text
Головбух

Відпустка за власний рахунок

  • 1 червня 2018
  • 2428
бухгалтер, кандидат економічних наук, м. Чернігів

Відпустка без збереження зарплати – з одного боку, це той порятунок, який дає можливість працівнику вирішити свої життєві проблеми без звільнення з роботи та без використання щорічної відпустки, а з іншого боку, в наших реаліях часто стає інструментом добровільно-примусової економії фонду оплати праці. Сьогодні в консультації про те, як оформляється відпустка за свій рахунок, які правила її надання, на розрахунок яких виплат вона в майбутньому впливає.

Нормативна база відпустки за власний рахунок

Основним нормативним підґрунтям щодо надання неоплачуваної відпустки є ст. 84 КЗпП, ст. 25 і ст. 26 Закону України “Про відпустки” від 15.11.96 р. № 504 (далі – Закон про відпустки).

Види відпусток за свій рахунок

Існують 2 види відпусток за свій рахунок з точки зору правових нюансів їх надання. Їх відмінності наведено в таблиці.

Вид відпустки

Згода роботодавця

Тривалість відпустки

Нормативне регулювання

1

Відпустка “за сімейними обставинами”

та з інших причин

Обов’язкова.

Відпустка надається за погодженням між працівником і роботодавцем

Не більше 15 кал. днів на рік

ст. 26 Закону про відпустки

2

Безвідмовні” відпустки

(“під подію”

або для пільгових категорій)

Не обов’язкова. Роботодавець зобов’язаний надати таку відпустку за наявності бажання працівника та відповідних підтверджених підстав.

Тривалість залежить від підстав відпустки

ст. 25 Закону про відпустки

Таким чином, головна відмінність між цими відпустками – це наявність у роботодавця права вирішувати її надання. Якщо працівник хоче взяти відпустку першого типу “за сімейними обставинами”, то тоді роботодавець має право оцінити поважність таких обставин, врахувати свій виробничий процес, можливість заміни працівника на період відпустки та врешті-решт озвучити своє рішення.  Роботодавець має право відмовити (лист Мінпраці від 18.03.2009 р. № 2961/0/14-09/06).

☛ Роботодавець має право відмовити у наданні відпустки “за сімейними обставинами”

Щодо відпусток другого типу (“під подію”) за ст. 25 Закону про відпустки, то роботодавець зобов’язаний її надати навіть в умовах, коли це шкодить виробничому процесу і працівника немає ким замінити. Ніяких відмовок (аргументованих чи ні) тут бути не може.

Відпустка за власний рахунок: правила надання

Серед правил надання відпусток за власний рахунок виділимо наступні:

  • ініціювати оформлення відпустки за свій рахунок має право тільки працівник (на основі відповідної письмової заяви). Це не може робити роботодавець, він не може відправляти працівника у таку відпустку примусово (лист Мінсоцполітики від 19.09.2013 р. № 416/13/116-13). Виключення з цього правила тільки ситуація описана у п. 9 прикінцевих положень Закону України від 28.12.2014 р. № 76, але це стосується тільки державних органів виконавчої влади та інших органів;
  • право на відпустку за власний рахунок мають не тільки основні працівники, але й сумісники;
  • право на відпустку за свій рахунок повної тривалості працівник має незалежно від часу, який він відпрацював на підприємстві та свого загального стажу. Навіть, якщо він відпрацював менше 6 місяців, він може отримати відпустку без збереження в повному обсязі;
  • право на відпустку без збереження не впливає форма оформлення відносин між працівником та роботодавцем: строковий чи безстроковий трудовий договір, контракт;
  • при розрахунку тривалості відпустки без збереження зарплати святкові і неробочі дні не віднімаються і не додаються, а враховуються як звичайні календарні. Це значить, що якщо на період 15-денної відпустки потрапив святковий день, то вона не подовжується на цей день і триває лише 15 кал. днів;
  • відпустки за власний рахунок не подовжуються на період хвороби та не переносяться;
  • працівника не можна відкликати з відпустки без збереження;
  • відпустка без збереження не впливає на тривалість щорічної основної відпустки;
  • час перебування працівника у відпустці без збереження зарплати зараховується йому у стаж для надання щорічної основної відпустки (п. 4 ч. 1 ст. 9 Закону про відпустки, лист Мінсоцполітики від 29.04.2016 р. № 243/13/116-16);
  • подовжувати відпустку за власний рахунок понад встановлені норми тривалості, навіть якщо на це є бажання працівника, – заборонено;
  • право на відпустку за свій рахунок не накопичується та не переноситься, тобто відсутнє таке поняття як невикористана відпустка за свій рахунок. Рік пройшов – і все;
  • відпустка “під подію” надається на період, який має включати таку подію. Наприклад, працівниця бере відпустку на 10 кал. днів у зв’язку з одруженням на період з 31.05.2018 р. по 10.06.2018 р. Дата одруження – 02.06.2018 р. Таким чином, дата може бути не обов’язково на початку періоду, але й у середині періоду, але має бути в його межах.

☛ Роботодавцю заборонено:

  • подовжувати відпустку “за сімейними обставинами” понад 15-денне обмеження;
  • обмежувати чи додавати часові обмеження щодо інших типів відпусток за власний рахунок;
  • відправляти працівника у відпустку без збереження через тимчасову відсутність обсягу роботи;
  • “придумувати” свої власні причини для відпусток за свій рахунок та записувати їх до колдоговору.

Відпустка без збереження: як рахується рік

Для відпусток за свій рахунок поняття “робочий рік”, що використовується для обліку щорічних відпусток, не застосовується. Це значить, що 15-денний термін та інші строки рахуються для календарного року (з 1 січня по 31 грудня). З новим роком працівник має право на нову відпустку.

Поділ відпустки за свій рахунок на частини

Тут все залежить від виду відпустки. Відпустку “під подію” ділити не можна (лист Мінсоцполітики від 03.02.2012 р. № 31/13/133-12). Також не можна таку відпустку отримати уже після події, яка давала на неї право, наприклад дати реєстрації шлюбу. Що ж до звичайної відпустки “за сімейними обставинами”, то її можна брати декілька разів на рік, головне щоб не був вичерпаний 15-денний ліміт. Це ж саме стосується відпусток за ст. 25 Закону про відпустки, які не мають прив’язки до певних подій, наприклад, для інвалідів ІІІ групи.

Накладання різних видів відпусток

15-денний ліміт діє лише щодо відпустки за “сімейними обставинами”. Це значить, що працівник має право піти у відпустку у зв’язку з одруженням на 10 кал. днів (п. 8 ст. 25 Закону про відпустки) та ще взяти собі 15 кал. днів “за сімейними обставинами”. Також працівник може скористатися ще додатково й іншими підставами зі ст. 25 Закону про відпустки або поєднати таку відпустку зі щорічною.

Відповідальність роботодавця

Порушення з відпустками за власний рахунок не вважаються недоплатою працівникам зарплати, однак, теж тягнуть на штрафи, наприклад, при порушенні 15-денного ліміту:

Не звільняє підприємство від штрафу навіть те, що порушення сталося через задоволення бажання самого працівника.

Відпустки “під подію” та інші “безвідмовні” відпустки

У таблиці нижче зведено види “безвідмовних” відпусток без збереження зарплати (ст. 26 Закону про відпустки).

Хто має право та норма ст. 26 Закону про відпустки

Тривалість (щорічно)

1

мати або батько, який виховує без матері (у т.ч. у випадку тривалого перебування матері в лікувальній установі) 2-х і більше дітей віком до 15 років або дитину з інвалідністю (п. 1 ч. 1 ст. 26)

до 14 кал. днів

2

чоловік, дружина якого перебуває у післяпологовій відпустці (п. 2, ч. 1)

до 14 кал. днів

3

  • мати, батько дитини, бабка, дід, інші родичі, які фактично доглядають за дитиною, усиновителі, опікуни, один з прийомних батьків або батько-вихователь;
  • жінка, яка має 2-х і більше дітей віком до 15 років або дитину з інвалідністю або яка всиновила дитину, мати дитини з інвалідністю підгрупи А І групи;
  • одинока мати;
  • батько дитини або дитини з інвалідністю підгрупи А І групи, який виховує їх без матері (у т.ч. у випадку тривалого перебування матері в лікувальній установі), опікун дитини або дитини з інвалідністю підгрупи А І групи – у випадку, якщо дитини потребує домашнього догляду (п. 3 ч. 1)

строк визначається медвисновком (дитина потребує домашнього догляду та не досягла 6 років; дитина хвора на цукровий діабет І типу і не досягла 16 років; дитині встановлено категорію особи з інвалідністю підгрупи А і вона не досягла 18 років)

4

мати, батько, бабка, дід, інші рідні, які фактично доглядають за дитиною, усиновитель, опікун, один з прийомних батьків або батько-вихователь для догляду за дитиною, яка не досягла 14 років, у випадку оголошення карантину на відповідній території (п. 31 ч. 1)

період оголошення карантину

5

учасники війни за переліком ст. 8 і 9 Закону України від 22.10.1993 р. № 3551 (далі – Закон № 3551) та особи, на яких поширюється дія ст. 10 цього закону (п. 4 ч. 1), наприклад, сім’ї осіб органів внутрішніх справ, військовослужбовців ЗСУ, які загинули під час участі в АТО;

до 14 кал. днів

6

особи, що мають заслуги перед Батьківщиною та статус яких визначений Законом № 3551,  наприклад, Герої Небесної Сотні  (п. 4 ч. 1)

до 21 кал. днів

7

особи, що мають трудові заслуги перед Батьківщиною (п. 5 ч. 1)

до 21 кал. днів

8

пенсіонери за віком (п. 6 ч. 1)

до 30 кал. днів

9

особи з інвалідністю ІІІ групи (п. 6 ч. 1)

до 30 кал. днів

10

особи з інвалідністю І та ІІ групи (п. 7 ч. 1)

до 60 кал. днів

11

особи, що одружуються (п. 8 ч. 1)

до 10 кал. днів

12

працівники у випадку смерті рідних по крові або по шлюбу: чоловіка (дружини), батьків (вітчима, мачухи), дитини (пасинка, падчерки), брата, сестри (п. 9 ч. 1)

до 7 кал. днів без урахування часу проїзду до місця поховання й назад

13

працівники у випадку смерті інших рідних (крім рідних по крові або по шлюбу) (п. 9 ч. 1)

до 3 кал. днів без урахування часу проїзду до місяця поховання й назад

14

працівники  для догляду за хворим рідним по крові або по шлюбу, який згідно з медвисновком потребує постійного стороннього догляду (п. 10 ч. 1)

строк зазначений у медвисновку, але не більше 30 кал. днів

15

працівники для завершення санаторно-курортного лікування (п. 11 ч. 1)

строк зазначений у медвисновку

16

працівники допущені до вступних іспитів до вишу (п. 12 ч. 1)

15 кал. днів без урахування часу проїзду до вишу й назад

17

працівники, допущені до вступних іспитів аспірантури, а також працівники, які успішно навчаються в аспірантурі (п. 13 ч. 1)

тривалість необхідна для проїзду до закладу й назад

18

працівники-сумісники (п. 14 ч. 1)

строк до закінчення відпустки за основним місцем роботи

19

ветерани праці (п. 15 ч. 1)

до 14 кал. днів

20

працівники, які не використали за попереднім місцем роботи щорічну основну й додаткову відпустку повністю або частково й отримали за них грошову компенсацію (п. 16 ч. 1)

до 24 кал. днів у перший рік роботи на підприємстві до настання 6 місяців безперервної роботи

21

працівники, діти яких віком до 18 років вступають до навчальних закладів, розташованих в іншій місцевості. За наявності 2-х та більше таких дітей відпустка надається окремо на супроводження кожної дитини (п. 17 ч. 1)

12 кал. днів без урахування часу проїзду до закладу

22

працівники на період проведення АТО у відповідному населеному пункті  (п. 18 ч. 1)

не більше 7 кал. днів після прийняття рішення про припинення АТО

23

працівники, які навчаються в аспірантурі на 4 курсі без відриву від виробництва (ч. 2)

1 день на тиждень

Оформлення відпустки за власний рахунок

Для оформлення відпустки за свій рахунок необхідні:

  • заява працівника;
  • наказ про надання відпустки.

Якщо працівник оформляє “безвідмовну” відпустку за ст. 25 Закону про відпустки, то до заяви він також має додати підтверджувальні документи, а в самій заяві указати підставу для надання відпустки. У наказі в такому разі необхідно вказати норму закону, на підставі якої надається відпустка.

Приклад заяви про надання відпустки першого типу “за сімейними обставинами” :

Приклад заяви про надання відпустки без збереження зарплати

Приклад наказу про надання відповідної відпустки:

Приклад наказу про надання відпустки без збереження зарплати

Відпустка без збереження зарплати та ЄСВ

При відправленні працівника у відпустку за свій рахунок слід звернути увагу на ЄСВ у такому місяці, так як можливий вихід заробітної плати за нижню межу його нарахування, у такому разі мінімальна зарплата стає базою для нарахування ЄСВ (ч. 5 ст. 8 Закону України від 08.07.2010 р. № 2464).

 Якщо у місяці відпустки за свій рахунок сума виплат вийшла меншою мінімальної зарплати (3723 грн), то ЄСВ нараховуємо з мінімальної зарплати, тобто рівний 819,06 грн  (=3723×0,22)

Деякі винятки з даного правила наведено нижче в таблиці  на основі Інструкції Мінфіну від 20.04.2015 р.  № 449 (далі – Інструкція № 499):

Ситуація

База нарахування ЄСВ

Заробітна плата нарахована суміснику, який пішов у відпустку за свій рахунок

Фактично нарахований дохід

Працівник перебував у відпустці за свій рахунок повний місяць за ст. 25 Закону про відпустки, наприклад, через догляд за хворим членом сім’ї (з 1-го по останнє число).

База нарахування ЄСВ взагалі відсутня, так як відсутні доходи за даний місяць

Відпустку за свій рахунок оформив працівник-інвалід на підприємствах, де ставка ЄСВ 8,41% або кількість інвалідів становить 50% та більше загальної чисельності працівників (детальніше п. 8 розділу ІІІ Інструкції № 499).

Фактично нарахований дохід

У звіті з ЄСВ, якщо використовувалася мінімальна база нарахування, ситуація відображається наступним чином:

  • у  графі 11 вказується звітний період (місяць),
  • у графі 14 – кількість днів відпустки за свій рахунок,
  • у графі 15 – кількість днів у звітному періоді,
  • у графі 17 – зарплата за відпрацьовані дні;
  • у графі 10 вказується тип нарахування “13”,
  • у графі 18 – зазначається різниця між 3723 грн і фактично нарахованим доходом,
  • у графі 21 – сума ЄСВ,  що нарахована на  різницю з графи 18.

На які розрахунки впливає відпустка без збереження заробітної плати

Вплив відпустки без збереження на інші розрахунки наведено в таблиці.

Вид виплат, розрахунок днів тощо

Як впливає

Приклад

Доплата до мінімальної зарплати

Якщо працівник отримує доплату до мінімальної зарплати, то вона у місяці відпустки за свій рахунок, визначається пропорційно відпрацьованому часу.

У лютому 2018 р. було 20 робочих днів, 10 працівник пропустив через відпустку за власний рахунок. Оклад працівника 3200 грн. Сума нарахованої зарплати за лютий: 1600 грн.  Доплата до рівня мінімальної тоді буде: (3723 – 3200)×10/20 = 261,50 грн. Працівнику всього нараховано 1600+261,50 = 1861,50 грн.

Тривалість розрахункового періоду для оплати щорічної відпустки

Дні перебування у відпустці за власний рахунок виключаються з розрахункового періоду.

Працівнику з 24.09.2018 р. надається щорічна відпустка. У січні 2018 р. працівник був 7 кал. днів у відпустці за власний рахунок. У розрахунковому періоді – вересень 2017 р.-серпень 2018 р. – 354 кал. днів (без 11 святкових днів). Однак, час відпустки без збереження зарплати виключається з розрахунку. Тоді розрахунковий період становить = 354 – 7 = 347 днів.

Тривалість розрахункового періоду для оплати лікарняних та відпустки у зв’язку  з вагітністю та пологами

Дні перебування у відпустці за власний рахунок виключаються з розрахункового періоду.

Працівниця виходить у декрет 19.02.2018 р. До цього у січні була у відпустці за власний рахунок 15 днів. У розрахунковому періоді лютий 2017 – січень 2018 р. всього 365 кал. дні. Однак, у даному випадку розрахунковий період дорівнює 365 – 15 = 350 кал. днів.

Підписка на статті

Підпишіться на розсилку, аби не пропустити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. Ми триматимемо вас в курсі всіх податкових подій!

Освітні заходи
Перевірте свої знання та здобудьте нові
Взяти участь
Інтернет-магазин
Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями щодо передплатиі станьте нашим читачем просто зараз
Ми в соцмережах
Коте теж здивований, але…


він знає, що зареєструється і скачає файли.
57 секунд на реєстрацію – і Ви теж зможете скачувати необхідні документи, форми, зразки тощо



У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
на реєстрацію знадобиться лише 57 секунд
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Приєднуйтесь до команди професійних бухгалтерів

заповніть форму та читайте матеріали про:

➤ головні зміни в законодавстві

➤ методи розв'язання складних робочих ситуацій

➤ зручні сервіси для роботи

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
І отримати доступ на сайт Знадобиться лише хвилина!
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль