text
Головбух

Як організувати документообіг із контрагентами

  • 4 вересня 2017
  • 493

Одне з головних завдань бухгалтерії — підтвердити кожну операцію відповідними первинними документами. Але що робити, коли первинні документи надходять на підприємство із запізненням? Порадимо, як організувати документообіг із контрагентами.

Аби організувати документообіг із контрагентами, чітко дотримайте пропонованих правил.

По-перше, головбух разом із керівником підприємства має вирішити, хто отримуватиме первинку від контрагентів. Тобто які відділи (підрозділи) і які працівники особисто відповідатимуть за таку співпрацю. Зафіксуйте чіткий розподіл функцій у положеннях про відділи (підрозділи) та у посадових інструкціях працівників.

По-друге, контрагентів варто розподілити на постачальників (продавців) та замовників (покупців), а також на дві групи — значущі і не дуже. Головним критерієм для такого розподілу оберіть загальну суму договорів купівлі-продажу, що укладали з контрагентами за певний період. Скажімо, за рік. Вирішіть, яка сума контракту для підприємства є суттєвою.

Є ще один варіант розподілу контрагентів на групи. До групи значущих можна включити тих, виконання договорів із якими гарантовано приносить мінімум прибутку. Розмір базового прибутку визначте разом із керівником підприємства, проаналізувавши фінзвітність, калькуляції собівартості тощо.

Решта контрагентів потрапить до групи менш значущих. Якщо підприємство зацікавлене у співпраці з ними попри недостатню її ефективність, встановіть для них певні вимоги щодо оформлення і строків надання первинних документів. Тоді в разі порушення якимось із цих контрагентів встановленого порядку ви легко й на законних підставах розірвете з ними господарські відносини.

Як отримати документи від не значущих контрагентів

Заздалегідь домовтеся про порядок обміну первинними документами. Найкраще прописати просто у договорах строки обміну первинкою і санкції за їх порушення, порядок оплати пересилання документів тощо. Можна скласти додаткову угоду до договору купівлі-продажу, що вже існує. Визначте у ній порядок обміну первинними документами й усунення розбіжностей під час їх оформлення (Додаток 1).

Шукайте приклади оформлення додаткових угод у системі Expertus: Головбух

Увага: якщо контрагент знаходиться в іншому місті, пропишіть, що сторони обмінюватимуться документами експрес-поштою або іншими засобами зв’язку

Радимо закріпити у договорі умову, що за підсумками місяця сторони надсилатимуть одна одній список отриманих і відправлених паперів. Так ви зможете перевірити, які документи загубилися і не дійшли до одержувача. Сформувати список допоможуть супровідні листи, у яких слід зазначати назви і кількість надісланих документів.

Шукайте приклади оформлення супровідного листа у системі Expertus: Головбух

Супровідні листи ща підписом керівника підприємства надсилайте на фірмовому бланку, зазначайте відповідальну особу, додавайте до листів документи, які потрібно підписати.

Підписка на статті

Підпишіться на розсилку, аби не пропустити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. Ми триматимемо вас в курсі всіх податкових подій!

Освітні заходи
Перевірте свої знання та здобудьте нові
Взяти участь
Інтернет-магазин
Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями щодо передплатиі станьте нашим читачем просто зараз
Ми в соцмережах
Потрібен цей файл?

 зареєєструйтеся та скачуйте будь-які файли на порталі:

 ✔ бланки документів

 ✔ зразки заповнення бухгалтерських форм

 ✔ приклади наказів, положень, інструкцій, довідок

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
І отримати доступ на сайт Знадобиться лише хвилина!
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Приєднуйтесь до команди професійних бухгалтерів

заповніть форму та отримайте розширений доступ до:

змін в законодавстві

методів розв'язання складних робочих ситуацій

калькуляторів, сервісів пошуку УКТ ЗЕД та ДКПП, перевірки контрагентів

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
І отримати доступ на сайт Знадобиться лише хвилина!
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль