Автівка у відрядженні: хто компенсує витрати

484
Для працівників вояж у відрядження на автомобілі комфортніший та зручніший, ніж на громадському транспорті, однак для бухгалтера — додаткова робота. Розглянемо, як відобразити у податковому та бухгалтерському обліку витрати на відрядження працівника на службовому, орендованому або власному автомобілі

Компенсацію витрат працівників у зв’язку зі службовими відрядженнями, у т. ч. на проїзд, гарантує стаття 121 Кодексу законів про працю України (КЗпП).

Порядок включення до витрат підприємства та відшкодування підприємством витрат на відрядження встановлено підпунктом 140.1.7 Податкового кодексу України (ПК) та вимогами Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.1998 № 59 (далі — Інструкція № 59). Норми Інструкції № 59 є обов’язковими лише для бюджетних установ. Інші підприємства можуть використовувати норми Інструкції № 59 при складанні власного Положення про службові відрядження, в якому потрібно прописати механізм компенсації витрат працівників у зв’язку зі службовими відрядженнями на службовому, орендованому або власному автомобілі.

Відрядження на службовому автомобілі

Відповідно до підпункту 140.1.7 ПК до податкових витрат належать витрати на відрядження працівників у межах фактичних витрат особи, яка відряджена, на проїзд (у т. ч. перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження, а також інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження, у т. ч. будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв’язку зі здійсненням таких витрат.

Відповідно до підпункту 138.10.2 ПК витрати на придбання пально-мастильних матеріалів (ПММ) дозволяється включати до інших витрат у складі адміністративних витрат платника податку на прибуток, спрямованих на обслуговування та управління підприємством за умови, що такі витрати пов’язані з веденням господарської діяльності підприємства.

Витрати, які враховують для визначення об’єкта оподаткування, визнають на підставі первинних документів, що підтверджують здійснення платником податку витрат, обов’язковість ведення і зберігання яких передбачено правилами ведення бухгалтерського обліку (п. 138.2 ПК).

Згідно із пунктом 198.1 ПК підприємство має право включити до податкового кредиту суми ПДВ, оплачені під час придбання ПММ та запчастин за наявності належно оформленої податкової накладної.

У цьому випадку підставою для віднесення сум ПДВ до податкового кредиту є касові чеки, які містять суму отриманих ПММ, загальну суму нарахованого податку (з визначенням фіскального номера та податкового номера постачальника). Загальна сума отриманих товарів не може перевищувати 200 грн. за день без ПДВ (пп. «б» п. 201.11 ПК). У разі перевищення цього обмеження продавець повинен виписати на вимогу покупця податкову накладну.

Списання фактично витрачених ПММ для транспортних засобів ведуть на підставі подорожніх листів. Затвердженої форми подорожнього листа для легкових автомобілів наразі немає. Оскільки з 16.04.2013 наказ Держкомстату від 17.02.1998 № 74, яким була затверджена форма подорожнього листа, втратив чинність. Тому для обліку роботи транспортного засобу підприємство може самостійно розробити таку форму. Головне, щоб вона мала всі обов’язкові реквізити первинного документа, передбачені частиною другою статті 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та  фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV, а саме:

  • назву документа (форми);
  • дату і місце складання;
  • назву підприємства, від імені якого складено документ;
  • зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
  • посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
  • особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції. Списання ПММ здійснюється виходячи з даних про пробіг автомобіля, визначених на підставі подорожнього листа, та Норм витрат палива і мастильних матеріалів на автомобільному транспорті (далі — норми витрат палива), затверджених наказом Міністерства транспорту України від 10.02.1998 № 43 (далі — Наказ № 43).

Для нових моделей (модифікацій) автомобілів та автомобілів оригінальної конструкції, що не увійшли до Наказу № 43, установлюють норми витрат палива з уточненням, за потреби, коефіцієнтів їх коригування, які розробляються головним інститутом Міністерства інфраструктури України — ДержавтотрансНДІпроектом.

Таке уточнення проводиться за заявками заводів-виробників чи підприємств — власників автомобілів на договірних засадах (пп. 2.1.5 Наказу № 43).

Згідно з пунктом 4.1 Наказу № 43 для легкових автомобілів нормативні витрати палива розраховуються за формулою:

Qн = 0,01 × Hs × S × (1 + 0,01 × Kе),

де

Qн — нормативна витрата палива, літри, (м3);
Hs — базова лінійна норма витрати палива, л/100 км (м3/100 км);
S — пробіг автомобіля, км;
Kе  — сумарний коригуючий коефіцієнт, %.

Нормативи витрат палива доцільно закріпити наказом по підприємству і використовувати для контролю за його використанням. Це важливо і з погляду оподаткування, оскільки до податкових витрат можна включати витрати палива в межах типових норм.

Відрядження на орендованому автомобілі

Усе викладене щодо службових автомобілів стосується і орендованих. Тобто витрати на ПММ у зв’язку з відрядженням включають до податкових витрат підприємства та не є доходом працівника.

Крім того, відповідно до пункту 153.7 ПК, яким визначено оподаткування операцій лізингу (оренди), до податкових включаються витрати на виплату орендних платежів відповідно до договору оренди за умови, що такий автомобіль використовується у господарській діяльності підприємства, а також документального підтвердження понесених витрат.

Згідно з підпунктом «в» підпункту 138.10.2 ПК до складу витрат на утримання основних засобів включають, зокрема, витрати на оперативну оренду (у т. ч. легкового автомобіля), придбання пально-мастильних матеріалів.

Тобто якщо працівник або інша фізична (юридична) особа надає в оренду підприємству власний автомобіль для господарської діяльності, то виплачена орендодавцю орендна плата також буде належати до податкових витрат підприємства. Орендна плата, виплачена фізичній особі за договором оренди, вважається доходом такої фізичної особи і має бути оподаткована податком на доходи фізичних осіб (ПДФО).

Також варто зазначити, що для врахування витрат на придбання ПММ у складі витрат підприємства потрібно мати документи, що підтверджують здійснення зазначених витрат, а саме:

  • нотаріально посвідчений договір найму транспортного засобу;
  • акт прийому-передачі транспортного засобу в оперативну оренду;
  • первинний документ, який буде підставою для списання витраченого пального на загальний пробіг орендованого легкового автомобіля. Такими документами можуть бути: подорожній лист, самостійно розроблений підприємством; тимчасовий реєстраційний талон, який підтверджує право використання орендованого транспортного засобу (за бажанням). Його видає підрозділ Державтоінспекції за зверненням власника транспортного засобу у разі надання права керування таким засобом іншій особі згідно з вимогами пункту 16 Порядку державної реєстрації (перереєстрації), зняття з обліку автомобілів, автобусів, а також самохідних машин, сконструйованих на шасі автомобілів, мотоциклів усіх типів, марок і моделей, причепів, напівпричепів, мотоколясок, інших прирівняних до них транспортних засобів та мопедів, затвердженого постановою КМУ від 07.09.1998 № 1388.

Списання ПММ на орендованому автомобілі, як і на службовому, здійснюють на підставі даних про пробіг автомобіля відповідно до норм витрат ПММ, затверджених Наказом № 43.

Відрядження на власному автомобілі

На практиці для проведення компенсації працівнику за використання власного автомобіля в службових цілях окремий договір не укладають, а обмежуються наказом підприємства.

У наказі прописується, що саме будуть компенсувати. Наприклад, це може бути:

  • виплата компенсації працівнику за використання ним власного автомобіля в службових цілях;
  • виплата компенсації працівнику за пальне при використанні ним власного автомобіля. От лише до податкових витрат суму наданої працівнику компенсації як за використання ним власного авто, так і за пальне, використане на власному автомобілі, відносити підприємству не можна. Крім того, ця виплата буде вважатися додатковим благом працівника. Такою на сьогодні є позиція з цього питання податківців, наведена в Єдиній базі податкових знань (підкатегорії 102.07.14 та 103.02).

Головним аргументом такої позиції є посилання на підпункт 140.1.7 ПК, у якому зазначено, що до податкових витрат належать, зокрема, витрати на відрядження працівників у межах фактичних витрат особи, яка відряджена, на проїзд як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у т. ч. на орендованому транспорті). Та на підпункт «г» підпункту 164.2.17 ПК, згідно з яким до складу оподатковуваного доходу фізособи включається дохід, отриманий як додаткове благо у вигляді суми грошового або майнового відшкодування будь-яких витрат фізособи, крім тих, що обов’язково відшкодовують згідно із законом за рахунок бюджету або звільняються від оподаткування згідно з розділом IV ПК.

І все ж таки, якщо з позицією податківців стосовно компенсації за використання особистого автомобіля (інакше кажучи не-оформленою орендною платою) можна погодитися, то питання, які стосуються компенсації працівнику за пальне, придбане у зв’язку з використанням особистого автомобіля у відрядженні, є дуже спірними. І от чому.

