text
Головбух

Виплати на померлого працівника

  • 15 травня 2018
  • 4236
бухгалтер, кандидат економічних наук, м. Чернігів

“Немає влади у людини над днем смерті” (Еклезіаст. 8:8). Кожний працівник – член колективу, провести його в останню путь має не тільки священик та рідні, але й підприємство. Належним чином треба оформити його звільнення, останні виплати, допомогу рідним. Якщо у вас з’явилася така сумна необхідність, гадаємо, що дана консультація допоможе в цьому розібратися.

Як підтверджується смерть працівника

Звільнити померлого працівника не можна до отримання документа, який підтверджує смерть. Документи ці мають надати родичі померлого, так як вони, як правило, зацікавлені в отриманні останніх виплат, які належали померлому. Дізнатися про членів сім’ї чи близьких родичів допоможе належним чином оформлена особиста картка працівника за типовою формою № П-2.

Отже, головним документом є свідоцтво про смерть. Воно видається органом держреєстрації актів цивільного стану.

У ситуації, коли працівник пропав безвісти його смерть визнається на підставі судового рішення (ст. 46 ЦКУ). Загальним строком для визнання людини такою, що пропала безвісти є 3 роки. У коротший термін це може статися при наявності певних обставин, що дозволяють припускати її смерть (6 місяців); після надзвичайної ситуації техногенного чи природного характеру (1 місяць); після закінчення військових дій (2 роки).

Як звільнити померлого працівника

Для звільнення померлого працівника після отримання свідоцтва про смерть або рішення суду необхідно все оформити у наступних документах: табелі обліку робочого часу, наказі по підприємству про звільнення, трудовій книжці. Розглянемо кожний з цих кроків окремо.

Цивільні правовідносини між підприємством та працівником припиняються  в день його смерті, так як в цей день зникає цивільна правоздатність однієї зі сторін відносин.  Однак, у табелі обліку робочого часу необхідно належним чином оформити період часу між датою, коли працівник фактично помер та датою наказу про звільнення працівника. Для цього використовують наступні позначення:

  • літерний код “І” (цифровий код “30”) – відмічаємо неявки через причину “Інші причини нез’явлень”, якщо існує інформація, що він помер та очікується надання свідоцтва про смерть;
  • літерний код “НЗ” (цифровий код “28”)  – відмічаємо неявки через причину “нез’явлення з нез’ясованих причин”, якщо сталося зникнення працівника без вісти.

Після отримання підтверджувального документа, керівник має видати наказ (розпорядження) про звільнення (припинення трудових відносин). Даний наказ має містити причину звільнення: “Робота інженера з техніки безпеки (ПІБ) припинена (дата) у зв’язку зі смертю (або – у зв’язку з визнанням його судом померлим)”. Дату припинення вписуємо з підтверджувального документа.

Щодо трудової книжки, то після видання наказу в ній необхідно:

  • зазначити в колонці “Дата” (графа 2) дату внесення запису (це дата видання наказу);
  • в графі 3  зазначити “Робота припинена (дата) у зв’язку зі смертю”. Тут дата – це дата смерті зі свідоцтва про смерть;
  • в графі 4 вказати дату та номер наказу керівника підприємства про звільнення працівника.

Трудова книжка має бути видана найближчим родичам під розписку або на їх вимогу надіслана поштою (п. 4.3 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, що затверджена наказом Мінпраці від 29.07.1993 р.  № 58). Для цього родичі мають надати:

  • заяву на ім’я керівника;
  • документи, що підтверджують смерть працівника;
  • документи, які підтверджують спорідненість з померлим працівником.

Якщо ж ніхто за трудовою книжкою не звернувся (працівник не має родичів, то доведеться зберігати її протягом 50 років. І тільки після даного строку її можна буде знищити (п. 6.2 уже згаданої Інструкції про трудові книжки).

Помер ФОП, який уклав із постачальниками договори поставки продукції. Постачальники свої обов’язки виконали. Хто ж платитиме за поставлену продукцію замість померлого підприємця? Як сплатити податки і погасити податкову заборгованість?

Виплата заробітної плати померлого працівника

Отримати виплати за померлого працівника можуть члени його сім’ї або спадкоємці. Згідно ст. 1227 ЦКУ та ч. 6 ст. 83 КЗпП такими виплатами є:

  • заробітна плата, у т.ч. щорічна відпустка, а також додаткова відпустка (якщо померлий працівник мав неповнолітніх дітей або повнолітню  дитину – інваліда дитинства підгрупи А групи 1);
  • допомога у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю;
  • відшкодування у зв’язку з каліцтвом або іншим завданням шкоди здоров’ю;
  • інші соціальні виплати.

Найчастіше дані виплати отримують члени сім’ї. Спадкоємець, який на момент відкриття спадщини (дату смерті працівника) постійно проживав з працівником, вважається таким, що прийняв спадщину, якщо він не відмовився від неї протягом 6 місяців з дня смерті працівника (це так званий період прийняття спадщини, ст. 1270 ЦКУ).

Підставою для виплати згаданих сум є:

  • заява одного або декількох членів сім’ї;
  • додані документи, що підтверджують спорідненість з померлим (паспорт, копії свідоцтва про шлюб або народження);
  • документ, який підтверджує смерть;
  • можлива також довідка з ЖЕК, щоб довести проживання з померлим.

Членами сім’ї померлого є ті, хто перебували  з ним у відносинах шлюбу, кровного споріднення, усиновлення, інших підстав (ч. 4 ст. 4 Сімейного кодексу). Найближчими є дружина (чоловік) померлої особи та її неповнолітні діти незалежно від того, чи вони проживали спільно з померлим чи ні (ст. 3, ч. 1 ст. 6 Сімейного кодексу України). Щодо повнолітніх дітей, то вони визнаються як найближчі, якщо проживали разом з батьками (до них можуть бути прирівняні інші особи, пов’язані з померлим кровним спорідненням або на інших законних підставах, наприклад, утриманці, якщо вони проживали разом, вели спільний побут, мали спільні права та обов’язки).

Якщо згадані близькі родичі у працівника відсутні, то тоді згадані виплати можуть бути отримані батьками, братами, сестрами, усиновлювачами або усиновленими, бабою, дідом, прабабою, прадідом, дорослими внуками, рідними або двоюрідними братами або сестрами, мачухою або вітчимом, тіткою або дядьком, племінником або племінницею, іншими родичами. Ключову роль грає, хто з них проживав з померлим. Також спадкоємцями можуть бути й особи за його заповітом.

Зверніть увагу, що змінено правила оподаткування спадщини

Оподаткування виплат на померлого та форма 1ДФ

Щодо оподаткування виплат, які належали померлому, то воно здійснюється на загальних підставах, так як стосуються того періоду, коли працівник був правоздатним, а отже, сплачуються ПДФО, ВЗ, ЄСВ на загальних підставах. Останнім податковим періодом вважається період, що закінчується днем, на який припадає смерть працівника.

У формі 1ДФ сума заробітної плати, що не була одержана померлим працівником та виплачується податковим агентом члену його сім’ї відображається  під ознакою доходу “101” з використанням ідентифікаційного номера померлого працівника (роз’яснення ДФС).

Також зазначимо, що якщо працівник мав право на ПСП, то її надають з урахуванням останнього місячного податкового періоду, в якому він помер. Це право за ним зберігається й ПСП враховує не тільки зарплату, але й можливі лікарняні померлого працівника.

Лікарняні померлого працівника

Якщо лікарняний належним чином оформлений, то по ньому мають бути нараховані виплати, включаючи останній день життя працівника, якщо хвороба закінчилася днем смерті (лист ФСС ТВП від 14.08.2009 р. № 04-06/Н-152з-198).

Якщо лікарняний надано до звільнення працівника, то він оплачується стандартним чином з нарахуванням ЄСВ на повну суму, включаючи 5 перших днів непрацездатності.

Якщо ж лікарняний надано після звільнення, то тут теж все нараховується й виплачується, але вони уже не підпадають під обкладання ЄСВ, так як працедавець уже не несе відповідальності перед ФСС по працівнику після його звільнення (роз’яснення ДФС).

По лікарняним в формі 1ДФ зазначається код “101” та ІПН померлого працівника.

ВЗ лікарняні, що нараховані померлому, оподатковуються ПДФО та ВЗ в загальному порядку.

Допомога на поховання померлого працівника

Роботодавець (лише за останнім місцем роботи, в т.ч. перед виходом на пенсію) може надати допомогу на поховання померлого працівника. Здійснена вона може бути як у грошовій формі, так і у вигляді оплати послуг сторонніх організацій (наприклад, ритуальних послуг) або послуг, які надані силами самого роботодавця (наприклад, надання автотранспорту).

Якщо допомога видається підприємством родичу померлого працівника, то від родича необхідно отримати заяву про надання такої допомоги, копії свідоцтва про смерть. Також необхідно видати наказ про надання допомоги. Оподаткування допомоги у такому випадку здійснюється у такому порядку (п. “б” пп. 165.1.22 ПКУ):

  • допомога на поховання не оподатковується ПДФО, тобто не включається до складу загального місячного (річного) оподатковуваного доходу в розмірі, що не перевищує подвійного розміру суми, яка визначена пп. 169.4.1 ПКУ (це гранична межа, яка дає право на ПСП). Для 2018 р. дана сума дорівнює 4940 грн (=2×2470). Це ж саме стосується ВЗ (пп. 1.2 і 1.7 пп. 161 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ). У формі 1ДФ така допомога відображається під кодом “146” (ІПН зазначається отримувача допомоги);
  • якщо сума перевищує згаданий граничний розмір (4940 грн), то сума перевищення розглядається як додаткове благо, та підлягає оподаткуванню ПДФО та ВЗ на загальних підставах. У формі 1ДФ вона наводиться за кодом “126” (ІПН зазначається отримувача допомоги).

В обох випадках ЄСВ на таку допомогу не нараховується, так як такі виплати не належать до фонду оплати праці.

Також можлива ситуація: за допомогою звернувся працівник підприємства для поховання померлого родича або роботодавець не є останнім для померлого працівника. Така допомога оподатковується на загальних підставах зі сплатою ПДФО та ВЗ (код “126”). Проте існує інший, кращий, спосіб оформити таку допомогу – подати її як благодійну нецільову допомогу з відповідною заявою від отримувача. Така допомога не оподатковується ПДФО та ВЗ сукупно у розмірі, що не перевищує за рік по одному отримувачу суми з пп. 169.4.1 ПКУ (в  2018 р. – це 2470 грн). Код такої допомоги в 1ДФ “169”.

Допомога на поховання за рахунок ФСС

Також на померлого працівника за основним місцем роботи може бути отримана допомога на поховання за рахунок фонду соціального страхування (ФСС) (ст. 27 Закону України “Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування” від 23.09.1999 р. № 1105). З 01 березня 2017 року розмір такої допомоги становить 4100 грн.

Зазначена допомога надається застрахованій особі, члену сім’ї або іншим юрособам чи фізособам, які здійснили поховання.

Допомога на поховання застрахованої особи призначається сім’ї померлого, або особі, яка здійснила поховання, на підставі:

  • оригіналу витягу з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про смерть для отримання допомоги на поховання або оригіналу довідки про смерть;
  • копії свідоцтва про смерть (завірена страхувальником на підставі оригіналу).

Також існує можливість отримати таку допомогу з ФСС на поховання осіб, які перебували на утриманні застрахованої особа, за умови, що вони не мали самостійних джерел засобів до існування (не одержували зарплату, пенсію тощо).

Така допомога не обкладається ПДФОВЗЄСВ.

Якщо ніхто не звертається за отриманням зарплати померлого

Ну що ж, і таке можливо. Але списати таку заборгованість просто так не можна, так як строк позовної давності по зарплаті не обмежений (ст. 225 КЗпП). Якщо у працівника є родичі й про них відомо, то слід надіслати її рекомендованого листа. Це буде доведенням того, що підприємство вживало певних дій. Якщо ж і це не дало результату, то єдиний вихід – це звернутися до нотаріуса та внести дану суму на депозит нотаріуса. Дана послуга платна. Скористатися такою можливістю можна тільки по закінченню 6 місячного строку, який відведений для прийняття спадщини.

Бухгалтерський облік виплат на померлому працівнику

Деякі специфічні бухгалтерські проведення наведемо в таблиці нижче.

Господарська операція

Дт

Кт

Сума

Списання заборгованості після закінчення строку прийняття спадщини

Перерахована зарплата померлого працівника на депозит нотаріуса

377

311

10000,00

Нарахована вартість послуг нотаріуса

92

685

1000,00

Списана заборгованість по зарплаті померлого працівника

661

377

10000,00

Оплачені послуги нотаріуса

685

311

1000,00

Нарахування матеріальної допомоги на поховання за рахунок підприємства

Нарахована допомога на поховання в межах неоподатковуваного ліміту (4940 грн)

949

685

4940,00

Нарахована допомога на поховання понад неоподатковуваний ліміт (4940 грн)

949

685

1000,00

Утриманий ПДФО  (=1000×0,18)

685

641

180,00

Утриманий ВЗ (=1000×0,015)

685

642

15,00

Виплачена допомога підприємства родичам (=4940+1000-180-15)

685

311

5745,00

Отримана і виплачена допомога на поховання з ФСС

Нарахована допомога на поховання за рахунок ФСС

378

685

4100,00

Отримана допомога з ФСС

313

378

4100,00

Виплачена допомога з ФСС родичам

685

313

4100,00

Підписка на статті

Підпишіться на розсилку, аби не пропустити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. Ми триматимемо вас в курсі всіх податкових подій!

Освітні заходи
Перевірте свої знання та здобудьте нові
Взяти участь
Інтернет-магазин
Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями щодо передплатиі станьте нашим читачем просто зараз
Ми в соцмережах