text
Головбух

Расчет отпускных

  • 21 травня 2018
  • 1798
бухгалтер, кандидат економічних наук, м. Чернігів

Близится лето и сезон отпусков, а для бухгалтера впереди расчет отпускных. Бухгалтер должен быть во всеоружии, чтобы достойно встретить этот вызов. Такая готовность – это залог того, что отпускные не испортят настроение ни бухгалтера, ни сотрудника, получающего на несколько дней долгожданную свободу от работы. Как начислить отпускные, как производится расчет компенсации за отпуск, формулы расчета, период для расчёта, примеры расчета отпускных, бухгалтерские проводки и начисление отпускных в Украине. Одним, словом в этой консультации все про расчет отпускных 2018.

Правила начисления отпускных

Расчет отпускных в Украине регулируется следующим законодательством:

Правила расчета отпускных кратко можно изложить так:

  • расчет происходит на основе среднедневного заработка;
  • расчетный период равен 12 месяцев перед месяцем выхода в отпуск;
  • в расчете в общем случае не учитываются праздничные и нерабочие дни.

Праздничные и нерабочие дни в Украине можно найти в ст. 73 КЗоТ.  Для 2018 г. такие дни приведены в таблице ниже. Обратите внимание, что Рождество мы с недавних пор празднуем дважды.

Дата

День недели под расчет отпускных 2018

Праздники

1 января

Понедельник

Новый год

7 января

Воскресенье

Рождество Христово

8 марта

Четверг

Международный женский день

8 апреля

Воскресенье

Пасха

1 мая

Вторник

День Труда

9 мая

Среда

День победы над нацизмом во Второй мировой войне (День Победы)

27 мая

Воскресенье

Троица

28 июня

Четверг

День Конституции Украины

24 августа

Пятница

День Независимости Украины

14 октября

Воскресенье

День защитника Украины

25 декабря

Вторник

Рождество Христово

Всего праздничных и нерабочих дней – 11. Но в 2017 г. особый случай – это последний год, когда праздновали 2 мая, но в этот же год был и новый праздник – 25 декабря. Поэтому если сотрудник отправляется в отпуск в мае 2018 г., то в расчетный период попадет как раз май 2017 г. и праздничных и нерабочих дней при расчете его отпускных будет уже 12.

Работники часто просят, чтобы их отпуск заменили деньгами. Можно ли так сделать?

Рассмотрим теперь как рассчитать сумму отпускных.

Формула расчета отпускных

Как начислить отпускные легче всего представить в виде формулы:

Отпускные

=

Средняя зарплата за 1 кал. день

×

Количество кал. дней отпуска без праздничных и нерабочих дней

Расчет средней регулирует Порядок № 100, и он имеет вид:

Средняя зарплата за 1 кал. день

=

Выплаты за расчетный период для расчета отпускных

Количество кал. дней в расчетном периоде без праздничных и нерабочих дней

Как видим, формула отпускных не вызывает трудностей. Она определяет в каком размере оплачивается отпуск. Что касается отнимания при расчете праздничных и нерабочих дней, то все это справедливо для расчета отпускных под ежегодный отпуск (как основной, так и дополнительный), отпуск “на детей” и отпуск при усыновлении. Исключение из правила (т.е. праздничные и нерабочие дни не нужно отнимать) под расчет отпускных в случае:

Не отнимаются праздничные и нерабочие дни и при расчете продолжительности отпуска за свой счет. Но при расчете продолжительности расчетного периода дни пребывания в отпуске за свой счет нужно отнять, потому что за эти дни зарплаты у сотрудника не было.

Также отметим, что при расчете количества дней расчетного периода отнимаются дни, когда сотрудник не работал, но за ним сохранялся заработок по причине простоя. 

Расчет отпуска Украина

Напоминаем, что наименьшая продолжительность ежегодного отпуска 24 кал. дня, а дополнительного отпуска – 7 кал. дней (ст. 6-8 Закона про отпуска). При этом работник имеет право на отпуск полной продолжительности уже по истечении 6 месяцев работы на предприятии (при этом есть категории сотрудником, которые могут получить полный отпуск до истечения 6-месячного срока – ч. 7 ст. 10 Закона про отпуска).

Если сотрудник уходит в отпуск до истечения 6-месячного срока, то продолжительность его отпуска рассчитывается пропорционально отработанному времени (ч. 6 ст. 10 Закона про отпуска). В частности, такие правила расчета отпуска действуют для сезонных работников (ч. 9 ст. 6 Закона про отпуска). Как выглядит расчет отпуска в этом случае рассмотрим на примере.

Пример расчета отпуска. Сотрудник уходит в отпуск 21.05.2018 г. День принятия на работу – 01.02.2018 г. Будем считать, что сотрудник не имеет дополнительных отпусков и не подпадает под ч. 7 ст. 10 Закона про отпуска и тогда продолжительность полного ежегодного отпуска для него будет 24 кал. дня.

В текущем рабочем году сотрудник отработал 109 кал. дней (01.02.2018 – 20.05.2018). Количество праздничных и нерабочих дней на этот период составляет: 4 дня. В рабочем году всего 365 календарных дня (01.02.2018–31.01.2019) и 11 праздничных и нерабочих дней.

Рассчитать отпуск как максимальное количество дней, на которые сотрудник имеет право, нужно следующим способом:

24×(109 – 4)/(365 – 11) = 7,12 ≈ 7 дней

Попадающая на этот период Троица (27.05, 1 день) при расчете продолжительности отпуска не учитывается, т.е. работник может отдыхать 8 календарных дней (с 21.05.2018 по 28.05.2018 г).

Часто отпуск работника начинается в одном месяце, а заканчивается в следующем. Однако отпускные выплачивают одной суммой независимо от того, вписывается отпуск в пределы одного месяца. Как это влияет на налогообложение и отчетность?

За какой период начисляются отпускные

Теперь рассмотрим, как определяются другие составляющие, которые имеет формула расчета отпуска. В общем случае, как расчетный период принимаются 12 кал. месяцев работы сотрудника, которые предшествуют месяцу предоставления отпуска или месяцу выплаты компенсации отпуска (п. 2 Порядка № 100). Это значит, что если работник уходит в отпуск в июне 2018 г., то расчетным периодом будет июнь 2017 г. – май 2018 г.

Какие выплаты входят в расчет отпускных

Как рассчитать отпускные в Украине определяет Порядок № 100. На размер отпускных влияют доходы, которые получал сотрудник в течении расчетного периода, но они включатся не все. Какие выплаты входят в расчет отпускных определяют п. 3-4 Порядка № 100.

п/п

Выплаты входящие в начисление отпуска

Включать в расчет?

1

Основная зарплата

Да

2

Доплаты и надбавки (за сверхурочную работу в ночное время, совмещение профессий и должностей, расширение зоны обслуживания или выполнение повышенных объемов работ рабочими-почасовиками, высокие достижения в труде)

Да

3

Надбавки за условия труда, интенсивность труда, руководство бригадой, выслугу лет и др.

Да

4

Производственные премии (премии, не имеющие разового характера, то есть выплакивающиеся ежемесячно, ежеквартально, раз в полугодие) и премии за экономию конкретных видов топлива, электроэнергии и тепловой энергии

Да

5

Вознаграждение по итогам годовой работы и за выслугу лет

Да

6

Индексация зарплаты

Да

7

Выплаты за время, в течение которого за работником сохранялся средний заработок (за время предыдущего ежегодного отпуска, служебной командировки и т.д.)

Да

8

Пособие по временной потере трудоспособности (в том числе за первые 5 дней нетрудоспособности, оплачиваемых за счет предприятия)

Да

9

Выплаты за выполнение отдельных поручений разового характера, не входящих в обязанности работника

Нет

10

Разницы в окладах, выплачиваемых работникам, выполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя и штатными заместителями

Нет

11

Единовременные выплаты (компенсация за неиспользованный отпуск, материальная помощь, помощь работника, которые выходят на пенсию, выходное пособие и т.д.)

Нет

12

Компенсационные выплаты на командировку и перевод (суточные, оплата проезда, расходы на наем жилья, подъемные, надбавки, выплачиваемые вместо суточных)

Нет

13

Премии и вознаграждения за рационализаторские предложения

Нет

14

Денежные и вещевые вознаграждения за призовые места в соревнованиях, смотрах, конкурсах и т.п.

Нет

15

Пенсии, государственная помощь, социальные и компенсационные выплаты

Нет

16

Литературный гонорар штатным работника газет и журналов, выплачиваемый по авторскому договору

Нет

17

Стоимость безвозмездно выданной спецодежды, спецобуви и других средств

Нет

18

Дотации за обеды, проезд, стоимость оплаченных предприятием путевок в санатории и дома отдыха

Нет

19

Выплаты, связанные с юбилейными датами, днем рождения, за долголетнюю и безупречную трудовую деятельность, активную общественную работу и т.д.

Нет

20

Стоимость бесплатно предоставленных некоторым категориям работников коммунальных услуг, жилья, топлива и сумма средств на их возмещение

Нет

21

Зарплата на работе по совместительству (за исключением работников, для которых включение ее в средний заработок предусмотрено действующим законодательством)

Нет

22

Суммы возмещения работнику вреда, причиненного увечьем или иным повреждением здоровья

Нет

23

Доходы (дивиденды, проценты), начисленные по акциям трудового коллектива и вкладам членов трудового коллектива в имущество предприятия

Нет

24

Компенсация работникам потери части зарплаты в связи с нарушением сроков ее выплаты

Нет

Обращаем внимание на следующие выплаты:

  • больничные и дни пребывания на больничном включатся в расчет, их отнимать не нужно;
  • материальная помощь не включается в расчет отпускных даже, если она касалась всех или большинства работников и имеет систематический характер, т.е. относилась к фонду оплаты труда;
  • премии по результатам работы за год и выплаты за выслугу лет включаются в расчет путем добавления к заработку каждого месяца расчетного периода 1/12 вознаграждения начисленного в текущем году за предыдущий календарный год;
  • доплата до минимальной зарплаты входит в расчет отпускных. Несмотря на то, что она прямо не упоминается Порядком № 100, данная выплата не упоминается и в списке запрещенных п. 4 Порядка № 100.

Все выплаты включаются в расчет средней в зарплаты в том размере, в котором они были начислены. Отнимать налоги, сборы, удержание алиментов и т.п. не нужно.

Если в результате расчета средняя зарплата, которая получена для расчета отпускных выходит меньше минимальной зарплаты (3723 грн в 2018 г.), то доплату до уровня минимальной зарплаты проводить не требуется.

Как считаются отпускные мы уже поняли по формулам и теперь рассмотрим теперь расчет отпускных в Украине на простых примерах.

Пример расчета отпускных 1 (как рассчитать отпускные за год). С 04.06.2018 г. сотруднику предоставляется ежегодный отпуск сроком на 14 кал. дней согласно графика. Зарплата за расчетный период – июнь 2017 г.-май 2018 г. составила 237000 грн. В декабре 2017 г. сотрудник был 5 кал. дней на больничном. Сума больничных 3600 грн.

В расчетном периоде 365 кал. дней и 11 праздничных и нерабочих дней. Дни пребывания на больничном и сами больничные необходимо включить в расчет. Таким образом, расчет отпускных имеет следующий вид:

  • средняя зарплата за 1 кал. день = (237000 + 3600)/(365 – 11) = 240600/354 = 679,66 грн.
  • сумма отпускных = 679,66×14 = 9515,24 грн.

Рассчитать отпускные онлайн — удобный сервис для рассчета ежегодного отпуска.

Как начислить отпускные, если сотрудник проработал меньше 12 месяцев

Если сотрудник отработал меньше 12 календарных месяцев, то тогда, как начисляют отпускные зависит от наличия хотя бы одного полного отработанного месяца в период для расчета отпускных:

  • если сотрудник отработал меньше года, то средняя зарплата исчисляется исходя из выплат за фактическое время работы, т.е. с 1-го числа месяца после оформления на работу до 1-го числа месяца, в котором предоставляется отпуск или выплачивается компенсация отпуска (п. 2 Порядка № 100). Но если сотрудник начал работать с первого числа мясца (или с первого рабочего дня месяца), то такой месяц берется в расчет полностью;
  • если у сотрудника вообще отсутствует расчетный период, то расчет проводится на основе установленной в трудом договоре тарифной ставки, должностного (месячного) оклада (п. 4 Порядка № 100). Например, если сотрудника взяли на работу в конце мая, а уволили в июне того же года. Тогда ни одного полного месяца сотрудник не отработал и при выплате компенсации отпуска будет использоваться его должностной оклад (умножаем его на 12 и делим на 354).

После определения расчетного периода в этих случаях порядок расчета отпускных стандартный.

Пример расчета отпускных 2 (отработал меньше 12 месяцев). С 04.06.2018 г. сотруднику предоставляется ежегодный отпуск сроком на 14 кал. дней согласно графика. Но сотрудник был принят на работу 04.12.2017 г. (понедельник). Зарплата за расчетный период – январь 2018 г.-май 2018 г. составила 136000 грн. Также в феврале он был в отпуске за свой счет 15 кал. дней.

Продолжительность расчетного периода тогда 151 кал. день (01.01.2017 – 31.05.2018). На этот период попадает 6 праздничных и нерабочих дней.

Расчет суммы отпускных:

  • средняя зарплата за 1 кал. день   = 136000 / (151 – 15 – 6) = 136000/130 = 1046,15 грн;
  • отпускные = 1046,15 × 14 = 14646,10 грн.

Отметим, что если бы сотрудника взяли на работу 01.12.2017 г. (пятница), то тогда декабрь 2017 г. вошел бы в период для расчета отпускных.

Пример начисления отпускных 3 (есть годовая премия). Условие тоже, что в предыдущем примере, но сотруднику в январе начислили годовую премию за 2017 г. в размере 5000 грн.

Добавлять премию к заработку будем частями: на каждый месяц по 1/12. Всего месяцев в расчетном периоде 5 (январь-май 2018 г.). Выходит, что нужно взять 5/12 премии, т.е. 5/12×5000 = 2083,33 грн. Если бы расчетный период был равен 12 месяцев, то премия включилась бы полностью.

Расчет суммы отпускных:

  • средняя зарплата за 1 кал. день = (136000 + 2083,33)/ 130 = 1062,18 грн;
  • отпускные = 1062,18 × 14 = 14870,52 грн.

Расчет компенсации отпуска

Расчет компенсации за отпуск ничем не отличается от расчета отпускных. Напомним, что денежная компенсация отпуска полностью заменить отпуск не может. Компенсация отпуска начисляется в следующих случаях:

  • расчет компенсации за отпуск при увольнении, в таком случае выплачивается компенсация за все дни неиспользованного годового отпуска. Обязательно проводится расчет дней неиспользованного отпуска пропорционально отработанному времени (как это делать мы рассмотрели в самом первом примере – пример расчета отпуска);
  • сотрудник использовал 24 кал. дня отпуска и у него остались еще дни. Эти дни может заменить компенсация отпускных.

Отметим, что если увольнение происходит педагогических, научно-педагогических и научных сотрудников, которые отработали не менее 10 месяцев, то компенсация за отпуск тогда включает полную продолжительность их отпуска.

Резерв на оплату отпусков

При ответе на вопрос как начисляются отпускные в Украине нужно не забывать про то, что начислять резерв на отпуск обязательно. Его еще называют обеспечение оплаты отпусков. Резерв расчета отпускных – это затраты, которые начисляет предприятие ежемесячно от фонда оплаты труда на основании определенного процента. Процент резерва определяется на основе плановых показателей вначале года по фонду оплаты труда и планируемым отпускным.

Не начислять резерв разрешено п. 8 раздала І ПСБУ 25 субъектам малого предпринимательства, которые находятся на 3-й группе единого налога, и всем микропредприятиям. Порядок начисления отпускных для таких субъектов в бухгалтерском учете не отличается ничем от зарплаты.

При начислении резерва начисление отпускных в Украине происходит с использованием субсчета 471 “Обеспечение оплаты отпусков” (см. ниже). 

Как начисляются отпускные в Украине

Мы рассмотрели, как правильно рассчитать отпускные. Теперь рассмотрим бухгалтерские проводки по начислению отпускных. Сразу отметим что отпускные – это часть зарплаты (фонд дополнительной зарплаты), поэтому НДФЛ, ВС и ЕСВ начисляются в общем порядке. Сложности появляются при расчете переходных отпусков (они охватывают несколько месяцев): по ним выплаты для целей налогообложения нужно рассчитывать отдельно для каждого периода (абз. 3 пп. 169.4.1 НКУ).

Также не забываем, что оплата отпуска и начисленная зарплата складываются при рассмотрении права налоговую социальную льготу по НДФЛ.

По примеру 1, где сумма отпускных 9515,24 грн, составим бухгалтерские проводки. Сотрудник пускай принадлежит к админперсоналу. Тогда начисление отпускных будет выглядеть следующим образом:

Хозяйственная операция

Резерв на оплату отпусков

Сумма

создан

не создан

Дт

Кт

Дт

Кт

1

Начислены отпускные

471

661

92

661

9515,24

2

Начислен ЕСВ на отпускные (=9515,24×0,22)

471

651

92

651

2093,35

3

Начислен НДФЛ на отпускные (=9515,24×0,18)

661

641

661

641

1712,74

4

Начислен ВС на отпускные (=9515,24×0,015)

661

642

661

642

142,73

5

Выплачены отпускные (=9515,24 – 1712,74 – 142,73)

661

311

661

311

7659,77

6

Ежемесячное начисление резерва отпускных на фонд оплаты труда всего админперсонала (сумма условная)

92

471

10000,00

Оплата отпускных

Сотрудник должен письменно сообщить о начале отпуска не позже, чем за 2 недели (если период отпуска не совпадает с ранее утвержденным графиком отпусков). Оплата отпускных должна произойти не позже чем за 3 дня до начала отпуска (ст. 115 КЗоТ и ст. 21 Закона про отпуска).

В случае, если соблюсти 3-дневный срок технически невозможно (например, сотрудник идет в непредвиденный отпуск в связи с семейными обстоятельствами, состоянием здоровья и т.п.), то рекомендуем попросить его в заявлении на предоставление отпуска указать нужную дату выплаты отпускных (с этим согласно и Минсоцполитики в письме от 05.01.2012 г. № 7/13/133-12).

Підписка на статті

Підпишіться на розсилку, аби не пропустити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. Ми триматимемо вас в курсі всіх податкових подій!

Освітні заходи
Перевірте свої знання та здобудьте нові
Взяти участь
Інтернет-магазин
Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями щодо передплатиі станьте нашим читачем просто зараз
Ми в соцмережах
Потрібен цей файл?

 зареєєструйтеся та скачуйте будь-які файли на порталі:

 ✔ бланки документів

 ✔ зразки заповнення бухгалтерських форм

 ✔ приклади наказів, положень, інструкцій, довідок

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
І отримати доступ на сайт Знадобиться лише хвилина!
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Приєднуйтесь до команди професійних бухгалтерів

заповніть форму та отримайте розширений доступ до:

змін в законодавстві

методів розв'язання складних робочих ситуацій

калькуляторів, сервісів пошуку УКТ ЗЕД та ДКПП, перевірки контрагентів

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
І отримати доступ на сайт Знадобиться лише хвилина!
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль