Головбух

Первинні документи в бухгалтерському обліку

16 вересня 2019
54361
Середній бал: 5 із 5
Бухгалтер-експерт, кандидат економічних наук, м. Чернігів

У статті розглянемо особливості створення, прийняття і відображення у бухобліку, а також зберігання первинних документів, облікових регістрів та бухгалтерської звітності на підприємстві

Первинні документи (на бухгалтерському сленгу – “первинка”) — це документи, створені у письмовій або електронній формі, які містять відомості про господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення.

Господарські операції — це факти підприємницької та іншої діяльності, що впливають на стан майна, капіталу, зобов’язань і фінансових результатів.

Як нарахувати і сплатити ЄСВ БЕЗ ШТРАФІВ

Для контролю та впорядкування оброблення даних на підставі первинки можуть складатися зведені облікові документи, наприклад, регістри бухгалтерського обліку, до яких належать журнали-ордери, меморіальні ордери, накопичувальні відомості тощо (Закон “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” від 16.07.1999 р.  № 996; далі ― Закон № 996).

Типовими прикладами первинки є: накладні, податкові накладні, товаро-транспортні накладні, акти виконаних робіт, акти наданих послуг, авансові звіти, прибуткові і видаткові касові ордери тощо.

Первинні документи є основою для здійснення записів у бухгалтерському обліку (бухгалтерських проведень). Навіть якщо немає зовнішнього первинного документа, то складається внутрішній, який містить дану про господарську операцію. Прикладом такого документа є бухгалтерська довідка.

Які документи не первинними?

Якщо документ не містить інформації, яка достатньо інформації про операцію або взагалі не містить такої, то це не первинний документ. Прикладом може бути платіжне доручення – цей документ не містить інформацію про факт події, тобто господарської операції Платіжка могла бути подана до банку, але гроші не списані з рахунку з різних причин, наприклад їх недостатності або збою банківської системи. У даному випадку первинним документом є тільки банківська виписка, так як тільки вона містить інформацію про дійсний рух грошових коштів.

Увага: Платіжне доручення – не первинний документ. Рахунок-фактура (інвойс) – це первинний документ лише за певних умов (ЗЕД та оплата)!

Ще одним спірним до сих пір документом є рахунок-фактура. До внесення змін у визначення первинного документа в Законі № 996 у 2016 році, він в Україні не вважався первинним попри світову практику. Однак, насьогодні у зовнішньоекономічній діяльності вважається, що інвойсу та факту оплати по ньому достатньо для ідентифікації операції, тому у ситуації ЗЕД рахунок (інвойс) приймається як первинний документ. І тут зверніть увагу, що по рахунку-фактурі існують протилежні думки ДФС та Мінфіну:

  • рахунок – це первинний документ (лист Мінфіну від 22.08.2017 р. № 35210-07/23-3364/2658; лист Мінфіну від 16.02.2017 р. № 31-11410-06-5/4339.);
  • рахунок – це не первинний документ (лист ДФС від 14.11.2017 р. № 2608/В/99-99-13-01-02-14/ІПК);
  • рахунок (інвойс) – це первинний документ за умови його оплати (лист ДФС від 31.03.2017 № 6964/10/26-15-14-05-04-22). У такому разі податківці вказують на те, що не потрібен акт приймання-передачі.

Отже, рекомендуємо дотримуватися давньої практики і не визнавати рахунки первинними документами, особливо у внутрішньоукраїнських операціях.

Реквізити в первинних документах

Первинні та зведені облікові документи складаються в електронному або паперовому вигляді. Вони повинні містити наступні реквізити (ч. 2 ст. 9 Закону № 996):

  • назва документа (форми);
  • дата складання;
  • назва підприємства, від імені якого складено документ;
  • зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
  • посади осіб, відповідальних за здійснення операції і правильність її оформлення;
  • особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні операції.

Підприємство може самостійно розробляти у більшості випадків форми первинних документів за умов дотримання вищенаведених реквізитів з ч. 2 ст. 9 Закону № 996. Наприклад, не можна змінювати затверджені форми касових документів.

Залежно від характеру операції та технології обробки даних до первинних документів можуть бути включені додаткові реквізити:

  • ідентифікаційний код підприємства, установи з ЄДР,
  • номер документа,
  • підстава для здійснення операцій,
  • дані про документ, що засвідчує особу-одержувача тощо.

Вимоги до первинних документів

Первинні документи складаються на бланках типових і спеціалізованих форм, затверджених відповідним органом державної влади. Документування господарських операцій може здійснюватись із використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні містити обов’язкові реквізити чи реквізити типових або спеціалізованих форм.

Правила оформлення первинних документів можна знайти в п. 2.10 та 2.11 Положення про забезпечення записів у бухгалтерському обліку, наказ Мінфіну від 24.05.1995 р. № 88 (далі – Положення № 88), а саме:

  • записи у первинних документах, облікових регістрах повинні здійснюватися тільки у темному кольорі чорнилом, пастою кулькових ручок, за допомогою електронних засобів оброблення інформації та іншими засобами, які б забезпечили збереження цих записів протягом установленого строку зберігання документів та запобігли внесенню несанкціонованих і непомітних виправлень;
  • вільні рядки в первинних документах підлягають обов’язковому прокреслюванню.

У випадках, установлених законодавством, а також відповідними органами державної влади України, бланки первинних документів можуть бути віднесені до бланків суворої звітності. Бланки суворої звітності друкуються за зразками типових або спеціалізованих форм, затверджених відповідним органом державної влади за погодженням із центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної фінансової політики, із обов’язковим друкуванням на бланках квитанцій, білетів, талонів, абонементів тощо їх номінальної вартості. Всі бланки суворої звітності підлягають нумерації.

Наразі немає чіткої дати оформлення первинного документа. Вимогу щодо порядку складання первинних документів у момент здійснення господарської операції, а якщо це неможливо — безпосередньо після її закінчення, починаючи з 03.01.2017 вилучено із Закону № 996.

Проте господарські операції відображають у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені. Тож якщо первинний документ було отримано у наступному звітному періоді, то виникає помилка через невчасне відображення господарської операції, яку необхідно виправити. Наявність помилки підтверджує й п. 3.5 Положення № 88. Тобто перенесення інформації з первинних документів до облікових регістрів потрібно здійснювати в міру їх надходження до місця обробки (бухгалтерія, обчислювальна установка), але не пізніше терміну складання бухгалтерської і статистичної звітності, декларацій і розрахунків.

Право на ведення первинних документів

Керівник підприємства, установи забезпечує фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій, що були проведені, у первинних документах та виконання всіма підрозділами, службами і працівниками правомірних вимог головного бухгалтера або особи, на яку покладено ведення та організація бухгалтерського обліку на підприємстві, щодо порядку оформлення та подання для обліку відомостей і документів.

Керівником затверджується перелік осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення господарської операції, пов’язаної з відпуском (витрачанням) грошових коштів і документів, товарно-матеріальних цінностей, нематеріальних активів та іншого майна. Кількість осіб, які мають право підписувати документи на здійснення операцій з видачею особливо дефіцитних товарів і цінностей, бланків суворої звітності, повинно бути обмежено.

Регістри бухгалтерського обліку

Інформація, що міститься в первинці, систематизується на рахунках бухобліку в регістрах синтетичного та аналітичного обліку (подвійний запис на взаємопов’язаних рахунках бухобліку). Операції в іноземній валюті відображаються також у валюті розрахунків та платежів по кожній іноземній валюті окремо.

Зверніть увагу! Дані аналітичних рахунків повинні бути тотожні відповідним рахункам синтетичного обліку на кінець останнього дня кожного місяця.

Регістри бухгалтерського обліку повинні мати:

  • назву (наприклад, “Журнал-ордер № 1 та відомості по рахункам 301, 311”, “Відомість нарахування амортизації основних засобів” тощо;
  • період реєстрації господарських операцій (наприклад, “за вересень 2019 року”);
  • прізвища і підписи або інші дані, що дають змогу ідентифікувати осіб, які брали участь у їх складанні.

Господарські операції повинні бути відображені в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені.

Виправлення помилок у первинних документах

Заборонено! У тексті та цифрових даних первинних документів, облікових регістрів і звітності робити підчистки і вносити необумовлені виправлення.

Помилки в первинних документах, облікових регістрах і звітності, що створені вручну, виправляються методом:

  • «червоного сторно»;
  • додаткових бухгалтерських проведень;
  • коректурним способом, відповідно до якого неправильний текст або цифри закреслюються і над закресленим надписується правильний текст або цифри.

Зверніть увагу! Закреслення потрібно робити однією рискою так, щоб можна було прочитати виправлене.

Помилки в облікових регістрах за минулий звітний період виправляються способом сторно. Цей спосіб передбачає складання бухгалтерської довідки, в яку помилка (сума, кореспонденція рахунків) заноситься червоним чорнилом, пастою кулькових ручок тощо або із знаком «мінус», а правильний запис (сума, кореспонденція рахунків) заноситься чорнилом, пастою кулькових ручок тощо темного кольору. Довідка має наводити причину помилки, посилання на документи та облікові регістри, в яких допущено помилку, і підписується працівником, який склав довідку, та після її перевірки — головбухом.

Виправлення помилки повинно бути із надписом «виправлено» та завізовано підписами осіб, що підписали цей документ, із зазначенням дати виправлення.

Заборонено! Робити виправлення у документах, якими оформлені касові і банківські операції та операції з цінними паперами.

Зберігання первинних документів

У разі складання та зберігання первинки і регістрів бухобліку з в електронному форматі підприємство зобов’язане за свій рахунок виготовити їх паперові копії на вимогу:

  • інших учасників господарських операцій;
  • правоохоронних органів та відповідних органів у межах їх повноважень, передбачених законами.

Підприємство має забезпечити належне зберігання первинки протягом встановленого строку. Строк зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської та іншої звітності в архіві підприємства, установи визначається наказом Мін’юсту від 14.03.2013 р. № 430/5.

Враховуючи також норми ст. 39 ПКУ, можна назвати такі строки:

  • 3 роки (1095 днів) – для більшості первинних документів, за умови що податківці завершили перевіряти період, якого вони стосуються;
  • 5 років – документи, які містять інформацію про фінансові операції;
  • 7 років (2555 днів) – документи, які стосуються контрольованих операцій і трансфертного ціноутворення;
  • 75 років – кадрові документи (накази на оплату відпусток, особові справи, договори цивільно-правового характеру з фізособами і т.д.);
  • постійно – фінансова звітність.

У випадку пропажі або знищення первинних документів, облікових регістрів і звітності керівник письмово повідомляє про це правоохоронні органи та наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх пропажі або знищення.

Відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів

Відповідальність за несвоєчасне складання первинки і регістрів бухобліку та недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці документи.

Однією із санкцій для посадових осіб є штраф за порушення порядку ведення податкового обліку. Розмір такого штрафу становить 85-170 грн. При повторному аналогічному порушенні протягом року величина штрафу коливатиметься у діапазоні 170-255 грн (ст. 163-1 Кодексу України про адміністративні правопорушення).

Копії первинних документів та регістрів бухобліку вилучаються у підприємства виключно за рішенням відповідних органів в визначеному законодавством порядку. Обов’язково складається реєстр документів, що вилучаються.

Заборонено! Вилучення оригіналів таких документів та регістрів, крім випадків, передбачених кримінальним процесуальним законодавством.

Види первинних документів

Типові форми первинки затверджуються галузевими нормативними документами відповідно до напрямку та сфери діяльності.

Наприклад, типові форми первинного обліку об’єктів права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів, затверджені наказ Мінфіну від 22.11.2004 № 732. До них належать:

  • форма № НА-1 (Акт введення в господарський оборот об’єкта права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів);

  • форма № НА-2 (Інвентарна картка обліку об’єкта права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів);

  • форма № НА-3 (Акт вибуття (ліквідації) об’єкта права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів);

  • форма № НА-4 (Інвентаризаційний опис об’єктів права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів).

Типові форми з обліку та списання основних засобів суб’єктами державного сектору, затверджені наказом Мінфіну від 13.09.2016 № 818:

Вищенаведені форми первинних документів для обліку основних засобів можуть використовувати і звичайні підприємства, а не тільки державного сектору. Вони для них є альтернативою до документів з  наказу Мінстату № 352 від 29.12.95 р., зокрема:

  • Акт приймання-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів (ф. № ОЗ-1);
  • Акт приймання-здачі відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об’єктів (ф. № ОЗ-2);
  • Акт списання основних засобів (ф. ОЗ-3);
  • Акт списання автотранспортних засобів (ф. ОЗ-4);
  • Інвентарна картка обліку основних засобів (ф. ОЗ-6).

Типові форми первинних облікових документів з обліку сировини та матеріалів, затверджені наказом Держстату від 21.06.1996 № 193:

  • М-1 «Журнал обліку вантажів, що надійшли»;
  • М-2а «Акт списання бланків довіреностей»;
  • М-3 «Журнал реєстрації довіреностей»;
  • М-4 «Прибутковий ордер»;
  • М-7 «Акт про приймання матеріалів»;
  • М-8 «Лімітно-забірна картка»;
  • М-9 «Лімітно-забірна картка»;
  • М-10 «Акт-вимога на заміну (додатковий відпуск) матеріалів»;
  • М-11 «Накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів»;
  • М-12 «Картка № складського обліку матеріалів»;
  • М-13 «Реєстр № приймання-здачі документів»;
  • М-14 «Відомість обліку залишків матеріалів на складі»;
  • М-15 «Акт про приймання устаткування»;
  • М-15а «Акт приймання-передачі устаткування до монтажу»;
  • М-16 «Матеріальний ярлик»;
  • М-17 «Акт № про виявлені дефекти устаткування»;
  • М-18 «Сигнальна довідка про відхилення фактичного залишку матеріалів від установлених норм запасу»;
  • М-19 «Матеріальний звіт»;
  • М-21 «Інвентаризаційний опис №»;
  • М-23 «Акт № про витрату давальницьких матеріалів»;
  • М-26 «Картка обліку устаткування для установлення»;
  • М-28 «Лімітно-забірна картка №»;
  • М-28а «Лімітно-забірна картка №».

Це далеко не вичерпний перелік первинки. Ще є касові документи (постанова НБУ від 29.12.2017 р. № 148 ), товаро-транспортна накладна (наказ Мінтрансу  від 14.10.1997 № 363), авансовий звіт (наказ Мінфіну від 28.09.2015 р. № 841) та багато інших.

logo
Потрібен цей файл?

 Зареєєструйтеся та скачуйте будь-які файли на порталі:

 ✔ бланки документів

 ✔ зразки заповнення бухгалтерських форм

 ✔ приклади наказів, положень, інструкцій, довідок

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
або зайти через соцмережі
Зареєструватися і скачати файл
Потрібен цей файл?

 Зареєєструйтеся та скачуйте будь-які файли на порталі:

 ✔ бланки документів

 ✔ зразки заповнення бухгалтерських форм

 ✔ приклади наказів, положень, інструкцій, довідок

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
або зайти через соцмережі
Зареєструватися і скачати файл
Найцікавіше — далі!

Дочитайте до кінця, щоб не випустити нюансів, які важливі саме для Вас

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
Реєстрація за хвилину!
Зареєструватися і дочитати
×

Отримуйте найсвіжіші новини бухгалтерії у Messenger

 

Ми готуємо для вас найсвіжіші новини бухгалтерії. Отримуйте їх першими!

Підписатися на новини