text
Головбух

Нарахування лікарняних проводки

  • 22 червня 2018
  • 3080
бухгалтер, кандидат економічних наук, м. Чернігів

Відображення в бухгалтерському обліку лікарняних, здавалося, давно роз’яснена тема, яка не повинна викликати питань. Однак, час від часу постають питання, як же все-таки правильно відобразити їх на рахунках бухгалтерського обліку, так як різні консультації у різних виданнях, а також практика деяких підприємств часто містять й різні підходи. Якою ж буде правильною проводка нарахування лікарняних, чому використовується той чи інший рахунок – про це сьогодні в консультації.

Організація виплати лікарняних

Перш ніж розглядати нарахування лікарняних бухгалтерські проводки 2018, загадаємо загальні правила організації виплати лікарняних (допомоги з тимчасової втрати працездатності), що допоможе глибше підійти до проводок. Не розрахунку, а саме організаційні моменти. Що треба підприємству?

По-перше, необхідно відкрити в банку окремий рахунок, на який Фонд соціального страхування (ФСС) буде лікарняні (ч. 2 ст. 34 Закону України “Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування” від 23.09.1999 р.  № 1105). Такий субрахунок є спецрахунком, так як має обмеження у використанні коштів: суми, що зараховані на спецрахунок можна використати виключно для виплати лікарняних за рахунок ФСС та сплати ПДФО і військового збору, які утримуються з суми таких лікарняних.

По-друге, нарахування лікарняних може бути з 2-х частин: перші 5 календарних днів, що оплачуються за рахунок підприємства, та решта днів, які оплачуються за рахунок ФСС.

По-третє, кошти з ФСС надходять не одразу, а протягом 10 днів після надходження заяви-розрахунку до ФСС. Між моментом подачі цієї заяви-розрахунку та моментом отримання коштів з ФСС, можна сказати, існує дебіторська заборгованість фонду.

По-четверте, виплату лікарняних треба здійснити у найближчий після отримання фінансування строк виплати зарплати.

Це є ключові моменти, що мають бути коректно бути відображені бухгалтерськими проводками. Крім того, існує оподаткування лікарняних.

Оподаткування лікарняних

Одразу з головного – лікарняні для цілей оподаткування ПДФО є заробітною платою (абз. 3 п. 169.4.1 ПКУ). Хоча згідно Інструкції зі статистики заробітної плати (наказ Держкомстату від 13.04.2004 р. № 5, далі – Інструкція № 5) лікарняні не входять до фонду оплати праці, тобто не розглядаються як зарплата.

 ПДФО та ВЗ має єдину базу: зарплата + лікарняні. ПСП застосовується до цієї суми

З цього 2 важливих висновки:

 Лікарняні в формі 1ДФ не виділяються (як за перші 5 днів, так і за рахунок ФСС) та потрапляють в один рядок з зарплатою за ознакою доходу “101”

В формі 1ДФ лікарняні відображаються також в одній сумі з заробітною платою, маючи єдиний код ознаки доходу “101”.

Рахунки, що використовуються для обліку лікарняних

Тепер перш ніж переходити до нарахування лікарняних проводки, розглянемо рахунки, які необхідно використати для обліку лікарняних з Інструкції до Плану рахунків (наказ Мінфіну від 21.12.1999 р. № 291).

Рахунок

Що обліковуємо

Чому саме на цьому рахунку

949 “Інші витрати операційної діяльності”

Суму нарахованих лікарняних за перші 5 днів за рахунок підприємства

В Інструкції до Плану рахунків міститься вказівка, що на цьому субрахунку обліковуються “виплати за відпрацьований час”. Щодо інших альтернативних варіантів (91, 92, 93, 94) ні Інструкція, ні П(С)БО 16 не містять прямої вказівки обліковувати на них лікарняні (і пам’ятаємо, що лікарняні не є оплатою праці).

663 “Розрахунки за іншими виплатами”

Обліковуємо заборгованість перед працівником по лікарняним

Інструкція до Плану рахунків рахунків прямо вказує, що на ньому ведеться облік розрахунків за виплатами, що не належать до фонду оплати праці, зокрема допомоги по тимчасовій непрацездатності, тобто лікарняних

378 “Розрахунки з державними цільовими фондами”

Обліковуємо дебіторську заборгованість ФСС після подачі заяви-розрахунку

Інструкція також прямо вказує, що тут ведеться облік розрахунків з державними цільовими фондами, зокрема розрахунків з тимчасової непрацездатності тощо.

313 “Інші рахунки в банку в національній валюті”

Обліковуємо кошти на спецрахунку в банку, що надходять з ФСС для виплати лікарняних

Інструкція тут нічого прямо не говорить, але використовувати субрахунок 311 “Поточні рахунки в національній валюті” тут буде некоректно, так як поточні рахунки не мають ніяких обмежень щодо використання коштів. У нас же, як уже зазначалось, кошти надходять на спецрахунок і не можуть бути використані для інших цілей, ніж соціальні виплати та спати по ним податків і зборів

Розглянемо тепер, якими ж будуть  нарахування лікарняних проводки 2018.

    949, 663, 378, 313 – ключові субрахунки для обліку лікарняних

Проводки нарахування лікарняних

Бухгалтерські проводки розглянемо на прикладі, у т.ч. нарахування лікарняних за рахунок ФСС проводки.

Приклад 1. Бухгалтеру підприємства нараховані у червні 2018 р. лікарняні з розрахунку 300 грн/день:

  • за перші 5 днів 1500 грн;
  • за решту 4 дні 1200 грн.

Всього було нараховано 2700 грн лікарняних.

Господарська операція

Дт

Кт

Сума

Нараховані лікарняні за перші 5 днів тимчасової втрати працездатності

949

663

1500,00

Нараховані лікарняні за наступні 4 днів за рахунок ФСС після подачі заяви-розрахунку

378

663

1200,00

Нарахований ЄСВ на загальну суму лікарняних (594=2700×0,22)

949

651

594,00

Утриманий ПДФО з суми лікарняних (486=2700×0,18)

663

641

486,00

Утриманий військовий збір з загальної суми лікарняних  (40,5=2700×0,015)

663

642

40,50

Надійшли лікарняні на спецрахунок з ФСС

378

663

1200,00

Сплата ПДФО при виплаті лікарняних за рахунок коштів підприємства (270=1500×0,18)

641

311

270,00

Сплата військового збору при виплаті лікарняних за рахунок коштів підприємства (22,5=1500×0,015)

642

311

22,50

Виплата лікарняних за рахунок коштів підприємства (1207,50= 1500 –  270 – 22,50)

663

311

1207,50

Сплата ПДФО при виплаті лікарняних за рахунок коштів ФСС зі спецрахунку (216=1200×0,18)

641

313

216,00

Сплата військового збору при виплаті лікарняних за рахунок коштів ФСС зі спецрахунку (18=1200×0,015)

642

313

18,00

Виплата лікарняних за рахунок коштів ФСС зі спецрахунку (966= 1200 –  216 – 18)

663

313

966,00

Сплачений єдиний соціальний внесок за рахунок коштів підприємства

651

311

594,00

Однак, даний приклад дещо нетиповий, так як зазвичай у місяці працівник має не тільки лікарняні, але й зарплату. Якщо ж ще й виходить право на податкову соціальну пільгу, то виникає питання розподілу сум утриманого ПДФО між 663 і 661 субрахунками. Розглянемо дану ситуацію.

Приклад 2. Секретарю підприємства нараховані у червні 2018 р. нараховано:

  • лікарняні з розрахунку 160 грн/день за 3 дні – 480 грн;
  • заробітну плату – 4200 грн.

Секретар – мати 2-х дітей віком до 18 років і подана заява на отримання податкової соціальної пільги.

Загальна сума доходу за червень: 480 + 4200 = 4680 грн < 4940 грн, де 4940 грн – подвійний поріг на отримання податкової соціальної пільги (=2470×2). Виходить, що секретар має право на податкову соціальну пільгу на дітей у розмірі 1762 грн (=881 грн ×2).

ПДФО, який має бути нарахований з місячного доходу секретаря: (4680 – 1762)×0,18 = 525,24 грн. Саме дана сума піде в форму 1ДФ по рядку з ознакою доходу “101”(зарплата + лікарняні).

Що ж маємо в обліку?

Господарська операція

Дт

Кт

Сума

Нарахована заробітна плата секретарю

92

661

4200,00

Нараховані лікарняні секретарю за перші 3 дні непрацездатності (за рахунок підприємства)

949

663

480,00

Нарахований ЄСВ на зарплату (924=4200×0,22)

92

651

924,00

Нарахований ЄСВ на лікарняні (105,6=480×0,22)

949

651

105,60

Утримуємо ПДФО з зарплати (=525,24×4200/4680=525,24 ×0,8974)

661

641

471,37

Утримуємо ПДФО з лікарняних (=525,24×480/4680 = 525,24×0,1026)

663

641

53,87

Утриманий військовий збір з зарплати (63= 4200 ×0,015)

661

642

63,00

Утриманий військовий збір з лікарняних (7,2= 480 ×0,015)

663

642

7,20

Виплата зарплати (=4200 – 471,37 – 63)

661

311

3665,63

Виплата лікарняних (480 – 53,87 – 7,20

663

311

418,93

Сплата ПДФО (за розрахунком)

641

311

525,24

Сплата військового збору (70,2=63+7,2)

642

311

70,20

Сплата ЄСВ (1029,60=924+105,60)

651

311

1029,60

* нарахувати ПДФО з лікарняних шляхом 480×0,18 = 86,40 грн не можемо, так як лікарняні входять разом за зарплатою до місячного оподатковуваного доходу платника податку та зменшуються разом з зарплатою на податкову соціальну пільгу.

У даному прикладі сума нарахованого ПДФО 525,24 була розподілена між двома бухгалтерськими проведеннями пропорційно розмірам зарплати та лікарняних:

  • Дт 661 Кт 641 471,37 грн;
  • Дт 663 Кт 641 53,87 грн.

☛  При розділенні в обліку лікарняних і зарплати між 663 і 661 субрахунками доводиться також здійснювати розподіл загальної суми ПДФО між цими субрахунками у ситуації коли у працівника є податкова соціальна пільга

В цілому виходить: 471,37 + 53,87 = 525,24 грн (розподіл 89,74%+10,26%). Такий розподіл є суто технічним і потреба в ньому виникає тільки тоді коли застосовується податкова соціальна пільга через єдину базу нарахування ПДФО у зарплати та лікарняних. Це ніяк не позначається на заповненні форми 1ДФ (там це все один рядок і сума 525,24) чи сплаті ПДФО в бюджет при виплаті зарплати та лікарняних (так як сплачується одним платежем, якщо зарплата та лікарняні йдуть в один день).

Альтернативні бухгалтерські проводки нарахування лікарняних

Нарахування та виплата лікарняних проводки на практиці можуть відрізнятися від описаного вище “ідеального” варіанту. Чому ідеального? Тому що він відповідає вимогам Інструкції до Плану рахунків. Однак, ще підприємства роблять:

  • замість 663 субрахунку використовують 661 – це спрощує облік, так як не треба розподіляти ті ж суми ПДФО між цими субрахунками (наприклад, Дт 949 Кт 661 – нарахування лікарняних за рахунок підприємства);
  • замість 949 субрахунку 92 рахунок (або 23, 91, 93) – це не є прямим порушенням діючих документів, так як всі витрати (адміністративні, на збут та ін.) мають в П(С)БО 16 пункт “інше”. Лікарняні – не оплата праці, але якщо вони сплачуються наприклад, адмінперсоналу, чому це не вважати затратами на утримання адмінперсоналу? Ми на бачимо в цьому якогось грубого порушення;
  • замість 378 використовується 651 (наприклад, Дт 651 Кт 663 – нарахування лікарняних за рахунок ФСС). З такого варіанту 651 рахунок використовується, по-суті, для обліку дебіторської заборгованості перед ФСС, а отже, стає активно-пасивним (може мати  залишок, як по кредиту, так і по дебету). Так схожі підходи у практиці були й є, наприклад, той же 631 субрахунок, який інколи попри Інструкції використовується для обліку авансів виданих. Використання субрахунку 651 йде ще з тих часів, коли субрахунку 378 взагалі не було в Плані рахунків. Звичайно, що логічніше все-таки субрахунок 378, так як дебіторська заборгованість – це активний рахунок.

☛  Відхилення від “ідеального” з методологічної точки зору варіанту обліку лікарняних не є грубим порушенням обліку та не призводить до відхилень у заповненні форми 1ДФ чи звіту з ЄСВ чи суттєвих перекручень у фінансовій звітності

Проводки по лікарняним: шо говорить Мінфін

Ну й на останок, для любителів альтеративних проводок з обліку лікарняних наведемо лист Мінфіну від 27.09.2013 р. № 31-08410-07-27/28296, де на пряме питання, як відображати на рахунках бухгалтерського обліку нарахування лікарняних визначено, що:

  • нарахування лікарняних за рахунок коштів підприємства (перші 5 днів) здійснюється бухгалтерським проведенням Дт 949 Кт 663;
  • нарахування лікарняних за рахунок ФСС – проводкою Дт 378 Кт 663;
  • нарахування ЄСВ здійснюється на загальну суму лікарняних (за рахунок підприємства + за рахунок ФСС) – за Дт 949 субрахунку.

☛    949, 663, 378 – використання цих субрахунків у проводках по лікарняним рекомендує Мінфін

Саме цей підхід з листа Мінфіну й дотриманий у наших прикладах 1 і 2 і ставить крапку в дискусії. Нагадуємо, що Мінфін виступає регулятором і методологом бухгалтерського обліку для підприємств в Україні, тому для тих, хто бажає, щоб усе було методологічно вірно рекомендуємо використовувати саме проводки нарахування лікарняних, що наведені в даній консультації та відповідають згаданому листу Мінфіну (приклад 1 і 2).

Підписка на статті

Підпишіться на розсилку, аби не пропустити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. Ми триматимемо вас в курсі всіх податкових подій!

Освітні заходи
Перевірте свої знання та здобудьте нові
Взяти участь
Інтернет-магазин
Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями щодо передплатиі станьте нашим читачем просто зараз
Ми в соцмережах
Потрібен цей файл?

 зареєєструйтеся та скачуйте будь-які файли на порталі:

 ✔ бланки документів

 ✔ зразки заповнення бухгалтерських форм

 ✔ приклади наказів, положень, інструкцій, довідок

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
І отримати доступ на сайт Знадобиться лише хвилина!