text
Головбух

Книга обліку доходів і витрат - загальна система

  • 6 квітня 2018
  • 6604
бухгалтер, кандидат економічних наук, м. Чернігів

Підприємці загальної системи ведуть облік своїх доходів і витрат. Він не на багато складніший за облік на спрощеній системі, хоча й має свої нюанси. Сподіваємось, що ця консультація допоможе вам у них розібратися.

Діюча Книга обліку доходів і витрат

Книга обліку доходів і витрат  ФОП на загальній основі призначена для ведення обліку підприємцем (далі – КОДВ або Книга). Головним завданням КОДВ є накопичувати інформацію для визначення чистого оподатковуваного доходу ФОП (прибутку).

На основі Книги підприємець заповнює річну податкову декларацію про майновий стан та доходи, де визначає суму зобов’язання по ПДФО та військовому збору. Крім того, саме на основі квартальних підсумків Книги підприємець самостійно розраховує авансові платежі з ПДФО, які сплачуються до 20-го числа місяця, наступного за кожним календарним кварталом.

Діюча форма та Порядок ведення КОДВ для підприємців на загальній системі оподаткування затверджені наказом Міндоходів від 16.09.2013 р. № 481 (далі – Порядок № 481).

Чи існує електронна форма Книги обліку доходів і витрат?

На сьогодні є можливим та більш зручним ведення книги обліку доходів у комп’ютерній програмі «1С: Бухгалтерія», але з певних причин єдиноподатники не мають іншого виходу, як вести облік доходів у паперовій книзі.

Тому  можливим варіантом ведення КОДВ є паперовий, незважаючи на законодавчо дозволену електронну форму. 

Порядок реєстрації Книги обліку доходів і витрат

Пам’ятайте, є чітко визначений період, протягом якого від дати державної реєстрації або дати переходу зі спрощеної системи оподаткування ФОП на загальній системі оподаткування підприємець повинен зареєструвати книгу обліку доходів та витрат.

Нагадуємо, що без реєстрації дані, які внесені до КОДВ, є недійсними. Також накладається штраф 510 грн (за повторне порушення 1020 грн) (ст. 121 ПКУ). Для того, щоб зареєструвати Книгу необхідно виконати наступні кроки:

  • прошнурувати та пронумерувати Книгу;
  • заповнити титульний аркуш Книги. Треба зазначити: прізвище, ім’я, по-батькові повністю, ідентифікаційний номер, податкову адреса (місце проживання);
  • заповнити відповідну заяву (у довільній формі) на ім’я начальника ДФС, де підприємець перебуває на обліку, та подати книгу до органу ДФС за основним місцем обліку;
  • орган ДФС безплатно реєструє Книгу. На ній мають бути проставлені підпис керівника або заступника органу ДФС, скріплений печаткою.

Як правило, реєстрацією КОДВ займається прикріплений до платника податку податковий інспектор. Строки такої реєстрації невизначені, але на практиці це складає 2-3 робочих дні.  Аркуші Книги рано чи пізно закінчуються і нова Книга знову підлягає реєстрації.

Підприємець має обов’язок зберігати Книгу протягом 3-х років після закінчення звітного періоду, у якому було здійснено останній запис (п. 8 Порядку № 481).

Зауважте, єдиноподатнику, що не веде або неналежно веде книгу, загрожує адмінштраф, а також за неоприбуткування (неповне та/або несвоєчасне оприбуткування) готівки у книзі застосовують штрафні санкції.

Правила визнання доходів і витрат на загальній системі

Доходи і витрати для підприємця мають свої правила визначення:

  • визнання доходу здійснюється за касовим методом, тобто на дату фактичного надходження оплати за відвантажені товари, виконані роботи (надані послуги). Це значить, що на дату підписання накладних або актів приймання-передачі виконаних робіт у ФОП доходу немає. Дохід буде визнаний тільки після отримання оплати підприємцем на розрахунковий рахунок та/або в касу для здійснення операцій з продажу продукції або товарів (надання робіт, послуг);
  • отримана попередня оплата (аванс) – це дохід. Це випливає з попереднього правила. Наприклад, сума попередньої оплати (авансів), що отримав ФОП у І кварталі 2018 р. за товари, роботи, послуги, які буде постачати (надавати) у ІІ кварталі 2018 р. підлягає включенню до доходу І кварталу 2018 р.;
  • компенсацію ФОП може отримувати також у негрошовій формі, наприклад, шляхом натуральної оплати, бартеру. Це відрізняє загальну систему від спрощеної, де така форма оплати заборонена;
  • для визнання витрат необхідне їх документальне підтвердження. Це стосується будь-яких витрат, починаючи від документів, що підтверджують закупівлю матеріалів, що були використані для виробництва проданої продукції, та закінчуючи нарахуванням заробітної плати чи амортизації основних засобів;
  • витрати мають бути всі оплачені. Це означає, що повинна бути не тільки накладна на придбані товари чи акт приймання-передачі щодо отриманих сторонніх послу (робіт), але й документи, які підтверджують їх оплату (платіжне доручення, квитанція до прибуткового касового ордеру, квитанція, фіскальний чек, акт закупівлі);
  • витрати мають бути також пов’язаними з отриманим доходом. Це означає, що поки не отримано дохід по операціях заради яких здійснювалися витрати, то й витрати не визнаються, навіть якщо вони уже були оплачені;
  • витрати мають бути у переліку витрат, визначеному п. 177.4 ПКУ.

1 Тільки при дотриманні усіх вищенаведених вимог доходи та витрати можна визнати (!).

Нагадаємо також, що ще з 2017 р. підприємцям на загальній системі дозволено нараховувати амортизацію основних засобів і нематеріальних активів. При цьому строкивикористання ФОП встановлює відповідно до пп. 177.4.9 ПКУ, а метод амортизації можна застосовувати лише прямолінійний. Не підлягають амортизації у ФОП основні засоби подвійного призначення: земельні ділянки, об’єкти житлової нерухомості, легкові та вантажні автомобілі.

Приклад заповнення книги обліку доходів і витрат на загальній системі: приклади пов’язаності витрат з отриманим доходом

Приклад 1. ФОП оплатив придбані товари 29.03.2018 р., але продає їх та отримує гроші на свій банківський рахунок за ці товари 05.04.2018 р. Виникає питання: на яку дату потрібно показати дані витрати й доходи?

У цій ситуації ДФС роз’яснюють, що якщо витрати фактично понесені в поточному періоді, а дохід отримано в наступному, то їх треба записати в КОДВ (графа 6) у наступному періоді (104.05 ЗІР).

За касовим методом дохід відображається на дату фактичного надходження грошових коштів – 05.04.2018 р. (графа 2 Книги).

Щодо витрат, то має бути реалізовано одночасно дві вимоги – витрати мають бути оплачені (1) та бути пов’язаними з доходом, що отримується (2). У цій ситуації витрати оплачені станом на 29.03.2018 р., але в цей день підприємець не отримував дохід у зв’язку з понесеними витратами. Це сталося тільки у ІІ кварталі 05.04.2018 р. Отже, витрати відображаємо 05.04.2018 р – день перепродажу придбаних товарів (графа 6 книг).

Приклад 2 (витрати оплачуються пізніше доходу). ФОП отримує дохід (оплату) по ще невідвантаженим та не придбаним товарам у І кварталі, а оплачує у ІІ кварталі. Як бути тут? Такий дохід фактично є попередньою оплатою. ДФС роз’яснює, що цей дохід ФОП повинен показати в Книзі за підсумками дня по факту отримання доходу, тобто у І кварталі (графа 2). Також ФОП показує витрати за підсумками дня по факту їх понесення на підставі первинних документів, тобто у ІІ кварталі (графа 6) (108.08 ЗІР). Принцип пов’язаності витрат таким чино дотримується: дохід уже визнано, тому можна й визнавати витрати, які здійснюються для забезпечення даного доходу, хоча й пізніше, але по факту їх оплати.

Приклад 3 (витрати прямо не пов’язані з отриманим доходом). Підприємець протягом дня не отримував  дохід, але здійснив оплату комунальних платежів 20.03.2018 р.

Витрати на оплату комунальних послуг у Книзі є іншими витратами (графа 8). Так як дані витрати не можна прямо пов’язати з отриманням конкретного доходу від реалізації товару (послуг), але вони опосередковано з ним пов’язані та оплачені, належать до господарської діяльності та входять до п. 177.4 ПКУ (оплата послуг), то можна їх визнати 20.03.2018 р.

Аналогічно треба вчинити для: послуг зв’язку, оплати оренди, виплати зарплати, ЄСВ “за себе” та найнятих працівників. Усі ці витрати відносяться до витрат ФОП на дату їх сплати (роз’яснення ДФС 104.08 ЗІР).

Загальні правила заповнення Книги обліку доходів і витрат

Основними правилами внесення записів до КОДВ є:

  • заповнюється у гривнях з копійками;
  • записи здійснюються розбірливо чорнилом темного кольору або кульковою ручкою;
  • виправлення можливі шляхом проведення нового запису, який треба засвідчити підписом підприємця;
  • записи здійснюються в день отримання доходу. Винятком є оплата комунальних і подібних послуг (див. приклад 3 вище);
  • після закінчення кожного, місяця, кварталу, року слід підбивати підсумки;
  • до доходів і витрат не включається сума ПДВ, якщо ФОП є платником ПДВ.

Нормами ПКУ та Порядку № 435 не передбачено дозволу щодо ведення КОДВ найманими особами, які перебувають у трудових відносинах із ФОП.  Отже, краще щоб  Книгу підприємець вів самостійно.

Порядок заповнення окремих граф Книги обліку доході і витрат

Відповідно до п. 6 Порядку № 481 ФОП заносять до Книги відомості в такому порядку:

Графа

Книги

Як заповнювати

графа 1

Зазначається дата запису (день, місяць, квартал, рік).

графа 2

Відображається сума доходу, отриманого від здійснення підприємницької діяльності, зокрема, кошти, що надійшли на поточний рахунок, у касу платника податків та/або отримано готівкою, сума заборгованості, за якою минув строк позовної давності, вартість безоплатно отриманих товарів (робіт, послуг).

графа 3

Вказується сума повернутих підприємцем коштів за товари (роботи та послуги) та/або повернутої передплати.

графа 4

Розраховується як різниця між отриманим доходом від здійснення підприємницької діяльності (графа 2) та сумою повернутих самозайнятою особою коштів за товари (роботи та послуги) (графа 3).

графа 5

Зазначаються реквізити документа, який підтверджує понесені витрати, що безпосередньо пов’язані з отриманим доходом. Тут відображаються усі документи незалежно від їх кількості.

графа 6

Записується сума витрат, які документально підтверджені та безпосередньо пов'язані з отриманням доходу за підсумками дня.

графа 7

Відображається сума витрат на оплату праці та нарахування на оплату праці найманих осіб, понесені у звітному місяці.

графа 8

Відображається сума фактично понесених інших витрат, безпосередньо пов'язаних з одержанням доходу, які не зазначені в графах 6 та 7, зокрема, витрати на оплату послуг зв'язку, орендних та комунальних платежів тощо.

Тут же можна відобразити амортизаційні витрати (лист ДФС від 25.07.2017 № 16192/6/99-99-13-01-02-15).

графа 9

Зазначається сума чистого оподатковуваного доходу, яка розраховується як різниця між сумою доходу за звітний період (графа 4) та сумою понесених витрат від провадження підприємницької діяльності (графи 6, 7, 8).

Якщо результатом розрахунку є від’ємне значення (збиток), то графа 9 прокреслюється.

Підписка на статті

Підпишіться на розсилку, аби не пропустити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. Ми триматимемо вас в курсі всіх податкових подій!

Освітні заходи
Перевірте свої знання та здобудьте нові
Взяти участь
Інтернет-магазин
Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями щодо передплатиі станьте нашим читачем просто зараз
Ми в соцмережах