Відновлення первинних документів в обліку

154
Наріжним каменем бухгалтерського обліку, безперечно, є первинні документи. Тож коли їх втрачено, слід обов'язково подбати про відновлення первинних документів. Про те, як відновити загублені первинні документи і як вплине така втрата на бухгалтерський облік, — тут і зараз.

Якщо ті чи ті документи на підприємстві втрачено, бухгалтер має якнайшвидше потурбуватися про відновлення первинних документів. Адже законодавство встановлює суворі вимоги до їх зберігання.

Зберігання первинних документів

Необхідність зберігання документів передбачена пунктом 6.2 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 № 88 (далі — Положення № 88). Так, оброблені первинні документи й облікові регістри, бухгалтерські звіти і баланси до їх передачі до архіву підприємства потрібно зберігати в бухгалтерії у спеціальних приміщеннях або зачинених шафах.

Існують мінімальні строки зберігання первинних документівПерелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5. У ньому встановлено, що, наприклад, розрахунково-платіжні відомості зберігають не менше ніж 75 років, а первинні документи, які фіксують факт виконання господарських операцій і були підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку та податкових документах, — не менше ніж три роки.

Трирічний строк зберігання первинних документів, пов’язаних із визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, встановлює і пункт 44.3 Податкового кодексу України (ПК).

Тож більшість документів потрібно зберігати щонайменше три роки. Та що робити, коли такі документи втрачено?

З чого почати відновлення первинних документів

У разі втрати первинних документів, облікових регістрів чи бухгалтерських звітів керівник підприємства має письмово повідомити про це правоохоронні органи (п. 6.10 Положення № 88). Форму такого повідомлення не затверджено, тому керівник його складає у довільній формі.

Крім того, призначають комісію для встановлення переліку відсутніх документів.

завантажити декларацію з рентної плати Завантажити приклад оформлення наказу про призначення комісії для встановлення переліку відсутніх документів

Комісія розслідує також причини втрати або знищення документів. Для участі в роботі комісії запрошують представників слідчих органів, охорони і державного пожежного нагляду.

Результати проведеної роботи комісія узагальнює в акті про знищені та відсутні документи, що його затверджує керівник підприємства. Копію акта потрібно надіслати до контролюючого органу у 10-денний строк.

завантажити декларацію з рентної плати Завантажити приклад оформлення акта про знищені та відсутні документи

Порядок дій у разі втрати документів передбачено також і нормами ПК. Так, відповідно до пункту 44.5 ПК у разі втрати, пошкодження або дострокового знищення документів платник податків зобов’язаний у 5-денний строк від дня такої події письмово повідомити контролюючий орган за місцем обліку. Форму повідомлення не затверджено, тому його можна скласти у довільній формі. У ньому зазначають дату виявлення зникнення або псування документів, перелік документів, а також можливу причину їх зникнення чи зіпсуття. Якщо сталася крадіжка, до такого повідомлення можна додати довідку з органів МВС.

Для відновлення втрачених документів підприємство має 90 календарних днів від дня, що настає за днем надходження повідомлення до контролюючого органу.

Заходи з відновлення первинних документів

Після встановлення факту втрати чи знищення документів підприємство має вжити заходів для їх відновлення. Наприклад, по деякі документи, як-от накладні, рахунки, договори та інші документи щодо придбання та продажу товарів, можна звернутися до контрагентів із проханням надати копії таких документів. Не завадить провести й звірку взаєморозрахунків із тими контрагентами, документи про співпрацю з якими знищено чи втрачено.

Якщо втрачено банківські документи, можна звернутися до установи банку й отримати виписку про рух коштів на банківських рахунках підприємства. У такій виписці будуть зазначені сплачені й отримані суми коштів, а також найменування контрагентів.

Частину втрачених документів можна відновити самотужки на підставі регістрів бухгалтерського обліку. Наприклад, за допомогою касової книги та журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових документів можна відновити інформацію про касові операції на підприємстві. Проте, відновивши касові документи, будьте готові до суперечок із податківцями, адже вони наполягають, що відновлювати прибуткові касові ордери в разі їх втрати не можна (див. ЗІР, категорія 109.15). Свою позицію податківці обгрунтовують тим, що норми Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 15.12.2004 № 637 (далі — Положення № 637), не передбачають дій щодо відновлення втрачених прибуткових касових ордерів.

На нашу думку, така позиція податківців доволі суперечлива. Адже Положення № 637 так само не містить і заборони відновлювати втрачені касові документи.

Визначаємо дату оприбуткування товарів Читайте докладно у продовженні статті про:

          Обліковоподаткові наслідки відсутності документів:

  • бухгалтерський облік

  • податок на прибуток
  • ПДВ

    Відповідальність посадових осіб



Підписка на статті

Підпишіться на розсилку, аби не пропустити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. Ми триматимемо вас в курсі всіх податкових подій!

Освітні заходи

Освітні заходи

Перевірте свої знання та здобудьте нові

Взяти участь

Інтернет-магазин

Інтернет-магазин

Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями щодо передплати і станьте нашим читачем просто зараз

Живе спілкування з редакцією



© Головбух, 2017. Усі права захищено

Повне або часткове копіювання будь-яких матеріалів сайту, цитування, публікація їх анотованих оглядів допускаються лише з письмового дозволу редакції сайту

Тижневик «Головбух», свідоцтво про державну реєстрацію друкованого засобу масової інформації КВ № 11678-549 ПР від 30.08.2006

Журнал «Головбух: праця та зарплата», свідоцтво про державну реєстрацію друкованого засобу масової інформації КВ № 14961-3933 ПР від 05.03.2009


  • Ми в соцмережах
Коте теж здивований, але…


він знає, що зареєструється і скачає файли.
57 секунд на реєстрацію – і Ви теж зможете скачувати необхідні документи, форми, зразки тощо



У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
на реєстрацію знадобиться лише 57 секунд
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Oops!.. Але публікацію можуть бачити лише зареєстровані користувачі



Приділіть лише 30 секунд реєстрації – і читатимете статті, актуальні запитання та відповіді на них


У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
на реєстрацію знадобиться лише 30 секунд
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль