Головбух

Каса на підприємстві 2019

  • 12 червня 2019
  • 21540
Бухгалтер-експерт, кандидат економічних наук, м. Чернігів

Використання готівкових коштів на підприємстві пов’язане з багатьма штрафонебезпечними ситуаціями, тож пропонуємо дізнатися, як впровадити на підприємстві касову дисципліну і що воно таке взагалі?

Незважаючи на розвиток технологій та безготівкових розрахунків, готівка продовжує залишатися у нашому житті й “живі” гроші викликають більший інтерес та клопіт, ніж віртуальний рахунок. Проте їх використання на підприємстві пов’язано з безліччю штрафонебезпечних нюансів: оформлення касових операцій, ліміт, обмеження в розрахунках. Сподіваємось, дана публікація допоможе розставити все “по поличках”.

Касир на підприємстві 2019

Основним нормативним документом, на який слід спиратися при обліку касових операцій є Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ 29.12.2017 р.  № 148 (далі – Положення № 148). Цей документ визначає касу як окреме місце або приміщення для здійснення готівкових розрахунків, а також приймання, видачі, зберігання готівкових коштів, інших цінностей, касових документів. Таким чином, касою можуть вважатися:

  • окрема обладнана кімната (приміщення);
  • виділений у бухгалтерії чи іншому приміщенні робочий стіл та шафа (сейф тощо) з використанням яких здійснюються готівкові розрахунки (зберігаються готівка та грошові документи);
  • місце проведення готівкових розрахунків у торговельній точці (точці надання послуг, виконання робіт) з використанням РРО чи розрахункових квитанцій (РК).

За облаштування каси за забезпечення схоронності коштів під час транспортування відповідає керівництво. Чинне законодавство уже давно не містить певних вимог для підприємств. Однак, здоровий глузд підказує, що у касира повинна бути, як мінімум, металева шафа (як варіант, сейф, обладнаний скринькою касовий апарат) з ключами, які знаходяться тільки в нього. Дублікати ключів рекомендується всі зберігати в опломбованих касиром пакетах (скриньках) тощо у керівництва (або охорони, в залежності від розпорядку підприємства) також у належно захищених місцях. Використання сигналізації, забезпечення охороною та транспортом касира при перевезенні значних сум тощо – все це на розсуд і під відповідальність керівництва.

Касир відповідає за приймання, видачі готівки, її збереження та ведення касової книги. Для того, щоб прийняти (призначити) його на роботу необхідно:

  • видати відповідний наказ про взяття на роботу (або про доручення виконання обов’язків іншій посадовій особі);
  • укласти договір про повну матеріальну відповідальність у 2-х примірниках, один з них залишається у касира, інший – у керівництва підприємства;
  • під підпис ознайомити касира з вимогами Положення № 148.

Укладення договору про повну матеріальну відповідальність обов’язкове також і коли касира тимчасово замінює інший працівник, і коли посада касира відсутня взагалі й його роботу виконує бухгалтер чи інший співробітник. Все це є елементами касової дисципліни, яку розглянем детальніше.

Каса підприємства 2019

Касова дисципліна на підприємстві 2019 – це загальна сукупність правил приймання, зберігання та видачі готівки, визначених внутрішніми документами підприємства, Положенням № 148 та іншими розпорядчими актами НБУ. Насьогодні обов’язково має бути внутрішній документ, який стосується касової дисципліни, порядку оприбуткування готівки в касі підприємства та його обов’язкових підрозділів, який визначає організаційні моменти (п. 12 Положення № 148).  Окрім внутрішнього трудового розпорядку, режиму роботи та графіку змінності Положенням № 148 вимагається навести порядок та особливості здавання готівкової виручки (готівки) до банку. Рекомендуємо розширено описати дані напрями. Як буде називатися даний документ на підприємстві значення не має. Як варіант, можна використати такі назви:

  • наказ про касову дисципліну;
  • положення про касову дисципліну (різниця від наказу в тому, що положення – це документ, що затверджується окремим наказом, тобто положення – це як додаток до наказу);
  • порядок оприбуткування готівки в касі (таке формулювання міститься в Положенні № 148);
  • наказ про організацію роботи каси підприємства тощо.

Можливе також створення положень про касову дисципліну по окремим підрозділам підприємства, якщо вони дуже специфічні.

Також елементом касової дисципліни є й посадові інструкції касирів. У цей же документ рекомендуємо включити й порядок розрахунку ліміти каси, який вимагає п. 50 Положення № 148, адже ніякої вимоги щодо затвердження його окремим документом немає.

Що саме треба визначити, як і де наведено в таблиці нижче.

Елемент касової дисципліни

Що треба зробити

Документ

Каса та її місце знаходження

Вказати, де саме знаходиться каса підприємства. Усі готівкові розрахунки відбуваються тільки тут.

Наказ (положення) про касову дисципліну

Особа, яка здійснює касові операції та особи які її заміняють

Вказати,  хто відповідальний за здійснення приймання, видачі, зберігання готівки, отримання її в банку (касир чи інша посадова особа). Вказати посади осіб, які заміняють таку особу за її тимчасової відсутності (наприклад, головний бухгалтер, керівник).

Наказ (положення) про касову дисципліну

Внутрішній трудовий розпорядок, режим роботи та графік змінності

Графік роботи касира (по яким дням, з якої до якої години), якщо касирів декілька, то черговість

Наказ (положення) про касову дисципліну

Обов’язки касира чи посадової особи, на яку покладено його функції, їх матеріальна відповідальність

Перерахувати обов’язки керуючись типовими посадовими інструкціями та Положенням № 148. Визначити детально обов’язки цих осіб та необхідність укладення договору повної матеріальної відповідальності.

Посадова інструкція

Графік проведення інвентаризацій каси та склад комісії

Вказати тип та періодичність інвентаризацій. Наприклад, так:

  • періодичні планові – не пізніше 5 робочого дня кожного кварталу;
  • раптові – один раз на 2 місяці;
  • перед складанням річної фінансової звітності – станом на 31 грудня звітного року (або в інший термін за 2 місяці до кінця року);
  • при зміні матеріально-відповідальної особи – на день приймання-передавання справ.

Періодичні та раптові визначаються на розсуд керівництва. Останні дві є обов’язкові.

Наказ (положення) про касову дисципліну

Особа, що здійснює контроль за веденням касових операцій

Вказати особу, на яку покладено такий контроль – головного бухгалтера чи іншого працівника (вимога п. 42 Положення № 148 ). Така особа зокрема контролює правильність ведення касової книги.

Наказ (положення) про касову дисципліну

Ліміт каси та строки здавання готівкової виручки

Розрахувати, обрати та затвердити граничну межу готівки в касі відповідно до розділу V Положення № 148. Порядку розрахунку нинішнє Положення № 148 не містить, тому тут є певна свобода дій, але розрахунок ліміту має бути обов’язково. Загальні підходи описані в п. 50 Положення № 148. Необхідність дотримання ліміту можна вказати також у наказі про касову дисципліну.

Наказ (положення) про касову дисципліну або окремий Розрахунок (наказ) встановлення ліміту залишку готівки в касі, також договір з банком

Правила оформлення приймання та видачі готівки, ведення касової книги

Ознайомити під підпис касира з Положенням № 148. Якщо касова книга ведеться в електронному вигляді – вказати частоту роздрукування аркушів (необхідно мінімум раз на місяць для звіту касира).

Розділи 2, 3, 4, 5 Положення № 148 

Обмеження готівкових розрахунків

Логічніше за все покласти контроль за дотриманням даних обмежень на згадану вище особу, що здійснює контроль за веденням касових операцій.

п. 6 Положення № 148

Зразок Наказу про касову дисципліну

Скачати зразок Наказу про касову дисципліну

Особливий наголос варто зробити на наступних загальних правилах:

  • зберігати в касі готівку та інші цінності, що не належать підприємству (у т.ч. особисті кошти касира), суворо заборонено (ч. 2 п. 38 Положення № 148);
  • виносити касові документи з приміщення підприємства дозволяється тільки з за наявності письмового дозволу керівника або головного бухгалтера. Такі документи повинні бути повернуті до каси до кінця робочого дня (ч. 2 п. 35 Положення № 148);
  • касиру заборонено самостійно передоручати виконання своїх обов’язків іншим особам.

При розробці наказу (положення) про касову дисципліну не рекомендуємо переписувати вимоги Положення № 148. Достатньо просто послатися на цей документ, так як переписування може спричинити певні викривлення. Касир і так має бути обов’язково ознайомлений з Положенням № 148, тому дублювання інформації є зайвим.

Ліміт залишку готівки в касі 2019

Ліміт залишку готівки в касі – це граничний розмір суми готівки, що може залишатися в касі у позаробочий час (п. 3 Положення № 148).

На підприємстві повинні бути оформлені наступні документи:

  • Розрахунок встановлення ліміту залишку готівки в касі. Це не обов’язково має бути окремий документ, можна все зробити в положенні про касову дисципліну. Форми такого розрахунку Положення № 148 не містить, тому вона може бути довільна. Однак, можна скористатися колишньою –  з додатку 8  до уже недіючого Положення № 637 (постанова Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637). Розрахунок підписують керівник підприємства та головний бухгалтер. Якщо підприємство має відокремлені підрозділи, по кожному з них має бути окремий розрахунок;
  • наказ (розпорядження) про встановлення ліміту каси. Якщо є відокремлені підрозділи, по кожному з них має бути окремий наказ;
  • договір з банком, у якому відкритий рахунок підприємства, на який зараховуються кошти. Тут має бути вказаний строк здавання виручки (п. 50 Положення № 148).

Зразок Наказу про встановлення ліміту каси

Скачати зразок Наказу про встановлення ліміту каси

Не треба встановлювати ліміт каси 2019 тільки для трьох категорій: банків, підприємців, релігійних організацій (релігійні громади, центри, монастирі, релігійні братства, місіонерські товариств (місії), духовні навчальні заклади), які не здійснюють підприємницької діяльності (п. 51 Положення № 148).

Однак, за 8 не встановити ліміт готівки в касі може будь-яке підприємство, просто в такій ситуації він буде вважатися нульовим (п. 53 Положення № 148). Ніщо не забороняє прописати нульовий ліміт в наказі про касову дисципліну. У цьому немає порушення. Уся готівка в касі буде вважатися понадлімітною, тобто всю готівку “під нуль” треба здавати до банку у визначені касовою дисципліною строки. У такому разі розрахунок оформляти не потрібно. Такий варіант цілком підходить до тих підприємств, які дуже рідко проводять чи взагалі не здійснюють касові операції. Якщо підприємство не має  роздрібної торгівлі та не знаходиться у віддаленому населеному пункті без розвиненої банківської системи, то в сучасних реаліях без каси цілком можна обійтися.


Ліміт каси цілком може бути нульовим чи взагалі не встановленим (він теж тоді вважається нульовим)


Ліміт може бути обраний на основі будь-якого з двох методів (див. таблицю). Якщо підприємство через будь-яку причину не встановило ліміт каси, то його вважають рівним нулю. Тоді вся готівка, яка знаходиться в касі на кінець робочого дня, вважається понадлімітною.

Методи розрахунку граничної суми ліміту каси:

на підставі розрахунку середньоденного надходження готівки до каси

на підставі розрахунку середньоденної видачі готівки з каси

Суму готівкової виручки за будь-які 3 місяці підряд з останніх 12, що передують установленню ліміту треба розділити на кількість робочих днів підприємства за ці 3 місяці.

Суму виплаченої готівки за будь-які 3 місяці підряд з останніх 12, що передують установленню ліміту треба розділити на кількість робочих днів підприємства за ці 3 місяці.

Не включаються: суми надходжень з банку.

Не включаються: виплати пов’язані з оплатою праці, пенсій, стипендій, дивіденди.

Включається: кошти отримані від реалізації продукції, товарів, робіт, послуг; позареалізаційні надходження.

Включаються: виплати на різні потреби, видані на відрядження або під звіт для придбання будь-якого майна чи оплати робіт, послуг, внески на поточний рахунок банку, видача у якості позики, витрачені на інші потреби (категорія 109.16 ЗІР).

Новостворені підприємства, які тільки розпочинають касові операції, повинні встановлювати ліміт каси на перші 3 місяці на основі прогнозу. Але потім після закінчення цих 3-х місяців у 2-тижневий строк необхідно встановити новий ліміт – уже на основі результатів діяльності за ці 3 місяці за вищеописаними методами.


Понадлімітну виручку необхідно здавати в банк не пізніше наступного робочого дня підприємства або видати кошти під звіт 2019 на господарські потреби.


Не вважаються понадлімітними коштами:

  • гроші у день їхнього надходження, якщо їх здали до банку не пізніше наступного робочого дня банку або видали під звіт на господарські потреби;
  • кошти, які надійшли у святкові та вихідні дні, за умови, що їх здали до банку наступного робочого дня або видали під звіт на господарські потреби;
  • впродовж 3-х робочих днів кошти, що належать до фонду оплати праці (сюди не входять аліменти та виплати по тимчасовій непрацездатності, лист НБУ від 11.04.2006 р. № 11-113/1277-3888), пенсій, стипендій, дивідендів (доходу).

Здавання готівкової виручки 2019

Крім ліміту підприємство зазначає у Розрахунку (п. 50 Положення № 148) строки здавання виручки підприємства, що залежать від місця його розташування.

Тип підприємства

Строк здавання виручки  (п. 48 Положення № 148)

Підприємства, розташовані в населених пунктах, де є банки

Щодня (у день надходження готівки до кас).

Підприємства, у яких час закінчення робочого дня (зміни) відповідно до  внутрішнього трудового розпорядку не дає змоги забезпечити здавання готівки у день її надходження

Наступного дня за днем надходження готівкової виручки до каси.

Підприємства розташовані в населених пунктах, де немає банків

Не рідше, ніж один раз на 5 робочих днів. При цьому понадлімітну готівку все одно треба здавати не пізніше наступного робочого дня.

Якщо підприємство не має перевищення ліміту каси, то готівку в банк можна не здавати.

Касова книга 2019

Касова книга (форма КО-4) містить суми залишку, приймання та видачі готівки по касі за один день. 

Обмеження готівкових розрахунків 2019

Відповідно до п. 6 Положення № 148 встановлено нижченаведені обмеження.

Обмеження

Гранична сума

1

Підприємств (підприємців) між собою впродовж одного дня для будь-яких розрахунків

10 000 грн

2

Фізичних осіб із підприємством (підприємцем) протягом одного дня для будь-яких розрахунків

50 000 грн

3

Фізосіб між собою за договорами купівлі-продажу, що підлягають нотаріальному посвідченню

50 000 грн

Дані обмеження діють в обох напрямках: і для того, хто платить, і для того, хто отримує (у разі порушення штраф діє на обидві сторони). Платежі понад установлені граничні суми потрібно проводити в безготівковій формі (з поточного на поточний рахунок) або вносити кошти через касу банку для подальшого їх перерахування на поточні рахунки отримувачів.

Слід зазначити, що кількість підприємств (підприємців), і фізичних осіб, з якими здійснюються готівкові розрахунки впродовж дня, не обмежується. Це значить, що розраховуватися готівкою протягом дня можна з будь-якою кількістю контрагентів, але необхідно, щоб денна сума таких готівкових розрахунків з кожним з них не перевищувала обмеження.

Також відповідно до п. 8 Положення № 148 обмеження не поширюється на:

  • розрахунки підприємств (підприємців) із бюджетами та державними цільовими фондами;
  • добровільні пожертвування на благодійну допомогу;
  • використання коштів, виданих на відрядження, тобто підзвітних сум;
  • виплати пов’язані з оплатою праці.

Таким чином, у будь-якій сумі можна знімати кошти з власного рахунку в банку, видавати готівку фізичній особі на відрядження (добові, вартість проживання, проїзду), на господарські потреби. В останньому випадку слід стежити, щоб розрахунок підзвітної особи з іншим контрагентом не виходив за межі 10 тис. грн за день. Ліміт також поширюється на внески готівкою до статутного капіталу, оплату комунальних платежів, дивідендів, матеріальної допомоги, відшкодування завданих матеріальних збитків у готівковій формі.  

В усіх інших випадках треба бути уважним, щоб не вийти в розрахунках за обмеження.

Відповідальність за порушення касової дисципліни 2019

Штрафи за порушення касової дисципліни 2019 чималі та бувають адміністративні (згідно КпАП) та фінансові. Останні визначені Указом ПУ “Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки” від 12 червня 1995 р. № 436  (далі – Указ № 436). Розглянемо основні з них.

Вид порушення

Штрафна санкція

1

Перевищення встановлених лімітів залишку готівки в касах.

двократний розмір суми виявленої понадлімітної готівки за кожний день

(ст. 1 Указу № 436)

2

Неоприбуткування (неповне та/або несвоєчасне) оприбуткування у касах готівки.

п'ятикратний розмір неоприбуткованої суми

(ст. 1 Указу № 436)

3

Витрачання готівки з виручки від реалізації та інших касових надходжень (крім коштів, отриманих із кас установ банків) на виплати, що пов'язані з оплатою праці (за винятком екстрених (невідкладних) обставин), за наявності податкової заборгованості.

розмір здійснених виплат

(ст. 1 Указу № 436)

4

Перевищення встановлених строків використання виданої під звіт готівки. Видача готівкових коштів під звіт без повного звітування щодо раніше виданих коштів.

25 % виданих під звіт сум

(ст. 1 Указу № 436)

Адміністративна відповідальність

1

Відсутність бухгалтерського обліку або ведення його з порушенням установленого порядку (сюди належать і касові операції, зокрема й відповідальність керівника за обладнання каси та забезпечення схоронності коштів при їх транспортуванні).

від 136 грн до 255 грн – вперше;

від 170 грн до 340 грн – повторно протягом року  (ст. 1642 КпАП).

2

Несвоєчасне або неякісне проведення інвентаризацій грошових коштів.

від 136 грн до 255 грн – вперше;

від 170 грн до 340 грн – повторно протягом року  (ст. 1642 КпАП).

3

Здавання виручки торговельними підприємствами всіх форм власності, що здійснюють реалізацію товарів за готівку, з порушенням термінів, установлених правилами розрахунків і ведення касових операцій.

від 289 грн до 1796 грн. на осіб, відповідальних за здавання виторгу – вперше;

від 731 грн до 2975 грн на осіб, відповідальних за здавання виторгу – повторно протягом року (ст. 1644 КпАП).

4

За перевищення граничних сум готівкових розрахунків.

від 1700 до 3400 грн – за перше порушення;

від 8500 грн до 17000 грн з повторне порушення протягом року (ст. 16315 КпАП).

У разі використання РРО передбачені також окремі штрафи згідно ст. 17 Закону “Про застосування реєстраторів… від 06.07.1995 р. № 265.

Читайте гарячу публікацію
EXPERTUS: ГОЛОВБУХ

✍ Річний Звіт з ЄСВ: як підприємцю заповнити без помилок

logo
Потрібен цей файл?

 Зареєєструйтеся та скачуйте будь-які файли на порталі:

 ✔ бланки документів

 ✔ зразки заповнення бухгалтерських форм

 ✔ приклади наказів, положень, інструкцій, довідок

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
або зайти через соцмережі
Зареєструватися і скачати файл
Потрібен цей файл?

 Зареєєструйтеся та скачуйте будь-які файли на порталі:

 ✔ бланки документів

 ✔ зразки заповнення бухгалтерських форм

 ✔ приклади наказів, положень, інструкцій, довідок

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
або зайти через соцмережі
Зареєструватися і скачати файл
Ви виграли доступ!

Ви виграли доступ до вебінару «Платіжні картки у відрядженні: лайфхаки для бухгалтера». Зареєструйтеся та вкажіть, на яку електронну адресу Вам надіслати відеозапис вебінару.

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
Реєстрація за хвилину!
Забрати виграш
×

Отримуйте найсвіжіші новини бухгалтерії у Messenger

 

Ми готуємо для вас найсвіжіші новини бухгалтерії. Отримуйте їх першими!

Підписатися на новини