Головбух

Відрядження на власному авто

2 вересня 2019
3420
Середній бал: 0 із 5
Експерт MCFR Головбух

Для працівників вояж у відрядження на автомобілі комфортніший та зручніший, ніж на громадському транспорті, однак для бухгалтера — додаткова робота. Розглянемо, як відобразити у податковому та бухгалтерському обліку витрати на відрядження працівника на власному автомобілі

Зразок Договору оренди транспортного засобу Скачати

Коли працівник вирушив у відрядження і замість громадського транспорту скористався власним автомобілем, він має право отримати за це компенсацію. Але це не та компенсація, яку надають відрядженому працівникові на підставі авансового звіту. У такій ситуації велике значення має, як підприємство оформило використання працівником власного авто. Є три можливих варіанти:

  • договір оренди;
  • договір позички автомобіля;
  • поїздка з подальшою виплатою компенсації.

Нас цікавить останній — про нього й поговоримо.

Як оформити поїздку

Питання виплати компенсації працівникові за використання власного автомобіля зі службовою метою не врегульоване. Але стаття 125 Кодексу законів про працю України (КЗпП) передбачає, що працівники, які використовують свої інструменти для потреб підприємства, мають право одержати компенсацію за їх зношування (амортизацію).

Розмір і порядок виплати такої компенсації, якщо вони не встановлені нормативно, на свій розсуд визначає власник або уповноважений ним орган за погодженням із працівником.

Поняття компенсації за використання особистого транспорту містить і пункт 3.22 Інструкції № 5. При цьому вона не належить до фонду оплати праці.

Увага: Визначте у колдоговорі Порядок компенсації за використання автівки працівника

Тому вважаємо, що можна виплачувати працівникові компенсацію за використання власного автомобіля на підставі статті 125 КЗпП. Радимо таку умову прописати у колективному договорі.

Щоб отримати компенсацію, працівник подає заяву. На її підставі підготуйте наказ по підприємству. У наказі зазначте, за що виплачуєте компенсацію, кому, скільки і в які строки.

Наприклад, якщо працівник користувався власним автомобілем у відрядженні, зазначте в наказі, коли працівник перебував у відрядженні й використовував автомобіль, розмір компенсації. Запис зробіть на кшталт:

Виплатити інженерові Теплюку М. М. компенсацію за використання ним власного автомобіля у відрядженні з 14.08.2019 по 16.08.2019 (включно) в сумі 2600,00 грн.

Розмір такої компенсації не регулює жоден нормативний акт, тож визначайте його за домовленістю з працівником. Сума залежатиме від вартості автомобіля, інтенсивності використання, періоду відрядження, локації місця призначення тощо.

Договір між підприємством і працівником щодо використання його автомобіля укладати не обов’язково, але бажано. Дотримуйте при цьому норм Цивільного кодексу України. Це може бути один шаблон під різні ситуації.

Як оподаткувати компенсацію

Знати юридичний аспект бухгалтерові замало. Пояснимо, як обліковувати операцію і якими будуть наслідки.

податок на прибуток, ПДВ

Об’єкт оподаткування податком на прибуток визначайте за правилами бухгалтерського обліку. Щоб підтвердити витрати на компенсацію використання працівником власного автомобіля, підготуйте відповідні документи.

Підприємства, у яких дохід за останній річний звітний період перевищує 20 млн грн або менший за 20 млн грн, але вони самостійно вирішили коригувати фінансовий результат до оподаткування, не мусять його коригувати на суму компенсації (розд. III Податкового кодексу України; ПК).

Компенсацію працівникові за використання автомобіля не оподатковуйте і ПДВ, оскільки така операція не є об’єктом оподаткування (п. 185.1 ПК).

ПДФО та військовий збір

Компенсація за використання власного авто у відрядженні — додаткове благо працівника. Тому його потрібно оподаткувати ПДФО (пп. 170.9.1 ПК).

Відповідно, оподаткуйте компенсацію і військовим збором. Адже об’єкт оподаткування військовим збором і ПДФО один і той самий.

ЄСВ

На компенсацію працівникам за використання для потреб підприємства власного інструмента й особистого транспорту не нараховуйте ЄСВ. Підстава — пункт 11 Переліку № 1170.

Застерігаємо: якщо в наказі про компенсацію згадаєте про компенсацію працівникові пального, контролери трактуватимуть це як виплату, що має індивідуальний характер (пп. 2.3.4 Інструкції № 5). Тобто, окремо зазначена в наказі компенсація пального в разі використання власного авто у відрядженні належить до фонду оплати праці і, як наслідок, підпадає під оподаткування ЄСВ.

Розглянемо викладене на Прикладі.

Роботодавець компенсує працівникові використання його авто у відрядженні

Підприємство компенсувало працівникові використання у відрядженні власного автомобіля. Компенсацію виплатили на підставі наказу. Сума компенсації — 2600 грн. 

№ з/п

Зміст господарської операції

Бухгалтерський облік

Сума, грн

Д-т

К-т

1

Нарахували працівникові компенсацію за використання ним власного автомобіля у відрядженні

949

377

2600

2

Утримали:

ПДФО (2600 грн × 18%)

377

641/пдфо

468

військовий збір (2600 грн × 1,5%)

377

642

39

4

Перерахували до бюджету:

ПДФО

641/пдфо

311

468

військовий збір

642

311

39

5

Виплатили компенсацію працівникові

377

301 (311)

2093

Коли звітувати за пальне

Готівку на господарські потреби видають не більш як на два робочих дні, в т. ч. день отримання під звіт (пп. 3 п. 19 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 № 148). У цьому самому пункті читаємо:

...якщо підзвітній особі одночасно видано готівку як на відрядження, так і на вирішення в цьому відрядженні виробничих (господарських) питань, то строк, на який видано готівку під звіт на ці завдання, може бути продовжено до завершення строку відрядження.

Готівку, що видали для придбання пального й обслуговування авто, податківці розцінюють як витрачену на виробничі (господарські) потреби. Тому працівник, якому видали готівку з господарською метою, має відвітувати про її використання до закінчення п’ятого банківського дня після повернення з відрядження.

Якщо відряджений скористався у поїздці платіжною карткою, такий строк — 10 банківських днів (пп. «б» пп. 170.9.3 ПК).

На перший погляд, витрати на придбання пального й обслуговування авто, як-от, паркування, техобслуговування, дрібний нагальний ремонт, можна ототожнювати з витратами, переліченими у підпункті 170.9.1 ПК: «...на проїзд до місця відрядження та назад (зокрема, на орендованому транспорті)». Але це надто ризиковано. Адже цей підпункт визначає перелік неоподатковуваних витрат у відрядженні й не уточнює, що до них належать усі витрати, пов’язані з утриманням та обслуговуванням авто у відрядженні, в т. ч власного.

РЕЗЮМЕ:

Направлення працівника у відрядження оформлюйте наказом. Зазначте в ньому, що працівник їде власним автомобілем. Про готівку, якою розраховувався за пальне й обслуговування авто під час відрядження, нехай подасть окремий авансовий звіт не пізніше ніж наступного робочого дня після повернення з відрядження.

logo
Потрібен цей файл?

 Зареєєструйтеся та скачуйте будь-які файли на порталі:

 ✔ бланки документів

 ✔ зразки заповнення бухгалтерських форм

 ✔ приклади наказів, положень, інструкцій, довідок

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
або зайти через соцмережі
Зареєструватися і скачати файл
Потрібен цей файл?

 Зареєєструйтеся та скачуйте будь-які файли на порталі:

 ✔ бланки документів

 ✔ зразки заповнення бухгалтерських форм

 ✔ приклади наказів, положень, інструкцій, довідок

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
або зайти через соцмережі
Зареєструватися і скачати файл
Найцікавіше — далі!

Дочитайте до кінця, щоб не випустити нюансів, які важливі саме для Вас

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
Реєстрація за хвилину!
Зареєструватися і дочитати
×

Отримуйте найсвіжіші новини бухгалтерії у Messenger

 

Ми готуємо для вас найсвіжіші новини бухгалтерії. Отримуйте їх першими!

Підписатися на новини