Первинні документи: скільки зберігати і як знищувати

5788
У цьому матеріалі ми докладно розповімо про зберігання, архівування та ліквідацію первинних документів

Наразі порядок поводження з первинними документами (зберігання, архівування та знищення) комерційних підприємств базується на «трьох китах»:

  • Порядок утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затверджений постановою КМУ від 08.08.2007 № 1004 (далі — Порядок № 1004);
  • Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мінюсту від 12.04.2012 № 578/5 (далі — Перелік № 578). Цим Переліком можуть користуватися всі організації під час визначення строків зберігання документів, їх відбору на постійне і тривале (понад 10 років) зберігання (далі — архівне зберігання) або для знищення;
  • Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мінюсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі — Правила № 1000). Ці Правила є обов’язковими для виконання всіма організаціями незалежно від форми власності.

Строки зберігання документів

Порядок обчислення строків зберігання встановлено у Переліку № 578. Він виокремлює документи з постійним строком зберігання та зі встановленим строком зберігання. За строком зберігання документи, своєю чергою, поділяються на документи тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання. Строки зберігання документів, визначені в Переліку № 578, є мінімальними, тобто скорочувати їх не можна.

Водночас подовження на підприємстві строків зберігання документів, встановлених Переліком № 578, допускається, якщо така потреба зумовлена специфічними особливостями роботи конкретного підприємства (п. 1.7 Переліку № 578).

За Переліком № 578 строк зберігання первинних документів і додатків до них, які фіксують факти виконання госпоперацій і є підставою для записів у регістрах бухобліку й податкових документах, становить три роки. Це — касові, банківські документи, ордери, виписки банків, акти про приймання, здавання і списання майна та матеріалів, квитанції і накладні з обліку ТМЦ, рахунки-фактури, авансові звіти тощо. Але такий строк діє лише за умови завершення перевірки контролюючими органами з питань дотримання податкового законодавства. Тобто Порядок № 578 приписує подовжити строк зберігання документів до завершення перевірки, якщо сплив трирічного строку збігається з періодом перевірки підприємства.

Строки зберігання окремих документів відрізняються від зазначених вище, зокрема:

  • документи (протоколи, акти, звіти, відомості переоцінки й визначення зношеності основних засобів) про переоцінку основних фондів, нематеріальних активів, незавершеного будівництва — до ліквідації підприємства (п. 343 Переліку № 578);
  • документи (акти, відомості) про переоцінку товарно-матеріальних запасів, незавершеного виробництва — п’ять років за умови завершення перевірки контролюючими органами (п. 344 Переліку № 578);
  • документи (акти, фактури, накладні) про здану продукцію — три роки незалежно від часу завершення перевірки (п. 965 Переліку № 578).

У разі виникнення спорів,

відкриття судами провадження у справах документи зберігають до ухвалення остаточного рішення

У разі виникнення спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах підприємство мусить зберігати документи до ухвалення за ними остаточного рішення.

Перебіг строків зберігання документів обчислюють із 1 січня року, що настає за роком завершення їх діловодством. Наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених діловодством у 2016 році, починається із 01.01.2017.

Водночас пункти 44.3 та 44.4 Податкового кодексу України (ПК) передбачають, що платники податків мають зберігати документи не менше ніж 1095 днів із дати подання податкової звітності. Виходить, що документи, зазначені в пункті 44.1 ПК (щодо обліку доходів, витрат та інших показників, пов’язаних із визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань на підставі первинних документів, регістрів бухгобліку, фінзвітності, інших документів стосовно обчислення і сплати податків і зборів, ведення яких передбачене законодавством), після спливу визначеного строку зберігання підприємство може знищити. Зрозуміло, якщо на цей час немає перевірки, адміноскарження чи судового розгляду, з якими пов’язані ці документи.

Утім, всупереч нормам ПК податківці (зокрема ГУ ДФС у Дніпропетровській області) у своїх роз’ясненнях, посилаючись на Перелік № 578, вважають, що строк зберігання згаданих вище первинних документів становить три роки за умови завершення податкової перевірки (річної фінансової звітності — до ліквідації підприємства).

Зберігання електронних документів

За загальними правилами, строк зберігання електронних документів, зокрема щодо податкової звітності, не може бути меншим від строку, встановленого для відповідних паперових документів: не менш як 1095 днів від дня подання податкової звітності. На це звертали увагу податківці (категорія 135.03 ЗІР). Це роз’яснення з 01.01.2017 переведено до категорії нечинних у зв’язку з набранням чинності Законом України «Про внесення змін до Податкового кодексу України щодо покращення інвестиційного клімату в Україні» від 21.12.2016 № 1797–VIII. Хоча жодних змін до пункту 44.3 ПК цей Закон не вніс.

Порушення порядку поводження з первинними документами

За недбале зберігання,

приховування, незаконну передачу іншій особі архівних документів передбачена адмінвідповідальність

Адміністративна відповідальність

Адміністративну відповідальність передбачено за порушення Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 24.12.1993 № 3814-XII (далі — Закон № 3814). Вона настає за недбале зберігання, псування, незаконне знищення, приховування, незаконну передачу іншій особі архівних документів. Карають також за порушення порядку доступу до цих документів та неповідомлення державної архівної установи про наявні архівні документи в разі виникнення загрози знищення або значного погіршення їх стану (ст. 92–1 Кодексу України про адміністративні порушення; КпАП). Адмінвідповідальність несуть керівники і працівники архівних установ, користувачі архівними документами, а також інші особи, винні в порушенні законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.

Адмінвідповідальність зумовлює попередження або накладення штрафу на громадян від 3 до 7 нмдг (від 51 до 119 грн) і попередження або накладення штрафу на посадових осіб — від 5 до 10 нмдг (від 85 до 170 грн). За ті самі дії, повторно вчинені особою-порушником упродовж року, накладають такі штрафи: на громадян — від 7 до 20 нмдг (від 119 до 340 грн), на посадових осіб — від 10 до 40 нмдг (від 170 до 680 грн).

При цьому стягнення можуть накласти не пізніше як за три місяці з дня вчинення правопорушення, а в разі триваючого правопорушення — не пізніше як за три місяці від дня його виявлення (ч. 2 ст. 38 КпАП).

Фінансова відповідальність

За порушення суб’єктом господарювання строків зберігання відповідних документів за пунктом 121.1 ПК карають штрафом у розмірі 510 грн (1020 грн — у разі повторного порушення). Причому притягнення платників податків до фінансової відповідальності за порушення законодавства з питань оподаткування, іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, не звільняє їхніх посадових осіб від притягнення до адміністративної або кримінальної відповідальності (п. 112.1 ПК).

Платники податків мають відновити втрачені, пошкоджені або достроково знищені документи протягом 90 календарних днів із дня, що настає за днем надходження повідомлення про це до контролюючого органу (п. 44.5 ПК). Повідомлення платником податків контролюючого органу про втрату, пошкодження або дострокове знищення документів, зазначених у пунктах 44.1 і 44.3 ПК, не звільняє його від відповідальності за незабезпечення зберігання первинних документів.

Кримінальна відповідальність

Кримінальна відповідальність настає за умисне знищення, пошкодження чи приховування офіційних документів, а також такі самі дії стосовно приватних документів, що знаходяться на підприємствах, в установах чи організаціях незалежно від форми власності, що вчинені з корисливих мотивів або в інших особистих інтересах (ст. 357 Кримінального кодексу України).

Знищення документів

Відповідно до підпункту 1.1 пункту 6 Порядку № 1004 і пункту 2.13 Переліку № 578 знищувати документи без проведення експертизи їх цінності заборонено.

Експертиза документів

Кожна юрособа зобов’язана проводити експертизу цінності документів. За статтею 1 Закону № 3814 цей процес полягає у всебічному вивченні документів із метою внесення їх до Національного архівного фонду (НАФ) або вилучення з нього, проведення грошової оцінки документів НАФ, віднесення їх до унікальних і встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до НАФ. Як правило, більшість юросіб не створює і не набуває документів, які підлягають внесенню до НАФ. Адже туди зазвичай потрапляють документи, які мають особливу культурну цінність (наприклад, документи політичних, наукових товариств, релігійних об’єднань, що відігравали важливу роль у політичному й культурному житті нашої держави).

Для проведення експертизи документів керівник підприємства створює експертну комісію, до складу якої включають:

  • керівників служби діловодства й архівного підрозділу;
  • працівників структурних підрозділів, а також представників експертно-перевірних комісій держархівів, у зоні комплектування яких перебувають юрособи (за згодою).

Як правило, головою комісії призначають заступника керівника юрособи.

Підприємство створює

експертну комісію, за результатами експертизи якої складають акти на знищення первинних документів

Згідно з пунктом 26 Порядку № 1004 експертна комісія підприємства проводить засідання не менше ніж один раз на рік. Засідання експертної комісії вважають правомочним, якщо на ньому присутні не менш як дві третини її складу. Рішення про проведення експертизи цінності документів приймають більшістю голосів. Оформлюють рішення протоколом за підписами голови (за його відсутності — заступника голови) і секретаря комісії. Рішення набирає чинності з моменту затвердження протоколу керівником підприємства.

Крім Порядку № 1004, діяльність експертної комісії регулюють Правила № 1000. Вони, зокрема, встановлюють нормативно-методичні засади експертизи цінності документів та порядок її проведення, складання актів про вилучення для знищення документів, яких не передають до НАФ, і знищення документів. Щодо документів, які підлягають знищенню через сплив строків їх зберігання, та проведеної експертизи цінності документів в архіві підприємства складають акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, за формою, наведеною у додатку 15 до Правил № 1000.

РЕЗЮМУЄМО. Підприємство має створити експертну комісію. За результатами експертизи складають акти на знищення документів. Експертна комісія складає описи справ постійного, тривалого зберігання, справ щодо особового складу для передачі на архівне зберігання.

Пункт 5 глави 3 розділу V Порядку № 1000 вимагає у разі включення до акта про вилучення для знищення первинної фінансової та бухгалтерської документації додавати до акта довідку про проведення перевірки органами ДФС з питань дотримання податкового законодавства, підписану керівником піприємства та бухгалтером. Але ПК є вищим за юридичною силою законодавчим актом порівняно з Порядком № 1000, і він дозволяє позбутися такої документації, коли минуло 1095 днів.

Після затвердження керівником акта про вилучення документів для знищення підприємство має право їх знищити. Відібрані для знищення документи передають організаціям із заготівлі вторинної сировини за накладними, у яких зазначають вагу макулатури, переданої для переробки. Дату здачі документів, їх вагу і номер накладної записують в актах про вилучення документів для знищення (п. 6 та 7 гл. 3 розд. V Порядку № 1000)



Підписка на статті

Підпишіться на розсилку, аби не пропустити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. Ми триматимемо вас в курсі всіх податкових подій!

Освітні заходи

Освітні заходи

Перевірте свої знання та здобудьте нові

Взяти участь

Інтернет-магазин

Інтернет-магазин

Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями щодо передплати і станьте нашим читачем просто зараз

Живе спілкування з редакцією


Розсилка



© Головбух, 2017. Усі права захищено

Повне або часткове копіювання будь-яких матеріалів сайту, цитування, публікація їх анотованих оглядів допускаються лише з письмового дозволу редакції сайту

Тижневик «Головбух», свідоцтво про державну реєстрацію друкованого засобу масової інформації КВ № 11678-549 ПР від 30.08.2006

Журнал «Головбух: праця та зарплата», свідоцтво про державну реєстрацію друкованого засобу масової інформації КВ № 14961-3933 ПР від 05.03.2009


  • Ми в соцмережах
Даруємо корисності просто зараз!

Ви ще не з нами?!

Зареєструйтеся та отримайте безлімітний доступ не лише до завантаження файлів у цьому матеріалі, але й до:
форм та зразків для скачування
консультацій експертів
✓ професійних безплатних вебінарів
✓ спілкування з колегами-практиками та експертами

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
І отримати доступ на сайт
Знадобиться лише хвилина!
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Вибачте, що перервали Вас

Потрібно лише 57 секунд, щоб зареєструватися і продовжити читання.
А ще для Вас:
аналіз усіх податкових новацій
✓ найсвіжіші бухгалтерські новини

Також у червні запрошуємо безкоштовно відвідати вебінар «Як організувати ЗЕД на підприємстві» та отримати СЕРТИФІКАТ

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
І отримати доступ на сайт
Знадобиться лише хвилина!
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль