета:

Пример заполнения основных частей Отчета

Пример заполнения основных частей Отчета

Підписка на статті

Підпишіться на розсилку, аби не пропустити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. Ми триматимемо вас в курсі всіх податкових подій!

Освітні заходи
Перевірте свої знання та здобудьте нові
Взяти участь
Інтернет-магазин
Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями щодо передплатиі станьте нашим читачем просто зараз
Ми в соцмережах
Потрібен цей файл?

 зареєєструйтеся та скачуйте будь-які файли на порталі:

 ✔ бланки документів

 ✔ зразки заповнення бухгалтерських форм

 ✔ приклади наказів, положень, інструкцій, довідок

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
І отримати доступ на сайт Знадобиться лише хвилина!
Скачати файл