text
Головбух

Дефектний акт

  • 18 червня 2018
  • 5011
бухгалтер, кандидат економічних наук, м. Чернігів

Будівлі, споруди, машини, обладнання, приміщення, – все це потребує догляду та належними умов експлуатації. Однак, як би не старався власник чи користувач цих всіх об’єктів, кожна матеріальна річ має властивість фізично зношуватися і час від часу потребує заміни чи ремонту. І тут перед бухгалтером постає питання про правильність документального оформлення ремонту основних засобів. Сьогодні в консультації про специфічний документ пов’язаний з ремонтами – дефектний акт на ремонт.

Що таке дефектний акт?

Дефектний акт – це документ, який підтверджує необхідність ремонту матеріального об’єкта та містить перелік робіт, які необхідно з даною метою виконати, посвідчений членами кваліфікованої комісії. Саме таке визначення можна дати цьому документу, який зустрічається в господарській практиці. Інші назви цього документа – дефектна відомість, акт про виявлені дефекти, відомість дефектів.

В документообігу підприємства дефектний акт на ремонт передує складанню кошторису ремонту. Разом з ним він належить до початкової проектної документації.

Для чого потрібен дефектний акт?

Спочатку зрозуміємо функції, які виконує даний документ. Серед них можна назвати:

  • він підтверджує сам факт поломки об’єкта, необхідність його ремонту чи поліпшення. Однієї лише думки матеріально відповідальної особи недостатньо для обґрунтування необхідності ремонту;
  • дефектний акт вказує на виявлені проблеми об’єкта. В акті можуть бути вказані виявлені дефекти об’єкта та перелік робіт щодо їх виправлення. Також це може бути просто перелік робіт при ремонтно-будівельних роботах;
  • дефектний акт узагальнює думку експертів. У дефектному акті факт необхідності ремонту посвідчують спеціалісти (комісія). У звичайній ситуації матеріально відповідальна особа виявляє факт поломки об’єкта, а потім повинна проінформувати керівництво. Однак, ні керівник, ні сама матеріально відповідальна особа можуть не бути технічними спеціалістами, що можуть визначити, що ж робити з об’єктом, що й потребує створення комісії. Дефектний акт стає рівнозначним аналогом протоколу зборів спеціальної комісії;
  • дефектний акт є проміжною ланкою у визначенні кошторису необхідних робіт. Також на даному етапі по результатах дефектного акта може бути визначено, хто буде проводити ремонт об’єкта (підрядник чи господарським способом);
  • дефектний акт документує ідею керівництва при проведенні поліпшення, модернізації, добудови й цілком справного об’єкта. Модернізація обладнання чи іншого об’єкта основних засобів – це покращення його властивостей, підвищення його техніко-економічних можливостей. Витрати на модернізацію є капітальними та в ряді підприємств, організацій можуть плануватися наперед, хоча б на рік на основі кошторису витрат. Однак, перед складання кошторису необхідно визначитися з конкретними роботами, які треба провести на об’єкті. Цю функцію й виконує дефектний акт.

☛ Дефектний акт – це проміжний документ початкової проектної документації, який обґрунтовує, що ж треба зробити з об’єктом, підтверджує необхідність конкретних витрат, що в подальшому включаються до кошторису ремонтних робіт

А чи можна обійтися без дефектного акта?

Постає цілком логічне питання, а чи дійсно такий уже необхідний цей дефектний акт? Чи можна обійтися без нього? Відповідь на це питання залежить від господарської ситуації та якого типу підприємство/організація, що проводить ремонтні роботи.

Без дефектного акта можуть обійтися:

  • ТОВ, приватні підприємства, будь-які інші комерційні підприємства, що не мають потреби обґрунтовувати перед вищестоящою організацією необхідність і кошторис ремонту, яке не становить суспільний інтерес, не має наглядових рад. Якщо мова йде про приватне підприємство з одним власником, товариство з обмеженою відповідальністю з  одним чи декількома власниками, то для них дефектний акт не більше ніж допоміжний документ. Такі підприємства одразу можуть почати справу з кошторису робіт або навіть одразу з укладання договору підряду на проведення ремонтних робіт;
  • фізособи-підприємці. Їм взагалі нікому не треба обґрунтовувати доцільність своїх витрат.

Так чи інакше, але ніяких фіскальних наслідків з боку ДФС при відсутності дефектного акта не буде. Це не обов’язковий документ в проектній документації та виконує виключно контрольні та планові функції.

☛ Дефектний акт обов’язково рекомендуємо складати бюджетним установам, державним і комунальним підприємствам, неприбутковим організаціям,  підприємствам, які становлять суспільний інтерес, філіалам та відділенням, що виділені на окремий баланс

Вважаємо, що не можуть обійтися без дефектного акта:

  • бюджетні установи. Хоча в нормативній базі це прямо не прописано, але специфіка їх документообігу та підконтрольність державній аудиторській службі, що контролює зокрема й доцільність витрачання коштів, відповідність такого витрачання затвердженому на рік кошторису. Дефектний акт – це або обґрунтування доцільності поточних витрат, або обґрунтування доцільності включення до кошторисних витрат на наступний звітний період;
  • державні та комунальні підприємства. З тих же причин, що й бюджетним організаціям;
  • неприбуткові організації. У них є підзвітність їх донорам;
  • підприємства, що становлять суспільний інтерес. Акціонерні товариства мають наглядову раду, що виконує контрольні функції. Дефектний акт знову ж є підтвердженням обґрунтованості та доцільності ремонтних витрат для них;
  • філіали чи відділенням виділені на окремий баланс. Для них це обґрунтування витрат перед головним офісом.

Дефектний акт форма

Форма дефектного акта може бути довільна, розроблена за власними потребами підприємства з дотриманням вимог щодо обов’язкових реквізитів з ч. 2 ст. 9 Закону України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” від 16.07.1999 р. № 996. Однак, існують й затверджені офіційно форми дефектних актів, що наведені нижче в таблиці.

Назва форми дефектного акта

Призначення

Нормативний документ, яким затверджений

Відомість дефектів на ремонт машин (форма № ВЗСГ-6)

Облік встановлених дефектів сільськогосподарської техніки (тракторів, комбайнів, сівалок, плугів і тому подібне)

Наказ Мінагрополітики від 21.12.2007 р. № 929

Акт про виявлені дефекти устаткування (форма № М-17)

Дефекти, виявлені у процесів ревізії, монтажу або випробування устаткування

Наказ Мінстату від 21.06.1996 р.

Дефектний акт

Ремонт житла, об’єктів соціальної інфраструктури та благоустрою

Додаток до листа Держбуду та Держкомітету з питань житлово-комунального господарства від 24.02.2005 р. № 7/8-134, № 4/3-260

Відомість дефектів (форма 5)

Проведення ремонтів мостів і труб

Додаток до ДБН В.2.3-6-2002, затверджений наказом Держбуду від 07.05.2005 р. № 83

Якщо акт складається у довільній формі, то рекомендуємо обов’язково включати наступні реквізити:

  • найменування об’єкта, що підлягає ремонту (таке ж саме, як було вказано в інвентарній картці обліку основного засобу). Також може бути частина основного засобу (двигун, приміщення будівлі тощо);
  • на підставі чого складений акт (на підставі огляду об’єкта або на підставі тестування об’єкта, результатів лабораторних досліджень, випробувань, експертний висновок сторонньої організації тощо);
  • тип ремонту (поточний чи капітальний). Нагадуємо, що “капітальний” ремонт не є замінником поняття “модернізація, поліпшення” об’єкта основного засобу з точки зору бухгалтерського обліку. “Капітальний” ремонт відновлює корисні властивості об’єкта і по будівельним і технічним нормам від поточного відрізняється тільки важкістю і комплексністю робіт. В той же час, “модернізація, поліпшення” надає об’єкту нових властивостей, які збільшують його можливість приносити економічні вигоди підприємству. Саме в останньому варіанті витрати на ремонт відносяться на збільшення первісної вартості ремонтованого об’єкта (“капіталізуються”);
  • вказати “модернізація, поліпшення, добудова, переобладнання”, якщо об’єкт ремонтується з метою збільшення його властивостей тощо;
  • одиниця виміру матеріалів, робіт тощо (штуки, кілограми, послуга і т.д.);
  • примітки, де можна вказати хто виконує роботи (назва підприємства-підрядника чи господарським способом), також можуть бути наведені рекомендації до якості матеріалів чи альтернативні варіанти щодо матеріалів чи робіт, якщо є потреба;
  • голова комісії, члени комісії та їх підписи. Окремо можуть бути підписи залучених експертів.

 Поточний ремонт, капітальний ремонт і “модернізація, поліпшення, добудова, переобладнання” – це різні поняття з точки зору бухгалтерського обліку

Як скласти дефектний акт

У складанні дефектного акта мають брати участь компетентні фахівці, включені до складу комісії, наприклад, механік, електрик, будівельник, майстер,  тобто фахівці тої галузі, з якої сталася поламка об’єкта.

Загальні рекомендації до складання дефектного акта:

  • дефектний складається на кожний об’єкт основних засобів окремо, навіть якщо одночасно ремонтується декілька об’єктів;
  • можуть бути зазначені найменування деталей, що потребують заміни, вказуватися матеріали, що необхідні для ремонту (поліпшення) основного засобу. Наприклад, можуть бути указані конкретні назви матеріалів, наприклад, “самовирівнювальна суміш 3-5 мм Ceresit CN69” і т.д. Хоча це все можна зробити уже більш детально у кошторисі. Головне в дефектному акті – це опис робіт, які необхідно виконати;
  • дефектний акт складається у 2-х примірниках, якщо роботи будуть виконуватися підрядною організацію, тобто стороннім підприємством чи фізособою-підприємцем. Один примірник залишається у підприємства-замовника для контролю повноти та якості ремонту (хоча дану функцію може виконувати й кошторис), а другий – залишається у виконавця робіт;
  • дефектний акт складається в 1 екземплярі, якщо роботи будуть виконуватися господарським способом, тобто самим же підприємством;
  • вартість робіт в дефектному акті не вказується. Це уже інформація кошторису. Комісія визначає тільки, що треба зробити, а не вартість робіт;
  • до складання дефектного акта можна залучити третіх осіб. Вони можуть бути членами комісії або надати висновок (експертний висновок) щодо стану об’єкта, або підписати акт як експерти поза межами комісії (як у зразку нижче). Ними можуть бути потенційний підрядник. У будь-якому випадку, комісія має включати фахівців по напряму поломки, ремонту об’єкта. Якщо ж підприємство не має власних, то мають бути сторонні.

 Головне в дефектному акті – це перелік необхідних робіт. Однак, дефектний акт не повинен містити вартість робіт, – це уже завдання кошторису

Дефектний акт зразок заповнення

Розглянемо тепер дефектний акт на ремонт зразок. Ще раз нагадуємо, що його можна складати у довільній формі. Як приклад візьмемо дефектний акт на ремонт приміщення.

Приклад    

 ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор ПАТ “Десна-проект”

Коломієць / Коломієць В.Г.

“18” червня 2018 р.

ДЕФЕКТНИЙ АКТ

на ремонт кабінет головного бухгалтера офісної будівлі ПАТ “Десна-проект”

Адреса приміщення: м. Чернігів, вул. Шевченка, 95, каб. 15.

Комісія у складі:

  • заступник директора по господарській частині П.Ф. Коваль;
  • головного бухгалтера І.К. Давиденко;
  • майстер цеху О.Ю. Акименко.

та залучений експерт (маляр-штукатурник): ФОП Я.В. Петраков (дата запису в ЄДР: 13.10.2016, номер запису: 2 064 000 0000 039267)

зробили висновок на підставі огляду приміщення кабінету головного бухгалтера про необхідність поточного капітального  ремонту та необхідності виконання наступних робіт:

Найменування видів робіт

Одиниця виміру

Обсяг робіт

Примітки

1

Демонтаж шафи

м2

16

Виконується господарським способом

2

Демонтаж шпалер, плінтусів та підлогового покриття (лінолеум)

м2

16

Виконується господарським способом

3

Демонтаж штукатурки стін і вапняного покриття стелі

м2

16

Виконує ФОП Я.В. Петраков

4

Ґрунтовка стін і стелі Ceresit CT17

м2

60

Виконує ФОП Я.В. Петраков

5

Нанесення самовирівнювальної  суміші 3-5 мм Ceresit CN69

м2

16

Виконує ФОП Я.В. Петраков

6

Нанесення штукатурки на стіни і стелю

м2

60

Виконує ФОП Я.В. Петраков

7

Фарбування стелі білою фарбою Sniezka

м2

16

Виконує ФОП Я.В. Петраков

8

Укладення ламінату

м2

16

Виконує ФОП Я.В. Петраков

9

Поклейка шпалер

м пог

20

Виконує ФОП Я.В. Петраков

10

Установка плінтусів

м пог

16

Виконує ФОП Я.В. Петраков

Склав заст. директора по господарській частині: Коваль / П.Ф. Коваль

Підписи членів комісії: Акименко /О.Ю. Акименко, Давиденко / І.К. Давиденко

З дефектним актом погоджуюсь: Петраков / Я.В. Петраков

Читайте гарячу публікацію
EXPERTUS:ГОЛОВБУХ

➤ Як провести річну інвентаризацію швидко: поради колег

Підписка на статті

Підпишіться на розсилку, аби не пропустити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. Ми триматимемо вас в курсі всіх податкових подій!

Освітні заходи
Перевірте свої знання та здобудьте нові
Взяти участь
Інтернет-магазин
Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями щодо передплатиі станьте нашим читачем просто зараз
Ми в соцмережах
Потрібен цей файл?

 зареєєструйтеся та скачуйте будь-які файли на порталі:

 ✔ бланки документів

 ✔ зразки заповнення бухгалтерських форм

 ✔ приклади наказів, положень, інструкцій, довідок

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
І отримати доступ на сайт Знадобиться лише хвилина!