Головбух

Резерв відпусток 2019

  • 11 липня 2019
  • 10176
Бухгалтер-експерт, кандидат економічних наук, м. Чернігів

Усе про нарахування резерву відпусток, про те, як відобразити резерв відпусток в бухгалтерському обліку, як його коригувати та оподатковувати.

Забезпечення (резерв) оплати відпусток в обліку

Створення та використання резерву відпусток

Забезпечення оплати відпусток – це зобов’язання з оплати відпусток, яке невизначене:

  • у часі, так як працівник незважаючи на наявний графік може піти у відпустку й поза графіком;
  • за сумою, так як точна сума відпускних може бути відома лише у місяці виходу у відпустку та залежить від доходів за попередні місяці, які можуть бути змінними.

Таке визначення йому можна дати на основі п. 4 П(С)БО 11 “Зобов’язання”. Невизначеність полягає у тому, що працівник може скористатися своїм правом на відпустку практично у будь-який період року й точна сума відпускних наперед невідома, так як визначається його минулим заробітком.

У бухгалтерському обліку використання забезпечення відбувається наступним чином:

  • щомісяця нараховуються витрати на створення забезпечення як певний відсоток від загальних витрат на оплату праці підприємства у даному місяці;
  • нарахування відпускних потім здійснюється уже за рахунок забезпечення, таким чином, витрат по даній операції підприємство на дату виходу працівника у відпустку уже не несе. 

Чи впливає забезпечення (резерв) відпусток на річну суму витрат?

Додамо, що створення резерву відпусток не змінює загальних річних витрат, тобто сума витрат на оплату праці, включаючи відпускні, буде однаковою як з нарахуванням резерву, так і без. Чому? Резерв у кінці кожного кварталу коригується і якщо він на кінець року залишився, то списується. Завдання резерву відпусток не донарахувати додаткові витрати підприємству, а розподілити існуючі витрати на виплату відпусток рівномірно по місяцях року.

Увага: Забезпечення (резерв) відпусток не впливає на загальну суму витрат за рік   

Для чого потрібне забезпечення відпусток

Забезпечення оплати відпусток виконує наступні функції:

  • розподіляє витрати підприємства рівномірно протягом року. Це є проявом принципу відповідності доходів та витрат зі ст. 4 Закону України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” від 16.07.1999 р. (далі Закон про бухоблік). Попри графік відпусток найчастіше відпустки беруть влітку. Нарахування резерву “згладжує” суму витрат рівномірно по всім місяцям року; 
  • резервує прибуток для оплати відпускних. Якщо забезпечення відсутнє, то прибуток підприємства може бути по факту завищений і це може зіграти негативну роль, наприклад, при його розподілі шляхом виплати дивідендів, тобто можуть бути виплачені “надлишкові” дивіденди тощо. Забезпечення ж зменшує цей прибуток і робить його більш “реальним”, адже витрати на оплати відпусток незворотні й підприємство так чи інакше їх понесе;

Обов’язковість забезпечення відпусток

Нарахування забезпечення у загальному випадку є обов’язковим. Його вимагають одразу 2 стандарти: п. 13 П(С)БО 11 та п. 7 П(С)БО 26 “Виплати працівникам”. Останній зазначає, що “виплати за невідпрацьований час, що підлягають накопиченню, визнаються зобов’язанням через створення забезпечення у звітному періоді.” До таких витрат належать витрати право на отримання яких працівником може бути використано в майбутніх періодах, чим і є відпускні. Про обов’язковість створення забезпечення неодноразово нагадували також у Мінфіні:

І все ж таки є винятки.

Хто може не нараховувати забезпечення оплати відпусток

П(С)БО 25 “Фінансовий звіт суб’єкта малого підприємництва” дає можливість не нараховувати забезпечення оплати відпусток таким підприємствам (п. 8 розділу І):

  • суб’єктам малого підприємництва (тобто малим та мікропідприємствам), яким дозволено вести спрощений бухоблік доходів і витрат відповідно до податкового законодавства. Ними насьогодні є тільки юрособи платники єдиного податку 3 групи (ч. 3 п. 44.2 ПКУ). Нагадуємо, що мале підприємство – це відповідність щонайменше 2-м критеріям: балансова вартість активів – до 4 млн євро; чистий   дохід  від  реалізації  продукції  (товарів,  робіт, послуг) – до 8 млн євро; середня кількість працівників – до 50 осіб (ч. 2 статті 2 Закону про бухоблік);
  • усім мікропідприємствам (незалежно від системи оподаткування). До них, нагадаємо, належать підприємства,  показники яких відповідають щонайменше 2-м із таких критеріїв: балансова вартість активів – до 350 тис. євро; чистий   дохід  від  реалізації  продукції  (товарів,  робіт, послуг) – до 700 тис. євро; середня кількість працівників – до 10 осіб (ч. 2 статті 2 Закону про бухоблік).

Це є саме право не нараховувати, а не заборона. Дані підприємства можуть створювати забезпечення, якщо вважають це за необхідне. Обов’язково треба тільки вказати про це в наказі про облікову політику.

Під які відпустки створюється забезпечення

Забезпечення створюється на всі види відпусток:

Забезпечення створюється

(відпустки на відпрацьований час, які накопичуються)

Забезпечення не створюється

(право на них не накопичується)

  • основну щорічну відпустку;
  • додаткову відпустку за роботу зі шкідливими та важкими умовами праці;
  • додаткову відпустку за особливий характер праці;
  • інші щорічні додаткові відпустки, які передбачені законодавством;
  • відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину – інваліда з дитинства підгрупи А І групи.
  • додаткову навчальну відпустку;
  • творчу відпустку;
  • відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами (декретна відпустка);
  • відпустку у зв’язку з усиновленням дитини;
  • відпустку для підготовки та участі у змаганнях.

Відпустки, на які не нараховується резерв, – це відпустки,  право на яких не накопичується, право на них не поширюється на майбутні періоди (п. 3 П(С)БО 26). Важко передбачити необхідність надання таких відпусток, наприклад, у зв’язку з вагітністю та пологами чи усиновленням. Право на них не накопичується, так як після проходження змагань, здавання сесії чи захисту дипломної роботи воно втрачається. Відповідно до п. 7 П(С)БО 26 такі виплати визнаються зобов’язанням у тому періоді, у якому час відсутності працівника на роботі підлягає оплаті. Одночасно визнаються й витрати. 

Як розрахувати забезпечення оплати відпусток

Забезпечення оплати відпусток можна розрахувати користуючись наступним алгоритмом:

Крок 1. На початок року визначаємо плановий фонд оплати праці (ФОП).

Наприклад, у нас є 15 працівників з такими окладами та преміальними за штатним розписом:

Відділ

Чисельність працівників відділу

Оклад

Преміальні

Робітники

5

7000

10%

Збут

5

8000

10%

Адмінперсонал

5

10000

10%

Виходить, що місячний фонд оплати праці: 5×7000+5×8000+5×10000 = 35000+40000+50000 = 125000 грн. З преміальними: 125000×1,1 = 137500 грн/місяць.

За рік маємо ФОП: 137500×12 = 1650000 грн.

Крок 2. Визначаємо середньоденну оплату праці за вирахуванням святкових і неробочих днів. Розрахувати можна за формулою:

Планова середня зарплата за 1 кал. день

=

Плановий ФОП

(365 – 11)

Виходить, що планова середньоденна зарплата за прикладом: 1650000/(365–11) = 4661,02 грн.

Крок 3. Рахуємо планову середню кількість днів відпустки. Щорічна основна відпустка має тривалість не більше 24 кал. днів (ст. 6 Закону України “Про відпустки” від 15.11.1996 р. № 504). Окремі групи працівників певних галузей мають відпустку більшої тривалості. Працівники, що мають дітей отримують додаткову відпустку тривалістю 10 кал. днів.

У нашому прикладі, якщо підприємство має 9 працівників з загальною тривалістю відпустки 24 кал. днів та 6 працівників з тривалістю 34 кал. дні, то середня буде: (24×9+34×6)/(9+6) = 28,00 кал. днів.

Крок 4. Розраховуємо планові відпускні. Це можна зробити за формулою:

Планові відпускні

=

Планова середня зарплата за 1 кал. день

×

Планова середня кількість кал. днів ,

відпустки

За прикладом: 4661,02×28 = 130508,56 грн.

Крок 6. На початку року визначаємо коефіцієнт резервування. Його розраховуємо один раз за весь рік за формулою:

Коефіцієнт резервування

=

Планові відпускні

Плановий ФОП – Планові відпускні

Від планового ФОП віднімаємо у формулі планові відпускні, так як забезпечення нараховується на суму зарплати, а не суму відпускних.

За прикладом виходить, що:

Коефіцієнт резервування

=

130508,56

= 0,08590

1650000 – 130508,56

Виходить, що % забезпечення відпускних становить 8,59%.

Крок 7. В кінці місяця після нарахування заробітної плати визначаємо суму забезпечення відпускних за формулою:

Забезпечення відпусток за місяць

=

Заробітна плата за місяць

×

Коефіцієнт резервування

×

Коефіцієнт ЄСВ

У цій формулі заробітна плата за місяць –  це тільки зарплата (без відпускних, лікарняних тощо). Щодо коефіцієнту ЄСВ, то він дорівнює:

  • 1.22 – у загальному випадку;
  • 1.0841 – по фонду оплати праці інвалідів.

Якщо на підприємстві працюють інваліди рекомендуємо забезпечення та сам коефіцієнт резервування рахувати по ним окремо.

Бухгалтерські проводки з нарахування резерву відпусток

Проводки розглянемо, продовжуючи розпочатий раніше приклад.

Зміст операції

Дт

Кт

Сума

1

Нарахована зарплата робітникам у липні

23

661

38500,00

2

Нарахована зарплата збутовому персоналу у липні

93

661

44000,00

3

Нарахована зарплата адмінперсоналу у липні

92

661

60000,00

4

Нарахований ЄСВ робітникам у липні

23

651

8470,00

5

Нарахований ЄСВ на зарплату збутового персоналу у липні

93

651

9680,00

6

Нарахований ЄСВ на зарплату адмінперсоналу у липні

92

651

13200,00

7

Нараховано забезпечення оплати відпусток по робітникам у липні

(=38500×0,0859×1,22)

23

471

4034,72

8

Нараховано забезпечення оплати відпусток по збутовому персоналу у липні (=44000×0,0859×1,22)

93

471

4611,11

9

Нараховано забезпечення оплати відпусток адмінперсоналу у липні

(=60000×0,0859×1,22)

92

471

6287,88

10

Нараховано відпускні директору при виході у відпустку 31.07

471

661

12000,00

11

Нарахований ЄСВ на відпускні директора

471

651

2640,00

Перегляд забезпечення на дату балансу

Підприємства, що нараховують забезпечення, також вчасно коригувати його:

  • в кінці кварталу при складанні квартально балансу. Перегадаються тільки умови розрахунку коефіцієнта резервування. Наприклад,  могла змінитися позапланова мінімальна зарплата та перераховані оклади працівників. Залишок забезпечення в такому разі не змінюється;
  • в кінці року при інвентаризації забезпечення, як того вимагає пп. 8.2 розділу ІІІ Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань (наказ Мінфіну від 02.09.2014 р. № 879). За результатами можливий перегляд залишку забезпечення та його коригування.

Згідно уже згаданого Положення про інвентаризацію залишок забезпечення на виплату відпусток станом на кінець звітного року має визначатися за розрахунком, який базується на кількості днів невикористаної щорічної відпустки та середньоденній оплаті праці працівників. Проводиться така інвентаризація  в період до 2-х місяців до дати складання річного балансу (п. 10 розділу І Положення про інвентаризацію).

Розрахунок необхідного залишку забезпечення в такому разі можна здійснити за формулою:

Залишок забезпечення відпусток

=

Зарплата за 12 місяців

×

Невикористані дні відпустки

×

Коефіцієнт ЄСВ

365 – 11 – Кн

У формулі Кн – це кількість невідпрацьованих працівниками протягом 12 місяців днів з поважних причин, протягом яких за ними не зберігався заробіток, наприклад, дні відпустки за власний рахунок.

 

Приклад коригування резерву відпусток. Підприємство проводить інвентаризацію забезпечення у жовтні 2019 р. 2 працівники з адмінперсоналу не повністю використали щорічну відпустку – всього по ним  20 днів. Фактична зарплата працівників за період листопад 2019 р. – жовтень 2019 р. становить 140000 грн. Жовтень 2019 р. включено в розрахунок, так як дане забезпечення має діяти для періоду листопад-грудень 2019 р.  Один з працівників за даний період був у відпустці за власний рахунок 15 кал. днів.

Розрахунок залишку забезпечення має вигляд: 140000/(365 – 11 – 15) × 20 × 1,22 = 10414,63 грн. Однак, залишок забезпечення становить 12500 грн. Необхідно зменшити забезпечення на суму: 2085,37 грн (= 12500 – 10414,63).

Зміст операції

Дт

Кт

Сума

1

Зменшення забезпечення методом “червоне сторно”

[92]

[471]

-2085,37

Альтернативний варіант:

2

Зменшення забезпечення через збільшення іншого операційного доходу*

471

719

2085,37

* субрахунок 719 також використовується при коригування резерву сумнівних боргів.

Якщо ж треба було б навпаки, донарахувати забезпечення, то це здійснюється стандартними бухгалтерськими проведеннями з нарахування забезпечення типу Дт 92 Кт 471.

Оподаткування забезпечення оплати відпусток

Щодо оподаткування нарахування забезпечення оплати відпусток, то тут всім платникам податків повезло – він визнається в податковому обліку:

  • у платників податку на прибуток, що є “малодоходниками” – фінрезультат формується за даними бухобліку;
  • у платників податку на прибуток, що враховують податкові різниці – згідно з п. 139.1 ПКУ коригування щодо забезпечень (резервів) витрат на виплату відпусткових та інших виплат, пов’язаних з оплатою праці, і сплату ЄСВ, що нараховується на такі виплати, не використовується;
  • у платників єдиного податку – взагалі не впливає на об’єкт оподаткування.

Відповідальність за нестворення забезпечення

З вищенаведеного можна дійти висновки, що не створюючи забезпечення оплати відпусток підприємство порушує правила бухобліку. Але відповідальність тут тільки адміністративна (ст. 1642 КУпАП):

  • виявлення порушення вперше – штраф від 136 до 255 грн;
  • повторне виявлення протягом року – штраф від 170 до 340 грн.

Як бачимо, суми незначні. Крім того, накласти даний штраф може тільки Державна аудиторська служба, яка перевіряє тільки бюджетні організації та комерційні підприємства, які отримують кошти з бюджету чи співпрацюють з бюджетними установами.

Забезпечення оплати відпусток у фінансовій та податковій звітності

У податковій звітності нарахування забезпечення не відображається ніяк, так як воно “розчиняється” у загальному фінрезультати до оподаткування.

Щодо фінансової звітності, то його залишок слід наводити в ряд. 1660 “Поточні забезпечення” Звіту про фінансовий стан за НП(С)БО 1 та ряд. 1595 “Розділ ІІ” у спрощеному балансі за П(С)БО 25 (форми 1-м, 1-мс).

logo
Потрібен цей файл?

 Зареєєструйтеся та скачуйте будь-які файли на порталі:

 ✔ бланки документів

 ✔ зразки заповнення бухгалтерських форм

 ✔ приклади наказів, положень, інструкцій, довідок

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
або зайти через соцмережі
Зареєструватися і скачати файл
Потрібен цей файл?

 Зареєєструйтеся та скачуйте будь-які файли на порталі:

 ✔ бланки документів

 ✔ зразки заповнення бухгалтерських форм

 ✔ приклади наказів, положень, інструкцій, довідок

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
або зайти через соцмережі
Зареєструватися і скачати файл
Навіть якщо вже знайшли відповідь на своє запитання...

...рекомендуємо дочитати статтю повністю, аби не впустити важливих нюансів саме для вас :)

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
або зайти через соцмережі
Зареєструватися і дочитати
×

Отримуйте найсвіжіші новини бухгалтерії у Messenger

 

Ми готуємо для вас найсвіжіші новини бухгалтерії. Отримуйте їх першими!

Підписатися на новини