text
Головбух

Дефектний акт

  • 18 червня 2018
  • 2243
бухгалтер, кандидат економічних наук, м. Чернігів

Будівлі, споруди, машини, обладнання, приміщення, – все це потребує догляду та належними умов експлуатації. Однак, як би не старався власник чи користувач цих всіх об’єктів, кожна матеріальна річ має властивість фізично зношуватися і час від часу потребує заміни чи ремонту. І тут перед бухгалтером постає питання про правильність документального оформлення ремонту основних засобів. Сьогодні в консультації про специфічний документ пов’язаний з ремонтами – дефектний акт на ремонт.

Що таке дефектний акт?

Дефектний акт – це документ, який підтверджує необхідність ремонту матеріального об’єкта та містить перелік робіт, які необхідно з даною метою виконати, посвідчений членами кваліфікованої комісії. Саме таке визначення можна дати цьому документу, який зустрічається в господарській практиці. Інші назви цього документа – дефектна відомість, акт про виявлені дефекти, відомість дефектів.

В документообігу підприємства дефектний акт на ремонт передує складанню кошторису ремонту. Разом з ним він належить до початкової проектної документації.

Для чого потрібен дефектний акт?

Спочатку зрозуміємо функції, які виконує даний документ. Серед них можна назвати:

  • він підтверджує сам факт поломки об’єкта, необхідність його ремонту чи поліпшення. Однієї лише думки матеріально відповідальної особи недостатньо для обґрунтування необхідності ремонту;
  • дефектний акт вказує на виявлені проблеми об’єкта. В акті можуть бути вказані виявлені дефекти об’єкта та перелік робіт щодо їх виправлення. Також це може бути просто перелік робіт при ремонтно-будівельних роботах;
  • дефектний акт узагальнює думку експертів. У дефектному акті факт необхідності ремонту посвідчують спеціалісти (комісія). У звичайній ситуації матеріально відповідальна особа виявляє факт поломки об’єкта, а потім повинна проінформувати керівництво. Однак, ні керівник, ні сама матеріально відповідальна особа можуть не бути технічними спеціалістами, що можуть визначити, що ж робити з об’єктом, що й потребує створення комісії. Дефектний акт стає рівнозначним аналогом протоколу зборів спеціальної комісії;
  • дефектний акт є проміжною ланкою у визначенні кошторису необхідних робіт. Також на даному етапі по результатах дефектного акта може бути визначено, хто буде проводити ремонт об’єкта (підрядник чи господарським способом);
  • дефектний акт документує ідею керівництва при проведенні поліпшення, модернізації, добудови й цілком справного об’єкта. Модернізація обладнання чи іншого об’єкта основних засобів – це покращення його властивостей, підвищення його техніко-економічних можливостей. Витрати на модернізацію є капітальними та в ряді підприємств, організацій можуть плануватися наперед, хоча б на рік на основі кошторису витрат. Однак, перед складання кошторису необхідно визначитися з конкретними роботами, які треба провести на об’єкті. Цю функцію й виконує дефектний акт.

☛ Дефектний акт – це проміжний документ початкової проектної документації, який обґрунтовує, що ж треба зробити з об’єктом, підтверджує необхідність конкретних витрат, що в подальшому включаються до кошторису ремонтних робіт

А чи можна обійтися без дефектного акта?

Постає цілком логічне питання, а чи дійсно такий уже необхідний цей дефектний акт? Чи можна обійтися без нього? Відповідь на це питання залежить від господарської ситуації та якого типу підприємство/організація, що проводить ремонтні роботи.

Без дефектного акта можуть обійтися:

  • ТОВ, приватні підприємства, будь-які інші комерційні підприємства, що не мають потреби обґрунтовувати перед вищестоящою організацією необхідність і кошторис ремонту, яке не становить суспільний інтерес, не має наглядових рад. Якщо мова йде про приватне підприємство з одним власником, товариство з обмеженою відповідальністю з  одним чи декількома власниками, то для них дефектний акт не більше ніж допоміжний документ. Такі підприємства одразу можуть почати справу з кошторису робіт або навіть одразу з укладання договору підряду на проведення ремонтних робіт;
  • фізособи-підприємці. Їм взагалі нікому не треба обґрунтовувати доцільність своїх витрат.

Так чи інакше, але ніяких фіскальних наслідків з боку ДФС при відсутності дефектного акта не буде. Це не обов’язковий документ в проектній документації та виконує виключно контрольні та планові функції.

☛ Дефектний акт обов’язково рекомендуємо складати бюджетним установам, державним і комунальним підприємствам, неприбутковим організаціям,  підприємствам, які становлять суспільний інтерес, філіалам та відділенням, що виділені на окремий баланс

Вважаємо, що не можуть обійтися без дефектного акта:

  • бюджетні установи. Хоча в нормативній базі це прямо не прописано, але специфіка їх документообігу та підконтрольність державній аудиторській службі, що контролює зокрема й доцільність витрачання коштів, відповідність такого витрачання затвердженому на рік кошторису. Дефектний акт – це або обґрунтування доцільності поточних витрат, або обґрунтування доцільності включення до кошторисних витрат на наступний звітний період;
  • державні та комунальні підприємства. З тих же причин, що й бюджетним організаціям;
  • неприбуткові організації. У них є підзвітність їх донорам;
  • підприємства, що становлять суспільний інтерес. Акціонерні товариства мають наглядову раду, що виконує контрольні функції. Дефектний акт знову ж є підтвердженням обґрунтованості та доцільності ремонтних витрат для них;
  • філіали чи відділенням виділені на окремий баланс. Для них це обґрунтування витрат перед головним офісом.

Дефектний акт форма

Форма дефектного акта може бути довільна, розроблена за власними потребами підприємства з дотриманням вимог щодо обов’язкових реквізитів з ч. 2 ст. 9 Закону України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” від 16.07.1999 р. № 996. Однак, існують й затверджені офіційно форми дефектних актів, що наведені нижче в таблиці.

Назва форми дефектного акта

Призначення

Нормативний документ, яким затверджений

Відомість дефектів на ремонт машин (форма № ВЗСГ-6)

Облік встановлених дефектів сільськогосподарської техніки (тракторів, комбайнів, сівалок, плугів і тому подібне)

Наказ Мінагрополітики від 21.12.2007 р. № 929

Акт про виявлені дефекти устаткування (форма № М-17)

Дефекти, виявлені у процесів ревізії, монтажу або випробування устаткування

Наказ Мінстату від 21.06.1996 р.

Дефектний акт

Ремонт житла, об’єктів соціальної інфраструктури та благоустрою

Додаток до листа Держбуду та Держкомітету з питань житлово-комунального господарства від 24.02.2005 р. № 7/8-134, № 4/3-260

Відомість дефектів (форма 5)

Проведення ремонтів мостів і труб

Додаток до ДБН В.2.3-6-2002, затверджений наказом Держбуду від 07.05.2005 р. № 83

Якщо акт складається у довільній формі, то рекомендуємо обов’язково включати наступні реквізити:

  • найменування об’єкта, що підлягає ремонту (таке ж саме, як було вказано в інвентарній картці обліку основного засобу). Також може бути частина основного засобу (двигун, приміщення будівлі тощо);
  • на підставі чого складений акт (на підставі огляду об’єкта або на підставі тестування об’єкта, результатів лабораторних досліджень, випробувань, експертний висновок сторонньої організації тощо);
  • тип ремонту (поточний чи капітальний). Нагадуємо, що “капітальний” ремонт не є замінником поняття “модернізація, поліпшення” об’єкта основного засобу з точки зору бухгалтерського обліку. “Капітальний” ремонт відновлює корисні властивості об’єкта і по будівельним і технічним нормам від поточного відрізняється тільки важкістю і комплексністю робіт. В той же час, “модернізація, поліпшення” надає об’єкту нових властивостей, які збільшують його можливість приносити економічні вигоди підприємству. Саме в останньому варіанті витрати на ремонт відносяться на збільшення первісної вартості ремонтованого об’єкта (“капіталізуються”);
  • вказати “модернізація, поліпшення, добудова, переобладнання”, якщо об’єкт ремонтується з метою збільшення його властивостей тощо;
  • одиниця виміру матеріалів, робіт тощо (штуки, кілограми, послуга і т.д.);
  • примітки, де можна вказати хто виконує роботи (назва підприємства-підрядника чи господарським способом), також можуть бути наведені рекомендації до якості матеріалів чи альтернативні варіанти щодо матеріалів чи робіт, якщо є потреба;
  • голова комісії, члени комісії та їх підписи. Окремо можуть бути підписи залучених експертів.

 Поточний ремонт, капітальний ремонт і “модернізація, поліпшення, добудова, переобладнання” – це різні поняття з точки зору бухгалтерського обліку

Як скласти дефектний акт

У складанні дефектного акта мають брати участь компетентні фахівці, включені до складу комісії, наприклад, механік, електрик, будівельник, майстер,  тобто фахівці тої галузі, з якої сталася поламка об’єкта.

Загальні рекомендації до складання дефектного акта:

  • дефектний складається на кожний об’єкт основних засобів окремо, навіть якщо одночасно ремонтується декілька об’єктів;
  • можуть бути зазначені найменування деталей, що потребують заміни, вказуватися матеріали, що необхідні для ремонту (поліпшення) основного засобу. Наприклад, можуть бути указані конкретні назви матеріалів, наприклад, “самовирівнювальна суміш 3-5 мм Ceresit CN69” і т.д. Хоча це все можна зробити уже більш детально у кошторисі. Головне в дефектному акті – це опис робіт, які необхідно виконати;
  • дефектний акт складається у 2-х примірниках, якщо роботи будуть виконуватися підрядною організацію, тобто стороннім підприємством чи фізособою-підприємцем. Один примірник залишається у підприємства-замовника для контролю повноти та якості ремонту (хоча дану функцію може виконувати й кошторис), а другий – залишається у виконавця робіт;
  • дефектний акт складається в 1 екземплярі, якщо роботи будуть виконуватися господарським способом, тобто самим же підприємством;
  • вартість робіт в дефектному акті не вказується. Це уже інформація кошторису. Комісія визначає тільки, що треба зробити, а не вартість робіт;
  • до складання дефектного акта можна залучити третіх осіб. Вони можуть бути членами комісії або надати висновок (експертний висновок) щодо стану об’єкта, або підписати акт як експерти поза межами комісії (як у зразку нижче). Ними можуть бути потенційний підрядник. У будь-якому випадку, комісія має включати фахівців по напряму поломки, ремонту об’єкта. Якщо ж підприємство не має власних, то мають бути сторонні.

 Головне в дефектному акті – це перелік необхідних робіт. Однак, дефектний акт не повинен містити вартість робіт, – це уже завдання кошторису

Дефектний акт зразок заповнення

Розглянемо тепер дефектний акт на ремонт зразок. Ще раз нагадуємо, що його можна складати у довільній формі. Як приклад візьмемо дефектний акт на ремонт приміщення.

Приклад    

 ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор ПАТ “Десна-проект”

Коломієць / Коломієць В.Г.

“18” червня 2018 р.

ДЕФЕКТНИЙ АКТ

на ремонт кабінет головного бухгалтера офісної будівлі ПАТ “Десна-проект”

Адреса приміщення: м. Чернігів, вул. Шевченка, 95, каб. 15.

Комісія у складі:

  • заступник директора по господарській частині П.Ф. Коваль;
  • головного бухгалтера І.К. Давиденко;
  • майстер цеху О.Ю. Акименко.

та залучений експерт (маляр-штукатурник): ФОП Я.В. Петраков (дата запису в ЄДР: 13.10.2016, номер запису: 2 064 000 0000 039267)

зробили висновок на підставі огляду приміщення кабінету головного бухгалтера про необхідність поточного капітального  ремонту та необхідності виконання наступних робіт:

Найменування видів робіт

Одиниця виміру

Обсяг робіт

Примітки

1

Демонтаж шафи

м2

16

Виконується господарським способом

2

Демонтаж шпалер, плінтусів та підлогового покриття (лінолеум)

м2

16

Виконується господарським способом

3

Демонтаж штукатурки стін і вапняного покриття стелі

м2

16

Виконує ФОП Я.В. Петраков

4

Ґрунтовка стін і стелі Ceresit CT17

м2

60

Виконує ФОП Я.В. Петраков

5

Нанесення самовирівнювальної  суміші 3-5 мм Ceresit CN69

м2

16

Виконує ФОП Я.В. Петраков

6

Нанесення штукатурки на стіни і стелю

м2

60

Виконує ФОП Я.В. Петраков

7

Фарбування стелі білою фарбою Sniezka

м2

16

Виконує ФОП Я.В. Петраков

8

Укладення ламінату

м2

16

Виконує ФОП Я.В. Петраков

9

Поклейка шпалер

м пог

20

Виконує ФОП Я.В. Петраков

10

Установка плінтусів

м пог

16

Виконує ФОП Я.В. Петраков

Склав заст. директора по господарській частині: Коваль / П.Ф. Коваль

Підписи членів комісії: Акименко /О.Ю. Акименко, Давиденко / І.К. Давиденко

З дефектним актом погоджуюсь: Петраков / Я.В. Петраков

Читайте гарячу публікацію
EXPERTUS:ГОЛОВБУХ

➤ Операції з ФОПами: чим ризикуєте

Підписка на статті

Підпишіться на розсилку, аби не пропустити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. Ми триматимемо вас в курсі всіх податкових подій!

Освітні заходи
Перевірте свої знання та здобудьте нові
Взяти участь
Інтернет-магазин
Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями щодо передплатиі станьте нашим читачем просто зараз
Ми в соцмережах
Потрібен цей файл?

 зареєєструйтеся та скачуйте будь-які файли на порталі:

 ✔ бланки документів

 ✔ зразки заповнення бухгалтерських форм

 ✔ приклади наказів, положень, інструкцій, довідок

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
І отримати доступ на сайт Знадобиться лише хвилина!
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Приєднуйтесь до команди професійних бухгалтерів

заповніть форму та отримайте розширений доступ до:

змін в законодавстві

методів розв'язання складних робочих ситуацій

калькуляторів, сервісів пошуку УКТ ЗЕД та ДКПП, перевірки контрагентів

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
І отримати доступ на сайт Знадобиться лише хвилина!
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль