text
Головбух

Порядок роботи додаткових кас на підприємстві

  • 5 липня 2018
  • 546
бухгалтер, кандидат економічних наук, м. Чернігів

Готівка та каса – дуже штрафонебезпечна ділянка роботи підприємства, а тому до організації обліку касових операцій завжди треба ставитися дуже прискіпливо. Ускладняється ситуація в умовах наявності структурних підрозділів, торгових точок. У цій консультації розглянемо нюанси, що виникають в таких умовах: чи може бути декілька кас на підприємстві, чи треба касова книга для відокремлених підрозділів, встановлення ліміту каси для відокремлених підрозділів, порядок здачі готівки відокремленими підрозділами.

Декілька кас на одному підприємстві

Основним нормативним документом, на який ми будемо спиратися при розгляді всіх цих складних питань є нове Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. № 148 (далі – Положення № 148).

Чи може підприємство мати декілька кас? Відповідь на це питання: однозначно, так. У Положенні № 148 декілька разів вказується на наявність кас відокремлених підрозділів (див. хоча б п. 11). Крім того, каса за Положенням № 148, – це не тільки приміщення або місце видачі чи зберігання готівки, але й місце здійснення готівкових розрахунків, місце приймання готівки, під що потрапляють звичайні РРО. Тобто, якщо маєте декілька касових апаратів, то уже й маєте декілька кас у розумінні Положення № 148.

 Декілька кас на підприємстві – звичайна ситуація за наявності відокремлених підрозділів та/або РРО

Відповідно на підприємстві може бути й декілька касирів. Єдина умова – з ними мають бути укладені договори про повну матеріальну відповідальність. Також у ролі касира може бути залучений працівник іншого підприємства (також з укладанням договору) (п. 44 Положення № 148).

Таким чином, каса – це не тільки окреме приміщення. Однак, в умовах використання декількох касових апаратів, коли готівка періодично виймається з ящика РРО та складається до сейфа перед інкасацією (причиною може бути просто мала ємність ящика РРО або їх значна кількість), то необхідно облаштувати касу. Чому? РРО – це місце проведення розрахунків, каса. Але якщо з нього вийняли готівку, то виходить, що на місці розрахунків (касі) готівка відсутня. Формально це нестача, що карається штрафом за всім відомим “штрафним” Указом Президента від 12.06.1995 р. № 436. Щоб цього не сталося треба документально оформити та облаштувати касу у такому випадку.

 РРО – це місце проведення розрахунків і теж вважається касою

Відокремлений підрозділ, торгова точка

Зрозуміємо тепер, де ж можуть бути ті окремі каси. Відокремлений підрозділ за п. 3 Положенням № 148 – це не лише філії, представництва чи відділення (інформація про них, як відомо, вноситься до ЄДР). Це також будь-який структурний підрозділ, що наділений частиною майна підприємства та здійснюють його оперативне використання (інформації по ним у ЄДР ніколи немає). Виходить, що будь-який магазин, кіоск, лоток, де здійснюються продаж товарів/послуг підприємства (“торгова точка”) підпадає під поняття “відокремлений підрозділ” за Положенням № 148.Тому все, що ми розглядатимемо щодо відокремлених підрозділів стосується й торгових точок.

 Торгова точка – це також відокремлений підрозділ за Положенням № 148

Чи треба касова книга для відокремлених підрозділів

І ось тут постає одне з проблемних питань організації обліку готівкових операцій. Якщо кас декілька, є структурні підрозділи зі своїми касами, то скільки касових книг має вести підприємство? Чи треба заводити окремі касові книги на кожний відокремлений підрозділ.

Якщо відокремлених підрозділів немає, все в одному місці (одна торгова точка), то тут все просто й зрозуміло – касова книга одна. Касова книга ведеться одна – п. 39 Положення № 148.

Якщо ж ми маємо декілька структурних підрозділів (також і торгових точок, розташованих в різних місцях), то тут виникає заплутана й слабо врегульована з боку НБУ ситуація. Розберемо її.

Загальне правило встановлює, що кожне підприємство, що має касу, веде одну касову книгу для обліку готівки в національній валюті (без урахування кас відокремлених підрозділів) (абз. 2-й п. 39 Положення № 148). Звертаємо увагу саме на текст в дужках: він говорить про те, що відокремлені підрозділи можуть мати свої окремі касові книги. І вони повинні бути завжди, якщо готівкові операцій відокремлений підрозділ оформляє з використанням прибуткових і видаткових касових ордерів (абз. 3-й п. 39 Положення № 148).

Виходить, що можуть бути винятки? Формально Положення № 148 це допускає, якщо одночасно (абз.4-й п. 39):

Наголошуємо тут на слові “формально”. Така ситуація теоретично стає можливою у 2-х випадках:

  • відокремлені підрозділи (торгові точки) здають всю готівку в кінці дня до головної каси підприємства;
  • відокремлені підрозділи (торгові точки) здають всю готівку до банку чи небанківських фінансових установ для її переказу та зарахування на банківські рахунки підприємства (це може бути здійснено шляхом безпосереднього внесення до банку, або через використання платіжних терміналів, або інкасації). Така готівка може йти до банку без оприбуткування в головній касі підприємства (є на це згода ДФС у роз’ясненні 109.15 БЗ). Підкреслюємо, що мова йде про ту саму єдину касову книгу, яка згадується у п. 39 Положення № 148.

Щоб зрозуміти, у чому суперечливість положення 4-го абзацу п. 39 Положення № 148 зазирнемо до наступної таблиці:

Касову книгу структурному підрозділу, що має РРО вести/не вести:

Аргументи “за” – вести

Аргументи “проти”  – не вести

якщо касової книги структурного підрозділу немає, то її неможливо оприбуткувати, так як не буде й прибуткового касового ордера

існує можливість оприбуткувати готівку в головній касовій книзі на підставі фіскальних звітних чеків або даних РК (п. 11 Положення № 148)

приймання готівки в касу проводиться за прибутковим касовим ордером… (п. 25 Положення № 148). Інших варіантів у даному пункті Положення не допускає

ДФС в індивідуальній податковій консультації від 08.05.2018 р. № 2048/6/99-99-14-05-01-15/ІПК зазначає:

  • між пунктами Положення № 148 існує невідповідність;
  • з метою уникнення застосування штрафних санкцій за порушення порядку оприбуткування готівки суб’єкти господарювання мають вести касові книги на своїх відокремлених підрозділах.

Розмита позиція НБУ у листі від 07.03.2018 р. № 50-0007/13560. НБУ, по-суті, повторює вимоги п. 39 Положення № 148. Здача готівки підрозділом до банку через інкасаторів вважається безготівковою операцією.

Виходить, що ДФС не сприймає відсутності касових книг у відокремлених підрозділах при будь-яких обставинах та погрожує штрафами. Нагадуємо, що саме ДФС наділений повноваженнями контролювати дотримання касової дисципліни та накладати штрафи на суб’єкти господарювання. Не вести касову книгу можуть тільки фізичні особи-підприємці (п. 38 Положення № 148). Рекомендуємо саме дану думку ДФС в названому ІПК й враховувати в організації роботи з готівкою.

 Касову книгу рекомендуємо вести кожному відокремленому підрозділу (торговій точці) незалежно від обставин. На це “натякає” й ДФС

Погоджуючись з думкою ДФС, звернемо увагу на такі можливі ситуації на практиці:

  • необхідність скласти готівку з РРО для сейфу до інкасації (має бути проведена операція “службова видача” та складений прибутковий касовий ордер);
  • невідповідність графіків роботи структурних підрозділів (торгових точок) та головного підприємства (бухгалтерії підприємства). Наприклад, по вихідним (субота, неділя) бухгалтерія не працює, а торгові точки – працюють. У такій ситуації неможливо передати виручку й своєчасно її оприбуткувати;
  • виручка може надійти в касу уже після інкасації. За п. 39 Положення № 148 непроінкасована виручка є неоприбуткованою.

В усіх цих випадках виникає потреба у касовій книзі у відокремленого підрозділу. Відсутність касової книги у відокремленому підрозділі в таких ситуаціях створює проблеми.

Касова дисципліна для відокремлених підрозділів

При організації касової дисципліни по відокремлених підрозділах необхідно здійснити:

  • складання Порядку оприбуткування готівки в касі (п. 12 Положення № 148). Він може бути або по підприємству в цілому з поширенням його дії на всі відокремлені підрозділи (торгові точки), або окремий на відокремлені підрозділи (торгові точки), або окремо на кожний підрозділ (торгову точку). Даний Порядок має визначити порядок та особливості здавання готівкової виручки до банку;
  • визначити внутрішніми документами права підпису касових документів для керівника відокремленого підрозділу (якщо такий керівник є) або іншої особи (наприклад, для торгової точки);
  • затвердити окремим наказом по підприємству перелік відокремлених підрозділів, що ведуть свої касові книги;
  • завести окремі касові книги для відокремлених підрозділів (їх необхідність докладно розглянута вище). Книги заводяться за типовою формою КО-4, кількість аркушів засвідчується підписом керівника і головного бухгалтера підприємства. Вона є самостійною та відокремленою від основної касової книги підприємства;
  • для кожного відокремленого підрозділу треба встановити ліміти каси та довести їх до відокремлених підрозділів внутрішнім розпорядчим документом (п. 50 Положення № 148);
  • визначити порядок інвентаризації готівки в касах структурних підрозділів (п. 46 Положення № 148). Це можна зробити або в загальному положенні по інвентаризації по підприємству, або в окремих по структурних підрозділах. Інколи це здійснюють в наказі про облікову політику або наказі про організацію обліку.

 Рекомендуємо затвердити по підприємству перелік відокремлених підрозділів (не забуваємо, що ними можуть бути звичайні торгові точки)

Ліміт кількох кас на одному підприємстві

Порядок розрахунку ліміту каси у таких випадках може відрізнятися від основної каси підприємства та бути різним по кожному з відокремлених підрозділів, враховуючи специфіку їх діяльності. Якщо ліміт не встановити, то він вважається рівним нулю й вся готівка, що залишається в касі вважається понадлімітною.

 Ліміт каси підприємства та ліміти відокремлених підрозділів незалежні один від одного

Встановлюючи ліміт каси для відокремленого підрозділу можна на основі розрахунку або середньоденної видачі готівки з каси, або на основі середньоденного надходження готівки в касу, або на основі прогнозного розрахунку (для новостворених відокремлених підрозділів). У разі потреби ліміт можна змінити, але треба не забути скласти розрахунок, закріпити ці зміни внутрішнім розпорядчим документом по підприємству та довести цей ліміт до банку.

 Понадлімітна готівка має бути здана в день її надходження або наступного робочого дня

Порядок здачі готівки

Готівка у сумі понадліміт здається структурним підрозділом або до каси підприємства (з урахуванням її ліміту), або до банку чи не небанківської фінансової установи. При цьому щодо заповнення касових книг діють такі правила:

  • якщо виручка здається до банку, то її оприбуткування відображається лише в касовій книзі структурного підрозділу без відображення в основній касовій книзі, так як до основної каси така готівка не надходить. Оформлення відбувається прибутковим касовим ордером;
  • передачу готівки до банку оформляємо видатковим касовим ордером та відображаються лише в касовій книзі структурного підрозділу. Підтвердженням здавання готівки в банк буде квитанція від  банку або чек платіжного терміналу (банкомату), якщо здавання готівки відбувалося з використанням програмно-технічних комплексів самообслуговування (по-народному – термінал, або депозитний банкомат). У разі інкасації здачу підтверджує копія супровідної відомості.

 Якщо готівка відокремлених підрозділів не передається до основної каси підприємства, то вона відображається тільки в касових книгах цих підрозділів

Передача готівки з торгової точки

Якщо готівка здається з відокремленого підрозділу (торгової точки) до основної каси підприємства, то необхідно:

  • оформити видатковий касовий ордер та зробити запис у касовій книзі відокремленого підрозділу;
  • прийняти готівку до основної каси та скласти прибутковий касовий ордер з відповідним записом в головній касовій книзі підприємства.

 Головна касова книга та касові книги структурних підрозділів (торгових точок) є незалежними документами

Підписка на статті

Підпишіться на розсилку, аби не пропустити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. Ми триматимемо вас в курсі всіх податкових подій!

Освітні заходи
Перевірте свої знання та здобудьте нові
Взяти участь
Інтернет-магазин
Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями щодо передплатиі станьте нашим читачем просто зараз
Ми в соцмережах