Правильно організовуємо роботу готівкової каси

4376
Попри те що паперові гроші поволі відходять у минуле, а їх місце займають електронні, багато підприємств продовжують здійснювати готівкові операції: отримують готівку за продані товари (послуги), виплачують заробітну плату, видають гроші під звіт працівникам на відрядження тощо

Порядок організації роботи каси та проведення операцій з готівкою на підприємствах встановлено Положенням про ведення касових операцій у національній валюті України, затвердженим постановою Правління НБУ від 15.12.2004 № 637 (далі — Положення № 637).

Вимоги Положення № 637 поширюються як на підприємства, так і на підприємців. Не стосуються вони іноземних офіційних представництв, що користуються імунітетом і дипломатичними привілеями, а також представництв іноземних організацій і філій, які не здійснюють підприємницької діяльності.

Каса підприємства

Для здійснення готівкових розрахунків, а також приймання, видачі, зберігання готівкових коштів, інших цінностей, касових документів на підприємстві має бути виділене окреме місце або приміщення — каса.

Керівник підприємства має забезпечити належне облаштування каси та надійне зберігання готівкових коштів у ній. Якщо з вини керівників не створені належні умови для забезпечення схоронності коштів під час їх зберігання і транспортування, то вони несуть за це відповідальність у встановленому законодавством України порядку (п. 4.1 Положення № 637). Тому організацію роботи каси варто розпочати з видання наказу про касову дисципліну (див. Додаток 1). Попри те що необхідність оформлення цього наказу не передбачена жодним нормативно-правовим актом, його наявність сприятиме поліпшенню організації касової роботи на підприємстві, а також дотриманню вимог Положення № 637. Вимоги наказу про касову дисципліну поширюються лише на осіб, які у процесі роботи мають справу з готівковими коштами, тобто на касира або особу, яка виконує обов’язки касира в разі його відсутності.

Правильно організовуємо роботу готівкової каси

Усі надходження і видачу готівки у гривнях підприємства відображають у касовій книзі.

Кожне підприємство, що має касу, веде одну касову книгу для обліку операцій з готівкою в національній валюті (без урахування кас відокремлених підрозділів). Відокремлені підрозділи підприємств, які проводять операції з приймання готівки за продану продукцію (товари, роботи, послуги) з оформленням її прибутковим касовим ордером, а також з видачі готівки на виплати, пов’язані з оплатою праці, виробничі (господарські) потреби, інші операції з оформленням їх видатковими касовими ордерами і відомостями, ведуть касову книгу окремо від головного підприємства (п. 4.2 Положення № 637).


Заборонено зберігати
у касі готівку та інші цінності, що не належать підприємству


Крім того, в касі підприємства або його відокремленого підрозділу обов’язково слід вести журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів і книги обліку виданих та прийнятих старшим касиром грошей. Наявність і правильність ведення цих документів перевіряють органи контролю (п. 7.10 Положення № 637).

Звертаємо увагу, що виносити касові документи з приміщення підприємства дозволено лише за наявності письмового дозволу керівника або головного бухгалтера. Причому повернути їх до приміщення підприємства слід обов’язково до кінця робочого дня (п. 3.13 Положення № 637). Лише в окремих випадках, передбачених законодавством України, касові документи можуть вилучати (п. 3.15 Положення № 637).

Завдання та обов’язки касира

Обов’язки здійснювати операції, пов’язані з прийманням та видачею готівкових коштів через касу підприємства, зберігати в касі всі прийняті цінності, вести касову книгу тощо покладено на касира.

Записи в касовій книзі касир проводить за операціями одержання або видачі готівки за кожним касовим ордером і видатковою відомістю в день її надходження або видачі. За відсутності руху готівки в касі протягом робочого дня записи в касовій книзі в цей день можуть не провадити (п. 4.3 Положення № 637).

Основні завдання та обов’язки касира на підприємстві регламентовані главою 4 Положення № 637 та Довідником кваліфікаційних характеристик професій працівників, затвердженим наказом Мінпраці від 29.12.2004 № 336.

Касир підприємства зобов’язаний:

  • здійснювати операції, пов’язані з прийманням та видаванням готівкових грошових коштів через касу підприємства;
  • зберігати всі прийняті цінності;
  • одержувати в установах банку готівку;
  • робити записи в касовій книзі операцій одержання і видавання готівки за кожним прибутковим касовим ордером і видатковим документом в день їх надходження або видавання;
  • перевіряти наявність і достовірність підпису головного бухгалтера, а на видаткових документах — дозвільного напису керівника або уповноважених ним осіб, наявність всіх інших реквізитів на прибуткових касових ордерах та видаткових документах, а також зазначених у цих документах додатків (заяви, накладні, рахунки, довідки та ін.);
  • повертати документи в бухгалтерію для відповідного оформлення у випадку недодержання хоча б однієї з перелічених вимог;
  • підписувати прибуткові касові ордери та видаткові документи одразу після одержання або видавання за ними готівки, а на доданих до них документах ставити штамп «Сплачено»;
  • видавати квитанцію особі, яка здала готівку в касу;
  • ставити штамп «Депоновано» або робити відповідний запис у платіжній відомості біля прізвищ осіб, яким не здійснено в установлений термін виплати, пов’язані з оплатою праці;
  • складати реєстр депонованих сум, у платіжній відомості вказувати фактично виплачену суму і суму, яка підлягає депонуванню, звіряти ці суми із загальним підсумком за платіжною відомістю та ставити свій підпис;
  • щоденно в кінці робочого дня виводити залишок грошових коштів у касі підприємства та передавати в бухгалтерію підприємства звіт касира (копію записів у касовій книзі) разом з прибутковими касовими ордерами і видатковими документами під підпис особи, яка здійснює контроль за веденням касових операцій;
  • виконувати інші обов’язки стосовно збереження в касі грошових документів, цінних паперів тощо.

Касир несе повну матеріальну відповідальність
за збереження всіх прийнятих ним цінностей


Зазначені вимоги мають бути враховані під час розробки посадової інструкції касира (див. Додаток 2 — файл для скачування внизу сторінки). У посадовій інструкції мають бути окреслені обов’язки касира, його права та відповідальність у разі невиконання або несумлінного виконання ним службових обов’язків. З посадовою інструкцією касира ознайомлюють під підпис.

Крім того, керівник підприємства в разі зарахування на роботу касира укладає з ним договір про повну матеріальну відповідальність (див. Додаток 3) та ознайомлює його під підпис із вимогами Положення № 637. Адже саме касир відповідно до законодавства України несе повну матеріальну відповідальність за збереження всіх прийнятих ним цінностей. Касиру заборонено передовіряти виконання дорученої йому роботи іншим особам (п. 4.7, 4.8 Положення № 637). Тому знати вимоги Положення № 637 та інших нормативних документів із касової дисципліни — також обов’язок касира.

Форму Типового договору про повну матеріальну відповідальність затверджено постановою Держкомпраці СРСР та Секретаріату ВЦРПС від 28.12.1977 № 447/24. Попри те що його розроблено давно, він залишається чинним і на сьогодні на підставі Постанови ВРУ «Про порядок тимчасової дії на території України окремих актів законодавства Союзу РСР» від 12.09.1991 № 1545-ХІІ.

Правильно організовуємо роботу готівкової каси

Якщо на підприємстві є кілька кас і, відповідно, кілька касирів, то один із них буде старшим касиром, інші — просто касирами. За наявності на підприємстві декількох касирів старший касир перед початком робочого дня видає іншим касирам авансом потрібну для видаткових операцій суму готівки під підпис у книзі обліку виданих та прийнятих старшим касиром грошей, яку веде старший касир. Касири наприкінці робочого дня зобов’язані скласти звіт про одержану й видану готівку за відповідними касовими документами і здати залишок готівки та касові документи за проведеними операціями старшому касирові під підпис у книзі обліку виданих і прийнятих старшим касиром грошей (п. 4.6 Положення № 637).

Виконання обов’язків касира іншими особами

На підприємствах, які мають одного касира, у разі потреби тимчасової його заміни обов’язки касира покладають на іншого працівника за письмовим наказом керівника. З цим працівником укладають договір про повну матеріальну відповідальність на час виконання ним обов’язків касира (п. 4.8 Положення № 637).

У разі відсутності касира (через хворобу, відпустку тощо) цінності, що передані йому під відповідальність, перераховує інший касир, якому їх передають, у присутності керівника та головного бухгалтера або в присутності комісії, призначеної керівником підприємства. Про результати перерахування і передавання цінностей складають актприймання матеріальних цінностей за підписами зазначених осіб.

Зауважимо, що не завжди посаду касира передбачають штатним розписом. Так, у разі якщо обсяг касових операцій підприємства незначний, обов’язки касира покладають відповідно до письмового розпорядження керівника на бухгалтера чи іншого працівника, з яким укладають договір про повну матеріальну відповідальність.

Якщо ж на підприємстві немає інших працівників, крім керівника, то саме керівник має право підписувати всі касові документи одноосібно (лист НБУ від 14.02.2012 № 11-117/708-1645). У такому разі керівник має виконувати всі обов’язки касира, включаючи ведення касової книги. Щоправда, укладати договір про повну матеріальну відповідальність керівника із самим собою немає сенсу.

Відповідальність

Укладення з касиром договору про повну матеріальну відповідальність передбачено не лише Положенням № 637. Цю вимогу закріплено також у статті 135-1 Кодексу законів про працю України (КЗпП). Звертаємо увагу, що такий договір можна укладати лише в разі досягнення особою, яка претендує на посаду касира, 18-річного віку. Крім того, виконання касиром обов’язків згідно з його посадою має бути безпосередньо пов’язане з прийманням та видачею готівки, збереженням довірених йому матеріальних цінностей.

Перелік випадків притягнення працівників до матеріальної відповідальності у повному розмірі шкоди, заподіяної з їхньої вини підприємству, наведено у статті 134 КЗпП. Зокрема, згідно з пунктом 1 статті 134 КЗпП до повної матеріальної відповідальності притягують працівників, із якими підприємство згідно зі статтею 135-1 КЗпП уклало письмовий договір про взяття працівником на себе повної матеріальної відповідальності за незабезпечення цілості майна та інших цінностей, переданих йому для зберігання або з іншою метою. Тобто повна індивідуальна матеріальна відповідальність обмежена умовами укладеного з касиром договору.



Підписка на статті

Підпишіться на розсилку, аби не пропустити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. Ми триматимемо вас в курсі всіх податкових подій!

Освітні заходи

Освітні заходи

Перевірте свої знання та здобудьте нові

Взяти участь

Інтернет-магазин

Інтернет-магазин

Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями щодо передплати і станьте нашим читачем просто зараз

Живе спілкування з редакцією



© Головбух, 2017. Усі права захищено

Повне або часткове копіювання будь-яких матеріалів сайту, цитування, публікація їх анотованих оглядів допускаються лише з письмового дозволу редакції сайту

Тижневик «Головбух», свідоцтво про державну реєстрацію друкованого засобу масової інформації КВ № 11678-549 ПР від 30.08.2006

Журнал «Головбух: праця та зарплата», свідоцтво про державну реєстрацію друкованого засобу масової інформації КВ № 14961-3933 ПР від 05.03.2009


  • Ми в соцмережах
Коте теж здивований, але…


він знає, що зареєструється і скачає файли.
57 секунд на реєстрацію – і Ви теж зможете скачувати необхідні документи, форми, зразки тощо



У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
на реєстрацію знадобиться лише 57 секунд
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Oops!.. Але публікацію можуть бачити лише зареєстровані користувачі



Приділіть лише 57 секунд реєстрації – і читатимете статті, актуальні запитання та відповіді на них


У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
на реєстрацію знадобиться лише 57 секунд
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль