text
Головбух

Курка чи яйце? або Що важливіше: оригінал чи копія

  • 17 квітня 2015
  • 15

Платникам податків відомо, що всі господарські операції мають бути підтверджені документально. І всі давно вже звикли на першу вимогу перевіряльників надавати оригінали документів. А чого, власне, оригінали, а не копії?

звернемося до головного законодавчого акта України, що регулює відносини з питань оподаткування, — Податкового кодексу України (ПК).

Відповідно до статті 44 ПК для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі:

  • первинних документів;
  • регістрів бухгалтерського обліку;
  • фінансової звітності;
  • інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

До того ж платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених зазначеними документами.

Крім того, пункт 44.3 ПК зобов’язує платників податків забезпечити зберігання цих документів не менш як 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складення якої їх використовують.

Як бачимо, жодного натяку на те, що документ — це винятково оригінал.

Лише у пункті 44.7 ПК йдеться про те, що копія і документ — не одне й те саме. У разі якщо посадова особа контролюючого органу, яка здійснює перевірку, відмовляється з будь-яких причин від врахування документів, наданих платником податків під час проведення перевірки, платник податків має право до закінчення перевірки надіслати листом з повідомленням про вручення та з описом вкладеного або надати безпосередньо до контролюючого органу, який призначив проведення перевірки, копії таких документів. Водночас копії мають бути засвідчені печаткою платника податків (за наявності печатки) та підписом платника податків — фізичної особи або посадової особи платника податків — юридичної особи.

Із наведеного можна було б зробити висновок про те, що документ — це обов’язково оригінал. Проте жодної заборони робити копію з оригіналу, дубліката, примірника документа ПК не містить. Навіть більше — цією нормою ПК прямо вказує на потребу подавати копії, а не оригінали, підтверджуючи той факт, що контролюючий орган повинен приймати рішення на підставі таких копій і що копія теж є документом і має юридичну силу. А це вже підтверджує той факт, що копії також мають доказову силу стосовно підтвердження факту здійснення господарської операції.

 Цікаве за темою:

Несвоєчасна сплата ПДФО: штрафні санкції та відповідальність

10 лютого 2017 Платники податків інколи допускають порушення та роблять помилки у розрахунку ПДФО, тож давайте дізнаємося чим це загрожує платникові1882


Оподаткування благодійної допомоги

9 лютого 2017 Державна фіскальна служба надала офіційні роз’яснення щодо оподаткування окремих видів доходів громадян, у тому числі щодо оподаткування благодійної допомоги735


ПДФО у 2017 році – основні зміни

3 лютого 2017 Прийняття Закону «Про внесення змін до Податкового кодексу України щодо покращення інвестиційного клімату в Україні» № 1797 принесло чимало змін до Податкового кодексу, а разом із тим і до розрахунку та правил сплати ПДФО1982

Первинні документи: паперові та електронні

Як було зазначено, облік доходів, витрат та інших показників платник податків веде на підставі первинних документів бухгалтерського обліку.

Правові засади регулювання, організації, ведення бухгалтерського обліку визначає Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV (далі — Закон № 996).

Відповідно до статті 9 Закону № 996 первинні документи можуть бути складені на паперових або машинних носіях.

Первинні документи повинні мати певні обов’язкові реквізити, а саме:

  • назву документа (форми);
  • дату і місце складання;
  • назву підприємства, від імені якого складено документ;
  • зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
  • посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
  • особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Паперова форма первинного документа не є виключною.

ВРІЗ 1

У разі складання та зберігання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку на машинних носіях інформації підприємство зобов’язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їх повноважень, передбачених законами (ч. 6 ст. 9 Закону № 996).

Тобто якщо первинні документи складають та зберігають в електронному вигляді, оригінал у цьому випадку — електронний документ, а паперова форма  — лише копія.

Копія — також документ

Відповідно до частини 9 статті 9 Закону № 996 копії первинних документів та регістрів бухгалтерського обліку можуть бути вилучені у підприємства лише за рішенням відповідних органів, прийнятим у межах їх повноважень, передбачених законами. Обов’язковим є складання реєстру документів, що вилучаються.

Як бачимо, хоча й вилучаються копії, складається реєстр документів. Отже, копія також є документом. Принаймні, це зазначено у наведеній нормі Закону № 996.

Не містить слова «оригінал», уже не кажучи про вимогу, що господарська операція підтверджується винятково оригіналом первинного документа, і Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом МФУ від 24.05.1995 № 88 (далі — Положення № 88).

Проте можливість підтвердження факту здійснення господарської операції копією згадано у пункті 2.6 Положення № 88. Відповідно до цієї норми фізичні та юридичні особи, які беруть участь у здійсненні операцій, пов’язаних з прийомом і видачею грошових коштів, цінних паперів, товарно-матеріальних цінностей та інших об’єктів майна, забезпечуються підприємством, установою, що виконує ці операції, копіями первинних документів про таку операцію.

Отже, і Положення № 88 усуває можливість стверджувати про абсолютну нікчемність копії як документа.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! В окремих випадках чинним законодавством передбачено надання оригіналів документів. Зокрема, у разі відшкодування підприємством витрат на відрядження. У пункті 5 розділу ІІ Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом МФУ від 13.03.1998 № 59, зазначено, що підприємство відшкодовує витрати відрядженим працівникам за наявності підтвердних документів (в оригіналі).

Копія — це документ, що має юридичну силу

Це загальновідомий факт. Такої юридичної сили копіям надають ті нормативні акти, на підставі яких копії видаються. Наприклад, відповідно до статті 20 Закону України «Про адвокатуру та адвокатську діяльність» від 05.07.2012 № 5076-VI адвокат має право посвідчувати копії документів у справах, які він веде, крім випадків, якщо законом установлено інший обов’язків спосіб посвідчення копій документів.

Зрозуміло, що може постати питання про те, що таке копія. Якщо спір, у якому сторона надає копію, вирішує суд (а суд відповідно до статті 124 Конституції України уповноважений вирішувати усі спори), то піддати сумнівам факт того, що копія є копією, через те, що поняття «копія» в законодавстві не закріплено, можна.

Проте такі сумніви можна і спростувати. Відсутність у законодавстві визначення поняття «копія» свідчить про те, що це поняття настільки зрозуміле, що законодавець вирішив його юридично не закріплювати.

Таке зрозуміле слово цілком може підпадати під поняття, що називається загальновідомим фактом. І суд вправі визнати цей факт загальновідомою обставиною. А відповідно до статті 72 Кодексу адміністративного судочинства України (КАСУ) обставини, визнані судом загальновідомими, не потрібно доказувати. Тож доказувати у суді факт, що копія є копією, не потрібно. Якщо щось і треба доводити, то це те, що копія відтворює оригінал, тобто відповідає йому. Та це вже інша обставина, яка існує в тому разі, коли у когось виникають сумніви щодо цього.

Доказова сила копії

Якщо уявити собі ситуацію, що контролюючий орган не приймає копію для підтвердження факту господарської операції (наприклад, проживання відрядженого працівника у готелі), то цілком логічно, що доведеться й уявляти процесуальне розв’язання такого спору. А вирішувати такий спір вправі суд.

При вчиненні правосуддя суд встановлює об’єктивну істину. Щодо первинних документів, то об’єктивною істиною у такому разі є факт здійснення господарської операції. І увесь спір може полягати у тому, що контролюючий орган заперечує сам такий факт з огляду лише на те, що копія не може підтверджувати факт здійснення господарської операції. Та чи відповідає це процесуальному законодавству?

Відповідно до статті 69 КАСУ доказами в адміністративному судочинстві є будь-які фактичні дані, на підставі яких суд встановлює наявність або відсутність обставин, що обґрунтовують вимоги і заперечення осіб, які беруть участь у справі, та інші обставини, що мають значення для правильного вирішення справи. Ці дані встановлює суд, у т. ч. на підставі письмових доказів.

ВРІЗ 2

Поведінку суду з оригіналами письмових доказів, що опинилися у справі, регулює частина 4 статті 79 КАСУ. Відповідно до цієї норми оригінали письмових доказів, що є у справі, повертає суд після їх дослідження, якщо це можливо без шкоди для розгляду справи, або після набрання законної сили судовим рішенням у справі за клопотанням осіб, які їх надали. У справі залишається засвідчена суддею копія письмового доказу. Це у тому випадку, коли суд досліджував оригінал. Проте можлива ситуація, коли суд досліджував копію документа, а оригінал ніхто й не оглядав.

Відповідно до статті 106 КАСУ у позовній заяві має бути зазначено перелік документів та інших матеріалів, що додаються. До того ж на підтвердження обставин, якими обґрунтовуються позовні вимоги, позивач надає докази, а у разі неможливості — зазначає докази, які не може самостійно надати, із зазначенням причин неможливості подання таких доказів.

Отже, позивач вправі надати копію документа замість оригіналу. У нього виникає обов’язок зазначити причину неможливості подання оригіналу. А далі вже справа суду оцінювати, наскільки така копія може підтверджувати факт здійснення господарської операції. Наприклад, чи підтверджує факт проживання у готелі відрядженої особи копія квитанції про оплату, отримана у такому готелі.

Як зазначено у статті 86 КАСУ, суд оцінює докази, які є у справі, за своїм внутрішнім переконанням, що ґрунтується на їх безпосередньому, всебічному, повному та об’єктивному дослідженні. І жодні докази не мають для суду наперед встановленої сили. Це означає, що суд не вправі наділяти копію документа відсутністю можливості доказувати факт господарської операції лише тому, що це копія. Зрозуміло, що сумніви у суду можуть виникнути, але це розумні сумніви, а не упевненість у відсутності факту.

Якщо податківці не заперечують щодо самого факту проживання відрядженої особи у готелі, а заперечують лише право підтверджувати цей факт копією, а не оригіналом, то спір із площини підтвердження факту господарської операції переміщується у площину правомірності її підтвердження копією документа, тобто у площину допустимості копії як доказу.

ВРІЗ 3

Інакше кажучи, податківці визнають факт проживання відрядженого працівника у готелі, але не визнають право платника податку підтверджувати цей факт копією квитанції. У цьому разі слід виходити з того, що відповідно до частини 3 статті 72 КАСУ обставини, які визнаються сторонами, можуть не доказуватися перед судом, якщо проти цього не заперечують сторони, і в суду не виникає сумніву щодо достовірності цих обставин та добровільності їх визнання. Тобто у цьому разі слід виходити з того, що податківці визнають факт здійснення господарської операції, але не визнають факту належного оформлення такої операції.

Відповідно до частини 3 статті 86 КАСУ суд оцінює належність, допустимість, достовірність кожного доказу окремо, а також достатність і взаємний зв’язок доказів у їх сукупності. Належними є докази, які містять інформацію щодо предмета доказування (ст. 70 КАСУ).

Допустимість доказів означає, що:

  • докази одержані без порушення закону;
  • обставини, які за законом повинні бути підтверджені певними засобами доказування, не можуть підтверджуватися ніякими іншими засобами доказування, крім випадків, коли щодо таких обставин не виникає спору.

Копія квитанції про проживання у готелі є належним доказом, оскільки у ній йдеться про факт проживання відрядженого працівника у готелі. Більше того, цей факт під сумнів сторонами спору, включаючи податківців, не ставиться.

Що ж стосується допустимості копії квитанції як доказу проживання у готелі, варто зазначити таке.

По-перше, складання копії саме собою не є порушенням закону, оскільки існування копій первинних документів передбачають норми ПК, Закону № 996, Положення № 88.

По-друге, якщо готель складає та зберігає первинні документи на машинних носіях інформації, то податківці «приречені» змиритися з тим, що паперовою формою такої квитанції може бути лише копія.

Оригінал, копія, дублікат, примірник…

Єдиного нормативного акта, який би уводив в законодавче поле використання цих документів для усіх ситуацій, віднайти не вдалося. Для кожної ситуації — свої нормативні акти про оригінали, копії, дублікати, примірники… Тож відповідь на запитання, що таке оригінал, копія, дублікат чи примірник, слід шукати у системному аналізі різних норм права та їх узагальненні.

Наведемо приклади застосування понять «оригінал», «дублікат», «примірник», «копія».

Про копії первинних документів йдеться у наведених нормах ПК та Закону № 996.

Оригінал згадують, наприклад, у статті 435 Цивільного кодексу України, якою закріплена презумпція авторства: за відсутності доказів іншого автором твору вважається фізична особа, зазначена звичайним способом як автор на оригіналі або примірнику твору.

Глава IX Уніфікованого закону про переказні векселі та прості векселі регулює відносини щодо видачі примірників і копій векселів. Переказний вексель може бути виданий у двох або більше тотожних примірниках. Ці примірники повинні містити порядковий номер у самому тексті документа; інакше кожний із них розглядається як окремий переказний вексель. Отже, пронумеровані примірники — це один вексель, а не пронумеровані — це різні векселі. Крім того, кожний держатель переказного векселя має право знімати з нього копії. Копія має точно відтворювати оригінал!

Про дублікати йдеться, наприклад, у статті 120 Господарського процесуального кодексу України. У разі втрати наказу господарський суд може видати його дублікат.

На підставі різних норм про застосування цих понять дамо їм узагальнене визначення.

Оригінал документа — це, власне, сам документ, створений першоджерелом, та такий, що сам слугує першоджерелом для похідних від нього документів.

Примірник це той самий оригінал, який створюється у випадках складання одного документа двічі і більше разів. Наприклад, дво- та багатосторонній договір про спільну діяльність. Усі примірники такого договору є оригіналами.

Дублікат (від лат. duplicates — подвоєний) — це новий оригінал документа, який видається на заміну втраченого оригінала. На відміну від примірника, видача дубліката тягне за собою втрату оригіналом юридичної сили.

Копія — це точне відтворення оригінала документа, виконане ручним або механічним способом. Для надання копії юридичної сили в багатьох випадках закон вимагає належного завірення її.

Враховуючи зазначене, можна зробити висновок, що копія — це документ, який має таку ж юридичну силу, як і оригінал документа. А приниження або навіть виключення юридичного значення копії є, скорше, звичкою, аніж правилом.

ВРІЗ 1

Зверніть увагу

Якщо первинні документи

складаються та зберігаються в електронному вигляді, електронний документ у цьому випадку є оригіналом,  а паперова форма — лише його копія

ВРІЗ 2

Довідково

Письмовими доказами є

документи (у тому числі електронні документи), акти, листи, телеграми, будь-які інші письмові записи, що містять в собі відомості про обставини, які мають значення для справи

(стаття 79 КАСУ)

ВРІЗ 3

Важливо

Копія —

це точне відтворення оригінала документа

 Цікаве за темою:

Несвоєчасна сплата ПДФО: штрафні санкції та відповідальність

10 лютого 2017 Платники податків інколи допускають порушення та роблять помилки у розрахунку ПДФО, тож давайте дізнаємося чим це загрожує платникові1882


Оподаткування благодійної допомоги

9 лютого 2017 Державна фіскальна служба надала офіційні роз’яснення щодо оподаткування окремих видів доходів громадян, у тому числі щодо оподаткування благодійної допомоги735


ПДФО у 2017 році – основні зміни

3 лютого 2017 Прийняття Закону «Про внесення змін до Податкового кодексу України щодо покращення інвестиційного клімату в Україні» № 1797 принесло чимало змін до Податкового кодексу, а разом із тим і до розрахунку та правил сплати ПДФО1982

Підписка на статті

Підпишіться на розсилку, аби не пропустити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. Ми триматимемо вас в курсі всіх податкових подій!

Освітні заходи
Перевірте свої знання та здобудьте нові
Взяти участь
Інтернет-магазин
Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями щодо передплатиі станьте нашим читачем просто зараз
Ми в соцмережах
Потрібен цей файл?

 зареєєструйтеся та скачуйте будь-які файли на порталі:

 ✔ бланки документів

 ✔ зразки заповнення бухгалтерських форм

 ✔ приклади наказів, положень, інструкцій, довідок

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
І отримати доступ на сайт Знадобиться лише хвилина!
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Приєднуйтесь до команди професійних бухгалтерів

заповніть форму та отримайте розширений доступ до:

змін в законодавстві

методів розв'язання складних робочих ситуацій

калькуляторів, сервісів пошуку УКТ ЗЕД та ДКПП, перевірки контрагентів

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
І отримати доступ на сайт Знадобиться лише хвилина!
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль