text
Головбух

Компенсація за невикористану відпустку

  • 10 липня 2018
  • 2547

Відпочинок або компенсація за невикористану відпустку? Такий питання доводиться часом вирішувати кожному з нас в звичайному житті. У цій консультації поговоримо про те, чи можна отримати компенсацію за невикористану відпустку і на які види відпусток, як визначити невикористані дні відпустки і порахувати компенсацію.

Чи виплачується компенсація за невикористану відпустку

Порядок оплати надання відпусток регламентується Законом України "Про відпустки" від 15.11.1996 № 504 (далі - Закон про відпустки) та КЗпП.

Відповіддю на запитання, чи можна отримати компенсацію за відпустку, буде: повністю замінити відпускні на компенсацію за невикористану відпустку без звільнення не можна (ст. 2 Закону про відпустки). Це можливо тільки частково з такими обмеженнями (ст. 24 Закону про відпустки):

  • має бути бажання співробітника (не працедавця), тобто Заява;
  • співробітник повинен бути старше 18 років;
  • тривалість щорічної та додаткової відпустки не повинна бути менше 24 днів;
  • грошова компенсація за невикористану відпустку можлива тільки за щорічну відпустку (основний і додатковий).

Приклад 1. Працівник має невикористану щорічну відпустку тривалістю 31 день. Тоді він повинен на 24 дні взяти відпустку. Компенсація невикористаної відпустки може бути проведена за решту 7 днів.

Наголошуємо, що 24 дні відраховується за кожен робочий рік. Якщо співробітник накопичив багато днів відпустки за кілька років, то за кожен такий рік він повинен використовувати 24 дні.

Бухгалтер повинен переконатися в тому, що співробітник при компенсації відпустки дійсно має "понадліміт" в 24 дні вже використаних для відпустки робочого року.

Приклад 2. Наприклад, працівник за 2 роки накопичив 48 календарних днів відпустки і хоче, щоб замість частини з них була компенсація відпустки. В цьому випадку йому варто взагалі відмовити, тому що за кожен робочий рік по 24 дні, і ми отримуємо 2 × 24 = 48, тобто у працівника немає "понадліміту".

Але одразу за прикладом 2 зробимо застереження - вже сама ця ситуація порушує законодавство, тому що ненадання щорічної відпустки повної тривалості протягом 2 років підряд заборонено (ст. 80 КЗпП).

Часто відпустку працівника починається в одному місяці, а закінчується в наступному. Однак відпускні виплачують однією сумою незалежно від того, чи вписується відпустку в межі одного місяця. Як це впливає на оподаткування та звітність?

Грошова компенсація за відпустку і відповідальність

Навіть якщо співробітник завзято наполягає на повній заміні його відпустки на грошову компенсацію, то бухгалтеру і керівнику слід йому твердо відмовити. Співробітник просто не має на це права, крім одного варіанта: при звільненні (про це нижче). Якщо ж роботодавець погоджується на прохання співробітника, то він ризикує отримати штрафи від Мінпраці за неправомірну грошову компенсацію відпустки:

  • за фінансове порушення - порушення "інших вимог трудового законодавства" (ст. 265 КЗпП) в розмірі 1 мінімальної зарплати на момент виявлення порушення в цілому по всім працівникам (3723 грн в травні 2018 р.);
  • за адміністративне порушення  - "порушення вимог законодавства про працю" в розмірі від 510 до 1700 грн перший раз і від 1700 до 5100 грн за повторне порушення протягом року.

При цьому штраф не залежить від кількості "переплачених" днів відпустки (можливий навіть за 1 день).

Розрахувати відпускні онлайн - зручний сервіс для розрахунку щорічної відпустки.

Компенсація відпустки при звільненні

Грошова компенсація невикористаної відпустки при звільненні - це вже обов'язок роботодавця (ч. 1 ст. 24 Закону про відпустки, ч. 1 чт. 83, ч. 1 ст. 116 КЗпП). В цьому випадку компенсуються повністю всі невикористані дні відпустки, незалежно від ліміту "24 дня". Грошова компенсація відпустки при звільненні нараховується за такі види відпустки (ст. 19, ст. 24 Закону про відпустки, ст. 84 КЗпП):

Такі додаткові відпустки як на навчання, творчу відпустку при цьому, звичайно, не оплачуються, так як право на них не накопичується.

При звільненні відпустка оплачується в повному обсязі, включаючи дні невикористаної відпустки за минулі роки.

При звільненні співробітник повинен вирішити питання: відпустка або повна компенсація невикористаних днів відпустки, а може, частина відпустки і компенсація за решту. Це його право!

Але тут є ще один нюанс: співробітник, який звільняється, має право піти у відпустку перед звільненням, а потім бути звільненим в останній його день (ст. 3 Закону про відпустки). В такому випадку відбувається оплата відпускних перед виходом у відпустку в стандартному режимі. Отримання такої відпустки не має обмежень по її тривалості. Якщо у співробітника накопичилися дні відпустки за кілька минулих років, то він може "відгуляти" їх повністю і отримати відпускні в повному обсязі.

Наголошуємо, така відпустка може бути тільки на вимогу працівника. У стандартному випадку - компенсація відпустки. Єдиний виняток, коли працівник звільняється без права на надання такої відпустки - звільнення за порушення трудової дисципліни. У цьому випадку тільки один варіант - грошова компенсація відпускних.

Що загрожує підприємству за недотримання термінів виплати відпускних?

Чи нараховується суміснику при звільненні компенсація за невикористану відпустку

Працівник працює на підприємстві «А». Це його основне місце роботи. Також за сумісництвом він працює на підприємстві «Б». У квітні цього працівника звільнили та прийняли на роботу на 0,5 ставки на підприємстві «А». На підприємстві «Б» його прийнято на повну ставку про що зазначено у трудовій книжці. Як при цьому відбувається розрахунок невикористаної відпустки з цим працівником на підприємстві «А»?

Компенсація за невикористану додаткову відпустку

Розглянемо один важливий нюанс, пов'язаний з компенсацією додаткових відпусток при компенсації відпустки без звільнення і при звільненні. Він пов'язаний з урахуванням додаткових відпусток у цілому і відпустки на дітей. Чому відпустка на дітей в одному випадку (компенсація відпустки при звільненні) оплачується, а в іншому випадку - ні (компенсація за невикористану відпустку без звільнення).

При розрахунку компенсації відпустки без звільнення відпустка на дітей не оплачується. Але при розрахунку компенсації відпустки зі звільненням відпустка на дітей оплачується.

Для відповіді на поставлене питання подивимося в нижченаведені дані.

Додаткові відпустки

Щорічні

Соціальні

• відпустка за роботу зі шкідливими і важкими умовами праці (ст. 7 Закону про відпустки)

• відпустка за особливий характер праці та працівникам з ненормованим робочим днем ​​(ст. 8 Закону про відпустки);

• інші додаткові відпустки, передбачені законодавством.

• відпустка працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину - інваліда підгрупи АІ групи (ст. 19 Закону про відпустки). Сюди належать зокрема відпустки жінкам, які мають 2-х і більше дітей віком до 15 років, самотні матері, вдови;

• відпустка у зв'язку з навчанням (ст. 15 Закону про відпустки).

Ця таблиця показує причину відмінності в нарахуванні компенсації відпустки, так як:

Все це підводить до одного висновку: додаткові відпустки на дітей не належать до щорічних відпусток, передбачених п.1 ч.1 ст. 4 Закону про відпустки, і тому на них не поширюється порядок компенсації відпусток без звільнення (ця ж думка міститься в листі Мінсоцполітики від 19.01.2017 № 132/0/101-17/284). Це також стосується навчальних відпусток (вони не оплачуються в обох випадках).

Існує ще одна специфічна відпустка — "чорнобильська" відпустка. Вона взагалі не належить ні до щорічних, ні до додаткових. Це своєрідна пільга та компенсація (ст. 20, 21 Закону України від 28.02.1991 № 796). Ця відпустка не пов'язана з виконанням роботи працівником і, природно, не підлягає компенсації.

Приклад 3. Працівник має 24 дні щорічної основної відпустки і 10 днів відпустки на дітей. Він хоче піти в основну відпустку на 14 днів, 10 днів відпустки на дітей і решту 10 днів основної відпустки замінити компенсацією. Чи можна отримати компенсацію за невикористану відпустку в цьому випадку?

На перший погляд правило "24 дня" виконується: основний (14 днів) + на дітей (10 днів) = 24 дня і решту 10 днів основної відпустки ніби можна замінити. Але саме вищевказані міркування і лист Мінсоцполітики свідчить, про те, що: ні, так робити не можна. У цьому випадку працівник взагалі не має права на компенсацію відпустки без звільнення. Навіть якщо він піде в основну на 24 дні, то у нього залишаться 10 днів відпустки "на дітей", які не замінюються на грошову компенсацію. Тільки при звільненні грошова компенсація буде враховувати всі 34 дні. Додамо, що терміну давності відпусток на дітей немає, і працівник при звільненні отримає в повній мірі за всі невикористані дні цієї відпустки.

Виплата компенсації за невикористану відпустку

Виплата за невикористану відпустку знову за термінами залежить від того, без звільнення або при звільненні вона відбувається:

  • виплата компенсації за невикористану відпустку без звільнення - виплата може статися в будь-який момент, який повинен бути зазначений в наказі про надання відпустки, наприклад, одноразово з виплатою відпускних або одразу після використання відпустки (лист Мінсоцполітики від 07.12.2016 № 731/13 / 116-16).
  • компенсація за невикористану відпустку при звільненні - повинна бути виплачена в день звільнення. Якщо співробітник в цей день не працював, то виплата компенсації повинна відбутися не пізніше наступного дня після пред'явлення працівником вимоги про розрахунок (ст. 116 КЗпП).

Роботодавець повинен стежити, як виплачується компенсація за невикористану відпустку, так як оплата невикористаної відпустки з порушенням термінів виплати компенсації - штраф за ст. 265 КЗпП.

Як отримати компенсацію за невикористану відпустку без звільнення

Компенсація за відпустку повинна виплачуватися в такий порядок:

  • компенсація відпустки без звільнення - на підставі заяви працівника та наказу керівника;
  • компенсація відпустки при звільненні - не вимагає заяви, так як це обов'язок роботодавця.

Підставою для нарахування є сам наказ про звільнення.

Як розрахувати компенсацію за невикористану відпустку

З'ясуємо тепер, як нараховується компенсація за невикористані дні відпустки. Розрахунок за невикористану відпустку відбувається аналогічно розрахунку відпускних. Таким чином, як рахувати компенсацію за невикористану відпустку пояснює Порядок обчислення середньої заробітної плати (постанова КМУ від 08.02.95 р № 100, далі - Порядок № 100). Отже, правила розрахунку компенсації за невикористану відпустку:

  • виробляємо розрахунок невикористаних днів відпустки;
  • розрахунковий період - 12 місяців до місяця нарахування компенсації;
  • при розрахунку віднімаємо святкові і неробочі дні;
  • розраховуємо середньоденну зарплату;
  • враховуємо ті ж виплати за період, що і при розрахунку відпускних.

Розрахунок компенсації відпустки і розрахунок відпускних нічим не відрізняються!

Як розрахувати дні невикористаної відпустки

Дні невикористаної відпустки визначаються пропорційно відпрацьованим дням, так як виходячи з формули розрахунку відпускних кожен відпрацьований день впливає на їх суму. Для розуміння розрахунку згадаємо, що таке робочий рік. Він починається з дня укладення трудового договору (ч. 1 ст. 6 Закону про відпустки) і після цього дата відліку робочого року не змінюється. Наприклад, якщо працівника прийняли на роботу 15.05.2017 р., то робочим роком для нього буде 15.05.2017 р. - 14.05.2018 р. і так далі.

Приклад 4 (як розрахувати невикористану відпустку). Працівник йде у відпустку 21.05.2018 р. День прийняття на роботу - 05.12.2016 р. працівник має 24 календарних дні основної відпустки і 7 календарних днів додаткової відпустки щорічно. З дати прийому на роботу у відпустку не ходив.

Таким чином, за робочий рік 05.12.2016 - 04.12.2017 р. він має 24 +7 днів відпустки.

Також в поточному робочому році працівник відпрацював 167 календарних днів (05.12.2017 - 20.05.2018). Кількість святкових і неробочих днів на цей період становить: 7 днів. У робочому році (05.12.2017-04.12.2018) всього 365 календарних дня і 11 святкових і неробочих днів.

Виходить, що розрахунок невикористаної відпустки матиме вигляд:

24 × (167 - 7) / (365 - 11) = 10,85 ≈ 11 кал. днів основної відпустки;

7 × (167 - 7) / (365 - 11) = 3,16 ≈ 3 кал. дня додаткової відпустки.

Виходить, що працівник може піти на 38 днів у відпустку (= 11 + 3 + 24) і отримати компенсацію ще за 7 днів, тому що в минулому робочому році він ліміт "24 дні" вже вибрав. У поточному робочому році 3 кал. дні компенсацією замінити ми не можемо, так як ще не набрано ліміт "24 дні".

Як порахувати компенсацію за відпустку

Як правильно розрахувати компенсацію за невикористану відпустку підкаже формула розрахунку компенсації за невикористану відпустку:

сума компенсації за невикористану відпустку

=

середньоденна зарплата

×

невикористані дні відпустки, замінні компенсацією

Як рахується компенсація за відпустку можна побачити на наступному прикладі.

Приклад 5 (відпускні і компенсація відпустки). Нехай працівник  з прикладу 4 мав за розрахунковий період зарплату 156000 грн, лікарняні 7000 грн, на яких був 10 днів. Розрахунковим періодом буде травень 2017 - квітень 2018 р.

Розрахунок виплат за відпустку має вигляд:

  • середньоденна зарплата = (156000 +7000) / (365 - 12) = 461,76 грн. (Віднімаємо 12 днів, а не 11, тому що у травні 2017 р. ще святкували і 2 травня, і 25 грудня);
  • відпускні = 461,76 × 38 = 17546,88 грн.
  • компенсація невикористаного відпустки = 461,76 × 7 = 3232,32 грн.

Таким чином, розрахунок суми компенсації за невикористану відпустку такий самий, як і відпускних.

Огляд судової практики

Компенсація за невикористану відпустку
Наталія ВАСИЛЬЧЕНКО головний редактор Expertus: Головбух
Відпустка: яких помилок уникати роботодавцю та працівникові

Як оформити компенсацію за невикористану відпустку

Яка компенсація за невикористану відпустку має бути представлено в розрахунку в бухгалтерській довідці або оформленому бухгалтерському розрахунку (відомості). Форми цих документів довільні, але з дотриманням обов'язкових реквізитами первинних документів з ч. 2 ст. 9 Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність" від 16.07.1999 № 996.

Розрахунок компенсації за невикористану відпустку повинен бути підкріплений підписами бухгалтера-виконавця.

Податки з компенсації за невикористану відпустку

Вивчивши, як виплачується компенсація за відпустку стає очевидним, що її оподаткування нічим не відрізняється від звичайних відпускних.

ПДФО і ВЗ. За компенсації відпустки ПДФО і військовий збір сплачуються на загальних підставах, так як оплата за невикористану відпустку оподатковується як зарплата (п. 164.2 ПКУ). Податкова соціальна пільга визначається так само, як і при нарахуванні звичайних відпускних. У формі 1ДФ компенсація відпускних при звільненні проходить під кодом "101". ВЗ теж відображаємо в формі 1ДФ в загальній сумі у ІІ розділі.

Як нарахувати компенсацію за невикористану відпустку

Нарахування компенсації на відпустку в бухгалтерському обліку відбувається тими ж проводками, що і відпускних: якщо підприємство використовує резерв відпускних, то за рахунок резерву (субрахунок 471 "Забезпечення оплати відпусток"), тобто робиться проводка Дт 471 Кт 661. Нарахування компенсації за невикористану відпустку, таким чином, зменшує залишок резерву (забезпечення) відпускних. За відсутності резерву облік аналогічний зарплаті: Дт 23, 91, 92, 94 Кт 661.

Читайте гарячу публікацію
EXPERTUS:ГОЛОВБУХ

➤ Операції з ФОПами: чим ризикуєте

Підписка на статті

Підпишіться на розсилку, аби не пропустити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. Ми триматимемо вас в курсі всіх податкових подій!

Освітні заходи
Перевірте свої знання та здобудьте нові
Взяти участь
Інтернет-магазин
Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями щодо передплатиі станьте нашим читачем просто зараз
Ми в соцмережах