text
Головбух

Перехідні відпустки: податки та звітність

  • 13 липня 2018
  • 1672
експерт МЦФЕР: Головбух

Часто відпустка працівника починається в одному місяці, а закінчується в наступному. Однак відпускні виплачують однією сумою незалежно від того, чи вписується відпустка у межі одного місяця. Як це впливає на оподаткування та звітність — у статті. Спочатку визначимо, як правильно нарахувати працівникові зарплату у місяці початку та закінчення відпустки. Адже вона може бути меншою за мінімалку. Тому з’ясуймо, як визначати, чи дотримано показника мінзарплати.

Розрахуйте доплату до мінімалки

Працівникові, що виконав місячну норму праці, нараховуйте заробітну плату не нижче за мінімальну. Якщо він не виконав норму праці, гарантований розмір мінзарплати визначайте пропорційно до відпрацьованого часу. Таке правило встановлює стаття 3-1 Закону України «Про оплату праці» від 24.03.1995 № 108/95-ВР (далі — Закон № 108). Тож якщо в певному місяці працівник через відпустку протягом якогось періоду не працював, гарантований розмір мінзарплати для нього розрахуйте пропорційно.

Суми середнього заробітку за час відпустки не враховуйте до зарплати для забезпечення її мінімального розміру (лист Мінсоцполітики від 13.02.2017 № 322/0/101-17/282).

Розглянемо на Прикладі порядок проведення доплати до мінімальної зарплати, якщо частину місяця працівник відпочивав.

Приклад: Донарахування до мінзарплати, якщо частину місяця працівник перебував у відпустці

Працівник іде у щорічну відпустку з 19.03.2018 по 05.04.2018. У березні він відпрацював 11 робочих днів (р. дн.) за графіком. Посадовий оклад працівника — 2500 грн. Йому нарахували та виплатили 1523 грн відпускних, у т. ч. за березень — 1100 грн, за квітень — 423 грн.

Заробітна плата працівника за травень, на основі посадового окладу, становить 1309,52 грн (2500 грн ÷ 21 р. дн. × 11 р. дн.).

Гарантований розмір мінзарплати — 1950,14 грн (3723 грн ÷ 21 р. дн. × 11 р. дн.).

Отже, за березень працівникові слід донарахувати 640,62 грн (1950,14 грн – 1309,52 грн).

Загальний заробіток працівника за травень становить 3050,14 грн (1309,52 грн +  640,62 грн + 1100 грн).

Якщо відпустка припадає не на один календарний місяць, а на кілька, суму відпускних розподіліть пропорційно до часу, що припадає на дні відпустки відповідного місяця (пп. 1.6.1 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держкомстату від 13.01.2004 № 5далі — Інструкція № 5).

Чек-ліст завдань головбуха перед відпусткою Перехідні відпустки: податки та звітність СКАЧАТИ

Утримайте ПДФО та військовий збір

Оплата за час відпустки є заробітною платою (пп. 2.2.12 Інструкції № 5). Тому, щоб оподаткувати відпускні, застосовуйте зарплатні правила.

Доходи у вигляді заробітної плати включайте до загального оподатковуваного доходу платника відповідно до підпункту 164.2.1 ПК. Із суми відпускних утримуйте ПДФО за ставкою 18%.

Як і зарплату, суму відпускних враховуйте, коли визначатимете граничний розмір доходів, що дає право застосовувати податкову соціальну пільгу (ПСП). Перехідні відпускні розподіляйте між відповідними місяцями їх нарахування (пп. 169.4.1 ПК).

ПСП застосовуйте до доходу у вигляді заробітної плати, якщо його місячний розмір не перевищує суми, що дорівнює розміру місячного прожиткового мінімуму, що діє для працездатної особи на 1 січня звітного податкового року, помноженого на 1,4 та округленого до найближчих 10 грн (абз. 1 пп. 169.4.1 ПК). У 2018 році гранична сума доходу для застосування ПСП становить 2470 грн.

Об’єкт оподаткування ПДФО під час нарахування відпускних зменшуйте на суму ПСП (якщо є право на неї) (пп. 164.6 ПК). Однак її можете застосувати лише тоді, коли буде відомий загальний місячний дохід. Позаяк відпускні нараховують і виплачують не пізніше як за три дні до початку відпустки (ст. 21 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР), загальний місячний дохід працівника невідомий. Тому під час оподаткування відпускних ПСП не застосовуйте.

Увага: виплачуйте відпускні не пізніше ніж за три дні до відпустки.

Тобто ПДФО сплатіть одночасно з виплатою відпускних (без застосування ПСП). Після нарахування такі суми розподіліть, щоб визначити ПДФО за місяцями із застосуванням ПСП (якщо право на неї є).

Розглянемо це на Прикладах.

Приклад: Нарахування перехідних відпускних, коли місячний дохід перевищує граничну суму для застосування ПСП

Петров М. А. йде у відпустку з 19.02.2018 по 04.03.2018. Відпускні йому нарахували 14.02.2018 у сумі 1400,00 грн, у т. ч. за лютий — 1000,00 грн, за березень — 400,00 грн. Хоча розмір відпускних за лютий менший ніж гранична сума для застосування ПСП, ПДФО потрібно утримати без застосування ПСП, адже на цей момент загальний розмір місячного доходу невідомий. Така сама ситуація і з оподаткуванням відпускних за березень. Отже, під час оподаткування ПДФО з відпускних потрібно утримати 252,00 грн (1000,00 грн × 0,18 + 400,00 грн × 0,18).

За лютий Петрову М. А. нарахували заробітну плату в сумі 1800,00 грн (враховуючи доплату до мінзарплати). Загальний розмір доходу за лютий (зарплата + відпускні) становить 2800,00 грн (1800,00 грн + 1000,00 грн). Ця сума більша за граничний розмір застосування ПСП (2470,00 грн), тому під час оподаткування ПДФО заробітної плати ПСП не застосовують.

Приклад: Нарахування перехідних відпускних, коли місячний дохід менший за граничну суму для застосування ПСП

Візьмемо вихідні дані з Прикладу 2, але припустимо, що за лютий Петрову М. А. нарахували 1200,00 грн зарплати (враховуючи доплату до мінзарплати). Тоді загальний розмір доходу працівника за лютий дорівнюватиме 2200,00 грн (1200,00 грн + 1000,00 грн). Це менше, ніж гранична сума для застосування ПСП, тому під час оподаткування заробітної плати працівник має право зменшити загальний оподатковуваний дохід на суму ПСП.

Припустимо, що він має право на 100% ПСП. Тоді із заробітної плати слід утримати ПДФО в сумі 57,42 грн ((1200,00 грн – 881,00 грн) × 0,18).

Із сум відпускних одночасно з ПДФО утримуйте і військовий збір (пп. 1.2 п. 16-1 підрозд. 10 розд. ХХ ПК). Ставка збору — 1,5%. Під час оподаткування заробітної плати військовим збором ПСП не застосовуйте.

Перехідні відпустки: податки та звітністьДопоможе правильно скоригувати суму відпускних і податків, якщо достроково відкликали працівника з відпустки

Перехідні відпустки: податки та звітністьВбереже від заниження фінансового результату до оподаткування на суму середнього заробітку, що припадає на невикористані дні відпочинку

Нарахуйте ЄСВ

Відпускні як один із елементів заробітної плати є базою для нарахування ЄСВ (абз. 1 п. 1 ч. 1 ст. 7 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 № 2464VIдалі — Закон № 2464). На відпускні осіб з інвалідністю ЄСВ нараховують за ставкою 8,41%, на зарплату за час відпуски решти працівників — 22%.

ЄСВ нараховують у межах максимальної бази нарахування (ч. 3 ст. 7 Закону № 2464). Щоб порівняти суми відпускних із максимальною базою нарахування ЄСВ, розподіліть їх між місяцями, за які такі суми нарахували (пп. 2 п. 3 розд. IV Інструкції про порядок нарахування і сплати єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженої наказом Мінфіну від 20.04.2015 № 449). Тобто перехідні відпускні за кожен місяць у сумі із зарплатою порівнюйте із максимальною базою. Звичайно, якщо сума відпускних перевищує максимальну величину нарахування ЄСВ, обмеження застосовуйте вже під час нарахування ЄСВ на відпускні.

 Увага: перехідні відпускні розподіляйте між місяцями, за які їх нарахували.

Під час нарахування ЄСВ сума відпускних, що припадає на кожен із місяців відпустки, може бути меншою за розмір мінзарплати. Проте з розміру мінімальної зарплати ЄСВ не нараховуйте. Адже сукупно із заробітною платою відповідного місяця дохід працівника може бути більшим за розмір мінімальної зарплати. А тоді застосовувати правило мінімального страхового платежу не потрібно.

Отже, щоб нарахувати ЄСВ, перехідні відпускні розподіліть між місяцями відпустки пропорційно до кількості днів відпустки. ЄСВ нарахуйте на фактичну суму відпускних, адже загальна сума доходу як за поточний місяць, так і за наступний, невідома.

Нараховуючи заробітну плату за місяць початку відпустки, суму відпускних додайте до заробітної плати. Якщо загальний дохід менший за мінімальний розмір заробітної плати, ЄСВ нарахуйте на мінімальний розмір заробітної плати. Візьміть до уваги вже нараховану на відпускні суму ЄСВ. Якщо загальний дохід перевищує мінімальний розмір заробітної плати, ЄСВ нарахуйте на фактичний розмір нарахованої зарплати.

Аналогічно нараховуйте ЄСВ, коли обчислюватимете заробітну плату за місяць закінчення відпустки.

Відобразіть відпускні у звітності

Правила відображення перехідних відпускних у податковому розрахунку за формою № 1ДФ, затвердженому наказом Мінфіну від 13.01.2015 № 4 (далі — Порядок № 4), відрізняються від правил оподаткування таких виплат ПДФО. Для форми № 1ДФ — жодного розподілу. Порядок № 4 таких вимог не містить. Тобто, якщо під час оподаткування відпускних їх суми розподіляєте між місяцями, за які їх нарахували, то у формі № 1ДФ відпускні відображайте загальною сумою у періоді нарахування й виплати.

Нарахований дохід покажіть повністю у графі 3а. У графі 3 — суму фактично виплачених відпускних (п. 3.3 Порядку № 4). Тому, навіть якщо перехідна відпустка припадає на місяці різних кварталів, загальну суму відпускних відобразіть у кварталі, коли їх нарахували та виплатили.

Увага: у формі № 1ДФ відпускні відобразіть з ознакою доходу «101».

Військовий збір відобразіть у розділі ІІ форми № 1ДФ без персоніфікації.

У Звіті про суми нарахованої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення, допомоги, компенсації) застрахованих осіб і суми нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування до органів доходів і зборів, форму якого затверджено наказом Мінфіну від 14.04.2015 № 435 (далі — Звіт), перехідні відпускні відобразіть у місяці їх нарахування, але окремо за місяцями, за які їх нарахували. Відпускні потраплять до таблиць 1 і 6 Звіту з ЄСВ.

У таблиці 1 Звіту з ЄСВ суму відпускних та нарахованого ЄСВ відобразіть загальною сумою, тобто не розбивайте на місяці. У рядку 1.1 зазначте розмір оплати за час відпустки, включаючи суму перевищення максимальної величини бази нарахування ЄСВ. Відпускні, на які нарахували ЄСВ, запишіть в одному з рядків 2.1-2.4. Нарахований ЄСВ — в одному з рядків 3.1-3.4. Якщо під час оподаткування донарахували ЄСВ до мінімального страхового платежу, заповніть і рядки 2.5 та 3.5. Із рядків 3.1, 3.2, 3.3 та 3.4 нараховані суми ЄСВ потраплять до рядків 6.1, 6.4, 6.5 та 6.6 відповідно.

А от у таблиці 6 Звіту з ЄСВ перехідні відпускні розподіліть між місяцями, за які їх нарахували. Адже щодо однієї застрахованої особи можна робити декілька записів, якщо протягом одного звітного періоду застрахованій особі нарахували виплати за поточний і майбутні звітні періоди (п. 9 розд. IV Порядку № 435). Тобто у Звіті з ЄСВ відобразіть відпускні за поточний і майбутній місяці окремими рядками.

Щоб відобразити відпускні, використовуйте код типу нарахувань «10». Реквізит 20 таблиці 6 залиште порожнім.

Розглянемо на Прикладі, як відобразити перехідні відпускні у звітності.

Приклад: Відображення перехідних відпускних у формі № 1ДФ і Звіті з ЄСВ

Працівниці Мотурначук П. О. надали щорічну оплачувану відпустку тривалістю 17 календарних днів (к. дн.) — із 21.03.2018 по 06.04.2018.

Протягом розрахункового періоду (із 01.03.2017 по 28.02.2018) заробітна плата Мотурначук П. О. становила 5000,00 грн щомісяця. Середньоденна заробітна плата дорівнює 169,97 грн (5000,00 грн × 12 місяців ÷ 353 к. дн.).

На березень припадають 11 к. дн. відпустки, на квітень — 6 к. дн. Отже, необхідно нарахувати за дні відпустки у:

  • березні — 1869,67 грн (169,97 грн × 11 к. дн.);
  • квітні — 1019,82 грн (169,97 грн × 6 к. дн.).

За дні роботи у березні Мотурначук П. О. нарахували заробітну плату в сумі 3095,23 грн.

Суми нарахованих і утриманих податків наведено в Таблиці.

Виплата

Відпускні

Заробітна плата

Податок

за березень

за квітень

за березень

ЄСВ

411,33 грн (1869,67 грн × 0,22)

224,36 грн (1019,82 грн × 0,22)

680,95 грн (3095,23 грн × 0,22)

ПДФО

336,54 грн (1869,67 грн × 0,18)

183,57 грн (1019,82 грн × 0,18)

557,14 грн (3095,23 грн × 0,18)

Військовий збір

28,05 грн (1869,67 грн × 0,015)

15,30 грн (1019,82 грн × 0,015)

46,43 грн (3095,23 грн × 0,015)

Приклади відображення відпускних у податковому розрахунку форми № 1ДФ і таблицях 1 та 6 Звіту з ЄСВ наведені у Додатках 1, 2 і 3.

Додаток 1

 Приклад відображення відпускних у податковому розрахунку за формою № 1ДФ

Приклад відображення відпускних у податковому розрахунку за формою № 1ДФ

Додаток 2

 Приклад відображення відпускних у Таблиці 1 Звіту з ЄСВ

Приклад відображення відпускних у Таблиці 1 Звіту з ЄСВ

Додаток 3

Приклад відображення відпускних у Таблиці 6 Звіту з ЄСВ

Приклад відображення відпускних у Таблиці 6 Звіту з ЄСВ

РЕЗЮМЕ:

Суми перехідних відпускних не враховуйте до зарплати для забезпечення її мінімального розміру. Щоб оподаткувати ПДФО, військовим збором та нарахувати ЄСВ, суми відпускних розподіляйте між місяцями, на які припадає така відпустка.

У податковому розрахунку форми № 1ДФ нарахування та виплату відпускних відображайте усією сумою. У таблиці 1 Звіту з ЄСВ відпускні також не розбивайте за місяцями. А от у таблиці 6 Звіту з ЄСВ перехідні відпускні розподіляйте між місяцями, за які їх нарахували.

Читайте гарячу публікацію
EXPERTUS:ГОЛОВБУХ

➤ Операції з ФОПами: чим ризикуєте

Підписка на статті

Підпишіться на розсилку, аби не пропустити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. Ми триматимемо вас в курсі всіх податкових подій!

Освітні заходи
Перевірте свої знання та здобудьте нові
Взяти участь
Інтернет-магазин
Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями щодо передплатиі станьте нашим читачем просто зараз
Ми в соцмережах
Потрібен цей файл?

 зареєєструйтеся та скачуйте будь-які файли на порталі:

 ✔ бланки документів

 ✔ зразки заповнення бухгалтерських форм

 ✔ приклади наказів, положень, інструкцій, довідок

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
І отримати доступ на сайт Знадобиться лише хвилина!
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Приєднуйтесь до команди професійних бухгалтерів

заповніть форму та отримайте розширений доступ до:

змін в законодавстві

методів розв'язання складних робочих ситуацій

калькуляторів, сервісів пошуку УКТ ЗЕД та ДКПП, перевірки контрагентів

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
І отримати доступ на сайт Знадобиться лише хвилина!
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль