text
Головбух

Заповнення форми № 1ДФ

  • 2 квітня 2018
  • 23637
бухгалтер, кандидат економічних наук, м. Чернігів

Форма 1ДФ – щоквартальний звіт, який пов’язаний зі сплатою ПДФО та військового збору. Подається завжди, якщо нараховувався дохід фізичним особам. Сьогодні в консультації про нюанси її заповнення з огляду на кінець ІІ кварталу.

Хто подає форму 1ДФ

Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь фізичних осіб, і сум утриманого з них податку –  це повна назва звіту, який має статус декларації (далі – форма 1ДФ). Його затверджено наказом Мінфіну від 13.01.2015 р. № 4. Цим же наказом затверджений і Порядок його заповнення та подання (далі – Порядок № 4).

Звіт подають усі суб’єкти господарювання, які є податковими агентами, тобто зобов’язані нараховувати, утримувати та сплачувати ПДФО та військовий збір (ВЗ) від імені фізосіб, яким вони виплачують доходи. Юрособи, фізособи-підприємці, самозайняті особи – усі подають форму 1ДФ, незалежно від їх організаційно-правового статусу та системи оподаткування.

Якщо у звітному кварталі податковий агент не нараховував і не виплачував доходів фізособам, він не має подавати форму № 1ДФ.

Довідка

Податковий агент – це юридична та самозайнята особа, що нараховує/виплачує дохід фізичним особам та мусить нарахувати, утримати і сплатити до бюджету ПДФО від імені та за рахунок фізичної особи з виплачених їй доходів, а також військовий збір.

Самозайняті особи – це фізособ-підприємці та особи, що провадять незалежну професійну діяльність.

Куди та коли подати форму 1ДФ

Форму № 1ДФ податкові агенти подають щокварталу протягом 40 календарних днів, що настають за останнім днем звітного кварталу. Якщо гранична дата подання звіту — вихідний або святковий день, останнім днем подання буде наступний після нього робочий день.

За IІ квартал 2018 р. форма 1ДФ має бути подана за місцезнаходження податкового агента до 09 серпня 2018 року включно (четвер).ФОП та самозайняті особи подають звіт за своєю податковою адресою, тобто місцем проживання, де вони узяті на облік як платники податку (пп. “б” п. 176.2 ПКУ).

податкові агенти

юридичні особи подають форму № 1ДФ до органу ДФС за своїм місцезнаходженням

самозайняті особи

за своєю податковою адресою. Податкова адреса фізособи — це місце її проживання, за яким фізособу беруть на облік як платника податків у органі ДФС

Форму № 1ДФ подають на всіх працівників. Обов’язково заповнюють їхні податкові номери або серії та номери паспортів (для фізичних осіб, які мають позначку в паспорті про право здійснювати будь-які платежі за серією та номером паспорта).

Філії або інші відокремлені підрозділи юридичної особи, уповноважені нараховувати працівникам зарплату, утримувати та перераховувати ПДФО, самостійно подають форму № 1ДФ до органу контролю за своїм місцезнаходженням.

За підрозділи, що не мають таких повноважень, звітує юридична особа. Зокрема, подає форму № 1ДФ у вигляді окремої порції за такий підрозділ до органу ДФС за своїм місцезнаходженням і надсилає її копію до органу ДФС за місцезнаходженням підрозділу. У порції, яку подають за відокремлений підрозділ, зазначають відомості щодо фізосіб — працівників цього підрозділу.

► Облік ліквідації основних засобів

Формат подачі звіту № 1ДФ

Штатна чисельність працівників юридичної особи

Скільки порцій подавати

до 1000 осіб

єдиним документом однією порцією

більше 1000 осіб

можна подати кількома порціями,

кожна порція є окремим податковим розрахунком зі своїм номером

Форму № 1ДФ податковий агент подає до органу контролю у двох примірниках. Один примірник йому повертають — із підписом особи, відповідальної за приймання розрахунку, штампом і проставленим номером порції, отриманим за обов’язкової реєстрації розрахунку в органі контролю.

► Чи може підприємець-єдинник сам собі надати поворотну фінансову допомогу

Форму № 1ДФ можна подати в один зі способів:

  • в електронному вигляді за наявності ключів ЕЦП;
  • на папері разом з електронною формою на флешці або диску;
  • лише в паперовій формі, якщо в ньому не більше ніж 10 рядків.

Паперову форму № 1ДФ можна надіслати до ДФС поштою (листом із повідомленням про вручення) або подати особисто.

Форма 1ДФ - порядок заповнення

Розглянемо тепер як підготувати та заповнити цей розрахунок.

Назва (код)

реквізита

Заповнення

Заголовна частина

Реквізит “Працювало за трудовими договорами (контрактами)”

Вказуємо кількість осіб, які у звітному періоді працювали за трудовими договорами (контрактами) у податкового агента. Сюди входять як працюючі за основним місцем роботи, так і зовнішні сумісники. Якщо кількість працівників протягом звітного періоду змінювалася, то вказують їх максимальну кількість за період.

У цю кількість не включають працівниць, які знаходяться у відпустках у зв’язку з вагітністю та пологами і для догляду за дитиною до 3-х років (або 6 років) незалежно від того, чи був їх виплачений дохід (роз’яснення ЗІР 103.25).

Цей реквізит заповнюється тільки для першої порції розрахунку.

Реквізит “Працювало за цивільно-правовими договорами”

Вказуємо кількість осіб, які отримували доходи від податкового агента за цивільно-правовими договорами.

Цей реквізит заповнюється тільки для першої порції розрахунку.

Сюди не включаються ФОП, а також ті особи, які отримували доходи за договорами оренди нерухомого (рухомого) майна (роз’яснення ЗІР 103.25).

Реквізит “Порція №”

Порція – це поділ звіту на частини. Кількість порцій залежить від кількості працюючих:

  • ≤ 1000 осіб – звіт подається єдиним документом (одна порція);
  • > 1000 осіб – звіт подається кількома частинами (декілька порцій).

Якщо кількість працюючих не перевищує 1000 осіб, то в правій клітинці ставимо “1”. Прочерків ставити не потрібно.

Реквізит “Тип податкового агента”

Проставляємо відмітку “Юридична особа” чи “Самозайнята особа”

Квартал, рік

Квартал ставимо числами: 01, 02, 03, 04. Ставимо рік. Ніяких крапок між цифрами ставити не потрібно.

Найменування та податкова адреса податкового агента

Вписуємо найменування юрособи або прізвище, ім’я, по-батькові повністю фізособи-підприємця. При цьому якихось дописок типу “ФОП” тощо робити тут не потрібно. Вказуємо податкову адресу агента.

Контролюючий  орган

Вписуємо найменування контролюючого органу, якому подається звіт.

Як заповнити розділ І форми 1ДФ

Розділ 1. Суми доходу, нарахованого (сплаченого) на користь фізичних осіб, і суми утриманого з них податку

№ з/п (1)

Відображаємо номер рядка, що заповнюється. Нумерацію здійснюємо послідовно.

Податковий номер або серія та номер паспорта (2)

Вказуємо реєстраційний номер облікової картки платника податку. Паспорт можна вказувати тільки, якщо фізособа має релігійні переконання та про це стоїть відповідна відмітка в самому паспорті. Заповнюємо зліва направо без пропусків та пробілів.

Сума нарахованого доходу (грн, коп.) (3а)

Відображаємо суму доходу, який був нарахований фізособі за звітний квартал (у грн з копійками). Сума вказується повністю (“брудними”), тобто віднімати ПДФО та ВЗ не потрібно. Права комірка в гр. 3а та інших подібних графах призначена для відображення копійок (крапку чи кому при цьому ставити не потрібно).

Доходи відображаємо в розрізі їх ознак (ознаки наведено в коментарі нижче до гр. 5). Кожна сума доходу за певною ознакою вказується окремо. Якщо працівник отримував декілька різних доходів, то на нього заповнюється декілька рядків з різними кодами.

Сума виплаченого доходу (грн, коп.) (3)

Відображаємо суму виплаченого доходу фізособі (у грн з копійками). Сума зазначається повністю, –віднімати ПДФО та ВЗ не потрібно. Якщо фізособі зарплату чи інший дохід виплатили у повній сумі, то сума гр. 3а = сумі гр. 3.

Якщо виплата зарплати відбувається в іншому місяці, ніж її нарахування, то необхідно включати її виплату до того періоду, в якому вона була нарахована. Наприклад, якщо зарплата за березень була виплачена у квітні (до 7 квітня), то її виплату відображаємо в гр. 3 розрахунку за І квартал.

Сума утриманого податку (грн, коп.):

нарахованого (4а)

перерахованого (4)

Вносимо суму ПДФО (у грн з копійками), нарахованого та утриманого в розрізі ознак доходу та ознак податкової соціально пільги (ПСП) .

У гр. 4 вказуємо суми сплаченого ПДФО (у грн з копійками) за аналогічним правилом до гр. 3: сума сплаченого ПДФО відображається в тому періоді, до якого вона відноситься, при регулярній виплаті зарплати. Тобто, ПДФО сплачений у квітні (до 7 квітня) при виплаті зарплати за березень відноситься до звіту за І квартал, а не ІІ квартал.

Ознака доходу (5)

Вказуємо ознаку (код) нарахованого фізособі доходу. По кожній особі заповнюємо стільки рядків, скільки видів доходу вона отримала від податкового агента. Обов’язково при цьому щоразу заповнюється гр. 2 форми 1ДФ (порядковий номер).

Довідник ознак доходів можна знайти у додатку до Порядку № 4. Найбільш поширені ознаки:

  • 101 – зарплата, у т.ч. відпускні; лікарняні (як за рахунок підприємства, так і за рахунок ФСС);
  • 169 – сума одноразової матдопомоги в межах 2470 грн;
  • 127 – сума одноразової матдопомоги понад 2470 грн;
  • 128 – допомога по вагітності та пологам.

Дата

прийняття на роботу (6)

звільнення з роботи (7)

Заповнюємо тільки для осіб, які були прийняті на роботу або звільнені з роботи протягом звітного періоду.

Вказуємо число, номер місяця (у форматі “03”, “04” і т.д.), рік прийняття працівника на роботу, але тільки для тих працівників, які були прийняті у звітному кварталі (гр. 6).

Вказуємо число, номер місяця, рік звільнення, але тільки для тих, працівників, які були звільнені у звітному кварталі (гр. 7).

Якщо фізособа не змінювала своє місце роботи, то гр. 6 та 7 взагалі не заповнюються (ніяких прочерків чи нулів при цьому ставити не потрібно).

Ознака податкової соціальної пільги (8)

Вказуємо ознаку (код) ПСП (їх також можна знайти в Довіднику до Порядку № 4):

  • 01 – загальна (881,00 грн у 2018 р.);
  • 02 – підвищена (1321,50 грн у 2018 р.);
  • 03 – максимальна (1762,00 грн у 2018 р.);
  • 04 – ПСП “на дітей” (батьки, які мають 2 та більше дітей віком до 18 років).

У незаповнених полях інформаційного рядка проставляється прочерк.

Якщо працівник отримував різні ПСП протягом кварталу, то заповнюється декілька рядків.

Якщо працівник у 2-х чи одному місяці взагалі не отримував ПСП через перевищення граничного доходу, то загальна сума доходу, загальна сума утриманого ПДФО та код пільги  записуються в одному рядку (тобто записувати доходи працівника в декілька рядків, як це робимо при різних ознаках доходу, тут не потрібно).

Ознака (0, 1) (9)

Заповнюємо у разі коригування помилок (для розрахунків “Звітний новий” та “Уточнюючий”).У незаповнених полях інформаційного рядка проставляється прочерк. Дані ознаки означають наступне:

“0” – введення даного рядка в раніше подану форму 1ДФ;

“1” – виключення даного рядка з раніше поданої форми 1ДФ.

В останньому рядку розділу І вказуються підсумкові суми за графами 3а, 3, 4а та 4.

Як заповнити розділ ІІ форми 1ДФ

Розділ ІІ. Оподаткування процентів, виграшів (призів) у лотерею та військовий збір

Оподаткування процентів

Заповнюється банками та кредитними спілками. Відомості про фізособу не зазначаються. Вказується загальна сума нарахованого та перерахованого доходу у вигляді процентів і ВЗ з таких доходів.

Оподаткування процентів – виключення

Рядок призначений для коригування помилок.

Оподаткування виграшів (призів) у лотерею

Заповнюється операторами лотерей. Відомості про фізособу не зазначаються. Заповнюється аналогічно рядку “Оподаткування процентів”.

Оподаткування виграшів (призів) у лотерею – виключення

Рядок призначений для коригування помилок.

Військовий збір

Заповнюємо завжди при складанні форми 1ДФ. Вказуємо загальну суму нарахованого доходу, з якого утримується ВЗ, загальну суму виплаченого доходу, загальну сума утриманого ВЗ (нарахованого та сплаченого) – все це у відповідних колонках. Відомості про фізособу не зазначаються.

Згідно роз’яснення ДФС (ІПК від 05.01.2018 р. № 65/Б/99-99-13-01-01-15/ІПК) у даному рядку вказується весь дохід, включаючи той, який не обкладається ВЗ. Хоча дана думка суперечить більш давньому листу ДФС від 10.11.2016 р. № 7431/П/26-15-13-02-15, де зазначалося, що необхідно відображати тільки ті доходи, які обкладалися ВЗ.

Військовий збір – виключення

Використовується для коригувань раніше відображених сум доходу та ВЗ.

Заповнюємо прикінцевий рядок, який є підсумковим щодо нарахованого та сплаченого ВЗ.

Прикінцева інформація

Кількість рядків

Проставляємо кількість заповнених рядків розділу І. Рядок “Всього” при цьому не рахуємо.

Кількість фізичних осіб

Проставляємо кількість фізосіб, по яким подана інформація.

Кількість сторінок

Проставляємо кількість сторінок податкового розрахунку.

Відповідальність

Недостовірні відомості, помилки в формі 1ДФ спричинить накладання штрафу (п. 119.2 ПКУ):

  • перший раз – 510 грн;
  • при повторному порушенні протягом року – 1020 грн.

Неповна або несвоєчасна сплата ПДФО та ВЗ має наслідком штраф та пеню за кожний день прострочення.

Якщо працівник подав недостовірні відомості щодо ПСП, то відповідальність несе сам працівник:він втрачає право на ПСП та сплачує штрафу сумі 100% недоплати ПДФО (пп. 169.2.4 ПКУ)

Як виправити помилки у звіті 1ДФ

Реквізити форми № 1ДФ коригують, якщо податковий агент самостійно виявив помилки та на підставі повідомлень про помилки, які виявив орган ДФС.

Щоб виправити помилки, подають «Звітний новий» податковий розрахунок до спливу строку подачі звітного розрахунку. Після спливу строку подачі звітного розрахунку (як за звітний, так і за попередні періоди) помилки виправляють за допомогою «Уточнюючого» податкового розрахунку.

Звітну нову та уточнюючу форми № 1ДФ заповнюють за однаковим порядком. Звітну нову і уточнюючу форми № 1ДФ подають на підставі інформації з попередньо поданої форми. Вони містять інформацію лише за рядками та реквізитами, які уточнюють (ЗІР, категорія 103.25).

Помилки в розділі I виправляють за допомогою ознак у графі 9:

  • «0» — щоб додати правильний рядок;
  • «1» — щоб виключити неправильний рядок.

Аби вилучити один помилковий рядок із попередньо зазначеною інформацією, слід повторити всі графи такого рядка та у графі 9 зазначити «1» — рядок буде видалено з розрахунку, який уточнюють.

Щоб додати новий або пропущений рядок, необхідно повністю заповнити всі графи, а у графі 9 зазначити «0» — рядок буде введено до форми.

Замінити один помилковий рядок іншим можна так: вилучити помилкову інформацію (повторити графи помилкового рядка й у графі 9 зазначити «1»), а потім зазначити правильну інформацію (заповнити правильно всі графи рядка, а у графі 9 зазначити «0»). Тобто слід повністю заповнити два рядки, один із яких вилучає попередньо зазначену інформацію, а другий додає правильну інформацію.

Помилки в розділі II виправляють за допомогою рядків «виключення». Наприклад, щоб вилучити помилковий рядок із раніше поданої форми № 1ДФ, яку уточнюють, до рядка «Військовий збір — виключення» слід перенести помилкові дані, а у рядку «Військовий збір» зазначити правильні.

Скачати бланк форми 1ДФ

Заповнюємо форму № 1ДФ правильно  Заповнюємо форму № 1ДФ правильно

Підписка на статті

Підпишіться на розсилку, аби не пропустити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. Ми триматимемо вас в курсі всіх податкових подій!

Освітні заходи
Перевірте свої знання та здобудьте нові
Взяти участь
Інтернет-магазин
Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями щодо передплатиі станьте нашим читачем просто зараз
Ми в соцмережах
Потрібен цей файл?

 зареєєструйтеся та скачуйте будь-які файли на порталі:

 ✔ бланки документів

 ✔ зразки заповнення бухгалтерських форм

 ✔ приклади наказів, положень, інструкцій, довідок

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
І отримати доступ на сайт Знадобиться лише хвилина!