Згідно з тим же підпунктом 140.1.7 ПК будь-які витрати на відрядження можуть бути включені до складу витрат платника податків за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з господарською діяльністю підприємства.

Отже, за наявності касових чеків на пальне та подорожнього листа, форма якого на сьогодні може бути складена підприємством самостійно, свої витрати на пальне у відрядженні працівник документально підтвердить. Це стосується і питання щодо віднесення таких витрат до додаткового блага відрядженого працівника. Як було викладено, компенсувати витрати працівників у зв’язку із службовими відрядженнями, у т. ч. на проїзд, зобов’язує стаття 121 КЗпП. Тому за наявності підтвердних документів, які доводять, що ПММ придбавалися у зв’язку з відрядженням, вважаємо, що компенсація таких витрат працівнику не є його доходом та звільняється від оподаткування ПДФО на підставі підпункту 165.1.11 ПК.

Розрахунок нормативних витрат палива на легковий автомобіль: приклад

ТОВ «Парус» відрядило своїх працівників у відрядження в м. Чернігів на службовому автомобілі Pegeout 406. Водію було видано з каси у підзвіт 700,00 грн. для придбання палива. Водій після завершення відрядження надав подорожній лист, згідно з яким автомобілем здійснено пробіг — 360 км, втрати палива становили 33 л, а також касові чеки та податкову накладну, згідно з якими було придбано паливо на 561,00 грн. (з ПДВ).

Розрахуємо нормативні витрати палива на легковий автомобіль:

1. Базова лінійна норма палива — 9,8 л/100 км (позиція 150 табл. А 2.3 Наказу № 43).

2. Пробіг містом (Чернігів) — 80 км (для розрахунку витрат палива застосовуються підвищувальні коефіцієнти 10% (пп. 3.1.4 Наказу № 43) та 7% — на охолодження салону кондиціонером чи клімат-контролем (пп. 3.1.13 Наказу № 43)):

0,01 × 9,8 л/100 км × 80 км × (0,01 × (100 + 10 + 7)) = 9,173 л

3. Пробіг трасою Київ–Чернігів–Київ — 280 км (застосовується знижувальний коефіцієнт 15% (пп. 3.2.1 наказу № 43). Якщо на трасі проводять ремонтні роботи, то знижувальний коефіцієнт на цій ділянці дороги не застосовується. Також застосовуємо підвищувальний коефіцієнт 7% на охолодження салону:

0,01 × 9,8 л/100 км × 280 км × (0,01 × (100 + 7 – 15)) = 25,245 л

Усього:

9,173 л + 25,245 л = 34,418 л

Отже, перевищення фактичної кількості витраченого палива над нормативними показниками не виникло.



Підписка на статті

Підпишіться на розсилку, аби не пропустити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. Ми триматимемо вас в курсі всіх податкових подій!

Освітні заходи

Освітні заходи

Перевірте свої знання та здобудьте нові

Взяти участь

Інтернет-магазин

Інтернет-магазин

Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями щодо передплати і станьте нашим читачем просто зараз

Живе спілкування з редакцією




© Головбух, 2017. Усі права захищено

Повне або часткове копіювання будь-яких матеріалів сайту, цитування, публікація їх анотованих оглядів допускаються лише з письмового дозволу редакції сайту

Тижневик «Головбух», свідоцтво про державну реєстрацію друкованого засобу масової інформації КВ № 11678-549 ПР від 30.08.2006

Журнал «Головбух: праця та зарплата», свідоцтво про державну реєстрацію друкованого засобу масової інформації КВ № 14961-3933 ПР від 05.03.2009


  • Ми в соцмережах
Реєструйтеся просто зараз

Цікавитесь документами?

Зареєструйтеся та отримайте безлімітний доступ не лише до завантаження файлів у цьому матеріалі, але й до:
форм та зразків для скачування
консультацій експертів
✓ професійних безплатних вебінарів

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
І отримати доступ на сайт
Знадобиться лише хвилина!
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
У нас багато цікавого!

Так, у нас на порталі також є кошенята. Та загалом ми пишемо про дуже серйозні речі.

Зареєструйтеся та читайте наші статті — це займе лише 1 хвилину. А потім для Вас:
аналіз усіх податкових новацій 
✓ найсвіжіші бухгалтерські новини
✓ а ще дивіться відеозапис вебінару «Оновлена податкова накладна та звітність з ПДВ»

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
І отримати доступ на сайт
Знадобиться лише хвилина!
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль