Факсиміле замість підпису керівника на первинних документах

29
Непоодинокими є випадки, коли керівник передає у користування працівникам бухгалтерії власне факсиміле для його використання на первинних документах. Чи можна назвати факсиміле підписом? І чи не втрачають чинності «підписані» у такий спосіб документи?

Цікаво, що чинне законодавство України не містить визначення такого поняття, як «факсиміле» або «факсимільне відтворення підпису».

Фактично факсиміле (від лат. fac simile — зроби подібне) — це печатка, кліше, що відтворює власноручний підпис людини і, по суті, є його аналогом.

Основною відмінністю факсиміле від власноручного підпису є відсутність можливості стверджувати, що у «підписаному» у такий спосіб документі виражена воля особи, чий підпис відтворено.

Отже, використання такого собі аналога власноручного підпису можливе лише за наявності дієвого механізму встановлення достовірності документа, підписаного з використанням факсиміле. Таким механізмом, на нашу думку, може бути наявність на підприємстві наказу про застосування факсимільного відтворення підпису, а також докладної інструкції або положення про його застосування. У документі має бути прописано, хто з працівників, у яких ситуаціях, на яких документах має право використовувати факсимільне відтворення підпису.

 Цікаве за темою:

Джерела для погашення податкового зобов'язання

29 березня 2017 Виникнення податкового зобов'язання – складова частина процесу податкового обліку. Сплата податкового зобов'язання може відбуватися декількома шляхами, їх і розглянемо17


Експорт придбаного зерна: від оподаткування ПДВ до бухобліку

20 березня 2017 Українське підприємство планує продавати за кордон придбане зерно. У зв’язку з цим у ЗЕД-початківця виникають запитання: яким є порядок оподаткування ПДВ, бухобліку експортної операції тощо. Надамо відповіді на ці запитання149


На яких підставах контролюючі органи можуть анулювати статус платника ПДВ

14 березня 2017 На яких підставах може відбуватися анулювання статусу платника ПДВ? Чи можуть податківці самостійно анулювати статус платника податків і як останньому зробити це за власним бажанням?253

Правомірність використання факсиміле

Пунктом 2 статті 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV (далі — Закон № 996) визначено, що первинні та зведені облікові документи можуть бути складені на паперових або машинних носіях і повинні мати обов’язкові реквізити, зокрема особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Нагадаємо, що первинні документи — це документи, створені у письмовій або електронній формі, що фіксують та підтверджують господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення. Таке визначення поняття «первинні документи» надано в абзаці першому підпункту 2.1 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 № 88 (далі — Положення № 88).

Згідно з підпунктом 2.5 Положення № 88 документ має бути підписаний особисто, а підпис може бути скріплений печаткою. Електронний підпис накладають відповідно до законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Використання при оформленні первинних документів факсимільного відтворення підпису допускається у порядку, встановленому законом, іншими актами цивільного законодавства.

Відповідно до цивільного законодавства використання при вчиненні правочинів факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного або іншого копіювання чи іншого аналога власноручного підпису допускається у випадках, встановлених законом, іншими актами цивільного законодавства, або за письмовою згодою сторін, у якій мають міститися зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів. Це положення встановлює частина третя статті 207 Цивільного кодексу України (ЦК) та відтворює лист Мін’юсту України від 22.11.2006 № Г-21295-19. У Господарському кодексі України така можливість не передбачена, утім, такий спосіб підписання документів йому не суперечить.

ВРІЗ

Зауважимо, що у зазначеній нормі ЦК йдеться про використання факсиміле при здійсненні правочинів. Причому згідно з частиною першою статті 202 ЦК правочином є дія особи, спрямована на набуття, зміну або припинення цивільних прав та обов’язків, а відповідно до частини другої тієї самої статті угоди можуть бути односторонніми і дво- або багатосторонніми (тоді вони називаються договорами).

Тож факсиміле можна проставляти на різних документах, що супроводжують як договори, так і односторонні угоди. До того ж згідно з частиною п’ятою статті 202 ЦК до правовідносин, які виникли з односторонніх правочинів, застосовуються загальні положення про договори, якщо це не суперечить актам цивільного законодавства або односторонній угоді.

Про факсиміле і податкову накладну

Щодо безпосередньо податкової накладної зауважимо, що в Податковому кодексі України та Порядку заповнення податкової накладної, затвердженому наказом Мінфіну від 22.09.2014 № 957 (у редакції наказу Мінфіну від 14.11.2014 № 1129), немає заборони щодо використання факсиміле на податкових накладних. Зазначено лише, що всі податкові накладні скріплюються електронними цифровими підписами посадових осіб платника податку та електронним цифровим підписом, що є аналогом відбитка печатки постачальника (продавця). Окрім того, податкова накладна не є первинним документом в розумінні Закону № 996. Такий висновок викладено у постанові ВГСУ від 13.11.2012 № 1/234/09-НР.

Отже, що не заборонено — те дозволено.

Висновки і рекомендації

Враховуючи зазначене, документи, які фігурують у процесі виконання цивільно-правового договору (у т. ч. і первинні), можуть бути складені з використанням факсиміле, якщо про це існує домовленість сторін договору, зафіксована в письмовому вигляді, це прямо встановлено законодавством або не суперечить йому.

ЗВЕРТАЄМО УВАГУ! Норма пункту 1.11 розділу Інструкції про порядок здійснення контролю за експортними, імпортними операціями, затвердженої постановою Правління НБУ від 24.03.1999 № 136, зобов’язує резидентів подавати до банків копії документів, засвідчені власноручно підписом резидента (уповноваженої ним особи) та відбитком його печатки (за наявності). Використання факсимільного відтворення підпису у такому разі не допускається (лист НБУ від 21.05.2010 № 28-309/1571-8697).

Також звертаємо увагу, що саме в пунктах 2.8 і 2.9 Положення № 88 встановлені додаткові вимоги до порядку складання первинних документів про касові і банківські операції, рух цінних паперів, товарно-матеріальних цінностей та інших об’єктів майна, а також порядку використання первинних документів суворої звітності. Визначено також, що такі вимоги встановлюються іншими або окремими, тобто відмінними від Положення № 88, нормативними актами. Це означає, що перш ніж проставляти підпис на конкретному первинному документі з використанням факсиміле, слід поцікавитися, чи немає прямих заборон на такі дії в нормативному акті, яким затверджено цей первинний документ.

Отже, використання факсиміле на первинних документах можливе. Але сторонам договору потрібно досягнути письмової домовленості про можливість використання факсиміле на документах, які складають у межах договору.

На підтвердження того, що первинний документ може бути підписаний з використанням факсиміле, свідчать такі документи:

  • лист ДФС від 04.09.2015 № 18936/5/99-99-10-03-02-15;
  • лист Мінфіну від 27.02.2012 № 31-08410-07-29/4796;
  • постанова ВГСУ від 14.04.2011 у справі № 07/2076;
  • ухвала ВАСУ від 08.07.2010 у справі № К-3959/07.

ВРІЗ

Зверніть увагу

Використання факсимільного підпису при оформленні первинних документів за письмовою угодою сторін, у якій містяться зразки відповідного аналога їх власноручних підписів, не порушує законодавства України

 Цікаве за темою:

Джерела для погашення податкового зобов'язання

29 березня 2017 Виникнення податкового зобов'язання – складова частина процесу податкового обліку. Сплата податкового зобов'язання може відбуватися декількома шляхами, їх і розглянемо17


Експорт придбаного зерна: від оподаткування ПДВ до бухобліку

20 березня 2017 Українське підприємство планує продавати за кордон придбане зерно. У зв’язку з цим у ЗЕД-початківця виникають запитання: яким є порядок оподаткування ПДВ, бухобліку експортної операції тощо. Надамо відповіді на ці запитання149


На яких підставах контролюючі органи можуть анулювати статус платника ПДВ

14 березня 2017 На яких підставах може відбуватися анулювання статусу платника ПДВ? Чи можуть податківці самостійно анулювати статус платника податків і як останньому зробити це за власним бажанням?253



Підписка на статті

Підпишіться на розсилку, аби не пропустити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. Ми триматимемо вас в курсі всіх податкових подій!

Освітні заходи

Освітні заходи

Перевірте свої знання та здобудьте нові

Взяти участь

Інтернет-магазин

Інтернет-магазин

Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями щодо передплати і станьте нашим читачем просто зараз

Живе спілкування з редакцією



© Головбух, 2017. Усі права захищено

Повне або часткове копіювання будь-яких матеріалів сайту, цитування, публікація їх анотованих оглядів допускаються лише з письмового дозволу редакції сайту

Тижневик «Головбух», свідоцтво про державну реєстрацію друкованого засобу масової інформації КВ № 11678-549 ПР від 30.08.2006

Журнал «Головбух: праця та зарплата», свідоцтво про державну реєстрацію друкованого засобу масової інформації КВ № 14961-3933 ПР від 05.03.2009


  • Ми в соцмережах
Коте теж здивований, але…


він знає, що зареєструється і скачає файли.
57 секунд на реєстрацію – і Ви теж зможете скачувати необхідні документи, форми, зразки тощо



У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
на реєстрацію знадобиться лише 57 секунд
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Oops!.. Але публікацію можуть бачити лише зареєстровані користувачі



Приділіть лише 30 секунд реєстрації – і читатимете статті, актуальні запитання та відповіді на них


У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
на реєстрацію знадобиться лише 30 секунд
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль