Касова дисципліна на підприємстві

2452
Використання готівкових коштів на підприємстві пов’язане з багатьма штрафонебезпечними ситуаціями, тож пропонуємо дізнатися, як впровадити на підприємстві касову дисципліну і що воно таке взагалі?

Незважаючи на розвиток технологій та безготівкових розрахунків, готівка продовжує залишатися у нашому житті й “живі” гроші викликають більший інтерес та клопіт, ніж віртуальний рахунок. Проте їх використання на підприємстві пов’язано з безліччю штрафонебезпечних нюансів: оформлення касових операцій, ліміт, обмеження в розрахунках. Сподіваємось, дана публікація допоможе розставити все “по поличках”.

Каса та касир

Основним нормативним документом, на який слід спиратися при обліку касових операцій є Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637 (далі – Положення № 637). Він визначає касу як окреме місце або приміщення для здійснення готівкових розрахунків, а також приймання, видачі, зберігання готівкових коштів, інших цінностей, касових документів. Таким чином, касою можуть вважатися:

  • окрема обладнана кімната (приміщення);
  • виділений у бухгалтерії чи іншому приміщенні робочий стіл та шафа (сейф тощо) з використанням яких здійснюються готівкові розрахунки (зберігаються готівка та грошові документи);
  • місце проведення готівкових розрахунків у торговельній точці (точці надання послуг, виконання робіт) з використанням РРО чи розрахункових квитанцій (РК).

 За облаштування каси за забезпечення схоронності коштів під час транспортування відповідає керівництво. Чинне законодавство не містить певних вимог для підприємств. Однак, здоровий глузд підказує, що у касира повинна бути, як мінімум, металева шафа (сейф, обладнаний скринькою касовий апарат) з ключами, які знаходяться тільки в нього. Дублікати ключів рекомендується всі зберігати в опломбованих касиром пакетах (скриньках) тощо у керівництва (або охорони, в залежності від розпорядку підприємства) також у належно захищених місцях. Використання сигналізації, забезпечення охороною та транспортом касира при транспортуванні значних сум тощо – все це на розсуд і під відповідальність керівництва.

Касир відповідає за приймання, видачі готівки, її збереження та ведення касової книги. Для того, щоб прийняти (призначити) його на роботу необхідно:

  • видати відповідний наказ про взяття на роботу (або про доручення виконання обов’язків іншій посадовій особі);
  • укласти договір про повну матеріальну відповідальність у 2-х примірниках, один з них залишається у касира, інший – у керівництва підприємства;
  • під підпис ознайомити касира з вимогами Положення № 637.

Укладення договору про повну матеріальну відповідальність обов’язкове також і коли касира тимчасово замінює інший працівник, і коли посада касира відсутня взагалі й його роботу виконує бухгалтер чи інший співробітник. Все це є елементами касової дисципліни, яку розглянем детальніше.

Касова дисципліна та як її запровадити

Касова дисципліна – це загальна сукупність правил приймання, зберігання та видачі готівки, визначених внутрішніми документами підприємства, Положенням № 637 та іншими розпорядчими актами НБУ. Внутрішні документи (наприклад, наказ про касову дисципліну) є необов’язкові, але рекомендуємо для посилення касової дисципліни рекомендуємо їх укласти. Що саме треба визначити, як і де наведено в таблиці нижче.

Елемент касової дисципліни

Що треба зробити

Документ

Каса та її місце знаходження

Вказати, де саме знаходиться каса підприємства. Усі готівкові розрахунки відбуваються тільки тут.

Наказ про касову дисципліну

Особа, яка здійснює касові операції та особи які її заміняють

Вказати,  хто відповідальний за здійснення приймання, видачі, зберігання готівки, отримання її в банку (касир чи інша посадова особа). Вказати посади осіб, які заміняють таку особу за її тимчасової відсутності (наприклад, головний бухгалтер, керівник).

Наказ про касову дисципліну

Обов’язки касира чи посадової особи, на яку покладено його функції, їх матеріальна відповідальність

Перерахувати обов’язки керуючись типовими посадовими інструкціями та Положенням № 637. Визначити детально обов’язки цих осіб та необхідність укладення договору повної матеріальної відповідальності.

Посадова інструкція

Графік проведення інвентаризацій каси та склад комісії

Вказати тип та періодичність інвентаризацій. Наприклад, так:

  • періодичні планові – не пізніше 5 робочого дня кожного кварталу;
  • раптові – один раз на 2 місяці;
  • перед складанням річної фінансової звітності – станом на 31 грудня звітного року (або в інший термін за 2 місяці до кінця року);
  • при зміні матеріально-відповідальної особи – на день приймання-передавання справ.

Періодичні та раптові визначаються на розсуд керівництва. Останні дві є обов’язкові.

Наказ про касову дисципліну

Особа, що здійснює контроль за веденням касових операцій

Вказати особу, на яку покладено такий контроль – головного бухгалтера чи іншого працівника (вимога п. 4.5 Положення № 637). Така особа зокрема контролює правильність ведення касової книги.

Наказ про касову дисципліну

Ліміт каси та строки здавання готівкової виручки

Розрахувати, обрати та затвердити граничну межу готівки в касі відповідно до Положення № 637 (додаток 8). Необхідність дотримання ліміту можна вказати також у наказі про касову дисципліну.

Розрахунок встановлення ліміту залишку готівки в касі, наказ про встановлення ліміту, договір з банком

Правила оформлення приймання та видачі готівки, ведення касової книги

Ознайомити під підпис касира з Положенням № 637. Якщо касова книга ведеться в електронному вигляді – вказати частоту роздрукування аркушів (необхідно мінімум раз на місяць для звіту касира).

Розділи 3, 4 з Положення № 637

Обмеження готівкових розрахунків

Логічніше за все покласти контроль за дотриманням даних обмежень на згадану вище особу, що здійснює контроль за веденням касових операцій.

Постанова НБУ від 06.06.2013 р. № 210

Особливий наголос варто зробити на наступних загальних правилах:

  • зберігати в касі готівку та інші цінності, що не належать підприємству (у т.ч. особисті кошти касира), суворо заборонено (п. 4.1 Положення № 637);
  • виносити касові документи з приміщення підприємства дозволяється тільки з за наявності письмового дозволу керівника або головного бухгалтера. Такі документи повинні бути повернуті до каси до кінця робочого дня (п. 3.13 Положення № 637);
  • касиру заборонено самостійно передоручати виконання своїх обов’язків іншим особам.

Ліміт залишку готівки в касі

Касова дисципліна на підприємстві Ліміт залишку готівки в касі – це граничний розмір суми готівки, що може залишатися в касі у позаробочий час (п. 1.2 Положення № 637).

На підприємстві повинні бути оформлені наступні документи:

  • Розрахунок встановлення ліміту залишку готівки в касі. Його можна знайти в додатку 8  до Положення № 637. Цей документ підписують керівник підприємства та головний бухгалтер. Якщо підприємство має відокремлені підрозділи, по кожному з них має бути окремий розрахунок;
  • наказ (розпорядження) про встановлення ліміту каси. Якщо є відокремлені підрозділи, по кожному з них має бути окремий наказ;
  • договір з банком, у якому відкритий рахунок підприємства, на який зараховуються кошти. Тут має бути вказаний строк здавання виручки (п. 5.1 Положення № 637).

Не треба встановлювати ліміт каси тільки для трьох категорій: банків, підприємців, релігійних організацій (релігійні громади, центри, монастирі, релігійні братства, місіонерські товариств (місії), духовні навчальні заклади), які не здійснюють підприємницької діяльності.

Ліміт може бути обраний на основі будь-якого з двох методів (див. таблицю). Якщо підприємство через будь-яку причину не встановило ліміт каси, то його вважають рівним нулю. Тоді вся готівка, яка знаходиться в касі на кінець робочого дня, вважається понадлімітною.

Методи розрахунку граничної суми ліміту каси:

на підставі розрахунку середньоденного надходження готівки до каси

на підставі розрахунку середньоденної видачі готівки з каси

Суму готівкової виручки за будь-які 3 місяці підряд з останніх 12, що передують установленню ліміту треба розділити на кількість робочих днів підприємства за ці 3 місяці.

Суму виплаченої готівки за будь-які 3 місяці підряд з останніх 12, що передують установленню ліміту треба розділити на кількість робочих днів підприємства за ці 3 місяці.

Не включаються: суми надходжень з банку.

Не включаються: виплати пов’язані з оплатою праці, пенсій, стипендій, дивіденди.

Включається: кошти отримані від реалізації продукції, товарів, робіт, послуг; позареалізаційні надходження.

Включаються: виплати на різні потреби, видані на відрядження або під звіт для придбання будь-якого майна чи оплати робіт, послуг, внески на поточний рахунок банку, видача у якості позики, витрачені на інші потреби (категорія 109.16 ЗІР).

Новостворені підприємства, які тільки розпочинають касові операції, повинні встановлювати ліміт каси на перші 3 місяці на основі прогнозу. Але потім після закінчення цих 3-х місяців у 2-тижневий строк необхідно встановити новий ліміт – уже на основі результатів діяльності за ці 3 місяці за вищеописаними методами;

Касова дисципліна на підприємстві Понадлімітну виручку необхідно здавати в банк не пізніше наступного робочого дня підприємства або видати під звіт на господарські потреби.

Не вважаються понадлімітними коштами:

  • гроші у день їхнього надходження, якщо їх здали до банку не пізніше наступного робочого дня банку або видали під звіт на господарські потреби;
  • кошти, які надійшли у святкові та вихідні дні, за умови, що їх здали до банку наступного робочого дня або видали під звіт на господарські потреби;
  • впродовж 3-з робочих днів кошти, що належать до фонду оплати праці (сюди не входять аліменти та виплати по тимчасовій непрацездатності, лист НБУ від 11.04.2006 р. № 11-113/1277-3888), пенсій, стипендій, дивідендів (доходу).

Строки здавання готівкової виручки

Крім ліміту підприємство зазначає у Розрахунку (додаток 8 Положення № 637) строки здавання виручки підприємства, що залежать від місця його розташування.

Тип підприємства

Строк здавання виручки

Підприємства, розташовані в населених пунктах, де є банки

Щодня (у день надходження готівки до кас).

Підприємства, у яких час закінчення робочого дня (зміни) відповідно до  внутрішнього трудового розпорядку не дає змоги забезпечити здавання готівки у день її надходження

Наступного дня за днем надходження готівкової виручки до каси.

Підприємства розташовані в населених пунктах, де немає банків

Не рідше, ніж один раз на 5 робочих днів. При цьому понадлімітну готівку все одно треба здавати не пізніше наступного робочого дня.

Якщо підприємство не має перевищення ліміту каси, то готівку в банк можна не здавати.

Приймання та видача готівки в касі

Приймання готівки в касу оформляється прибутковим касовим ордером (форма КО-1). Видача коштів оформляється за видатковими касовими ордерами (форма КО-2) або відомостями на виплату грошей.

Основні правила оформлення приймання та видачі готівки в касі:

  • приймання та видачу готівки за касовими ордерами можна проводити лише в день їх складання;
  • виправлення в касових ордерах і видаткових відомостях забороняються;
  • касові документи після складання касиром звіту та оброблення цього звіту комплектуються у хронологічному порядку, нумеруються, переплітаються в окремі папки та зберігаються відповідальною особою.

Касова дисципліна на підприємстві Необхідно слідкувати за дотримання усіх реквізитів, особливо наявності усіх підписів (наприклад, отримувача). Їх відсутність може призвести до невизнання такого документа при перевірці і як наслідок – невизнання оприбуткування готівки чи невизнання видачі (як наслідок, можливе перевищення ліміту каси). Як результат, – штрафи

Касова книга

Касова книга (форма КО-4) містить суми залишку, приймання та видачі готівки по касі за один день. Основні правила ведення касової книги:

  • касова книга на підприємстві одна (без урахування кас відокремлених підрозділів);
  • відокремлені підрозділи ведуть свої касові книги (якщо вони використовують РРО (РК) та ведуть КОРО, то касова книга для них не потрібна);
  • усі аркуші касової книги мають бути пронумеровані, прошнуровані та скріплені відбитком печатки підприємства. Кількість аркушів у касовій книзі засвідчується підписами касира та головного бухгалтера. У разі ведення касової книги в електронній формі – її пронумеровані аркуші роздруковують, прошнуровують, скріплюють печаткою та підписують в кінці року. Звіт касира друкують щомісяця;
  • касову книгу заповнюють тільки тоді, коли протягом дня був рух готівки в касі;
  • виправлення в касовій книзі , як правило, не допускаються. Якщо було зроблено виправлення, то вони засвідчуються підписами касира, а також головного бухгалтера або особи, що його заміщує;
  • відображення операцій здійснюється на основі прибуткових і видаткових касових ордерів. У разі використання РРО (РК) та КОРО використовуються дані прибуткових касових і видаткових касових ордерів оформлених по операціях “Службова видача” та “Службове внесення”.

Обмеження готівкових розрахунків

З 01.01.2017 р. діють більш значні обмеження, ніж були раніше. Так, відповідно до п. 1 постанови Правління НБУ “Про встановлення граничної суми розрахунків готівкою” від 06.06.2013 р. № 210 та п. 2.3 Положення № 637 встановлено нижченаведені обмеження.

Обмеження

Гранична сума

1

Підприємств (підприємців) між собою впродовж одного дня для будь-яких розрахунків

10 000 грн

2

Фізичних осіб із підприємством (підприємцем) протягом одного дня для будь-яких розрахунків

50 000 грн

3

Фізосіб між собою за договорами купівлі-продажу, що підлягають нотаріальному посвідченню

50 000 грн

Дані обмеження діють в обох напрямках: і для того, хто платить, і для того, хто отримує (у разі порушення штраф діє на обидві сторони). Платежі понад установлені граничні суми потрібно проводити в безготівковій формі (з поточного на поточний рахунок) або вносити кошти через касу банку для подальшого їх перерахування на поточні рахунки отримувачів.

Слід зазначити, що кількість підприємств (підприємців), і фізичних осіб, з якими здійснюються готівкові розрахунки впродовж дня, не обмежується. Це значить, що розраховуватися готівкою протягом дня можна з будь-якою кількістю контрагентів, але необхідно, щоб денна сума таких готівкових розрахунків з кожним з них не перевищувала обмеження.

Також відповідно до абз. 3 п. 2.3 Положення № 637 обмеження не поширюється на:

  • розрахунки підприємств (підприємців) із бюджетами та державними цільовими фондами;
  • добровільні пожертвування на благодійну допомогу;
  • використання коштів, виданих на відрядження, тобто підзвітних сум.

Таким чином, у будь-якій сумі можна знімати кошти з власного рахунку в банку, видавати готівку фізичній особі на відрядження (добові, вартість проживання, проїзду), на господарські потреби. В останньому випадку слід стежити, щоб розрахунок підзвітної особи з іншим контрагентом не виходив за межі 10 тис. грн за день. Ліміт також поширюється на внески готівкою до статутного капіталу, оплату комунальних платежів, виплату заробітної плати, дивідендів, матеріальної допомоги, відшкодування завданих матеріальних збитків у готівковій формі.  

В усіх інших випадках треба бути уважним, щоб не вийти в розрахунках за обмеження.

Штрафні санкції за порушення касової дисципліни

Штрафи за порушення касової дисципліни чималі та бувають адміністративні (згідно КпАП) та фінансові. Останні визначені Указом ПУ “Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки” від 12 червня 1995 р. № 436  (далі – Указ № 436). Розглянемо основні з них.

Вид порушення

Штрафна санкція

1

Перевищення встановлених лімітів залишку готівки в касах.

двократний розмір суми виявленої понадлімітної готівки за кожний день

(ст. 1 Указу № 436)

2

Неоприбуткування (неповне та/або несвоєчасне) оприбуткування у касах готівки.

п'ятикратний розмір неоприбуткованої суми

(ст. 1 Указу № 436)

3

Витрачання готівки з виручки від реалізації та інших касових надходжень (крім коштів, отриманих із кас установ банків) на виплати, що пов'язані з оплатою праці (за винятком екстрених (невідкладних) обставин), за наявності податкової заборгованості.

розмір здійснених виплат

(ст. 1 Указу № 436)

4

Перевищення встановлених строків використання виданої під звіт готівки. Видача готівкових коштів під звіт без повного звітування щодо раніше виданих коштів.

25 % виданих під звіт сум

(ст. 1 Указу № 436)

Адміністративна відповідальність

1

Відсутність бухгалтерського обліку або ведення його з порушенням установленого порядку (сюди належать і касові операції, зокрема й відповідальність керівника за обладнання каси та забезпечення схоронності коштів при їх транспортуванні).

від 136 грн до 255 грн – вперше;

від 170 грн до 340 грн – повторно протягом року  (ст. 1642 КпАП).

2

Несвоєчасне або неякісне проведення інвентаризацій грошових коштів.

від 136 грн до 255 грн – вперше;

від 170 грн до 340 грн – повторно протягом року  (ст. 1642 КпАП).

3

Здавання виручки торговельними підприємствами всіх форм власності, що здійснюють реалізацію товарів за готівку, з порушенням термінів, установлених правилами розрахунків і ведення касових операцій.

від 289 грн до 1796 грн. на осіб, відповідальних за здавання виторгу – вперше;

від 731 грн до 2975 грн на осіб, відповідальних за здавання виторгу – повторно протягом року (ст. 1644 КпАП).

4

За перевищення граничних сум готівкових розрахунків.

від 1700 до 3400 грн – за перше порушення;

від 8500 грн до 17000 грн з повторне порушення протягом року (ст. 16315 КпАП).

У разі використання РРО передбачені також окремі штрафи згідно ст. 17 ЗУ “Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг” від 6 липня 1995 року № 265/95-ВР.



Ваша персональна добірка.

    Підписка на статті

    Підпишіться на розсилку, аби не пропустити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. Ми триматимемо вас в курсі всіх податкових подій!

    Освітні заходи

    Освітні заходи

    Перевірте свої знання та здобудьте нові

    Взяти участь

    Інтернет-магазин

    Інтернет-магазин

    Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями щодо передплати і станьте нашим читачем просто зараз

    Живе спілкування з редакцією


    Розсилка



    © Головбух, 2017. Усі права захищено

    Повне або часткове копіювання будь-яких матеріалів сайту, цитування, публікація їх анотованих оглядів допускаються лише з письмового дозволу редакції сайту

    Тижневик «Головбух», свідоцтво про державну реєстрацію друкованого засобу масової інформації КВ № 11678-549 ПР від 30.08.2006

    Журнал «Головбух: праця та зарплата», свідоцтво про державну реєстрацію друкованого засобу масової інформації КВ № 14961-3933 ПР від 05.03.2009

    
    • Ми в соцмережах
    Коте теж здивований, але…


    він знає, що зареєструється і скачає файли.
    57 секунд на реєстрацію – і Ви теж зможете скачувати необхідні документи, форми, зразки тощо



    У мене є пароль
    нагадати
    Пароль надіслано на пошту
    Ввести
    Я тут вперше
    на реєстрацію знадобиться лише 57 секунд
    Введіть ел. пошту або логін
    Неправильний логін або пароль
    Неправильний пароль
    Введіть пароль
    Oops!.. Але публікацію можуть бачити лише зареєстровані користувачі



    Приділіть лише 57 секунд реєстрації – і читатимете статті, актуальні запитання та відповіді на них


    У мене є пароль
    нагадати
    Пароль надіслано на пошту
    Ввести
    Я тут вперше
    на реєстрацію знадобиться лише 57 секунд
    Введіть ел. пошту або логін
    Неправильний логін або пароль
    Неправильний пароль
    Введіть пароль