text
Головбух

Дефектный акт

  • 27 червня 2018
  • 1664
бухгалтер, кандидат економічних наук, м. Чернігів

Здания, сооружения, машины, оборудование, помещения, — все это требует ухода и надлежащих условий эксплуатации. Однако, как бы ни старался владелец или пользователь этих всех объектов, каждая материальная вещь имеет свойство физически изнашиваться и время от времени нуждается в замене или ремонте. И здесь перед бухгалтером встает вопрос о правильности документального оформления ремонта основных средств. Сегодня в консультации о специфическом документе, связанном с ремонтами — дефектный акт на ремонт.

Что такое дефектный акт?

Дефектный акт — это документ, который подтверждает необходимость ремонта материального объекта и содержит перечень работ, которые необходимо с данной целью выполнить, удостоверенный членами квалифицированной комиссии. Именно такое определение можно дать этому документу, который встречается в хозяйственной практике. Другие названия этого документа - дефектная ведомость, акт о выявленных дефектах, ведомость дефектов.

В документообороте предприятия дефектный акт на ремонт предшествует составлению сметы ремонта. Вместе с ним он относится к начальной проектной документации.

Для чего нужен дефектный акт?

Сначала поймем функции, которые выполняет этот документ. Среди них можно назвать:

  • подтверждает сам факт поломки объекта, необходимость его ремонта или улучшения. Одной только мысли материально ответственного лица недостаточно для обоснования необходимости ремонта;
  • указывает на выявленные проблемы объекта. В акте могут быть указаны выявленные дефекты объекта и перечень работ по их исправлению. Также это может быть просто перечень работ при ремонтно-строительных работах;
  • обобщает мнение экспертов. В дефектном акте факт необходимости ремонта удостоверяют специалисты (комиссия). В обычной ситуации материально ответственное лицо выявляет факт поломки объекта, а затем должно проинформировать руководство. Однако, ни руководитель, ни само материально ответственное лицо могут не быть техническими специалистами, которые могут определить, что же делать с объектом и требует создания комиссии. Дефектный акт становится равнозначным аналогом протокола собрания специальной комиссии;
  • является промежуточным звеном в определении сметы необходимых работ. Также на этом этапе по результатам дефектного акта может быть определено, кто будет проводить ремонт объекта (подрядчик или хозяйственным способом);
  • документирует идею руководства при проведении улучшения, модернизации, достройки и вполне исправного объекта. Модернизация оборудования или иного объекта основных средств - это улучшение его свойств, повышения его технико-экономических возможностей. Затраты на модернизацию являются капитальными и в ряде предприятий, организаций могут планироваться заранее, хотя бы на год на основе сметы расходов. Однако, перед составлением сметы необходимо определиться с конкретными работами, которые надо провести на объекте. Эту функцию и выполняет дефектный акт.

  Дефектный акт - это промежуточный документ начальной проектной документации, обосновывает, что надо сделать с объектом, подтверждает необходимость конкретных расходов, которые в дальнейшем включаются в смету ремонтных работ

А можно обойтись без дефектного акта?

Возникает вполне логичный вопрос, а действительно так уж необходим этот дефектный акт? Можно ли обойтись без него? Ответ на этот вопрос зависит от хозяйственной ситуации и какого типа предприятие / организация, проводит ремонтные работы.

Без дефектного акта могут обойтись:

  • ООО, частные предприятия, любые другие коммерческие предприятия, которые не нуждаются в обосновании перед вышестоящей организацией необходимости и сметы ремонта, не представляют общественный интерес, не имеют наблюдательных советов. Если речь идет о частном предприятии с одним владельцем, общество с ограниченной ответственностью с одним или несколькими владельцами, то для них дефектный акт не более чем вспомогательный документ. Такие предприятия сразу могут начать дело с сметы работ или даже сразу по заключению договора подряда на проведение ремонтных работ;
  • физлица-предприниматели. Им вообще никому не надо обосновывать целесообразность своих расходов.

Так или иначе, но никаких фискальных последствий со стороны ДФС при отсутствии дефектного акта не будет. Это не обязательный документ в проектной документации и выполняет исключительно контрольные и плановые функции.

 Дефектный акт обязательно рекомендуем составлять бюджетным учреждениям, государственным и коммунальным предприятиям, неприбыльным организациям, предприятиям, представляющим общественный интерес, филиалам и отделениям, выделенных на отдельный баланс

Считаем, что не могут обойтись без дефектного акта:

  • бюджетные учреждения. Хотя в нормативной базе это прямо не прописано, но специфика их документооборота и подконтрольность государственной аудиторской службе, контролирующей в том числе и целесообразность расходования средств, соответствие такого расходования утвержденном в год сметы. Дефектный акт - это либо обоснования целесообразности текущих расходов, или обоснования целесообразности включения в сметные расходы на следующий отчетный период;
  • государственные и коммунальные предприятия. По тем же причинам, что и бюджетным организациям;
  • неприбыльные организации. У них есть подотчетность их донорам;
  • предприятия, представляющие общественный интерес. Акционерные общества имеют наблюдательный совет, выполняющий контрольные функции. Дефектный акт опять же является подтверждением обоснованности и целесообразности ремонтных расходов для них;
  • филиалы или отделеня выделенные на отдельный баланс. Для них это обоснование расходов перед главным офисом.

Читайте также:

Дефектный акт форма

Форма дефектного акта может быть произвольная, разработанная по собственным потребностям предприятия с соблюдением требований по обязательным реквизитам ч. 2 ст. 9 Закона Украины "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине" от 16.07.1999 г. № 996. Однако, существуют и утверждены официально формы дефектных актов, приведены ниже в таблице.

Название формы дефектного акта

Назначение

Нормативный документ, которым утвержден

Ведомость дефектов на ремонт машин (форма № ВЗСГ-6)

Учет установленных дефектов сельскохозяйственной техники (тракторов, комбайнов, сеялок, плугов и т.п.)

Приказ Минагрополитики от 21.12.2007 г. № 929

Акт о выявленных дефектах оборудования (форма № М-17)

Дефекты, выявленные в процессе ревизии, монтажа или испытания оборудования

Приказ Госкомстата от 21.06.1996 г.

Дефектный акт

Ремонт жилья, объектов социальной инфраструктуры и благоустройства

Приложение к письму Госстроя и Госкомитета по вопросам жилищно-коммунального хозяйства от 24.02.2005 г. № 7 / 8-134, № 4 / 3-260

Ведомость дефектов (форма 5)

Проведение ремонтов мостов и труб

Приложение к ГСН В.2.3-6-2002, утвержденное приказом Госстроя от 07.05.2005 г. № 83

Если акт составляется в произвольной форме, то рекомендуем обязательно включать следующие реквизиты:

  • наименование объекта, подлежащего ремонту (такое же, как было указано в инвентарной карточке учета основного средства). Также может быть часть основного средства (двигатель, помещения здания и т.д.);
  • на основании чего составлен акт (на основании осмотра объекта или на основании тестирования объекта, результатов лабораторных исследований, испытаний, экспертное заключение сторонней организации и т.п.);
  • тип ремонта (текущий или капитальный). Напоминаем, что "капитальный" ремонт не является заменителем понятия "модернизация, улучшение" объекта основного средства с точки зрения бухгалтерского учета. "Капитальный" ремонт восстанавливает полезные свойства объекта и по строительным и техническим нормам от текущего отличается только тяжестью и комплексностью работ. В то же время, "модернизация, улучшение" предоставляет объекту новые свойства, которые увеличивают его возможность приносить экономические выгоды предприятию. Именно в последнем варианте расходы на ремонт относятся на увеличение первоначальной стоимости ремонтируемого объекта ("капитализируются");
  • указать "модернизация, улучшение, достройка, переоборудование", если объект ремонтируется с целью увеличения его свойств и тому подобное;
  • единица измерения материалов, работ и др (штуки, килограммы, услуга и т.д.);
  • примечания, где можно указать кто выполняет работы (название предприятия-подрядчика или хозяйственным способом), также могут быть приведены рекомендации к качеству материалов или альтернативные варианты по материалам работ или, если есть необходимость;
  • председатель комиссии, члены комиссии и их подписи. Отдельно могут быть подписи привлеченных экспертов.

☛ Текущий ремонт, капитальный ремонт и "модернизация, улучшение, достройка, переоборудование" - это разные понятия с точки зрения бухгалтерского учета

Как составить дефектный акт

В составлении дефектного акта должны принимать участие компетентные специалисты, включенные в состав комиссии, например, механик, электрик, строитель, мастер, то есть специалисты той области, из которой произошла поломка объекта.

Общие рекомендации по составлению дефектного акта:

  • составляется на каждый объект основных средств отдельно, даже если одновременно ремонтируется несколько объектов;
  • могут быть указаны наименование деталей, требующих замены, указываться материалы, необходимые для ремонта (улучшения) основного средства. Например, могут быть указанные конкретные названия материалов, например, "Самовыравнивающиеся смеси 3-5 мм Ceresit CN69" и т.д. Хотя это можно сделать уже более подробно в смете. Главное в дефектном акте - это описание работ, которые необходимо выполнить;
  • дефектный акт составляется в 2-х экземплярах, если работы будут выполняться подрядной организации, то есть сторонним предприятием или физлицом-предпринимателем. Один экземпляр остается у предприятия-заказчика для контроля полноты и качества ремонта (хотя эту функцию может выполнять и смету), а второй - остается у исполнителя работ;
  • дефектный акт составляется в 1 экземпляре, если работы будут выполняться хозяйственным способом, то есть самим же предприятием;
  • стоимость работ в дефектном акте не указывается. Это уже информация сметы. Комиссия определяет только, что надо сделать, а не стоимость работ;
  • до составления дефектного акта можно привлечь третьих лиц. Они могут быть членами комиссии или дать заключение (экспертное заключение) о состоянии объекта, либо подписать акт как эксперты вне комиссии (как в образце ниже). Ими могут быть потенциальный подрядчик. В любом случае, комиссия должна включать специалистов по направлению поломки, ремонта объекта. Если же предприятие не имеет собственных, то должны быть посторонние.

☛ Главное в дефектном акте - это перечень необходимых работ. Однако, дефектный акт не должен содержать стоимость работ - это уже задача сметы

Дефектный акт образец заполнения

Рассмотрим теперь дефектный акт на ремонт образец. Еще раз напоминаем, что его можно составлять в произвольной форме. В качестве примера возьмем дефектный акт на ремонт помещения.

Пример

                                                                                                                           Утверждаю

                                                                                                                           Директор ОАО "Десна-проект"

                                                                                                                           Коломиец / Коломиец В.

ДЕФЕКТНЫЙ АКТ

на ремонт кабинет главного бухгалтера офисного здания ОАО "Десна-проект"

Адрес помещения г.. Чернигов, ул. Шевченко, 95, каб. 15.

Комиссия в составе:

  • заместитель директора по хозяйственной части П.Ф. Коваль;
  • главного бухгалтера И.К. Давыденко;
  • мастер цеха А.Ю. Акименко.

и привлеченный эксперт (художник-штукатурник) ФОП Я.В. Петраков (дата записи в ЕГР: 13.10.2016, номер записи: 2064000 0000 039267)

сделали вывод на основании осмотра помещения кабинета главного бухгалтера о необходимости текущего капитального ремонта и необходимости выполнения следующих работ:

Наименование видов работ

Единица измерения

Объем работ

Примечания

1

Демонтаж шкафа

м2

16

Выполняется хозяйственным способом

2

Демонтаж обоев, плинтусов и напольного покрытия (линолеум)

м2

16

Выполняется хозяйственным способом

3

Демонтаж штукатурки стен и известкового покрытия потолка

м2

16

Выполняет ФЛП Я.В. Петраков

4

Грунтовка стен и потолка Ceresit CT17

м2

60

Выполняет ФЛП Я.В. Петраков

5

Нанесение самовыравнивающейся смеси 3-5 мм Ceresit CN69

м2

16

Выполняет ФЛП Я.В. Петраков

6

Нанесение штукатурки на стены и потолок

м2

60

Выполняет ФЛП Я.В. Петраков

7

Покраска потолка белой краской Sniezka

м2

16

Выполняет ФЛП Я.В. Петраков

8

Укладка ламината

м2

16

Выполняет ФЛП Я.В. Петраков

9

Поклейка обоев

м пог

20

Выполняет ФЛП Я.В. Петраков

10

Установка плинтусов

м пог

16

Выполняет ФЛП Я.В. Петраков

Составил зам. директора по хозяйственной части: Коваль / П.Ф. Коваль

Подписи членов комиссии: Акименко /О.Ю. Акименко, Давыденко / И.К. Давыденко

С дефектным актом согласен: Петраков / Я.В. Петраков

Підписка на статті

Підпишіться на розсилку, аби не пропустити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. Ми триматимемо вас в курсі всіх податкових подій!

Освітні заходи
Перевірте свої знання та здобудьте нові
Взяти участь
Інтернет-магазин
Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями щодо передплатиі станьте нашим читачем просто зараз
Ми в соцмережах
Потрібен цей файл?

 зареєєструйтеся та скачуйте будь-які файли на порталі:

 ✔ бланки документів

 ✔ зразки заповнення бухгалтерських форм

 ✔ приклади наказів, положень, інструкцій, довідок

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
І отримати доступ на сайт Знадобиться лише хвилина!