Авансовий звіт: приклад заповнення

17460
Авансовий звіт відображає витрати, понесені під час службового відрядження або виконання цивільно-правових дій від імені та за рахунок підприємства.

Для оперативного вирішення виробничих питань підприємства відряджають своїх працівників у службові відрядження, надають їм розпорядження щодо придбання товарів (робіт, послуг) для господарських потреб підприємства. Під час службових відряджень та виконання інших господарських завдань підприємства працівники розраховуються із контрагентами готівкою, корпоративними картками тощо.

Форму  Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі — авансовий звіт) порядок його складання затверджено наказом Мінфіну від 28.09.2015 № 841.

Одразу зауважимо, що форма авансового звіту і порядок його складання не охоплюють усіх нюансів, які виникають під час звітування за відрядженням. Приміром,  авансовий звіт не передбачає застосування натурального коефіцієнта для визначення ПДФО, який обчислюють у разі неповернення надміру витрачених коштів протягом граничного строку. Немає місця для відображення сум військового збору, що його також нараховують у такому випадку. До того ж порядок складання звіту аж ніяк не пояснює, як правильно відобразити зазначені розрахунки.

Відрядження по Україні

Форма авансового звіту не дає змоги відобразити суми ПДФО та військового збору на суми перевищення граничних норм, визначених пунктом 170.9 Податкового кодексу України (ПК).

Аби прояснити, як правильно заповнити авансовий звіт, докладно опишемо дії бухгалтера, підзвітної особи та керівника підприємства.

Дії підзвітної особи

Заповнювати авансовий звіт починає підзвітна особа, адже саме вона має обов’язок відзвітувати за понесені витрати. Щоб відповісти на запитання: що, як і коли має робити підзвітна особа для належного виконання цього обов’язку, наведемо невеличку інструкцію її дій.

► Відображення коштів, використаних під час відрядження за кордоном

Насамперед підзвітна особа після повернення з відрядження або виконання окремих цивільноправових дій у межах діяльності підприємства у встановлені строки (див. Таблицю) складає авансовий звіт.

Строки подання авансового звіту

Призначення авансу

Спосіб виплати коштів, виданих під звіт

готівкою з каси підприємства

готівкою з платіжної картки

безготівкові розрахунки з використанням платіжної картки

Службове відрядження

До закінчення п’ятого банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи

До закінчення третього банківського дня після завершення відрядження

Упродовж 10 банківських днів. За наявності поважних причин керівник може подовжити цей строк до 20 банківських днів  (до з’ясування питання у разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами)

Господарські потреби

До закінчення п’ятого банківського дня, що настає за днем, у якому працівник завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, що видала кошти під звіт

Під час заповнення авансового звіту підзвітна особа заповнює графи:

  • № і дату авансового звіту;Під час заповнення авансового звіту підзвітна особа заповнює графи:
  • найменування та код за ЄДРПОУ податкового агента (підприємства);
  • відділ, посаду, свої ПІБ та податковий номер;
  • призначення авансу (наприклад: службове відрядження, господарські витрати тощо);
  • кількість документів, що подаються разом з авансовим звітом для підтвердження понесених витрат;
  • № з/п, дати і найменування документів, згідно з якими були понесені витрати;
  • найменування контрагента, якому сплачено суми;
  • найменування товарів (робіт, послуг), за які сплачено контрагентові згідно з первинними документами.

Заповнений авансовий звіт підзвітна особа підтверджує своїм підписом у графі «Підпис підзвітної особи», проставляє дату складання та разом із додатками (підтвердними документами) подає до бухгалтерського відділу на перевірку.

 Звіт про використання коштів, виданих на відрядження

Якщо у підзвітної особи залишилися невикористані кошти з тих, що були їй надані під звіт, вона повертає такий залишок до бухгалтерського відділу до або під час подання авансового звіту (пп. 170.9.2 ПК), дотримуючись строків, передбачених Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 29.12.2017 № 148.

Так, строк для повернення готівкових коштів, які були надані під звіт для закупівлі сільгосппродукції та заготівлі вторинної сировини (крім металобрухту) і не використані, не перевищує 10 робочих днів від дня їх видачі. Строк повернення коштів, виданих на всі інші виробничі (господарські) потреби, — не більше двох робочих днів, включаючи день отримання готівкових коштів під звіт.

Як виняток, якщо підзвітній особі одночасно видано готівку і на відрядження, і для вирішення в цьому відрядженні виробничих (господарських) питань, строк повернення невикористаної готівки, виданої під звіт на ці завдання, подовжується до завершення строку відрядження.

► Валюта авансового звіту

На підтвердження подання авансового звіту підзвітна особа отримує розписку про його прийняття за підписом бухгалтера із зазначенням дати прийняття авансового звіту, суми понесених витрат і кількості наданих підтвердних документів.

Якщо підзвітна особа не повернула суму надміру витрачених коштів протягом звітного місяця, на який припадає граничний строк їх повернення, бухгалтер розраховує суми ПДФО та військового збору, які утримуються із доходів підзвітної особи. Факт ознайомлення з цим розрахунком підзвітна особа підтверджує своїм підписом.

Дії бухгалтера

Другою дієвою особою у заповненні авансового звіту є бухгалтер. Адже саме він контролює дотримання строків звітування, повернення надміру використаних коштів, правильність заповнення авансового звіту, надання у повному обсязі й належно оформлених підтвердних документів. У випадках, передбачених законодавством, бухгалтер нараховує і cплачує податки (ПДФО та військового збору). Отже, стисло про дії обліковця.

Отриманий від підзвітної особи авансовий звіт бухгалтер перевіряє разом із підтвердними документами, доданими до нього.

 Видача готівки під звіт фізособою-підприємцем

Після цього на підтвердження факту прийняття авансового звіту бухгалтер заповнює, підписує та надає підзвітній особі розписку.

На виконання вимог порядку складання бухгалтер заповнює в авансовому звіті графи:

  • «Звіт перевірено»;
  • «Залишок унесений (перевитрата видана) в сумі за касовим ордером» (за наявності таких випадків);
  • кореспонденцію субрахунків.

Після завершення оформлення бухгалтер подає авансовий звіт на затвердження керівникові підприємства.

Після затвердження авансового звіту керівником за наявності заборгованості підприємства перед підзвітною особою бухгалтер провадить остаточний розрахунок із нею.

У разі коли підзвітна особа після спливу граничного строку так і не повернула невикористані кошти, надані їй під звіт, бухгалтер заповнює частину авансового звіту, передбачену для таких випадків, обчислює суму податку та ознайомлює з нею підзвітну особу. Суму податків (ПДФО та військового збору), розрахованих у зв’язку з цим, бухгалтер утримує із доходів такого працівника (зокрема із зарплати) і сплачує їх до бюджету у встановлені законодавством строки.

► Власні кошти на цілі підприємства: коли писати авансовий звіт

Якщо за рішенням керівника підприємства працівникові відшкодовують інші витрати на відрядження, аніж передбачені у підпункті 170.9.1 ПК, або виплачують суми добових у розмірах понад встановлені цієї нормою, зазначені витрати включають до оподатковуваного доходу такого працівника. У цьому випадку утримують і сплачують до бюджету ПДФО та військовий збір. Оформлюють нарахування податків у такому разі переважно бухгалтерською довідкою.

Дії керівника

Зазвичай, маючи відповідальних підзвітних осіб та бухгалтера, керівник не має зайвого клопоту з авансовими звітами. Коли звіт вже складено, керівникові залишається його затвердити і повернути до бухгалтерського відділу.

Тож отримавши авансовий звіт від бухгалтера, на підставі даних, зазначених підзвітною особою і бухгалтером, керівник має заповнити графу «Звіт затверджено в сумі», проставити суму словами, дату і підпис затвердження.

Авансовий звіт приклад заповнення скачати Авансовий звіт приклад заповнення

Розглянемо на Прикладі, як правильно заповнити авансовий звіт у разі службового відрядження працівника.

Приклад: Заповнення авансового звіту

ТОВ «Техпром» відрядило у службове відрядження до м. Франкфурт, Німеччина, менеджера зі збуту Савченка М. О. з 12 по 16 вересня 2016 року для проведення переговорів щодо підписання договору поставки технічного обладнання з іноземним постачальником.

09.09.2016 Савченку М. О. було видано аванс на відрядження згідно з наказом та кошторисом:

  • за видатковим касовим ордером № 15 — добові та на проживання на суму 487,00 євро;
  • за видатковим касовим ордером № 67 — на придбання авіаквитків за маршрутом АП «Бориспіль» — АП «Франкфурт» на суму 12 000 грн.
  • Після повернення з відрядження 19.09.2016 Савченко М. О. подав до бухгалтерії:
  • авансовий звіт № 75 від 19.09.2016 на суму 487,00 євро разом із підтвердними документами, у якому зазначив такі статті витрат: добові за п’ять днів на суму 175,00 євро (5 днів × 35 євро); проживання у готелі чотири доби на суму 312,00 євро (4 доби × 78 євро);
  • авансовий звіт № 117 від 19.09.2016 на суму 11 500 грн. разом із підтвердними документами, у якому зазначив статтю витрат — авіаквитки за маршрутом АП «Бориспіль» — АП «Франкфурт» на суму 11 500 грн.;
  • під час подання авансових звітів вніс до каси підприємства залишок у розмірі 500 грн. за прибутковим касовим ордером № 90 від 19.09.2016.

 Як бухгалтеру перевірити авансовий звіт

Подані авансові звіти перевірені бухгалтером та затверджені керівником 19.09.2016.

Нарахування ПДФО та військового збору на суму добових понад граничний розмір, визначений пунктом 170.9 ПК, бухгалтер відобразив бухгалтерською довідкою від 09.09.2016.

Й насамкінець. Порядку складання авансового звіту обов’язково мають дотримуватися як ті, хто отримав підзвітні кошти (підзвітна особа), так і ті, хто ці кошти видає (бухгалтер)



Підписка на статті

Підпишіться на розсилку, аби не пропустити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. Ми триматимемо вас в курсі всіх податкових подій!

Освітні заходи

Освітні заходи

Перевірте свої знання та здобудьте нові

Взяти участь
Інтернет-магазин

Інтернет-магазин

Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями щодо передплати і станьте нашим читачем просто зараз

Живе спілкування з редакцією
Не піймайтеся на штрафи: коригуйте відпускні правильно
Інвалютні операції: імпорт, експорт товарів, курсові різниці, валютні обмеження
Каса, касові документи, ліміт каси по-новому
Блокування податкових накладних. Перезавантаження
Як бухгалтеру заповнити лікарняний листок
Фінансова звітність — 2017
Реклама
Уведіть код доступу
Демодоступ
Демодоступ
Демодоступ



© Головбух, 2018. Усі права захищено

Повне або часткове копіювання будь-яких матеріалів сайту, цитування, публікація їх анотованих оглядів допускаються лише з письмового дозволу редакції сайту

Тижневик «Головбух», свідоцтво про державну реєстрацію друкованого засобу масової інформації КВ № 11678-549 ПР від 30.08.2006

Журнал «Головбух: праця та зарплата», свідоцтво про державну реєстрацію друкованого засобу масової інформації КВ № 14961-3933 ПР від 05.03.2009


  • Ми в соцмережах
Коте теж здивований, але…


він знає, що зареєструється і скачає файли.
57 секунд на реєстрацію – і Ви теж зможете скачувати необхідні документи, форми, зразки тощо



У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
на реєстрацію знадобиться лише 57 секунд
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Приєднуйтесь до команди професійних бухгалтерів

і я інформуватиму вас про:

➤ головні зміни в законодавстві

➤ методи розв'язання складних робочих ситуацій

➤ зручні сервіси для роботи

Наталія Будніченко, головний редактор порталу «Головбух»

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
І отримати доступ на сайт Знадобиться лише хвилина!
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль