Головбух

Авансовий звіт зразок заповнення 2019

29 серпня 2019
49949
Середній бал: 5 із 5
Бухгалтер-експерт, кандидат економічних наук, м. Чернігів

Звіт про використання коштів, виданих на відрядження, ще неофіційно називають авансовий звіт. Це необхідний документ для кінцевого оформлення господарських операцій з підзвітними особами. Помилки у Звіті штрафонебезпечні, тому бухгалтеру варто знати нюанси пов’язані з його оформленням. Про них сьогодні в консультації. А також — зразки заповнення авансового звіту 2019 у валюті і гривні.

Бланк авансового звіту 2019

Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (він же – Авансовий звіт, чи просто Звіт) затверджено наказом Мінфіну від 28.09.2015 р. № 841 (в редакції наказу Мінфіну від 10.03.2016 р. № 350). Цим же наказом затверджений Порядок його складання (далі – Порядок № 841).

Одразу зазначимо, що ніяких інших форм цього Звіту використовувати не можна, так як пп. 170.9.2 ПКУ прямо вказує, що Звіт подається за формою, яка встановлена ДФС. Якщо форма Звіту, яка подана працівником за сприяння бухгалтера відрізняється від форми, яка офіційно затверджена, в т.ч. є застарілою, то ДФС має всі права визнати такий документ недійсним на підставі пп. 170.9.2 ПКУ, що має такі ж наслідки як нескладання Звіту. Тому радимо бути уважними з бланком цього документа.

Увага:  Змінювати офіційний бланк чи використовувати старі його версії не можна

Звіт про використання коштів або Звіт про відрядження 

Звіт обов’язково складається, якщо працівник (пп. 170.9.2 ПКУ):

  • отримував кошти як аванс на відрядження;
  • отримував кошти на господарські (виробничі) цілі, виконання певних цивільно-правових дій за дорученням та за рахунок  роботодавця. Наприклад, купував товари, роботи, послуги.

Таким чином, Звіт про відрядження є підставою для списання виданих коштів з підзвітної особи. При цьому немає значення, чи витрачав взагалі працівник виданий аванс – Звіт має бути складений обов’язково, а не витрачена сума повернута підприємству. 

До авансового звіту обов’язково додаються підтверджувальні документи: накладні, оплачені рахунки, квитки на проїзд, акти виконаних робіт тощо. Без цих документів авансовий звіт дійсний, але проведене відшкодування таких витрат вважається додатковим благом для працівника, що спричиняє утримання з нього ПДФО та військового збору.

Авансовий звіт, коли авансу не було

Є ще один випадок складання авансового звіту – працівник витратив свої власні кошти, не отримуючи авансу. Це могло бути відрядження без видачі авансу, могла бути закупівля товарів за усною домовленістю з керівником щодо наступного відшкодування витрачених коштів. Законодавством не передбачено інших документів для даної ситуації, окрім авансового звіту. Підписаний керівником Звіт означає те, що він визнає такі витрати і Звіт стає є підставою для відшкодування працівникові витрат. 

Авансовий звіт і додаткове благо

Зверніть увагу, що витрачання коштів працівником на користь роботодавця має бути в межах його трудової функції або дорученої йому за складеним наказом роботи (дана позиція ДФС викладена у листі від 21.03.2019 р. №1143/6/99-99-13-02-03-15/ІПК). Це необхідно, щоб відшкодування йому коштів не вважалося для нього додатковим благом та не треба було утримувати ПДФО та військовий збір. Одного лише підписання авансового звіту з даною метою недостатньо.

Звіт про використання коштів, виданих на відрядження: строки подання

Звіт має бути складений до закінчення 5 банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку завершив відрядження або завершив виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, яка видала йому грошові кошти (пп. 170.9.2 ПКУ).

Винятки з цього правила існують у разі якщо працівник у відрядженні:

  • отримує готівку з застосуванням платіжної картки – термін скорочується до 3-х банківських днів після закінчення відрядження (пп. 170.9.3 ПКУ);
  • розрахунки проводить з використанням платіжних карток у безготівковій формі – термін звітування збільшується до 10 банківських днів після закінчення відрядження. Дозволяється за наявності суттєвих причин навіть ще збільшити його до 20 банківських днів (наприклад, наявність розбіжностей між платіжними документами (пп. 170.9.3 ПКУ).

Звертаємо увагу, що дані винятки стосуються тільки відряджень та не поширюються на виконання окремих цивільно-правових дій. Щодо них, то незалежно від того, чи розрахунки  здійснюються з застосуванням чи без застосування платіжних карток, у готівковій чи безготівковій формі, але термін використовується єдиний – 5 банківських днів (пп 170.9.3 ПКУ).

Однак, окрім звітування за кошти є ще встановлений строк користування готівкою, яка видана під звіт. Якщо готівка видана за відрядженням, то це строк відрядження. Але по закупівлі товарів, робіт послуг – всього 2 робочих дні. Це значить, що більше, ніж на 2 дні готівку на купівлю товарів давати не можна (включаючи день видачі). Виняток є тільки для:

  • закупівлі сільськогосподарської продукції – 10 днів;
  • брухту чорних і кольорових металів  – 30 днів.  

Такі вимоги містить п. 19 розділу ІІ Положення про ведення касових операцій, постанова НБУ від 29.12.2017 р.  № 148 (далі – Положення №148). Дані строки слід врахувати при складанні авансового звіту, так як вони по факту обмежують стандартний 5-денний термін з пп. 170.9.2 ПКУ та можуть спричинити штраф за порушення касової дисципліни.

Увага: Готівку на закупівлю товарів, робіт, послуг даємо не більше, ніж на 2 дні, окрім закупівлі сільськогосподарської продукції та металобрухту

Наслідки невчасного подання Звіту про використання коштів

Якщо працівник подав Звіт невчасно, то:

  • відбувається порушення касової дисципліни та, як наслідок, нараховується штраф у розмірі 25% виданих під звіт сум (ст. 1 Указу Президента від 12.06.1995 р. № 436);
  • посадовим особам підприємства загрожує адміністративний штраф (ст. 164-2 КпАПУ): від 136 грн до 255 грн (від 170 грн до 340 грн при повторному вчиненні порушення протягом року);
  • відбувається нарахування та утримання ПДФО на основі натурального коефіцієнта та військового збору (ВЗ) (див. нижче про неподання Звіту).

У разі невчасного подання Звіту за умови надання необхідних касових чеків та рахунків готелю у підприємства зберігається право на податковий кредит з ПДВ та визнання таких витрат в податковому обліку.

Наслідки неподання Звіту про використання коштів

Якщо працівник взагалі не подав Звіт, то це має такі наслідки для підприємства:

  • порушення касової дисципліни. У цьому випадку нараховується штраф у розмірі 25% виданих під звіт і неповернутих сум;
  • на посадових осіб підприємства накладається адмінштраф (уже згадана ст. 164-2 КпАПУ);
  • не можна визнати витрати на таке відрядження (або вчинення цивільно-правових дій) у податковому обліку, так як відсутні підтверджувальний документ, яким є Звіт, що є порушенням п. 44.1 ПКУ (див. також лист ДФС від 09.06.2016 р. № 12672/6/99-99-15-02-02-15);
  • неможливо визнати податковий кредит з ПДВ навіть за наявності таких документів, як чеки, рахунки готелю та ін., так як податковий кредит у таких випадках визнається на дату затвердження Звіту.

Наслідки такої ситуації для працівника:

  • необхідно сплатити ПДФО за ставкою 18% з надміру витрачених коштів, які неповернуті в строк (пп. 164.2.11 ПКУ, п. 4 Порядку № 841). Для визначення бази оподаткування у такому випадку щодо суми невідзвітованих коштів використовується так званий натуральний коефіцієнт (п. 164.5 ПКУ). Він становить 1/(1–0,18) = 1,21951;
  • необхідно сплатити ВЗ за ставкою 1,5% (п. 16 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ). Базою оподаткування для нього є сама сума коштів, по яким було не відзвітовано. Натуральний коефіцієнт для нарахування ВЗ не застосовується (див. лист ДФС від 27.11.2015 р. № 25405/6/99-99-17-02-01-15).

Помилки при складанні звіту та штрафонебезпечні реквізити

При виявленні помилок виправлення має бути здійснене коректурним способом (неправильні дані закреслюються, здійснюється надпис “Виправленому вірити” та ставляться підписи посадових осіб, що відповідальні за складання документа). Також якщо внаслідок помилки у працівника залишилася неповернута сума авансу, то здійснюються такі ж дії, як і при невчасній подачі Звіту.

До найбільш штрафонебезпечних реквізитів Звіту належать:

  • сума внесеного залишку авансу за даними Звіту та дату його внесення;
  • дата подання Звіту;
  • наявність підписів посадових осіб;
  • правильність розрахунку ПДФО та ВЗ, а також сум Звіту.

Як скласти Звіт про використання коштів

Назва (код) реквізиту

Заповнення

Зворотний бік

№ з/п (1)

Дані реквізити заповнюються працівником. Правильність заповнення граф і наявні первинні документи перевіряються особою, яка видала кошти працівнику.

Загальні рекомендації:

  1. вказуємо номери готельних рахунків, назву готелю та міста;
  2. вказуємо призначення чеків (наприклад, чек на паливо);
  3. при вказані суми добових зазначаємо кількість днів відрядження та суму добових за 1 день (кол. 3) з відповідним контролем дат (кол. 2);
  4. якщо рахунок містить ПДВ, то в кол. 4 зазначаємо суму з ПДВ (тоді в кол. 5 обов’язково має бути вказаний рахунок 641 та через кому рахунок, на який відносяться витрати, наприклад, 92);
  5. вказуємо маршрут проїзду, якщо додаються квитки на проїзд. При чому по кожному квитку окремо, наприклад “Чернігів – Київ” та “Київ – Львів”, а не одразу “Чернігів–Львів”, якщо була пересадка по маршруту;
  6. усі суми наводимо обов’язково з копійками (у форматі 100,00 і т.д.).

Дата документа (2)

Кому, за що і на підставі якого документа заплачено (3)

Сума (грн, коп.) (4)

Дебет рахунка (5)

Заповнюється особою, яка видала кошти підзвітній особі.

Дата, підпис підзвітної особи

Заповнюються підзвітною особою.

Лицьова частина

Відділ, посада, ПІБ, податковий номер, залишок попереднього авансу, одержано, витрачено,

залишок, перевитрата, кількість поданих документів

Заповнюється особою, яка видала кошти підзвітній особі.

Звіт затверджено в сумі, дебет, кредит, сума, звіт перевірено

Заповнюється особою, яка видала кошти підзвітній особі. Сума, в якій затверджується Звіт, має збігатися з сумою на зворотній частині, яка була заповнена працівником, а також сумою по бухгалтерським проведенням нижче. Перевитрата в дану суму не входить та має бути повернута до оформлення лицьової частини Звіту.

Нижня частина

Заповнюються у разі порушення строків подання Звіту. Бланк Звіту містить тільки розрахунок ПДФО (не забуваємо про використання натурального коефіцієнта). Однак, рекомендуємо тут же дописати від руки розрахунок ВЗ. Дана інформація під розпис доводиться до підзвітної особи.

Керівник (підпис)

Ставить підпис керівник підприємства.

Відривна частина

Дану частину заповнює та підписує посадова особа підприємства, якій підзвітна особа подає Звіт. Для підзвітної особи ця частина є підтвердженням своєчасності подання Звіту.

Звіт про відрядження зразок заповнення

logo
Потрібен цей файл?

 Зареєєструйтеся та скачуйте будь-які файли на порталі:

 ✔ бланки документів

 ✔ зразки заповнення бухгалтерських форм

 ✔ приклади наказів, положень, інструкцій, довідок

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
або зайти через соцмережі
Зареєструватися і скачати файл
Потрібен цей файл?

 Зареєєструйтеся та скачуйте будь-які файли на порталі:

 ✔ бланки документів

 ✔ зразки заповнення бухгалтерських форм

 ✔ приклади наказів, положень, інструкцій, довідок

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
або зайти через соцмережі
Зареєструватися і скачати файл
Найцікавіше — далі!

Дочитайте до кінця, щоб не випустити нюансів, які важливі саме для Вас

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
Реєстрація за хвилину!
Зареєструватися і дочитати
×

Отримуйте найсвіжіші новини бухгалтерії у Messenger

 

Ми готуємо для вас найсвіжіші новини бухгалтерії. Отримуйте їх першими!

Підписатися на новини