text
Головбух

Відрядження: бухгалтерські проводки

  • 17 липня 2018
  • 1777
бухгалтер, кандидат економічних наук, м. Чернігів

Відправляючи працівника у відрядження облік є першочерговим завданням бухгалтера. А ще бухгалтер є учасником документального оформлення відрядження, займається контролем підтверджувальних та інструктажем відрядженого працівника. Оформляючи відрядження бухгалтерські проводки мають відповідати виникаючим зобов’язанням працівника та податковим правилам під облік відряджень. В консультації про дати списання підзвітних сум, податковий облік відряджень, підтвердні документи.

Коли має відзвітувати працівник

Працівник зобов’язаний вчасно відзвітувати по відрядженню. Він несе, в першу чергу, дисциплінарну відповідальність. Але якщо він отримував аванс на відрядження, то через невчасне звітування він ще й “влітає” на сплату податків – податок на доходи фізичних осіб (ПДФО) та військовий збір (ВЗ). Терміни залежать від способу отримання коштів (див. таблицю нижче. Крім того, якщо аванс видавався готівкою, то на штраф ще й може “влетіти” саме підприємством. Нагадуємо про існування штрафів за порушення правил поводження з готівкою, визначених Указом Президента від 12.06.1995 р. № 436, зокрема:

  • при порушенні термінів використання виданої під звіт готівки (аванс на відрядження якраз ця ситуація) – штраф у розмірі 25% виданого авансу;
  • якщо такому працівнику знову була видана готівка, коли він ще не відзвітувався за минуле відрядження, то знову ж той же штраф – 25% суми виданої готівки.

 Контролюємо вчасність звітування працівника та правильно оформляємо дати документів – це запорука уникнення “готівкового” штрафу для підприємства

Отже, підприємство просто зобов’язане прослідувати за дотриманням касової дисципліни, особливо при готівковій видачі авансу. Звертаємо увагу, що використання корпоративної картки у ситуації, коли працівник знімає кошти попередньо через банкомат, – теж є готівковими операціями для підприємства. Краще перераховувати аванс на зарплатну картку працівника. Не видати ж взагалі аванс – це порушення трудового законодавства (ст. 121 КЗпП).

Спосіб видачі авансу на відрядження

Термін звітування за днем завершення відрядження

У загальному випадку (видача авансу готівкою через касу або перерахування коштів на особисту чи зарплатну банківську картку працівника)

5 банківських днів

При працівник отримав готівку з корпоративної платіжної картки (зняв гроші через банкомат)

3 банківських дня

Працівник користувався у відрядження корпоративною платіжною карткою та проводив лише безготівкові розрахунки

10 банківських днів

Працівник використовував корпоративну платіжну картку, проводив лише безготівкові розрахунки, а роботодавець дав згоду на продовження строку здачі авансового звіту (зрозуміло, що таку згоду треба письмово належним чином оформити – обґрунтована заява від працівника та віза “Дозволяю” від керівника)

20 банківських днів

Якщо працівник вчасно не відзвітував

Надмірно витрачені кошти мають бути повернуті працівником в касу підприємства або перераховані на його поточний рахунок (пп. 170.9.2 ПКУ).

Якщо ж працівник прострочив усі терміни, то:

  • утримуємо з нього ПДФО і військовий збір з усієї суми не відзвітованих коштів (п. 170.9 ПКУ). Це перевитрата. Це можна зробити з зарплати або будь-якого іншого доходу працівника. Підприємство тут виступає як податковий агент. Ніякої згоди працівника на утримання податків не потрібно;
  • отримуємо від працівника письмову згоду на утримання з його зарплати надміру витрачених коштів, що працівник не заперечує підстави та суми утримання;
  • видаємо відповідний наказ про утримання (розмір усіх утримань має не перевищувати 20% місячного заробітку за ст. 128 КЗпП).

Якщо ж підприємство не збирається утримувати надміру витрачені кошти з працівника, то тоді слід нараховувати ЄСВ, так як такі виплати підпадають під пп. 2.3.4 Інструкції зі статистики заробітної плати, наказ Держкомстату від 13.02.2004 р. № 5 (“інші   виплати,  що  мають  індивідуальний  характер”).

Запитання з практики

Відрядження по Україні 2018
Підготовлено членами Експертної ради системи «Expertus: Головбух»
Працівник отримав аванс на відрядження, але через хворобу не поїхав у відрядження. Отримані кошти вчасно не повернув. Чи потрібно утримувати податок на доходи фізичних осіб з працівника при поверненні коштів? Чи буде штраф за порушення касової дисципліни? Відповіді читайте у публікації «Відрядження по Україні» у системі «Expertus: Головбух»

Відправити

Бухгалтерські рахунки обліку відряджень

Для обліку відряджень основним рахунком є 372 “Розрахунки з підзвітними особами”. Основна властивість цього рахунку – він може мати залишок як по дебету, так і по кредиту, або від’ємний залишок по дебету (це так звані активно-пасивні рахунки). Залишок по дебету означає наявність заборгованості підзвітних осіб, а залишок по кредиту (або від’ємний по дебету) – навпаки, наявність заборгованості підприємства перед підзвітними особами, якщо вони витратили свої власні кошти. Таким чином:

  • Дт 372 – видача виплата коштів відрядженому працівнику;
  • Кт 372 – списання з відрядженого працівника підзвітних сум.

Списання витрат на відрядження може здійснюватися в залежності від ситуації на наступні рахунки.

Рахунок

Призначення в обліку відряджень

23 “Виробництво”

 використовується рідко, тільки у випадку коли відрядження напряму пов’язане з собівартістю продукції, робіт, послуг. Рідко, так як якщо виробнича необхідність диктує вимагає часті поїздки робітників, то тоді їх оформляють не як відрядження, а як доплату за роботу, що має роз’їзний (виїзний) характер;

91 “Загальновиробничі витрати”

 використовуємо, якщо відрядження пов’язане з роботою цехів підприємства (налагодження, відкриття цеху тощо), відряджений начальник цеху по своєму спрямуванню і тому подібне;

92 “Адміністративні витрати”

 відносимо витрати на відрядження керівного персоналу підприємства, адміністрації та офісних службовців, а також інших працівників, якщо перед ними ставляться загальногосподарські завдання (наприклад, відрядження водія пов’язане з доставкою документів тощо);

93 “Витрати на збут”

 відносимо витрати пов’язані зі збутом продукції, укладенням нових контрактів, рекламою, піарними та іншими маркетинговими заходами;

949 “Інші операційні витрати”

 відносимо ті витрати, які не можна віднести до вищенаведених рахунків. Наприклад, відрядження працівників соціальної сфери підприємства по їх напрямах діяльності (наприклад, підприємство має на балансі базу відпочинку чи навчальний центр тощо), відрядження у зв’язку з наданням благодійної допомоги, участі у певних соціальних проектах, відрядження для організації розважальних заходів для відпочинку працівників підприємства, наприклад, корпоративу. Сюди ж відносимо витрати, що можуть виникнути при скасуванні відрядження (лист Мінфіну від 05.12.2005 р. № 31-34000-20-10/26183).

Наголошуємо, що вибір рахунку залежить від мети відрядження, завдань відрядженого, а не його приналежності до певної групи персоналу підприємства.

У разі, якщо працівник придбав для підприємства у відрядженні певні ТМЦ, то вони будуть відображені по стандартних рахунках їх обліку (201 “Сировина і матеріали”, 28 “Товари” і подібних).

Підтвердні документи відрядження

Тепер щодо підтверджувальних документів – кожне бухгалтерське проведення здійснюється на основі відповідного документу. Розглянемо, що саме слід проконтролювати (кожний з наведених документів прикріплюється до авансового звіту, який складає відряджена особа і формує Кт 372 рахунку):

Документ

Особливості застосування

Що контролюємо

1

Транспортний квиток

Транспортний квиток, якщо має дату, то вона має співпадати з датами відрядження (від’їзд-приїзд). Якщо квиток має відстані у км, то також слід перевірити, щоб ці відстані відповідали маршруту (наприклад, могли видати квиток з обмеженням 70 км по маршруту Київ-Чернігів, де відстань 140 км).

Однак, ДФС визнає можливість неспівпадання дат відрядження та квитка, якщо працівник затримується у відрядженні на вихідні, святкові, неробочі дні (лист ДФС від 18.05.2017 р. № 238/6/99-99-13-02-02-15/ІПК).

Транспортний квиток також може бути документом, що дає право на податковий кредит з ПДВ. Для цього він повинен мати загальну суму платежу, суму ПДВ, і обов’язково: податковий номер постачальника послуги з перевезення (колишній ІПН) (роз’яснення ДФС у 101.13 ЗІР). Сума ПДВ у квитку може бути будь-яка – обмежень немає.

Загальна сума платежу, сума ПДВ (якщо є), податковий номер продавця (якщо є ПДВ), загальний кілометраж, дати.

2

Готельний рахунок

Готельний рахунок може містити негосподарські витрати, які можуть розглядатися як додаткове благо для відрядженого працівника. Сюди, наприклад, належить знімання одним працівником 2-місного номера: ДФС заперечує проти цього й вимагає витрати на надлишкові витрати на друге місце розглядати як додаткове благо та оподатковувати. Виняток – наявність у номері лише 2-місного ліжка (лист ДФС від 28.11.2016 р. № 25705/6/99-99-13-02-03-15).

Як послуги з проживання розглядаються оплата послуг раннього заїзду та раннього виїзду (лист Мінфіну від 17.02.2017 р. № 31-08030-16-10/4511).

Також надлишковими витратами розглядаються алкогольні напої, користування розвагами в готелі й подібне. Усі такі витрати треба оподаткувати, якщо вони мали місце й оплачуються підприємством. 

Сама форма готельного рахунку може бути будь-яка. Може бути й стандартна форма 4-г. Однак, готельний рахунок є також одним з документів, який підтверджує податковий кредит з ПДВ, а тому він обов’язково для цього має містити ІПН продавця (у формі 4-г його немає). Якщо ІПН немає, то ситуацію рятує наявність фіскального чеку РРО. 

Кількість ліжко-місць в номері та тип ліжка, загальна сума платежу, сума ПДВ, податковий номер продавця, наявність фіскального чека РРО щодо сплати послуг готелю

3

Касовий чек

У відрядженні працівник міг придбати певні товари для підприємства (або послуги). Нагадуємо, що касовий чек також може бути підтвердженням податкового кредиту з ПДВ. Однак, по касовим чекам загальна сума за одним або декількома касовими чеками має не перевищувати 200 грн без ПДВ за день. При цьому якщо є перевищення, то чек відкидається повністю (наприклад, чек на 360 грн з ПДВ буде не зарахований повністю).

У разі перевищення 200 грн необхідне складання податкової накладної.

Вартість отриманих товарів (послуг), загальна сума без ПДВ (≤ 200), фіскальний і податковий номери постачальника.

4

Касовий чек за готель

До готельного рахунку обов’язково слід вимагати касовий чек. Готельний рахунок є підтвердним, але не розрахунковим документом. Для того, щоб документ підтверджував оплату понесених витрат по вирядженню він має бути підтвердним та розрахунковим одночасно. Перелік останніх можна знайти в Законі про РРО (від 06.07.1995 р. № 265)*.

Співпадання даних за чеком РРО та готельним рахунком

5

Подорожній лист

Цей документ не обов’язковий, але доцільний для використання, якщо мало місце відрядження на службовому автомобілі. Він необхідний для списання пального.

Кілометраж, маршрут, дані по паливу в баку на початок і кінець відрядження

* проїзні документи якраз є такими – розрахунковими і підтвердними одночасно. Також ДФС визнає транспортні квитки як достатні (без фіскальних чеків) підтвердження податкового кредиту з ПДВ (лист ДФС від 16.12.2015 р. № 27154/10/28-10-06-11).

Зазначимо, що у разі якщо вищенаведені документи використовуються для формування податкового кредиту з ПДВ по ним підприємству треба вести окремий Реєстр у довільній формі (разом з іншими чеками тощо, якщо вони використовуються для таких цілей) (п. 201.111 ПКУ). 

Податковий кредит з ПДВ і відрядження

За транспортними квитками, готельними рахунками та чеками РРО податковий кредит виникає на  дату здачі працівником Звіт про використання коштів виданих на відрядження або під звіт (лист ДФС від 09.06.2016 р. № 11999/6/99-99-19-01-01-15). Взагалі рекомендуємо підписати цей звіт у керівника датою його здачі, так як тільки затверджений авансовий звіт є підтвердженням зв’язку таких витрат з госпдіяльністю підприємства.

Відповідно у податковій декларації податковий кредит відображається у тому місяці, у якому був поданий авансовий звіт. Такий податковий кредит відображається тільки у декларації, не змінюючи суму ліміту реєстрації.

Приклади бухгалтерських проведень з обліку відряджень

Приклад 1 (проста ситуація, видача готівки через касу, вчасне повернення). Менеджер зі збуту направлений з м. Чернігова до м. Києва на 3 дні для підписання договору та придбання зразків продукції. Сума виданого авансу – 4500 грн. Сума добових – 300 грн/доба. Готель – 600 грн/доба, у т.ч. ПДВ (2 доби). Вартість придбаних зразків продукції – 1800 грн з ПДВ. Авансовий звіт затверджено у сумі 3900 грн.

Господарська операція

Дт

Кт

Сума

Документ

На дату видачі авансу:

1

Видано з каси аванс на відрядження

372

301

4500,00

Видатковий касовий ордер

До подання авансового звіту або одночасно з його поданням:

2

Працівником повернута невитрачена сума коштів (= 4500 – 3900 грн)

301

372

600,00

Прибутковий касовий ордер

На дату подання (затвердження) авансового звіту. Затверджена сума звіту – 3900 грн.

3

Списана сума добових (=300×3)

93

372

900,00

Затверджений авансовий звіт та наказ про відрядження*

4

Списані витрати на готель

93

372

1000,00

Затверджений авансовий звіт + готельний рахунок + фіскальний касовий чек РРО по сплаті за готель

5

Визнано податковий кредит з ПДВ по готельному рахунку

641

372

200,00

6

Оприбутковано придбані зразки продукції

281

372

1500,00

Затверджений авансовий звіт + накладна

7

Відображений податковий кредит з ПДВ

641

372

300,00

Податкова накладна в ЄРПН**

*також може бути Положення про відрядження, якщо сума добових затверджена в ньому та загальна по підприємству;

** касові чеки в цій ситуації неможливі, так як покупка за день перевищує 200 грн без ПДВ.                   

Приклад 2 (авансовий звіт на зарплатну картку, сума добових перевищує норму). Менеджер зі збуту направлений з м. Чернігова до м. Києва на 3 дні для підписання договору. Сума виданого авансу – 3000 грн. Сума добових – 500 грн/доба. Готель – 600 грн/доба, у т.ч. ПДВ (2 доби). Авансовий звіт затверджено у сумі 2700 грн. У 2018 р. норма добових за ПКУ  – 372,30 грн/доба.

Господарська операція

Дт

Кт

Сума

Документ

На дату видачі авансу:

1

Перераховано на зарплату катку аванс на відрядження

372

311

3000,00

Платіжне доручення, банківська виписка

До подання авансового звіту або одночасно з його поданням:

2

Працівником повернута невитрачена сума коштів (= 3000 – 2700 грн)

311

372

300,00

Заява на переказ готівки

На дату подання (затвердження) авансового звіту. Затверджена сума звіту – 2700 грн

3

Списана сума добових (=500×3). Перевищення над нормою: 1500 – 372,30×3 = 1500 – 1116,90 = 383,10 грн

93

372

1500,00

Затверджений авансовий звіт та наказ про відрядження*

4

Списані витрати на готель

93

372

1000,00

Затверджений авансовий звіт + готельний рахунок + фіскальний касовий чек РРО по сплаті за готель

5

Визнано податковий кредит з ПДВ по готельному рахунку

641

372

200,00

На дату нарахування заробітної плати:

6

Утримана з працівника сума ПДФО на суму отриманого додаткового блага через перевищення суми добових норми. Розрахунок: 383,10×1/0,82×0,18 = 84,10 грн, де 1/0,82 – натуральний коефіцієнт

661

641

84,10

Довідка бухгалтерії, форма 1ДФ

7

Утримана з працівника сума військового збору на суму перевищення (натуральний коефіцієнт до військового збору не застосовується): 383,10×0,015 = 5,75 грн

661

642

5,75

Приклад 3 (працівник користується корпоративною карткою, є неповернута сума авансу, звіт подано вчасно). Менеджер зі збуту направлений з м. Чернігова до м. Києва на 3 дні для підписання договору. Сума знята працівником з корпоративної картки (аванс на відрядження)  – 3000 грн. Сума добових – 200 грн/доба. Готель – 600 грн/доба, у т.ч. ПДВ (2 доби). Авансовий звіт затверджено у сумі 1800 грн. Працівник повернув тільки 200 грн. Невитрачену суму вирішено залишити працівнику.

Господарська операція

Дт

Кт

Сума

Документ

На дату зняття коштів:

1

Працівник зняв кошти з корпоративної картки

372

333

3000,00

Квитанція банкомату

На дату списання коштів з карткового рахунку банком:

2

Банк списав кошти з карткового рахунку

333

313

3000,00

Банківська виписка

До подання авансового звіту або одночасно з його поданням:

3

Працівником повернута невитрачена сума коштів

333

372

200,00

Квитанція банкомату

На дату зарахування коштів на картковий рахунок банком:

4

Банк зарахував кошти на картковий рахунок

313

333

200,00

Банківська виписка

На дату подання (затвердження) авансового звіту. Затверджена сума звіту – 1800 грн

5

Списана сума добових (=200×3)

93

372

600,00

Затверджений авансовий звіт та наказ про відрядження

6

Списані витрати на готель

93

372

1000,00

Затверджений авансовий звіт + готельний рахунок + фіскальний касовий чек РРО по сплаті за готель

7

Визнано податковий кредит з ПДВ по готельному рахунку

641

372

200,00

Оподаткування неповернутої працівником суми коштів на дату нарахування зарплати

 (працівник не повернув 3000 – 1800 – 200 = 1000 грн)

8

Утриманий ПДФО (= 1000 ×1/0,82×0,18)

661

641

219,51

Довідка бухгалтерії, форма 1ДФ

9

Утриманий військовий збір (= 1000 ×0,015)

661

642

15,00

10

Нарахований ЄСВ (= 1000 ×0,22)

93

651

2200,00

Довідка бухгалтерії, звіт з ЄСВ

У цьому прикладі використали для обліку розрахунків за корпоративною карткою рахунок 333 “Грошові кошти в дорозі в національній валюті”, так як в реальній ситуації дата видача коштів банкоматом та дата реального списання коштів з банківського рахунку можуть відрізнятися: при видачі з банкомату відбувається спершу лише блокування виданої суми на рахунку, хоча кошти рахунок ще не залишають. Підставою для списання коштів з рахунку є виключно банківська виписка по рахунку, а не квитанції банкоматів.

Підписка на статті

Підпишіться на розсилку, аби не пропустити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. Ми триматимемо вас в курсі всіх податкових подій!

Освітні заходи
Перевірте свої знання та здобудьте нові
Взяти участь
Інтернет-магазин
Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями щодо передплатиі станьте нашим читачем просто зараз
Ми в соцмережах
Потрібен цей файл?

 зареєєструйтеся та скачуйте будь-які файли на порталі:

 ✔ бланки документів

 ✔ зразки заповнення бухгалтерських форм

 ✔ приклади наказів, положень, інструкцій, довідок

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
І отримати доступ на сайт Знадобиться лише хвилина!
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Приєднуйтесь до команди професійних бухгалтерів

заповніть форму та отримайте розширений доступ до:

змін в законодавстві

методів розв'язання складних робочих ситуацій

калькуляторів, сервісів пошуку УКТ ЗЕД та ДКПП, перевірки контрагентів

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
І отримати доступ на сайт Знадобиться лише хвилина!
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль