text
Головбух

Чи можна виправити посаду та прізвище відповідальної особи в первинному документі

  • 31 травня 2018
  • 486
головний редактор системи «Expertus: Головбух»

Договір на постачання електроенергії зі сторони споживача підписав виконавчий директор підприємства. Акти виконаних робіт оформлюють на виконавчого директора: у тексті акта та на місці підпису зі сторони споживача в акті записано «виконавчий директор». На день підписання чергового акта виконавчий директор відсутній (у відпустці, відрядженні тощо). Чи можна на час відсутності виконавчого директора виправити в акті його посаду та прізвище і написати замість них посаду та прізвище генерального директора. Якщо в тексті акта залишити згадки про виконавчого директора, чи не розцінять це фіскальні органи як те, що первинний документ підписала неуповноважена особа?

За відсутності підписанта безпечніше виправити назву посади посадової особи, прізвище та ініціал(и) якої вже зазначено у проекті документа, який неможливо з будь-яких причин передрукувати.

Абсолютно НОВИЙ бухгалтерський ЗВІТ

Зміни у неподатковій звітності підприємств у нашому бухобліку відбуваються нечасто. А щоб з’явився абсолютно новий звіт, то уже й не пам’ятаємо, коли це було. Але він з’явився, завітавши до нас з Європи. Він не входить до складу фінансової звітності, але містить фінансову інформацію. І може містити нефінансову. Мова йде про Звіт про управління, який уже вперше треба буде подати за 2018 рік. Хто має складати Звіт про управління? Кому його подавати? Що має містити Звіт про управління? Як скласти Звіт про управління? Чи є хоча б якісь методрекомендації з його складання?

Орієнтуйтеся на вимоги розділу 4 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 № 88. Так, згідно з цим нормативно-правовим актом помилки у первинних документах виправляють коректурним способом: неправильний текст або суму закреслюють тонкою рискою так, щоб можна було прочитати закреслене, а зверху пишуть правильні дані. Поряд пишуть слово «виправлено», зазначають дату виправлення і проставляють підпис(и) підпис посадової особи (осіб), яка(і) підписала(и) цей документ.

Такі правила прийнятні як для заповнених вручну, так і для роздрукованих документів.

Наприклад:

<…

Постачальник:

Директор ТОВ «Енергія»

Дяченко Л. Ф. Дяченко

Споживач:

Генеральний

Виконавчий директор ТОВ «Альфа»

Осипенко І. А. Осипенко

________ В. В. Гриб

Виправлено

25.02.2018

Дяченко

Осипенко

…>

Отже, якщо посадова особа, підпис якої зафіксований на проекті документа, відсутня, замість неї документ підписує посадова особа, що має таке право підпису згідно з установчими документами (керівник підприємства, як-от: директор, генеральний директор тощо) або інша особа, яка на цей час виконує обов’язки відсутнього працівника згідно з розпорядчими документами (наказом, розпорядженням), за довіреністю. При цьому обов’язково зазначати фактичну посаду особи, яка підписує документ, та її прізвище. Виправлення в підготовлений документ може внести від руки особа, яка підписує документ.

Правила виправлення помилок у первинних документах

  • неправильний запис закреслюють тонкою лінією, щоб можна було побачити виправлене;
  • якщо помилка допущена в одній цифрі, закреслюють суму повністю;
  • над виправленим роблять правильний запис;
  • на полях рядка з виправленням ставлять позначку «виправлено», яку підтверджують підписами осіб, що підписали документ, із зазначенням дати виправлення;
  • якщо примірників кілька, виправлення робити на кожному окремо;
  • не допустимо робити необумовлені (несанкціоновані) та непомітні (підчистки) виправлення;
  • недопустимо виправляти касові, банківські документи, документи на цінні папери.

Зважте, що документи можуть визнати недостовірними, якщо в первинному документі будуть численні виправлення (постанова Тячівського районного суду Закарпатської області від 07.10.2013 у справі № 307/2787/13-апостанова Львівського апеляційного адміністративного суду від 20.08.2015 у справі № 876/12980/13). Відповідно, фіскали також можуть не визнати такий первинний документ. За подібних обставин первинний документ доцільно оформити заново.Чи виправляти посаду відсутнього підписанта у тексті первинного документа, залежить від змісту документа. Наприклад, якщо «виконавчого директора» згадують в акті виконаних робіт як особу, яка підписала договір, на виконання якого такий акт складено, то вносити виправлення щодо цього не потрібно. Якщо ж в акті прописано, що виконавчий директор учиняє певні дії за актом (приймає роботи, проводить розрахунки за ними тощо) станом на дату його складення/підписання, хоча фактично перебуває у відпустці, тоді ліпше внести відповідні виправлення та прописати посаду фактичного учасника господарської операції — генерального директора. Інакше є ризик, що податківці розцінять такий первинний документ як такий, що підписала неуповноважена особа.

Утім, загалом ліпше уникати у текстовій частині первинного документа конкретизації посади та інших ідентифікаційних даних учасників господарської операції. Ці дані й так зазначають у кінці документа, і тут без ідентифікації даних підписантів не обійтися. У тексті первинного документа, якщо є така потреба, ліпше застосовувати формулювання типу: представник Постачальника, представник Споживача тощо.

Підписка на статті

Підпишіться на розсилку, аби не пропустити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. Ми триматимемо вас в курсі всіх податкових подій!

Освітні заходи
Перевірте свої знання та здобудьте нові
Взяти участь
Інтернет-магазин
Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями щодо передплатиі станьте нашим читачем просто зараз
Ми в соцмережах
Потрібен цей файл?

 зареєєструйтеся та скачуйте будь-які файли на порталі:

 ✔ бланки документів

 ✔ зразки заповнення бухгалтерських форм

 ✔ приклади наказів, положень, інструкцій, довідок

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
І отримати доступ на сайт Знадобиться лише хвилина!
Скачати файл