text
Головбух

Звіт про використання коштів, виданих на відрядження

  • 15 березня 2018
  • 3769

Звіт про використання коштів, виданих на відрядження, ще неофіційно називають авансовий звіт. Він є необхідним документом для кінцевого оформлення господарських операцій з підзвітними особами. Помилки при складанні Звіту можуть мати штрафні наслідки, тому бухгалтеру треба детально вивчити всі нюанси пов’язані з його оформленням. Про них сьогодні в консультації.

Форма авансового звіту

Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі – Звіт) затвердженонаказом Мінфіну від 28.09.2015 р. № 841 (в редакції наказу Мінфіну від 10.03.2016 р. № 350). Цим же наказом затверджений Порядок складання Звіту (далі – Порядок № 841). 

Одразу зазначимо, що ніяких інших форм цього Звіту використовувати не можна, так як пп. 170.9.2 ПКУ прямо вказує, що Звіт подається за формою, яка встановлена ДФС. Якщо форма Звіту, яка подана працівником за сприяння бухгалтера відрізняється від форми, яка офіційно затверджена, в т.ч. є застарілою, то ДФС має всі права не визнати даний документ на підставі пп. 170.9.2 ПКУ, що має такі ж наслідки як неподання Звіту. Тому радимо бути уважними з бланком цього документа.

Звіт про використання коштів або Звіт про відрядження 

Звіт обов’язково складається, якщо працівник (пп. 170.9.2 ПКУ):

  • отримував кошти як аванс на відрядження;
  • отримував кошти на господарські (виробничі) цілі, на витрати, пов’язані з виконанням деяких цивільно-правових дій.

► Авансовий звіт: нова форма — старий порядок заповнення

Таким чином, Звіт про відрядження є підставою для списання виданих коштів з підзвітної особи. Крім того, Звіт є підставою для відшкодування працівникові підприємства витрат, які він поніс у відрядженні чи закупівлі товарно-матеріальних цінностей для цілей підприємства за рахунок власних коштів.

Звіт про використання коштів, виданих на відрядження: строки подання

Звіт має бути складений до закінчення 5 банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку завершив відрядження або завершив виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, яка видала йому грошові кошти (пп. 170.9.2 ПКУ).

Звіт про відрядження бланк скачати Збільшити

Винятки з цього правила існують у разі якщо працівник у відрядженні:

  • отримує готівку з застосуванням платіжної картки – термін скорочується до 3-х банківських днів після закінчення відрядження (пп. 170.9.3 ПКУ);
  • розрахунки проводить з використанням платіжних карток у безготівковій формі – термін звітування збільшується до 10 банківських днів після закінчення відрядження. Дозволяється за наявності суттєвих причин навіть ще збільшити його до 20 банківських днів (наприклад, наявність розбіжностей між платіжними документами (пп. 170.9.3 ПКУ).

 Як бухгалтеру перевірити авансовий звіт


Звертаємо увагу, що дані винятки стосуються тільки відряджень та не поширюються на виконання окремих цивільно-правових дій. Щодо них, то незалежно від того, чи розрахунки  здійснюються з застосуванням чи без застосування платіжних карток, у готівковій чи безготівковій формі, але термін використовується єдиний – 5 банківських днів (пп 170.9.3 ПКУ).


Наслідки невчасного подання Звіту про використання коштів

Якщо працівник подав Звіт невчасно, то:

  • відбувається порушення касової дисципліни та, як наслідок, нараховується штраф у розмірі 25% виданих під звіт сум (ст. 1 Указу Президента від 12.06.1995 р. № 436);
  • посадовим особам підприємства загрожує адміністративний штраф (ст. 164-2 КпАПУ): від 136 грн до 255 грн (від 170 грн до 340 грн при повторному вчиненні порушення протягом року);
  • відбувається нарахування та утримання податку на доходи фізичних осіб (ПДФО) на основі натурального коефіцієнта та військового збору (ВЗ) (див. нижче про неподання Звіту).

 Що робити, коли берете гроші під звіт

У разі невчасного подання Звіту за умови надання необхідних касових чеків та рахунків готелю у підприємства зберігається право на податковий кредит з ПДВ та визнання таких витрат в податковому обліку.

Якщо завтра у відрядження...

Звіт про використання коштів, виданих на відрядження
Розповідає Олена ТКАЧЕНКО, експерт з питань бухгалтерського обліку та оподаткування, Київ
Майже на кожному підприємстві час від часу виникає потреба направити працівника у службове відрядження. Чинне законодавство України містить гарантії відрядженим працівникам, зокрема й щодо виплат за час виконання таких службових обов’язків. На практиці бухгалтеру доводиться брати до уваги чимало нюансів їх розрахунку й оподаткування. Розглянемо їх детально

Наслідки неподання Звіту про використання коштів

Якщо працівник взагалі не подав Звіт, то це має такі наслідки для підприємства:

  • порушення касової дисципліни. У цьому випадку нараховується штраф у розмірі 25% виданих під звіт і неповернутих сум;
  • на посадових осіб підприємства накладається адмінштраф (уже згадана ст. 164-2 КпАПУ);
  • не можна визнати витрати на таке відрядження (або вчинення цивільно-правових дій) у податковому обліку, так як відсутні підтверджувальний документ, яким є Звіт, що є порушенням п. 44.1 ПКУ (див. також лист ДФС від 09.06.2016 р. № 12672/6/99-99-15-02-02-15);
  • неможливо визнати податковий кредит з ПДВ навіть за наявності таких документів, як чеки, рахунки готелю та ін., так як податковий кредит у таких випадках визнається на дату затвердження Звіту.

► Власні кошти на цілі підприємства: коли писати авансовий звіт

Наслідки такої ситуації для працівника:

  • необхідно сплатити ПДФО за ставкою 18% з надміру витрачених коштів, які неповернуті в строк (пп. 164.2.11 ПКУ, п. 4 Порядку № 841). Для визначення бази оподаткування у такому випадку щодо суми невідзвітованих коштів використовується так званий натуральний коефіцієнт (п. 164.5 ПКУ). Він становить 1/(1–0,18) = 1,21951;
  • необхідно сплатити ВЗ за ставкою 1,5% (п. 16 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ). Базою оподаткування для нього є сама сума коштів, по яким було не відзвітовано. Натуральний коефіцієнт для нарахування ВЗ не застосовується (див. лист ДФС від 27.11.2015 р. № 25405/6/99-99-17-02-01-15).

З працівника ПДФО та ВЗ необхідно утримати та сплатити не пізніше 30-го числа наступного місяця (пп. 168.1.5 ПКУ). Їх треба утримати за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) за відповідний місяць, а у разі недостатності суми – здійснити це треба за рахунок оподатковуваних доходів наступних звітних місяців до повного погашення (пп. “б” пп. 170.9.1 ПКУ).


Помилки при складанні звіту та штрафонебезпечні реквізити

При виявленні помилок виправлення має бути здійснене коректурним способом (неправильні дані закреслюються, здійснюється надпис “Виправленому вірити” та ставляться підписи посадових осіб, що відповідальні за складання документа). Також якщо внаслідок помилки у працівника залишилася неповернута сума авансу, то здійснюються такі ж дії, як і при невчасній подачі Звіту.

► Алгоритм заповнення авансового звіту

До найбільш штрафонебезпечних реквізитів Звіту належать:

  • сума внесеного залишку авансу за даними Звіту та дату його внесення;
  • дата подання Звіту;
  • наявність підписів посадових осіб;
  • правильність розрахунку ПДФО та ВЗ, а також сум Звіту.

Як скласти Звіт про використання коштів

Розглянемо тепер порядок заповнення деяких реквізитів Звіту:

Збільшити зображення

Звіт про використання коштів виданих на відрядження

Звіт про відрядження зразок (заповнення основних частин)

Збільшити

Звіт про відрядження зразок заповнення

Підписка на статті

Підпишіться на розсилку, аби не пропустити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. Ми триматимемо вас в курсі всіх податкових подій!

Освітні заходи
Перевірте свої знання та здобудьте нові
Взяти участь
Інтернет-магазин
Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями щодо передплатиі станьте нашим читачем просто зараз
Ми в соцмережах
Потрібен цей файл?

 зареєєструйтеся та скачуйте будь-які файли на порталі:

 ✔ бланки документів

 ✔ зразки заповнення бухгалтерських форм

 ✔ приклади наказів, положень, інструкцій, довідок

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
І отримати доступ на сайт Знадобиться лише хвилина!
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Приєднуйтесь до команди професійних бухгалтерів

заповніть форму та отримайте розширений доступ до:

змін в законодавстві

методів розв'язання складних робочих ситуацій

калькуляторів, сервісів пошуку УКТ ЗЕД та ДКПП, перевірки контрагентів

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
І отримати доступ на сайт Знадобиться лише хвилина!
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль