Первинні документи в бухгалтерському обліку

3575
У статті розглянемо особливості створення, прийняття і відображення у бухобліку, а також зберігання первинних документів, облікових регістрів та бухгалтерської звітності на підприємстві

Первинні документи — це документи, створені у письмовій або електронній формі, які містять відомості про господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення.

Господарські операції — це факти підприємницької та іншої діяльності, що впливають на стан майна, капіталу, зобов’язань і фінансових результатів.

Для контролю та впорядкування оброблення даних на підставі первинки можуть складатися зведені облікові документи (ЗУ «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від від 16.07.1999 № 996-XIV; далі ― Закон № 996).

Реквізити в первинних документах

Первинні та зведені облікові документи складаються в електронному або паперовому вигляді. Вони повинні містити наступні реквізити:

  • назва документа (форми);
  • дата складання;
  • назва підприємства, від імені якого складено документ;
  • зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
  • посади осіб, відповідальних за здійснення операції і правильність її оформлення;
  • особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні операції.

Залежно від характеру операції та технології обробки даних до первинних документів можуть бути включені додаткові реквізити:

  • ідентифікаційний код підприємства, установи з Державного реєстру,
  • номер документа,
  • підстава для здійснення операцій,
  • дані про документ, що засвідчує особу-одержувача тощо.

► Удосконалення Закону про бухоблік: що змінилось для первинки

Вимоги до первинних документів

Первинні документи складаються на бланках типових і спеціалізованих форм, затверджених відповідним органом державної влади. Документування господарських операцій може здійснюватись із використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні містити обов’язкові реквізити чи реквізити типових або спеціалізованих форм.

► Електронна первинка — законний комфорт

Оформлення первинного документу:

  • записи у первинних документах, облікових регістрах повинні здійснюватися тільки у темному кольорі чорнилом, пастою кулькових ручок, за допомогою електронних засобів оброблення інформації та іншими засобами, які б забезпечили збереження цих записів протягом установленого строку зберігання документів та запобігли внесенню несанкціонованих і непомітних виправлень;
  • вільні рядки в первинних документах підлягають обов’язковому прокреслюванню.

У випадках, установлених законодавством, а також відповідними органами державної влади України, бланки первинних документів можуть бути віднесені до бланків суворої звітності. Бланки суворої звітності друкуються за зразками типових або спеціалізованих форм, затверджених відповідним органом державної влади за погодженням із центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної фінансової політики, із обов’язковим друкуванням на бланках квитанцій, білетів, талонів, абонементів тощо їх номінальної вартості. Всі бланки суворої звітності підлягають нумерації.

Наразі немає чіткої дати оформлення первинного документа. Вимогу щодо порядку складання первинних документів у момент здійснення господарської операції, а якщо це неможливо — безпосередньо після її закінчення, починаючи з 03.01.2017 вилучено із Закону № 996.

Проте господарські операції відображають у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені. Тож якщо первинний документ було отримано у наступному звітному періоді, то виникає помилка через невчасне відображення господарської операції, яку необхідно виправити. Наявність помилки підтверджує й п. 3.5 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.1995 № 88. Тобто перенесення інформації з первинних документів до облікових регістрів потрібно здійснювати в міру їх надходження до місця обробки (бухгалтерія, обчислювальна установка), але не пізніше терміну складання бухгалтерської і статистичної звітності, декларацій і розрахунків.

► Отримання «запізнілих» первинних документів

Право на ведення первинних документів

Керівник підприємства, установи забезпечує фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій, що були проведені, у первинних документах та виконання всіма підрозділами, службами і працівниками правомірних вимог головного бухгалтера або особи, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку підприємства, щодо порядку оформлення та подання для обліку відомостей і документів.

Керівником затверджується перелік осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення господарської операції, пов’язаної з відпуском (витрачанням) грошових коштів і документів, товарно-матеріальних цінностей, нематеріальних активів та іншого майна. Кількість осіб, які мають право підписувати документи на здійснення операцій з видачею особливо дефіцитних товарів і цінностей, бланків суворої звітності, повинно бути обмежено.

Регістри бухгалтерського обліку

Інформація, що міститься в первинці, систематизується на рахунках бухобліку в регістрах синтетичного та аналітичного обліку (подвійний запис на взаємопов’язаних рахунках бухобліку). Операції в іноземній валюті відображаються також у валюті розрахунків та платежів по кожній іноземній валюті окремо.

Зверніть увагу!

Дані аналітичних рахунків повинні бути тотожні відповідним рахункам синтетичного обліку на кінець останнього дня кожного місяця.

Регістри бухгалтерського обліку повинні мати:

  • назву;
  • період реєстрації господарських операцій;
  • прізвища і підписи або інші дані, що дають змогу ідентифікувати осіб, які брали участь у їх складанні.

Господарські операції повинні бути відображені в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені.

Виправлення помилок у первинних документах

Заборонено!

У тексті та цифрових даних первинних документів, облікових регістрів і звітності робити підчистки і вносити необумовлені виправлення.

Помилки в первинних документах, облікових регістрах і звітності, що створені вручну, виправляються методом:

  • «червоного сторно»;
  • додаткових бухгалтерських проведень;
  • коректурним способом, відповідно до якого неправильний текст або цифри закреслюються і над закресленим надписується правильний текст або цифри.

Зверніть увагу!

Закреслення потрібно робити однією рискою так, щоб можна було прочитати виправлене.

Помилки в облікових регістрах за минулий звітний період виправляються способом сторно. Цей спосіб передбачає складання бухгалтерської довідки, в яку помилка (сума, кореспонденція рахунків) заноситься червоним чорнилом, пастою кулькових ручок тощо або із знаком «мінус», а правильний запис (сума, кореспонденція рахунків) заноситься чорнилом, пастою кулькових ручок тощо темного кольору. Довідка має наводити причину помилки, посилання на документи та облікові регістри, в яких допущено помилку, і підписується працівником, який склав довідку, та після її перевірки — головбухом.

Виправлення помилки повинно бути із надписом «виправлено» та завізовано підписами осіб, що підписали цей документ, із зазначенням дати виправлення.

Заборонено!

Робити виправлення у документах, якими оформлені касові і банківські операції та операції з цінними паперами.

Зберігання первинних документів

У разі складання та зберігання первинки і регістрів бухобліку з в електронному форматі підприємство зобов’язане за свій рахунок виготовити їх паперові копії на вимогу:

  • інших учасників господарських операцій;
  • правоохоронних органів та відповідних органів у межах їх повноважень, передбачених законами.

Підприємство має забезпечити належне зберігання первинки протягом встановленого строку. Строк зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської та іншої звітності в архіві підприємства, установи визначається згідно з нормативно-правовим актом з питань визначення строків зберігання документів.

► Відновлення первинних документів в обліку

► Щодо зберігання первинної та кадрової документації юридичними особами та підприємцями

У випадку пропажі або знищення первинних документів, облікових регістрів і звітності керівник письмово повідомляє про це правоохоронні органи та наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх пропажі або знищення.

► Знищення первинних документів 

Відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів

Відповідальність за несвоєчасне складання первинки і регістрів бухобліку та недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці документи.

► Кадрові та зарплатні документи: відповідальність за втрату чи неналежне оформлення

Однією із санкцій для посадових осіб є штраф за порушення порядку ведення податкового обліку. Розмір такого штрафу становить 85-170 грн. При повторному аналогічному порушенні протягом року величина штрафу коливатиметься у діапазоні 170-255 грн (ст. 163-1 Кодексу України про адміністративні правопорушення).

Копії первинних документів та регістрів бухобліку вилучаються у підприємства виключно за рішенням відповідних органів в визначеному законодавством порядку. Обов’язково складається реєстр документів, що вилучаються.

Заборонено!

Вилучення оригіналів таких документів та регістрів, крім випадків, передбачених кримінальним процесуальним законодавством.

Види первинних документів

Типові форми первинки затверджуються галузевими нормативними документами відповідно до напрямку та сфери діяльності.

Наприклад, типові форми первинного обліку об’єктів права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів, затверджені наказ Мінфіну від 22.11.2004 № 732. До них належать:

  • форма № НА-1 (Акт введення в господарський оборот об’єкта права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів);
  • форма № НА-2 (Інвентарна картка обліку об’єкта права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів);
  • форма № НА-3 (Акт вибуття (ліквідації) об’єкта права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів);
  • форма № НА-4 (Інвентаризаційний опис об’єктів права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів).

Типові форми з обліку та списання основних засобів суб’єктами державного сектору, затверджені наказом Мінфіну від 13.09.2016 № 818:

Типові форми первинних облікових документів з обліку сировини та матеріалів, затверджені наказом Держстату від 21.06.1996 № 193:

  • М-1 «Журнал обліку вантажів, що надійшли»;
  • М-2а «Акт списання бланків довіреностей»;
  • М-3 «Журнал реєстрації довіреностей»;
  • М-4 «Прибутковий ордер»;
  • М-7 «Акт про приймання матеріалів»;
  • М-8 «Лімітно-забірна картка»;
  • М-9 «Лімітно-забірна картка»;
  • М-10 «Акт-вимога на заміну (додатковий відпуск) матеріалів»;
  • М-11 «Накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів»;
  • М-12 «Картка № складського обліку матеріалів»;
  • М-13 «Реєстр № приймання-здачі документів»;
  • М-14 «Відомість обліку залишків матеріалів на складі»;
  • М-15 «Акт про приймання устаткування»;
  • М-15а «Акт приймання-передачі устаткування до монтажу»;
  • М-16 «Матеріальний ярлик»;
  • М-17 «Акт № про виявлені дефекти устаткування»;
  • М-18 «Сигнальна довідка про відхилення фактичного залишку матеріалів від установлених норм запасу»;
  • М-19 «Матеріальний звіт»;
  • М-21 «Інвентаризаційний опис №»;
  • М-23 «Акт № про витрату давальницьких матеріалів»;
  • М-26 «Картка обліку устаткування для установлення»;
  • М-28 «Лімітно-забірна картка №»;
  • М-28а «Лімітно-забірна картка №».

Скачати бланки наказу № 193:

Скачати бланки наказу № 193 Скачати бланки наказу № 193

Первинні документи з обліку МШП:

  • МШ-1 Відомість на повернення (вилучення) постійного запасу інструментів (пристроїв)
  • МШ-2 Картка обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів
  • МШ-3 Замовлення на ремонт або заточування інструментів (пристроїв)
  • МШ-4 Акт на вибуття малоцінних та швидкозношуваних предметів
  • МШ-5 Акт на списання інструментів (пристроїв) та їх обмін на придатні
  • МШ-6 Особова картка обліку спецодягу, спецвзуття та запобіжних пристроїв
  • МШ-7 Відомість обліку видачі (повернення) спецодягу, спецвзуття та запобіжних пристроїв
  • МШ-8 Акт на списання малоцінних та швидкозношуваних предметів

► Порівняльний аналіз старих і нових форм первинних документів для ОЗ 



Підписка на статті

Підпишіться на розсилку, аби не пропустити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. Ми триматимемо вас в курсі всіх податкових подій!

Освітні заходи

Освітні заходи

Перевірте свої знання та здобудьте нові

Взяти участь

Інтернет-магазин

Інтернет-магазин

Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями щодо передплати і станьте нашим читачем просто зараз

Живе спілкування з редакцією
Демодоступ
Демодоступ
Демодоступ



© Головбух, 2017. Усі права захищено

Повне або часткове копіювання будь-яких матеріалів сайту, цитування, публікація їх анотованих оглядів допускаються лише з письмового дозволу редакції сайту

Тижневик «Головбух», свідоцтво про державну реєстрацію друкованого засобу масової інформації КВ № 11678-549 ПР від 30.08.2006

Журнал «Головбух: праця та зарплата», свідоцтво про державну реєстрацію друкованого засобу масової інформації КВ № 14961-3933 ПР від 05.03.2009


  • Ми в соцмережах
Коте теж здивований, але…


він знає, що зареєструється і скачає файли.
57 секунд на реєстрацію – і Ви теж зможете скачувати необхідні документи, форми, зразки тощо



У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
на реєстрацію знадобиться лише 57 секунд
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Зареєструймо наші взаємини!

І я спрощу Ваше життя:

  • допомагатиму розв'язувати робочі завдання
  • запрошуватиму на освітні заходи
  • сповіщатиму про новини

  • Щиро Ваш, портал «Головбух»

    У мене є пароль
    нагадати
    Пароль надіслано на пошту
    Ввести
    Я тут вперше
    на реєстрацію знадобиться лише 30 секунд
    Введіть ел. пошту або логін
    Неправильний логін або пароль
    Неправильний пароль
    Введіть пароль